Tutorial ini menjelaskan berbagai aspek tanda tangan Outlook. Anda akan menemukan langkah-langkah mendetail untuk membuat dan mengubah tanda tangan di Outlook, menambahkan tanda tangan ke semua email keluar secara otomatis, dan menyisipkannya ke dalam pesan secara manual. Selain itu, Anda juga akan belajar cara membuat tanda tangan Outlook profesional dengan gambar dan ikon media sosial yang dapat diklik. Instruksi akan berfungsi untuk semua versi Outlook365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, dan sebelumnya.

Jika Anda sering berkomunikasi dengan teman dan keluarga Anda, dan terutama jika Anda melakukan bisnis melalui e-mail, tanda tangan Anda adalah salah satu poin komunikasi yang paling penting. Mereka mengatakan kesan pertama itu penting, dan begitu juga kesan terakhir, karena kesan terakhir yang positif adalah kesan yang abadi!

Di web, ada banyak artikel, tips, dan alat khusus untuk membuat tanda tangan email profesional. Dalam tutorial ini, kami akan fokus sebagian besar pada panduan praktis "bagaimana cara" untuk membuat, menggunakan, dan mengubah tanda tangan di Outlook. Di suatu tempat di antara garis-garisnya, Anda juga akan menemukan beberapa tip untuk membuat tanda tangan email Outlook yang dipersonalisasi, informatif, dan menarik perhatian.

Cara membuat tanda tangan di Outlook

Membuat tanda tangan sederhana di Outlook itu mudah. Jika Anda memiliki beberapa akun email yang berbeda, Anda dapat mengatur tanda tangan yang berbeda untuk setiap akun. Selain itu, Anda juga dapat secara otomatis menambahkan tanda tangan ke semua pesan keluar, atau Anda dapat memilih jenis pesan mana yang harus menyertakan tanda tangan.

Untuk menyiapkan tanda tangan di Outlook, lakukan langkah-langkah berikut.

1. Pada Rumah tab, klik tab Email Baru Dan kemudian klik Tanda tangan > Tanda tangan... pada Pesan tab, di tab Termasuk kelompok.

   

   Cara lain untuk mengakses Tanda tangan fitur ini melalui Berkas > Opsi > Surat bagian> Tanda tangan... di Outlook 2010 dan yang lebih baru. Di Outlook 2007 dan versi sebelumnya, itu Peralatan > Opsi > Format Surat tab> Tanda tangan... .

2. Apa pun itu, yang Tanda Tangan dan Alat Tulis jendela dialog akan terbuka dan menampilkan daftar tanda tangan yang sudah dibuat sebelumnya, jika ada.

   Untuk menambahkan tanda tangan baru, klik tombol Baru tombol di bawah Pilih tanda tangan untuk mengedit , dan ketik nama untuk tanda tangan di dalam Tanda Tangan Baru kotak dialog.

   

3. Di bawah Pilih tanda tangan default bagian, lakukan hal berikut ini:
   • Dalam Akun email daftar dropdown, pilih akun email untuk dikaitkan dengan tanda tangan yang baru dibuat.
   • Dalam Pesan baru Jika Anda tidak ingin Outlook menambahkan tanda tangan email apa pun ke pesan baru secara otomatis, biarkan opsi default (tidak ada).
   • Dari Balasan/terusan pilih tanda tangan untuk balasan dan pesan yang diteruskan, atau tinggalkan opsi default (tidak ada).
4. Ketik tanda tangan ke dalam Edit tanda tangan kotak, dan klik OK untuk menyimpan tanda tangan email Outlook baru Anda. Selesai!

   

Dengan cara yang sama, Anda bisa menciptakan tanda tangan yang berbeda untuk akun lain , misalnya satu tanda tangan untuk email pribadi dan satu lagi untuk email bisnis.

Anda bahkan bisa membuat dua tanda tangan email yang berbeda untuk akun yang sama misalnya tanda tangan yang lebih panjang untuk pesan baru, dan tanda tangan yang lebih pendek dan sederhana untuk balasan dan penerusan. Segera setelah Anda mengatur tanda tangan email Anda, semuanya akan muncul di Pesan baru dan Balasan/terusan daftar tarik-turun:

Tip. Contoh ini menunjukkan tanda tangan teks yang sangat sederhana hanya untuk tujuan demonstrasi. Jika Anda membuat tanda tangan email formal, Anda mungkin ingin mendesainnya dengan cara yang mirip bisnis, dan menyertakan logo merek dan ikon media sosial yang dapat diklik. Anda akan menemukan informasi yang relevan dan langkah-langkah mendetail di bagian ini: Cara membuat tanda tangan email profesional di Outlook.

Cara menambahkan tanda tangan di Outlook

Microsoft Outlook memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi pengaturan tanda tangan default sehingga tanda tangan yang dipilih akan ditambahkan ke semua pesan baru dan / atau balasan dan penerusan secara otomatis; atau Anda dapat memasukkan tanda tangan dalam pesan email individual secara manual.

Cara menambahkan tanda tangan di Outlook secara otomatis

Jika Anda telah mengikuti bagian sebelumnya dari tutorial ini, Anda sudah tahu cara memiliki tanda tangan ditambahkan secara otomatis ke pesan baru, balasan dan penerusan.

Yang harus Anda lakukan adalah memilih tanda tangan default yang diinginkan untuk masing-masing akun Anda. Seperti yang Anda ingat, opsi ini berada di bawah tombol Pilih tanda tangan default bagian dari Tanda Tangan dan Alat Tulis jendela dialog dan tersedia saat membuat tanda tangan Outlook baru atau mengubah tanda tangan yang sudah ada.

Contohnya, dalam tangkapan layar berikut ini, saya menyiapkan tanda tangan untuk ' Penjualan ', dan pilih Formal tanda tangan untuk pesan baru dan Pendek tanda tangan untuk balasan dan penerusan.

Masukkan tanda tangan email Outlook ke dalam pesan secara manual

Jika Anda tidak ingin menandatangani pesan email Anda secara otomatis, alternatifnya adalah menambahkan tanda tangan ke setiap pesan secara manual. Dalam hal ini, Anda mengatur tanda tangan default ke (tidak ada) :

Dan kemudian, ketika menulis pesan baru atau membalas email, klik tombol Tanda tangan tombol pada Pesan tab> Termasuk kelompok, dan pilih tanda tangan yang diinginkan:

Cara mengubah tanda tangan di Outlook

Seperti yang baru saja Anda lihat, bukan masalah besar untuk membuat tanda tangan di Outlook. Mengubah tanda tangan email yang sudah ada juga sama mudahnya. Cukup buka file Tanda Tangan dan Alat Tulis jendela dengan ikhtisar tanda tangan Anda yang ada, seperti yang ditunjukkan dalam Cara membuat tanda tangan di Outlook - Langkah 1, dan lakukan salah satu hal berikut:

• Untuk ganti nama tanda tangan Outlook, klik tanda tangan di bawah Pilih tanda tangan untuk mengedit , dan klik tombol Ganti nama The Ganti nama Tanda Tangan akan muncul, di mana Anda mengetikkan nama baru, dan klik OK untuk menyimpan perubahan.
• Untuk mengubah penampilan teks apa pun di tanda tangan email Outlook Anda, gunakan bilah alat pemformatan mini di bagian atas Edit tanda tangan
• Untuk mengubah akun email yang terkait dengan tanda tangan, atau mengubah jenis pesan (pesan baru, balasan/terusan), gunakan daftar dropdown yang sesuai di bawah Pilih tanda tangan default di bagian kanan dari Tanda Tangan dan Alat Tulis jendela dialog.

Cara menambahkan gambar ke tanda tangan Outlook

Jika Anda berkomunikasi dengan banyak orang di luar organisasi Anda, Anda mungkin ingin mempersonalisasi tanda tangan email Anda dengan menambahkan logo perusahaan Anda, foto pribadi Anda, ikon media sosial, gambar pindaian tanda tangan tulisan tangan Anda, atau gambar lainnya.

Seperti semua hal lain yang terkait dengan tanda tangan Outlook, menambahkan gambar sangat mudah dan tidak berbelit-belit.

1. Buka Tanda Tangan dan Alat Tulis jendela dialog (seperti yang Anda ingat bahwa cara tercepat adalah dengan mengklik Email Baru pada Rumah tab, kemudian klik Tanda tangan > Tanda tangan... pada Pesan tab).
2. Di bawah Pilih tanda tangan untuk mengedit, klik tanda tangan yang ingin Anda tambahkan gambar, atau klik tombol Baru untuk membuat tanda tangan baru.
3. Dalam Edit tanda tangan kotak, klik di tempat Anda ingin menambahkan gambar, lalu klik tombol Menyisipkan gambar pada bilah alat.

Outlook memungkinkan penambahan gambar dalam format berikut: .png, .jpg, .bmp, dan .gif.

Jika alih-alih (atau bersama dengan) logo perusahaan Anda, Anda menambahkan ikon media sosial, jelas Anda ingin menautkan ikon-ikon itu ke profil yang sesuai, dan bagian selanjutnya menjelaskan cara melakukannya.

Cara menambahkan hyperlink ke tanda tangan Outlook

Tentu saja, tidak ada yang menghalangi Anda untuk menambahkan tautan ke situs web Anda dengan mengetikkannya secara lengkap. Tetapi, nama perusahaan yang menautkan ke situs web perusahaan Anda pasti akan terlihat lebih bagus.

Untuk membuat teks apa pun di tanda tangan Outlook Anda dapat diklik, cukup lakukan hal berikut:

1. Dalam Edit tanda tangan kotak, pilih teks, dan klik tombol Hyperlink pada bilah alat.

   Jika teks hyperlink belum ditambahkan ke signature, Anda cukup menempatkan pointer mouse ke tempat Anda ingin menambahkan tautan, dan klik tombol Hyperlink tombol.

   

2. Dalam Sisipkan Hyperlink jendela, lakukan hal berikut ini:
   • Dalam Teks untuk ditampilkan kotak, ketik teks yang ingin Anda buat dapat diklik (jika Anda telah memilih teks apa pun sebelum mengklik tombol Hyperlink tombol, teks itu akan muncul dalam kotak secara otomatis).
   • Dalam Alamat kotak, ketikkan URL lengkap.
   • Klik OK .

   

3. Dalam Tanda Tangan dan Alat Tulis jendela, klik OK untuk menyimpan perubahan.

Cara membuat gambar di tanda tangan Outlook Anda dapat diklik

Untuk membuat logo, ikon sosial, atau gambar lain di tanda tangan email Outlook Anda dapat diklik, tambahkan hyperlink ke gambar-gambar tersebut. Untuk ini, lakukan langkah-langkah di atas, dengan satu-satunya perbedaan bahwa Anda memilih gambar, bukan teks. Misalnya, berikut ini cara membuat logo perusahaan Anda dapat diklik:

1. Dalam Edit tanda tangan kotak, pilih logo, dan klik tombol Hyperlink pada bilah alat.

Dengan cara yang sama, Anda dapat menambahkan tautan ke ikon media sosial seperti LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, dll.

Buat tanda tangan Outlook berdasarkan kartu nama

Cara cepat lainnya untuk membuat tanda tangan di Outlook adalah dengan menyertakan kartu nama (vCard) yang berisi informasi kontak Anda.

Karena kartu nama dibuat oleh Outlook secara otomatis berdasarkan kontak yang tersimpan dalam buku alamat Anda, pastikan untuk membuat kontak Anda sendiri terlebih dulu. Untuk ini, klik Orang di bagian bawah layar di Outlook 2013 dan yang lebih baru ( Kontak di Outlook 2010 dan sebelumnya), buka menu Rumah tab> Baru kelompok, dan klik Kontak Baru Bagian utama dari pekerjaan sudah selesai!

Dan sekarang, buat tanda tangan Outlook baru, dan klik tombol Kartu Nama tombol pada toolbar mini seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini. Ini akan menampilkan daftar kontak Outlook Anda, di mana Anda memilih kontak Anda sendiri dan klik OK.

Catatan. Memasukkan tanda tangan berbasis vCard di email akan secara otomatis melampirkan file .vcf yang berisi kartu nama Anda. Untuk mencegah hal itu terjadi, Anda dapat menyalin kartu nama langsung dari kontak Outlook, lalu menyisipkan gambar yang disalin ke dalam tanda tangan Outlook Anda:

Membuat tanda tangan email Outlook profesional (dengan gambar, tautan, dan ikon media sosial)

Bagian ini memberikan petunjuk langkah-demi-langkah mendetail tentang cara membuat tanda tangan email yang lebih kompleks, yang menyertakan informasi kontak, foto, dan ikon media sosial Anda dengan tautan ke halaman profil yang sesuai. Karena bilah alat mini tanda tangan Outlook menyediakan sejumlah opsi terbatas, kami akan membuat tanda tangan di pesan baru, lalu menyalinnya ke Tanda Tangan Outlook.

1. Buat pesan baru dengan mengklik tombol Email Baru tombol pada Rumah tab.
2. Sisipkan tabel untuk menampung dan menyalakan detail kontak dan gambar Anda.

   Di jendela pesan baru, alihkan ke Sisipkan tab, klik Tabel , dan seret kursor Anda di kisi tabel untuk memilih jumlah baris dan kolom yang sesuai dengan tata letak tanda tangan email Anda.

   

   Tabel ini akan membantu Anda menyelaraskan elemen grafis dan teks Anda dan menghadirkan harmoni pada desain tanda tangan email Outlook Anda.

   Jika Anda tidak yakin berapa banyak baris dan kolom yang sebenarnya Anda perlukan, Anda bisa menambahkan 3 baris dan 3 kolom seperti yang kita lakukan dalam contoh ini, dan menambahkan baris/kolom baru atau menghapus baris/kolom tambahan nanti jika diperlukan.

3. Sisipkan logo merek atau foto pribadi Anda di beberapa sel tabel (sel pertama dalam contoh ini).

   Untuk melakukan ini, letakkan kursor ke dalam sel tempat Anda ingin menambahkan gambar, dan klik tombol Gambar tombol pada Sisipkan tab.

   

   Jelajahi gambar di komputer Anda, pilih gambar tersebut, dan klik tombol Sisipkan tombol.

4. Seret panah berkepala dua diagonal di sudut gambar Anda untuk mengubah ukuran gambar secara proporsional jika diperlukan.

Hal ini akan memungkinkan Anda mengatur gambar pada posisi apa pun di dalam kolom pertama dengan menggunakan Keselarasan opsi pada Tata Letak tab.

Pastikan untuk memilih seluruh tabel, kemudian pergi ke Desain tab, klik Perbatasan dan pilih Tidak ada Perbatasan .

Secara opsional, untuk memisahkan konten tanda tangan, Anda bisa melukis beberapa batas vertikal atau horizontal dengan menggunakan Pelukis Perbatasan dan opsi Warna Pena yang Anda pilih:

Untuk membuat pembagi lebih tipis atau lebih tebal, bereksperimenlah dengan berbagai Gaya Garis dan Bobot garis (opsi ini berada tepat di atas Warna Pena pada Desain tab di Perbatasan kelompok).

Lalu, tempelkan tanda tangan Anda dengan menekan Ctrl + V , atau klik kanan di mana saja dalam kotak teks di bawah Edit Tanda Tangan dan pilih Tempel dari menu konteks:

Dan berikut ini contoh tanda tangan email Outlook lainnya yang dibuat dengan cara yang sama tetapi dengan palet warna dan tata letak yang berbeda:

Cara mencadangkan tanda tangan Outlook Anda

Setelah Anda membuat tanda tangan email Outlook yang indah, Anda mungkin ingin mencadangkannya atau mengekspornya ke komputer lain.

Seperti yang telah disebutkan, hampir semua hal yang terkait dengan tanda tangan Outlook sangat mudah dilakukan. Proses pencadangan tidak terkecuali. Anda hanya perlu menyalin seluruh isi dari Tanda tangan Untuk memulihkan tanda tangan email Outlook Anda, cukup salin kembali file dan folder tersebut ke dalam folder Tanda tangan folder di komputer Anda.

Lokasi default dari Tanda tangan folder adalah sebagai berikut:

• Pada Windows XP

C:\Dokumen dan Pengaturan\% nama pengguna%\Data Aplikasi\Microsoft\Tanda Tangan

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Cara cepat untuk menemukan Tanda tangan folder pada mesin Anda adalah membuka Outlook, klik Berkas > Opsi > Surat , lalu tahan tombol Ctrl ketika mengklik tombol Tanda tangan... tombol:

Sesuaikan versi teks biasa dari tanda tangan email HTML Outlook

Saat membuat tanda tangan email HTML dengan warna, gambar, dan tautan khusus Anda, ketahuilah bahwa tanda tangan tersebut mungkin tidak muncul seperti yang Anda rancang untuk semua orang.

Misalnya, sebagian penerima email Anda mungkin memiliki Membaca semua surat standar dalam teks biasa opsi yang dipilih di Outlook mereka Pusat Kepercayaan pengaturan, dan sebagai hasilnya semua pemformatan, gambar, dan tautan akan dimatikan di tanda tangan email Anda serta di seluruh badan pesan. Misalnya, dalam pesan teks rencana, tanda tangan html Outlook saya yang indah berubah menjadi seperti ini:

Meskipun Anda tidak dapat melakukan apa pun tentang pemformatan, logo merek, atau foto pribadi Anda karena format teks biasa tidak mendukung semua ini, Anda setidaknya dapat memperbaiki hyperlink Anda yang berisi informasi yang relevan. Ketika saya mengatakan "perbaiki", yang saya maksudkan adalah membuat URL lengkap muncul dalam versi teks biasa dari tanda tangan html Outlook Anda.

Untuk mengedit hanya tanda tangan teks biasa, buka file .txt terkait secara langsung di dalam Folder tanda tangan Langkah-langkah terperinci mengikuti di bawah ini.

1. Buka folder Signatures (Tanda Tangan) Anda seperti yang dijelaskan di sini.
2. Temukan file .txt dengan nama yang sesuai dengan nama tanda tangan Outlook Anda. Dalam contoh ini, saya akan memperbaiki tautan di tanda tangan bernama " Formal ", jadi saya mencari Formal.txt file:

Tip. Saya sangat menyarankan untuk membuat cadangan tanda tangan Outlook Anda setelahnya, karena pengeditan yang Anda lakukan pada tanda tangan teks biasa akan ditimpa setelah Anda mengubah tanda tangan html asli Anda di Outlook.

Generator tanda tangan email Outlook

Kabar baiknya adalah ada banyak generator tanda tangan email online yang menawarkan pilihan templat tanda tangan email yang didesain dengan indah. Kabar buruknya adalah sangat sedikit dari mereka yang mengizinkan mengekspor tanda tangan email mereka ke Outlook secara gratis. Tapi tetap saja, ada yang mengizinkannya.

Misalnya, untuk menyalin tanda tangan email Anda yang dibuat dengan generator Newoldstamp ke Outlook, cukup klik ikon Outlook, dan akan melihat petunjuk langkah-demi-langkah yang terperinci:

Selain itu, ada sejumlah alat khusus untuk membuat dan mengelola tanda tangan email Outlook, misalnya:

• Exclaimer Signature Manager - solusi perangkat lunak tanda tangan email untuk Microsoft Outlook. Ini menyediakan sejumlah templat tanda tangan email yang memungkinkan Anda membuat tanda tangan Outlook profesional yang menggabungkan teks statis dengan gambar dan data dinamis.
• Xink - memudahkan untuk memperbarui tanda tangan email Anda di berbagai klien email yang berbeda seperti Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce, dan lainnya.
• Signature-Switch - add-on Outlook yang meningkatkan penggunaan tanda tangan berbasis HTML.

Ketiganya adalah alat berbayar, meskipun tersedia versi uji coba.

Dan sekarang, semua terserah Anda! Bersenang-senanglah mendesain tanda tangan Outlook baru Anda, jaga agar font tetap mudah dibaca, warna-warna bagus, grafik sederhana, dan Anda pasti akan meninggalkan kesan abadi yang hebat pada semua penerima email Anda.