Việc lọc các bảng lớn giúp tập trung sự chú ý của bạn vào thông tin cần thiết nhất. Hôm nay tôi muốn thảo luận với bạn về các cách thêm bộ lọc theo điều kiện, thậm chí áp dụng một vài trong số chúng vào dữ liệu của bạn cùng một lúc. Tôi cũng sẽ giải thích lý do tại sao bộ lọc Google Trang tính lại hữu ích và quan trọng như vậy khi bạn làm việc trong một tài liệu được chia sẻ.

Lọc theo điều kiện trong Google Trang tính

Hãy bắt đầu bắt đầu bằng cách áp dụng bộ lọc cơ bản cho trang tính Google. Nếu bạn không biết hoặc không nhớ cách thực hiện, vui lòng xem bài đăng trên blog trước đây của tôi.

Khi các biểu tượng tương ứng xuất hiện trên tiêu đề cột, hãy nhấp vào biểu tượng thuộc cột bạn muốn làm việc với và chọn Lọc theo điều kiện . Một trường tùy chọn bổ sung sẽ xuất hiện với từ "Không" trong đó.

Nhấp vào trường đó và bạn sẽ thấy danh sách tất cả các điều kiện có sẵn để lọc trong Google Trang tính. Nếu không có điều kiện hiện có nào đáp ứng nhu cầu của bạn, thì bạn có thể tự do tạo điều kiện của riêng mình bằng cách chọn Công thức tùy chỉnh là từ danh sách:

Chúng ta hãy cùng nhau xem xét chúng nhé?

Không trống

Nếu các ô chứa giá trị số và/hoặc chuỗi văn bản, biểu thức logic hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác bao gồm khoảng trắng ( ) hoặc chuỗi trống (""), các hàng có ô như vậy sẽ được hiển thị.

Bạn có thể nhận được kết quả tương tự bằng cách sử dụng công thức sau khi chọn tùy chọn Công thức tùy chỉnh là :

=ISBLANK(B:B)=FALSE

Làtrống

Tùy chọn này hoàn toàn ngược lại với tùy chọn trước. Chỉ những ô không có bất kỳ nội dung nào trong đó mới được hiển thị. Các ô khác sẽ bị Google Trang tính lọc ra.

Bạn cũng có thể sử dụng công thức này:

=ISBLANK(B:B)=TRUE

Chứa văn bản

Tùy chọn này hiển thị các hàng chứa các ô ký tự cụ thể – số và/hoặc văn bản. Không quan trọng chúng ở đầu, ở giữa hay ở cuối ô.

Bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện để tìm một số ký hiệu cụ thể ở các vị trí khác nhau trong một ô. Dấu hoa thị (*) được sử dụng để thay thế bất kỳ số lượng ký tự nào trong khi dấu chấm hỏi (?) thay thế một ký hiệu:

Như bạn thấy, bạn có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách nhập các tổ hợp ký tự đại diện khác nhau.

Công thức sau cũng sẽ hữu ích:

=REGEXMATCH(D:D,"Dark")

Văn bản không chứa

Tôi tin rằng bạn đã hiểu rằng các điều kiện ở đây có thể giống như trong điểm trên, nhưng kết quả sẽ ngược lại. Giá trị bạn nhập sẽ được lọc ra khỏi chế độ xem Google Trang tính.

Đối với công thức tùy chỉnh, giá trị này có thể trông như sau:

=REGEXMATCH(D:D,"Dark")=FALSE

Văn bản bắt đầu bằng

Đối với điều kiện này, hãy nhập (các) ký tự đầu tiên (một hoặc nhiều) của giá trị quan tâm.

Lưu ý. Các ký tự đại diện không hoạt động ở đây.

Văn bản kết thúc bằng

Hoặc, hãy nhập các ký tự cuối cùng của mục bạn cần hiển thị.

Lưu ý. ký tự đại diệncác ký tự cũng không thể được sử dụng ở đây.

Văn bản chính xác

Tại đây, bạn cần nhập chính xác những gì bạn muốn xem, cho dù đó là số hay văn bản. Sô cô la sữa chẳng hạn. Các mục chứa nội dung khác sẽ không được hiển thị. Vì vậy, bạn không thể sử dụng ký tự đại diện ở đây.

Lưu ý. Xin lưu ý rằng trường hợp văn bản quan trọng đối với điều kiện này.

Nếu bạn muốn sử dụng công thức để tìm kiếm tất cả các bản ghi chỉ chứa "Sô cô la sữa", hãy nhập thông tin sau:

=D:D="Milk Chocolate"

Ngày là, Ngày trước, Ngày sau

Các bộ lọc Google Trang tính này cho phép sử dụng ngày làm điều kiện. Kết quả là bạn sẽ thấy các hàng chứa ngày chính xác hoặc ngày trước/sau ngày chính xác.

Các tùy chọn mặc định là hôm nay, ngày mai, hôm qua, tuần trước, tháng trước, trong năm qua. Bạn cũng có thể nhập ngày chính xác:

Lưu ý. Khi bạn nhập bất kỳ ngày nào, hãy đảm bảo nhập ngày đó ở định dạng cài đặt khu vực của bạn thay vì định dạng của nó trong bảng. Bạn có thể đọc thêm về định dạng ngày và giờ tại đây.

Bộ lọc Google Trang tính cho các giá trị số

Bạn có thể lọc dữ liệu số trong Google Trang tính theo các điều kiện sau: lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng, là bằng, không bằng, nằm giữa, không nằm giữa .

Hai điều kiện cuối yêu cầu hai số chỉ điểm bắt đầu và điểm kết thúc của điều kiện mong muốnkhoảng thời gian.

Mẹo. Bạn có thể sử dụng các tham chiếu ô làm điều kiện xem xét các ô mà bạn tham chiếu có chứa số.

Tôi muốn xem các hàng có số trong cột E lớn hơn hoặc bằng giá trị trong G1:

=$G$1

Lưu ý. Nếu bạn thay đổi số mà bạn tham chiếu (trong trường hợp của tôi là 100), phạm vi hiển thị sẽ không tự động cập nhật. Nhấp vào biểu tượng Bộ lọc trên cột Google Trang tính của bạn rồi OK để cập nhật kết quả theo cách thủ công.

Công thức tùy chỉnh cũng có thể được sử dụng cho tùy chọn này.

=E:E>$G$1

Các công thức tùy chỉnh để lọc theo điều kiện trong Google Trang tính

Có thể thay thế từng tùy chọn nêu trên bằng các công thức tùy chỉnh trả về cùng một kết quả.

Tuy nhiên, các công thức thường được sử dụng trong các bộ lọc của Google Trang tính nếu điều kiện quá phức tạp để có thể áp dụng theo các phương tiện mặc định.

Ví dụ: tôi muốn xem tất cả các mặt hàng có chứa từ "Sữa" và "Đậm " trong tên của họ. Tôi cần công thức này:

=OR(REGEXMATCH(D:D,"Dark"),REGEXMATCH(D:D,"Milk"))

Tuy nhiên, đây không phải là cách tiên tiến nhất. Ngoài ra còn có chức năng LỌC Google Trang tính cho phép tạo các điều kiện phức tạp hơn.

Vì vậy, đây là bộ lọc Google Trang tính tiêu chuẩn với các tùy chọn và công thức tùy chỉnh.

Nhưng chúng ta hãy thay đổi nhiệm vụ trong giây lát.

Điều gì sẽ xảy ra nếu mỗi nhân viên chỉ yêu cầu xem doanh số bán hàng của mình? Họ sẽ cần áp dụng nhiều bộ lọc trong cùng một Google Trang tính.

Có cách nào để thực hiện điều đó một lần không,mà không cần tạo lại từ đầu?

Google Trang tính Chế độ xem bộ lọc sẽ giải quyết vấn đề.

Chế độ xem bộ lọc Google Trang tính – tạo, đặt tên, lưu và xóa

Google Trang tính Chế độ xem bộ lọc giúp lưu các bộ lọc cho lần sau để tránh tạo lại chúng. Những người dùng khác nhau có thể sử dụng chúng mà không can thiệp lẫn nhau.

Vì tôi đã tạo bộ lọc Google Trang tính chuẩn mà tôi muốn lưu lại để sử dụng sau này nên tôi nhấp vào Dữ liệu > Lọc chế độ xem > Lưu dưới dạng chế độ xem bộ lọc .

Một thanh màu đen bổ sung xuất hiện với biểu tượng Tùy chọn ở bên phải. Ở đó, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn để đổi tên bộ lọc của mình trong Google Trang tính, cập nhật dải ô, sao chép dải ô đó hoặc xóa hoàn toàn dải ô đó . Để lưu & đóng bất kỳ chế độ xem bộ lọc Google Trang tính nào, hãy nhấp vào biểu tượng Đóng ở góc trên bên phải của thanh.

Bạn có thể truy cập và áp dụng các bộ lọc đã lưu trong Google Trang tính bất kỳ lúc nào. Tôi chỉ có hai trong số đó:

Một trong những ưu điểm chính của Google Trang tính là khả năng nhiều người có thể làm việc đồng thời với các bảng. Bây giờ, hãy tưởng tượng điều gì có thể xảy ra nếu những người khác nhau muốn xem các phần dữ liệu khác nhau.

Ngay sau khi một người dùng áp dụng bộ lọc trong Google Trang tính của họ, những người dùng khác sẽ thấy các thay đổi ngay lập tức, nghĩa là dữ liệu mà họ làm việc với sẽ bị ẩn một phần.

Để giải quyết vấn đề, tùy chọn Chế độ xem bộ lọc đã được tạo.Chế độ này hoạt động ở phía mỗi người dùng, vì vậy họ có thể chỉ áp dụng bộ lọc Google Trang tính cho riêng mình mà không can thiệp vào công việc của người khác.

Để tạo chế độ xem bộ lọc Google Trang tính, hãy nhấp vào Dữ liệu > Lọc chế độ xem > Tạo chế độ xem bộ lọc mới . Sau đó đặt điều kiện cho dữ liệu của bạn và đặt tên cho chế độ xem bằng cách nhấp vào trường "Tên" (hoặc sử dụng biểu tượng Tùy chọn để đổi tên chế độ xem).

Tất cả các thay đổi được lưu tự động khi đóng Chế độ xem bộ lọc. Nếu chúng không còn cần thiết nữa, hãy xóa chúng bằng cách nhấp vào Tùy chọn > Xóa trên thanh màu đen.

Mẹo. Nếu chủ sở hữu bảng tính cho phép bạn chỉnh sửa tệp, thì tất cả những người dùng khác sẽ có thể xem và sử dụng các bộ lọc do bạn tạo trong Google Trang tính.

Lưu ý. Nếu tất cả những gì bạn có thể làm là xem bảng tính Google, bạn sẽ có thể tạo và áp dụng Chế độ xem bộ lọc cho chính mình, nhưng sẽ không có gì được lưu khi đóng tệp. Đối với điều đó, bạn cần có quyền để chỉnh sửa bảng tính.

Cách dễ dàng để tạo bộ lọc nâng cao trong Google Trang tính (không có công thức)

Bộ lọc trong Google Trang tính là một trong những tính năng đơn giản nhất. Rất tiếc, số lượng điều kiện bạn có thể áp dụng cho một cột mỗi lần hiếm khi đủ để đáp ứng hầu hết các tác vụ.

Các công thức tùy chỉnh có thể mang lại một lối thoát, nhưng thậm chí chúng có thể khó xây dựng chính xác, đặc biệt là cho ngày và giờ hoặc với logic OR/AND.

May mắn thay, có một giải pháp tốt hơn – một tiện ích bổ sung đặc biệt dành cho GoogleCác trang tính có tên là Nhiều kết quả VLOOKUP phù hợp. Nó lọc nhiều hàng và cột, mỗi hàng có nhiều tiêu chí được áp dụng. Tiện ích mở rộng thân thiện với người dùng, vì vậy bạn sẽ không phải nghi ngờ hành động của chính mình. Nhưng ngay cả khi bạn làm như vậy, công cụ sẽ không thay đổi dữ liệu nguồn của bạn – nó sẽ sao chép và dán phạm vi đã lọc vào bất cứ nơi nào bạn quyết định. Như một phần thưởng thú vị, tiện ích bổ sung sẽ giúp bạn không phải học hàm VLOOKUP đáng sợ đó của Google Trang tính ;)

Mẹo. Vui lòng chuyển xuống cuối trang để xem video về công cụ này ngay lập tức.

Sau khi cài đặt tiện ích bổ sung, bạn sẽ tìm thấy tiện ích bổ sung này trong tab Tiện ích mở rộng trong Google Trang tính. Bước đầu tiên bạn sẽ thấy là bước duy nhất ở đó:

1. Hãy sử dụng tiện ích bổ sung để lọc bảng bán hàng trên Google Trang tính của tôi (A1:F69):
2. Các cột tôi thực sự quan tâm là Ngày , Khu vực , Sản phẩm và Tổng Doanh số , vì vậy tôi chỉ chọn các cột đó là những người quay lại:
3. Bây giờ là lúc soạn các điều kiện. Hãy thử và đạt được tất cả doanh số của sô cô la sữa và quả phỉ cho tháng 9 năm 2022 :
4. Trong khi bạn xâu chuỗi các tiêu chí của mình, công thức từ khu vực xem trước ở cuối công cụ sẽ tự sửa đổi cho phù hợp. Nhấp vào Xem trước kết quả để xem các kết quả tìm thấy:
5. Chọn các ô phía trên bên trái cho phạm vi được lọc trong tương lai và nhấn Dán kết quả (để trả lại kết quả đã tìm thấykhớp dưới dạng giá trị) hoặc Chèn công thức (để chèn công thức cùng với kết quả của nó):

Nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về Multiple VLOOKUP Matches, tôi khuyến khích bạn cài đặt ứng dụng này từ Google Workspace Marketplace hoặc tìm hiểu thêm về ứng dụng này trên trang chủ.

Video: Google Trang tính nâng cao lọc một cách dễ dàng

Nhiều VLOOKUp phù hợp là cách tốt nhất và dễ dàng nhất cách lọc dữ liệu của bạn trong Google Trang tính. Xem video minh họa này để tìm hiểu tất cả lợi ích của việc sở hữu công cụ này:

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn chia sẻ một số suy nghĩ về các bộ lọc trong Google Trang tính, vui lòng để lại nhận xét bên dưới.