In diesem Tutorial werden verschiedene Aspekte der Outlook-Signatur erklärt. Sie finden detaillierte Schritte zum Erstellen und Ändern der Signatur in Outlook, zum automatischen Hinzufügen einer Signatur zu allen ausgehenden E-Mails und zum manuellen Einfügen in eine Nachricht. Außerdem erfahren Sie, wie Sie eine professionelle Outlook-Signatur mit einem Bild und anklickbaren Social-Media-Symbolen erstellen können. Die Anleitung funktioniert für alle Versionen von Outlook365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 und früher.

Wenn Sie häufig mit Ihren Freunden und Verwandten kommunizieren und vor allem, wenn Sie geschäftlich per E-Mail tätig sind, ist Ihre Signatur einer der wichtigsten Kommunikationspunkte. Man sagt, dass der erste Eindruck wichtig ist, und das gilt auch für den letzten, denn ein positiver letzter Eindruck ist ein bleibender Eindruck!

Im Internet gibt es zahlreiche Artikel, Tipps und spezielle Tools, um eine professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen. In diesem Tutorial werden wir uns hauptsächlich auf praktische Anleitungen zum Erstellen, Verwenden und Ändern einer Signatur in Outlook konzentrieren. Zwischen den Zeilen finden Sie auch einige Tipps, um personalisierte, informative und aufmerksamkeitsstarke Outlook-E-Mail-Signaturen zu erstellen.

Wie man eine Signatur in Outlook erstellt

Das Erstellen einer einfachen Signatur in Outlook ist einfach. Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben, können Sie für jedes Konto eine andere Signatur festlegen. Außerdem können Sie allen ausgehenden Nachrichten automatisch eine Signatur hinzufügen, oder Sie können auswählen, welche Nachrichtentypen eine Signatur enthalten sollen.

Um eine Signatur in Outlook einzurichten, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Auf der Startseite klicken Sie auf die Registerkarte Neue E-Mail und klicken Sie dann auf Unterschrift > Unterschriften... über die Nachricht auf der Registerkarte einbeziehen. Gruppe.

   

   Eine weitere Möglichkeit, auf die Unterschrift Funktion ist über Datei > Optionen > E-Mail Abschnitt> Unterschriften... in Outlook 2010 und höher. In Outlook 2007 und früheren Versionen ist es Werkzeuge > Optionen > Mail-Format tab> Unterschriften... .

2. Wie auch immer, die Unterschriften und Briefpapier öffnet sich ein Dialogfenster, in dem eine Liste der bereits erstellten Signaturen angezeigt wird.

   Um eine neue Signatur hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu Taste unter Signatur zum Bearbeiten auswählen und geben Sie einen Namen für die Signatur in das Feld Neue Signatur Dialogfeld.

   

3. Im Rahmen der Standard-Signatur auswählen gehen Sie wie folgt vor:
   • In der E-Mail-Konto Dropdown-Liste ein E-Mail-Konto aus, das mit der neu erstellten Signatur verknüpft werden soll.
   • In der Neue Nachrichten Wenn Sie nicht möchten, dass Outlook neuen Nachrichten automatisch eine E-Mail-Signatur hinzufügt, belassen Sie die Standardoption (keine).
   • Von der Antworten/Weiterleitungen wählen Sie die Signatur für Antworten und weitergeleitete Nachrichten aus oder lassen Sie die Standardoption (keine) stehen.
4. Geben Sie die Unterschrift in das Feld Signatur bearbeiten und klicken Sie auf OK, um Ihre neue Outlook-E-Mail-Signatur zu speichern. Fertig!

   

In ähnlicher Weise können Sie eine andere Unterschrift für ein anderes Konto zum Beispiel eine Signatur für persönliche E-Mails und eine andere für geschäftliche E-Mails.

Sie können sogar zwei verschiedene E-Mail-Signaturen für dasselbe Konto So können Sie beispielsweise eine längere Signatur für neue Nachrichten und eine kürzere und einfachere für Antworten und Weiterleitungen erstellen. Sobald Sie Ihre E-Mail-Signaturen eingerichtet haben, erscheinen sie alle im Fenster Neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen Dropdown-Listen:

Tipp: Dieses Beispiel zeigt eine sehr einfache Textsignatur zu Demonstrationszwecken. Wenn Sie eine formelle E-Mail-Signatur erstellen, sollten Sie sie geschäftsmäßig gestalten und ein anklickbares Markenlogo und Symbole für soziale Medien einfügen. Entsprechende Informationen und detaillierte Schritte finden Sie in diesem Abschnitt: So erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur in Outlook.

So fügen Sie eine Signatur in Outlook hinzu

In Microsoft Outlook können Sie die Standard-Signatureinstellungen so konfigurieren, dass eine ausgewählte Signatur automatisch zu allen neuen Nachrichten und/oder Antworten und Weiterleitungen hinzugefügt wird; oder Sie können eine Signatur manuell in eine einzelne E-Mail-Nachricht einfügen.

So fügen Sie in Outlook automatisch eine Signatur hinzu

Wenn Sie den vorangegangenen Abschnitt dieses Tutorials aufmerksam verfolgt haben, wissen Sie bereits, wie man eine Signatur erstellt automatisch hinzugefügt auf neue Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen.

Alles, was Sie tun müssen, ist, die gewünschte(n) Standardsignatur(en) für jedes Ihrer Konten auszuwählen. Wie Sie sich erinnern, befinden sich diese Optionen unter der Standard-Signatur auswählen Abschnitt der Unterschriften und Briefpapier und sind verfügbar, wenn Sie eine neue Outlook-Signatur erstellen oder eine bestehende Signatur ändern.

Im folgenden Screenshot habe ich zum Beispiel eine Signatur für meine ' Vertrieb Konto, und wählen Sie Formal Signatur für neue Nachrichten und Kurz Unterschrift für Antworten und Weiterleitungen.

Outlook E-Mail-Signatur manuell in Nachrichten einfügen

Wenn Sie Ihre E-Mail-Nachrichten nicht automatisch signieren möchten, können Sie die Signatur auch manuell in jede Nachricht einfügen. In diesem Fall setzen Sie die Standardsignatur auf (keine) :

Wenn Sie dann eine neue Nachricht verfassen oder auf eine E-Mail antworten, klicken Sie auf die Schaltfläche Unterschrift auf der Schaltfläche Nachricht tab> einbeziehen. Gruppe und wählen Sie die gewünschte Signatur aus:

So ändern Sie die Signatur in Outlook

Wie Sie soeben gesehen haben, ist es nicht schwer, eine Signatur in Outlook zu erstellen. Das Ändern einer bestehenden E-Mail-Signatur ist ebenso einfach. Öffnen Sie einfach die Unterschrift und Briefpapier mit einer Übersicht über Ihre vorhandenen Signaturen, wie in Wie man eine Signatur in Outlook erstellt - Schritt 1 gezeigt, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

• An umbenennen eine Outlook-Signatur, klicken Sie auf die Signatur unter Signatur zum Bearbeiten auswählen und klicken Sie auf die Schaltfläche Umbenennen Die Signatur umbenennen ein, wo Sie einen neuen Namen eingeben und auf OK klicken, um die Änderungen zu speichern.
• An das Aussehen eines beliebigen Textes ändern in Ihrer Outlook-E-Mail-Signatur zu erstellen, verwenden Sie die Mini-Formatierungsleiste am oberen Rand des Fensters Signatur bearbeiten
• An ein E-Mail-Konto ändern die mit der Signatur verbunden ist, oder ändern Sie die Nachrichtentyp (neue Nachrichten, Antworten/Weiterleitungen), verwenden Sie die entsprechende Dropdown-Liste unter Standard-Signatur auswählen im rechten Teil des Unterschriften und Briefpapier Dialogfenster.

Bild zur Outlook-Signatur hinzufügen

Wenn Sie mit vielen Personen außerhalb Ihres Unternehmens kommunizieren, sollten Sie Ihre E-Mail-Signatur personalisieren, indem Sie Ihr Firmenlogo, Ihr persönliches Foto, Symbole für soziale Medien, ein eingescanntes Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift oder ein anderes Bild hinzufügen.

Wie alles, was mit Outlook-Signaturen zu tun hat, ist auch das Hinzufügen eines Bildes sehr einfach und unkompliziert.

1. Öffnen Sie die Unterschriften und Briefpapier Dialogfenster (wie Sie sich erinnern, ist der schnellste Weg, auf Neue E-Mail über die Startseite und klicken Sie dann auf Unterschrift > Unterschriften... über die Nachricht Registerkarte).
2. Unter Wählen Sie die zu bearbeitende Signatur aus, klicken Sie auf die Signatur, der Sie ein Bild hinzufügen möchten, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Neu um eine neue Signatur zu erstellen.
3. In der Signatur bearbeiten klicken Sie auf die Stelle, an der Sie ein Bild hinzufügen möchten, und dann auf die Schaltfläche Ein Bild einfügen in der Symbolleiste.

Outlook erlaubt das Hinzufügen von Bildern in den folgenden Formaten: .png, .jpg, .bmp und .gif.

Wenn Sie anstelle (oder zusammen mit) Ihres Firmenlogos Icons für soziale Medien hinzugefügt haben, möchten Sie diese Icons natürlich mit den entsprechenden Profilen verknüpfen.

Hinzufügen von Hyperlinks zur Outlook-Signatur

Natürlich können Sie auch einen Link zu Ihrer Website einfügen, indem Sie ihn vollständig eingeben, aber der Firmenname, der zu Ihrer Unternehmenswebsite verlinkt, sieht definitiv besser aus.

Um einen beliebigen Text in Ihrer Outlook-Signatur klickbar zu machen, gehen Sie einfach wie folgt vor:

1. In der Signatur bearbeiten Feld, markieren Sie den Text und klicken Sie auf die Schaltfläche Hyperlink in der Symbolleiste.

   Wenn der Hyperlinktext noch nicht zur Signatur hinzugefügt wurde, können Sie den Mauszeiger einfach an die Stelle setzen, an der Sie einen Link hinzufügen möchten, und auf die Schaltfläche Hyperlink Taste.

   

2. In der Hyperlink einfügen gehen Sie wie folgt vor:
   • In der Anzuzeigender Text geben Sie den Text ein, den Sie anklickbar machen möchten (wenn Sie vor dem Anklicken des Feldes Hyperlink klicken, erscheint dieser Text automatisch in dem Feld).
   • In der Adresse geben Sie die vollständige URL ein.
   • Klicken Sie auf OK .

   

3. In der Unterschriften und Briefpapier Fenster, klicken Sie auf OK um die Änderungen zu speichern.

Wie Sie ein Bild in Ihrer Outlook-Signatur anklickbar machen

Um das Logo, die sozialen Symbole oder andere Bilder in Ihrer Outlook-E-Mail-Signatur anklickbar zu machen, fügen Sie Hyperlinks zu diesen Bildern hinzu. Führen Sie dazu die oben genannten Schritte aus, mit dem einzigen Unterschied, dass Sie ein Bild anstelle von Text auswählen. So können Sie zum Beispiel Ihr Firmenlogo anklickbar machen:

1. In der Signatur bearbeiten wählen Sie das Logo aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Hyperlink in der Symbolleiste.

Das war's! Ihr Markenlogo ist jetzt über einen Hyperlink anklickbar. Auf ähnliche Weise können Sie Links zu Symbolen sozialer Medien wie LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube usw. hinzufügen.

Erstellen einer Outlook-Signatur auf Basis einer Visitenkarte

Eine weitere schnelle Möglichkeit, eine Signatur in Outlook zu erstellen, ist das Einfügen einer Visitenkarte (vCard), die Ihre Kontaktdaten enthält.

Da Visitenkarten von Outlook automatisch auf der Grundlage der in Ihrem Adressbuch gespeicherten Kontakte erstellt werden, müssen Sie zunächst einen eigenen Kontakt anlegen. Klicken Sie dazu auf Menschen am unteren Rand des Bildschirms in Outlook 2013 und höher ( Kontakte in Outlook 2010 und früher), gehen Sie zum Menü Startseite tab> Neu Gruppe, und klicken Sie auf Neuer Kontakt Der größte Teil der Arbeit ist getan!

Erstellen Sie nun eine neue Outlook-Signatur, und klicken Sie auf die Schaltfläche Visitenkarte Dies zeigt Ihre Liste der Outlook-Kontakte an, aus der Sie Ihren eigenen Kontakt auswählen und auf OK klicken.

Hinweis: Wenn Sie eine vCard-basierte Signatur in eine E-Mail einfügen, wird automatisch eine .vcf-Datei mit Ihrer Visitenkarte angehängt. Um dies zu verhindern, können Sie die Visitenkarte direkt aus den Outlook-Kontakten kopieren und dann das kopierte Bild in Ihre Outlook-Signatur einfügen:

Erstellen einer professionellen Outlook-E-Mail-Signatur (mit Bild, Links und Symbolen für soziale Medien)

In diesem Abschnitt finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie eine komplexere E-Mail-Signatur erstellen können, die Ihre Kontaktinformationen, ein Foto und Symbole für soziale Medien mit Links zu den entsprechenden Profilseiten enthält. Da die Mini-Signaturleiste von Outlook nur eine begrenzte Anzahl von Optionen bietet, werden wir eine Signatur in einer neuen Nachricht erstellen und sie dann in Outlook Signaturen kopieren.

1. Erstellen Sie eine neue Nachricht, indem Sie auf die Schaltfläche Neue E-Mail auf der Schaltfläche Startseite tab.
2. Fügen Sie eine Tabelle ein, in der Sie Ihre Kontaktdaten und Bilder unterbringen und anzeigen können.

   Wechseln Sie im neuen Nachrichtenfenster zum einfügen. Registerkarte, klicken Sie auf Tabelle und ziehen Sie den Cursor im Tabellengitter, um die Anzahl der Zeilen und Spalten auszuwählen, die dem Layout Ihrer E-Mail-Signatur entsprechen.

   

   Die Tabelle hilft Ihnen, Ihre Grafik- und Textelemente auszurichten und Ihre Outlook-E-Mail-Signatur harmonisch zu gestalten.

   Wenn Sie nicht sicher sind, wie viele Zeilen und Spalten Sie tatsächlich benötigen, können Sie wie in diesem Beispiel 3 Zeilen und 3 Spalten hinzufügen und später bei Bedarf weitere Zeilen/Spalten hinzufügen oder löschen.

3. Fügen Sie Ihr Markenlogo oder Ihr persönliches Foto in eine Zelle der Tabelle ein (in diesem Beispiel die erste Zelle).

   Setzen Sie dazu den Cursor in die Zelle, in die Sie ein Bild einfügen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bilder auf der Schaltfläche einfügen. tab.

   

   Suchen Sie ein Bild auf Ihrem Computer, wählen Sie es aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche einfügen. Taste.

4. Ziehen Sie einen diagonalen Doppelpfeil in die Ecke Ihres Bildes, um die Größe des Bildes bei Bedarf proportional zu ändern.

Damit können Sie das Bild an einer beliebigen Stelle innerhalb der ersten Spalte anordnen, indem Sie die Ausrichtung Optionen auf der Layout tab.

Achten Sie darauf, dass Sie die gesamte Tabelle markieren, und gehen Sie dann auf die Seite Gestaltung Registerkarte, klicken Sie auf Grenzen und wählen Sie Keine Grenze .

Um den Inhalt der Unterschrift abzugrenzen, können Sie optional einige vertikale oder horizontale Ränder mit der Option Bordürenmaler Option und die Option Stiftfarbe Ihrer Wahl:

Um die Trennwände dünner oder dicker zu machen, experimentieren Sie mit verschiedenen Linienstile und Liniengewichte (diese Optionen befinden sich direkt über dem Stiftfarbe über die Gestaltung auf der Registerkarte Grenzen Gruppe).

Fügen Sie dann Ihre Unterschrift ein, indem Sie Strg + V drücken oder mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Textfeld unter Signatur bearbeiten und wählen Sie Kleister aus dem Kontextmenü:

Und hier ist ein weiteres Beispiel für eine Outlook-E-Mail-Signatur, die auf die gleiche Weise erstellt wurde, jedoch mit einer anderen Farbpalette und einem anderen Layout:

So sichern Sie Ihre Outlook-Signaturen

Nachdem Sie Ihre schönen Outlook-E-Mail-Signaturen erstellt haben, werden Sie sie wahrscheinlich sichern oder auf einen anderen Computer exportieren wollen.

Wie bereits erwähnt, ist fast alles, was mit Outlook-Signaturen zu tun hat, sehr einfach zu bewerkstelligen. Der Backup-Prozess ist keine Ausnahme. Sie müssen lediglich den gesamten Inhalt der Unterschriften Um Ihre Outlook-E-Mail-Signaturen wiederherzustellen, kopieren Sie diese Dateien und Ordner einfach zurück in den Ordner Unterschriften Ordner auf Ihrem Computer.

Der Standardspeicherort der Unterschrift ist wie folgt:

• Unter Windows XP

C:\Dokumente und Einstellungen\%Benutzername%\Anwendungsdaten\Microsoft\Signaturen

C:\Benutzer\%Benutzername%\AppData\Roaming\Microsoft\Signaturen

Ein schneller Weg zum Auffinden einer Unterschrift Ordner auf Ihrem Rechner öffnen Sie Outlook, klicken Sie auf Datei > Optionen > E-Mail und halten Sie dann die Strg-Taste gedrückt, wenn Sie auf das Symbol Unterschriften... Taste:

Anpassen der Klartextversion der Outlook-HTML-E-Mail-Signatur

Wenn Sie eine HTML-E-Mail-Signatur mit Ihren benutzerdefinierten Farben, Bildern und Links erstellen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass sie möglicherweise nicht für jeden so aussieht, wie Sie sie entworfen haben.

Einige Ihrer E-Mail-Empfänger haben zum Beispiel die Alle Standard-Mails im Klartext lesen in den Outlook-Einstellungen die Option Trust Center Einstellungen, und als Ergebnis werden alle Formatierungen, Bilder und Links in Ihrer E-Mail-Signatur sowie im gesamten Nachrichtentext ausgeschaltet. In einer Plan-Textnachricht sieht meine schöne html-Outlook-Signatur zum Beispiel so aus:

Während Sie an der Formatierung, Ihrem Markenlogo oder Ihrem persönlichen Foto nichts ändern können, da das reine Textformat dies nicht unterstützt, können Sie zumindest Ihre Hyperlinks mit den entsprechenden Informationen korrigieren. Mit "korrigieren" meine ich, dass die vollständige URL in der reinen Textversion Ihrer HTML-Outlook-Signatur erscheint.

Um nur eine reine Textsignatur zu bearbeiten, öffnen Sie die entsprechende .txt-Datei direkt in der Ordner Unterschriften und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. Die detaillierten Schritte folgen unten.

1. Öffnen Sie Ihren Unterschriftenordner wie hier beschrieben.
2. Suchen Sie die .txt-Datei mit dem Namen, der dem Namen Ihrer Outlook-Signatur entspricht. In diesem Beispiel werde ich einen Link in der Signatur mit dem Namen " Formal ", also suche ich nach dem Formal.txt Datei:

Tipp: Ich empfehle dringend, anschließend eine Sicherungskopie Ihrer Outlook-Signaturen zu erstellen, da die Änderungen, die Sie in der reinen Textsignatur vorgenommen haben, überschrieben werden, sobald Sie Ihre ursprüngliche HTML-Signatur in Outlook ändern.

Generatoren für Outlook-E-Mail-Signaturen

Die gute Nachricht ist, dass es viele Online-Generatoren für E-Mail-Signaturen gibt, die eine Auswahl an schön gestalteten E-Mail-Signaturvorlagen anbieten. Die schlechte Nachricht ist, dass nur sehr wenige von ihnen den kostenlosen Export ihrer E-Mail-Signaturen in Outlook ermöglichen. Aber einige tun es trotzdem.

Um zum Beispiel Ihre mit dem Newoldstamp-Generator erstellte E-Mail-Signatur in Outlook zu kopieren, klicken Sie einfach auf das Outlook-Symbol, und Sie erhalten eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Darüber hinaus gibt es eine Reihe spezialisierter Tools, um beispielsweise Outlook-E-Mail-Signaturen zu erstellen und zu verwalten:

• Exclaimer Signature Manager - eine Softwarelösung für E-Mail-Signaturen für Microsoft Outlook, die eine Reihe von E-Mail-Signaturvorlagen enthält, mit denen Sie professionelle Outlook-Signaturen erstellen können, die statischen Text mit Bildern und dynamischen Daten kombinieren.
• Xink - macht es einfach, Ihre E-Mail-Signaturen über verschiedene E-Mail-Clients wie Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce und andere zu aktualisieren.
• Signature-Switch - ein Outlook-Add-on, das die Verwendung von HTML-basierten Signaturen verbessert.

Alle drei Tools sind kostenpflichtig, es sind jedoch Testversionen erhältlich.

So können Sie Signaturen in Outlook erstellen, hinzufügen und ändern. Und nun sind Sie an der Reihe! Viel Spaß beim Gestalten Ihrer neuen Outlook-Signatur, halten Sie die Schriftarten lesbar, die Farben schön, die Grafiken einfach, und Sie werden sicherlich einen bleibenden Eindruck bei allen Ihren E-Mail-Empfängern hinterlassen.