У цьому посібнику пояснюються різні аспекти роботи з підписом в Outlook. Ви знайдете детальні кроки по створенню і зміні підпису в Outlook, автоматичному додаванню підпису до всіх вихідних листів і вставці його в повідомлення вручну. Також ви дізнаєтеся, як зробити професійний підпис Outlook із зображенням і іконками соціальних мереж, що клікабельні. Інструкція працює для всіх версій Outlook.365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 та більш ранніх версій.

Якщо ви часто спілкуєтеся з друзями та близькими, а особливо якщо ведете ділову переписку електронною поштою, то ваш підпис є одним з найважливіших пунктів комунікації. Кажуть, що перше враження важливе, як і останнє, адже позитивне останнє враження - це враження надовго!

В Інтернеті існує безліч статей, порад та спеціальних інструментів для створення професійного підпису електронної пошти. У цьому посібнику ми зосередимося на практичних рекомендаціях щодо створення, використання та зміни підпису в Outlook. Десь між рядків ви також знайдете кілька порад щодо створення персоналізованих, інформативних та привертаючих увагу підписів електронної пошти в Outlook.

Як створити підпис в Outlook

Створити простий підпис в Outlook дуже просто. Якщо у вас є кілька різних облікових записів електронної пошти, ви можете встановити окремий підпис для кожного облікового запису. Крім того, ви можете автоматично додавати підпис до всіх вихідних повідомлень або вибрати, які типи повідомлень повинні містити підпис.

Для налаштування підпису в Outlook виконайте наступні дії.

1. Про це йдеться на Головна сторінка на вкладці "Вкладка" натисніть кнопку Нова електронна пошта А потім натисніть Підпис > Підписи... на Повідомлення у вкладці Включає в себе група.

   

   Ще один спосіб отримати доступ до Підпис функція через Файл > Опції > Пошта розділ> Підписи... в Outlook 2010 і пізніших версіях. В Outlook 2007 і попередніх версіях це Інструменти > Опції > Формат пошти вкладка> Підписи... .

2. У будь-якому випадку, в Підписи та канцелярські товари відкриється діалогове вікно з переліком раніше створених підписів, якщо такі є.

   Щоб додати новий підпис, натисніть кнопку Новий кнопку під Виберіть підпис для редагування і введіть ім'я для підпису в полі Новий підпис діалогове вікно.

   

3. У рамках програми Виберіть підпис за замовчуванням розділу, зробіть наступне:
   • В рамках проекту Обліковий запис електронної пошти у випадаючому списку оберіть обліковий запис електронної пошти для зв'язку з новоствореним підписом.
   • В рамках проекту Нові повідомлення виберіть підпис, який буде автоматично додаватися до всіх нових повідомлень. Якщо ви не хочете, щоб Outlook автоматично додавав будь-який підпис до нових повідомлень, залиште значення за замовчуванням (немає).
   • Від Відповіді/переадресації вибрати підпис для відповідей та пересланих повідомлень, або залишити за замовчуванням (немає).
4. Введіть підпис у поле Редагувати підпис і натисніть OK, щоб зберегти новий підпис електронної пошти Outlook. Готово!

   

Аналогічним чином можна створити інший підпис для іншого рахунку наприклад, один підпис для особистої електронної пошти, а інший - для ділової.

Можна навіть створити два різні підписи електронної пошти для одного облікового запису наприклад, довший підпис для нових повідомлень і коротший та простіший для відповідей та пересилань. Після налаштування підписів, вони з'являться у розділі "Підписи" у вікні "Вхідні повідомлення". Нові повідомлення і Відповіді/переадресації випадаючі списки:

Порада. У цьому прикладі наведено дуже простий текстовий підпис лише для демонстрації. Якщо ви створюєте офіційний підпис електронної пошти, можливо, ви захочете оформити його в діловому стилі та додати логотип бренду, який можна натиснути, та іконки соціальних мереж. Відповідну інформацію та детальні кроки ви знайдете в цьому розділі: Як створити професійний підпис електронної пошти в програмі Outlook.

Як додати підпис в Outlook

Microsoft Outlook дозволяє налаштувати параметри підпису за замовчуванням таким чином, щоб вибраний підпис додавався до всіх нових повідомлень та/або відповідей та пересилань автоматично; або ж ви можете вставити підпис в окреме повідомлення електронної пошти вручну.

Як автоматично додати підпис в Outlook

Якщо ви уважно стежили за попереднім розділом цього посібника, ви вже знаєте, як створити підпис автоматично додано на нові повідомлення, відповіді та переадресації.

Все, що вам потрібно зробити, це вибрати бажаний підпис за замовчуванням для кожного з ваших облікових записів. Як ви пам'ятаєте, ці опції знаходяться в розділі Виберіть підпис за замовчуванням розділу "Просування в Україні". Підписи та канцелярські товари і доступні при створенні нового підпису Outlook або зміні існуючого підпису.

Наприклад, на наступному скріншоті я налаштував підпис для свого Продажі ' облікового запису, та оберіть Формальний підпис на нові повідомлення та Короткий підпис для відповідей та переадресації.

Вставка підпису Outlook в повідомлення вручну

Якщо ви не хочете автоматично підписувати свої повідомлення електронної пошти, альтернативою є додавання підпису до кожного повідомлення вручну. У цьому випадку ви встановлюєте підпис за замовчуванням на (немає) :

А потім, створюючи нове повідомлення або відповідаючи на лист, натисніть кнопку Підпис на кнопці Повідомлення вкладка> Включає в себе та оберіть потрібний підпис:

Як змінити підпис в Outlook

Як ви щойно переконалися, створити підпис в Outlook не складає особливих труднощів. Змінити існуючий підпис електронної пошти так само легко. Просто відкрийте Підписи та канцелярське приладдя з оглядом ваших існуючих підписів, як показано в розділі Як створити підпис в Outlook - Крок 1, і виконайте будь-яку з наведених нижче дій:

• До перейменовувати підпис Outlook, натисніть на підпис під Виберіть підпис для редагування і натисніть кнопку Перейменувати На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Перейменування Підпис з'явиться вікно, в якому введіть нове ім'я та натисніть кнопку ОК, щоб зберегти зміни.
• До змінювати зовнішній вигляд будь-якого тексту у підписі електронної пошти Outlook, скористайтеся міні-панеллю інструментів форматування у верхній частині Редагувати підпис
• До змінити обліковий запис електронної пошти пов'язані з підписом, або змінити тип повідомлення (нові повідомлення, відповіді/переадресації), скористайтеся відповідним випадаючим списком у розділі Виберіть підпис за замовчуванням у правій частині Підписи та канцелярські товари діалогове вікно.

Як додати зображення в підпис Outlook

Якщо ви спілкуєтеся з великою кількістю людей за межами вашої організації, ви можете персоналізувати свій підпис електронної пошти, додавши логотип вашої компанії, особисту фотографію, іконки соціальних мереж, відскановане зображення вашого власноручного підпису або інше зображення.

Як і все інше, що стосується підписів Outlook, додавання зображення є дуже простим і зрозумілим.

1. Відкрийте Підписи та канцелярські товари діалогового вікна (як ви пам'ятаєте, найшвидший спосіб - натиснути кнопку Нова електронна пошта на Головна сторінка і натисніть кнопку Підпис > Підписи... на Повідомлення вкладка).
2. Під Виберіть підпис для редагування, натисніть на підпис, до якого потрібно додати зображення, або натисніть на кнопку Новий для створення нового підпису.
3. В рамках проекту Редагувати підпис клацніть там, де ви хочете додати зображення, а потім натисніть кнопку Вставити картинку на панелі інструментів.

Outlook дозволяє додавати зображення у наступних форматах: .png, .jpg, .bmp та .gif.

Якщо замість логотипу вашої компанії (або разом з ним) ви додали іконки соціальних мереж, очевидно, ви захочете прив'язати ці іконки до відповідних профілів, і в наступному розділі пояснюється, як це зробити.

Як додати гіперпосилання до підпису Outlook

Звичайно, ніщо не заважає вам додати посилання на свій сайт, набравши його повністю. Але назва компанії, яка посилається на ваш корпоративний сайт, безумовно, буде виглядати красивіше.

Щоб зробити будь-який текст у вашому підписі Outlook клікабельним, просто зробіть наступне:

1. В рамках проекту Редагувати підпис виберіть текст і натисніть кнопку Гіперпосилання на панелі інструментів.

   Якщо текст гіперпосилання ще не доданий до підпису, можна просто підвести вказівник миші до того місця, куди потрібно додати посилання, і натиснути кнопку Гіперпосилання кнопку.

   

2. В рамках проекту Вставити гіперпосилання виконайте наступне:
   • В рамках проекту Текст для відображення введіть текст, який ви хочете зробити клікабельним (якщо ви виділили будь-який текст до натискання кнопки Гіперпосилання цей текст з'явиться у полі автоматично).
   • В рамках проекту Адреса введіть повну URL-адресу.
   • Натисніть ГАРАЗД. .

   

3. В рамках проекту Підписи та канцелярські товари у вікні, натисніть ГАРАЗД. для збереження змін.

Як зробити зображення в підписі Outlook клікабельним

Щоб зробити логотип, соціальні іконки або інше зображення у підписі електронної пошти Outlook клікабельним, додайте гіперпосилання на ці зображення. Для цього виконайте описані вище дії, з тією лише різницею, що замість тексту виберіть зображення. Наприклад, ось як можна зробити логотип вашої компанії клікабельним:

1. В рамках проекту Редагувати підпис виберіть логотип і натисніть кнопку Гіперпосилання на панелі інструментів.

Все! Логотип вашого бренду став доступним для переходу за гіперпосиланням. Аналогічним чином ви можете додати посилання на іконки соціальних мереж, таких як LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube тощо.

Створення підпису Outlook на основі візитки

Ще один швидкий спосіб створити підпис в Outlook - включити візитну картку (vCard), яка містить вашу контактну інформацію.

Оскільки візитні картки створюються програмою Outlook автоматично на основі контактів, що зберігаються у вашій адресній книзі, обов'язково створіть спочатку власний контакт. Для цього натисніть Люди внизу екрана в Outlook 2013 і новіших версіях ( Контакти в Outlook 2010 і більш ранніх версіях), перейдіть на сторінку Головна сторінка вкладка> Новий групу і натисніть Новий контакт Основна частина роботи виконана!

А тепер створіть новий підпис Outlook і натисніть кнопку Візитна картка на міні-панелі інструментів, як показано на скріншоті нижче. На екрані з'явиться список контактів Outlook, в якому виберіть свій контакт і натисніть кнопку ОК.

Примітка: При вставці підпису на основі vCard в електронний лист автоматично прикріплюється файл .vcf, що містить вашу візитну картку. Щоб цього не сталося, ви можете скопіювати візитну картку безпосередньо з контактів Outlook, а потім вставити скопійоване зображення в підпис Outlook:

Створення професійного підпису електронної пошти Outlook (із зображенням, посиланнями та іконками соціальних мереж)

Цей розділ містить докладні покрокові інструкції щодо створення більш складного підпису електронної пошти, який включає вашу контактну інформацію, фотографію та іконки соціальних мереж з посиланнями на відповідні сторінки профілю. Оскільки міні-панель інструментів підпису Outlook надає обмежену кількість опцій, ми створимо підпис у новому повідомленні, а потім скопіюємо його в Підписи Outlook.

1. Створіть нове повідомлення, натиснувши кнопку Нова електронна пошта на кнопці Головна сторінка рахунок.
2. Вставте таблицю для розміщення та підсвічування ваших контактних даних та зображень.

   У вікні нового повідомлення перейдіть на вкладку Вставка вкладка, натисніть Таблиця і перетягніть курсор у сітці таблиці, щоб вибрати кількість рядків і стовпців, що відповідають вашому макету підпису.

   

   Таблиця допоможе вам вирівняти графічні та текстові елементи і внести гармонію в дизайн підпису електронної пошти Outlook.

   Якщо ви не впевнені, скільки рядків і стовпців вам насправді знадобиться, ви можете додати 3 рядки і 3 стовпці, як ми робимо в цьому прикладі, і додати нові або видалити додаткові рядки/стовпці пізніше, якщо це необхідно.

3. Вставте логотип Вашого бренду або особисту фотографію в будь-яку клітинку таблиці (перша клітинка в цьому прикладі).

   Для цього встановіть курсор в комірку, куди потрібно додати зображення, і натисніть кнопку Зображення на кнопці Вставка рахунок.

   

   Знайдіть зображення на своєму комп'ютері, виберіть його і натисніть кнопку Вставка кнопку.

4. Перетягніть діагональну двосторонню стрілку в кутку зображення, щоб пропорційно змінити розмір зображення, якщо це необхідно.

Це дозволить вам розташувати зображення в будь-якій позиції в межах першого стовпчика за допомогою кнопки Вирівнювання опції на Макет рахунок.

Обов'язково виберіть всю таблицю, потім перейдіть на вкладку Дизайн вкладка, натисніть Кордони і виберіть Без кордонів .

За бажанням, щоб відокремити вміст підпису, можна намалювати пару вертикальних або горизонтальних рамок за допомогою кнопки Прикордонний живописець та опція Колір ручки на твій вибір:

Щоб зробити роздільники тоншими або товщими, експериментуйте з різними Стилі ліній і Лінійні ваги (ці опції знаходяться прямо над кнопкою Колір ручки на Дизайн у вкладці Кордони група).

А потім вставте свій підпис, натиснувши Ctrl + V, або клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці текстового поля під Редагувати підпис і виберіть Паста з контекстного меню:

А ось ще один приклад підпису електронної пошти Outlook, створений таким же чином, але з іншою кольоровою палітрою та макетом:

Як створити резервну копію підписів Outlook

Після створення красивих підписів електронної пошти Outlook, ви, ймовірно, захочете створити їх резервну копію або експортувати на інший комп'ютер.

Як вже було сказано, практично все, що пов'язано з підписом Outlook, робиться дуже просто. Процес резервного копіювання не є винятком. Потрібно просто скопіювати весь вміст папки Підписи Щоб відновити підписи електронних листів Outlook, просто скопіюйте ці файли і папки назад у папку з резервною копією. Підписи на вашому комп'ютері.

За замовчуванням місце розташування Підпис папка виглядає наступним чином:

• На Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Швидкий спосіб визначити місцезнаходження Підпис на вашому комп'ютері, щоб відкрити Outlook, натисніть Файл > Опції > Пошта , а потім утримуйте клавішу Ctrl при натисканні кнопки Підписи... кнопку:

Налаштування текстової версії HTML-підпису електронної пошти Outlook

Створюючи HTML-підпис електронної пошти з власними кольорами, зображеннями та посиланнями, пам'ятайте, що він може виглядати не так, як ви його задумали, не для всіх.

Наприклад, деякі з одержувачів вашої електронної пошти можуть мати Читати всі стандартні листи відкритим текстом опцію, обрану в їхньому браузері Outlook Центр довіри і в результаті все форматування, зображення та посилання будуть вимкнені у вашому підписі, а також у всьому тексті повідомлення. Наприклад, у текстовому повідомленні плану мій чудовий html-підпис Outlook перетворюється на такий:

Хоча ви нічого не можете зробити з форматуванням, логотипом вашого бренду або особистою фотографією, оскільки звичайний текстовий формат не підтримує нічого з цього, ви можете принаймні виправити гіперпосилання, що містять відповідну інформацію. Коли я кажу "виправити", я маю на увазі, що повна URL-адреса буде відображатися у звичайній текстовій версії вашого підпису html Outlook.

Для редагування простого текстового підпису відкрийте відповідний файл .txt безпосередньо в Папка з підписами та внести необхідні зміни. Детальні кроки наведені нижче.

1. Відкрийте папку "Підписи", як описано тут.
2. Знайдіть файл .txt з ім'ям, відповідним імені вашого підпису в Outlook. У цьому прикладі я збираюся виправити посилання в підписі з ім'ям " Формальний ", тому я шукаю Formal.txt файл:

Порада: я наполегливо рекомендую зробити резервну копію ваших підписів в Outlook після цього, тому що зміни, які ви зробили в текстовому підписі, будуть затерті, коли ви зміните свій оригінальний html-підпис в Outlook.

Генератори підписів електронної пошти Outlook

Хороша новина полягає в тому, що існує безліч онлайн генераторів підписів електронної пошти, які пропонують вибір красиво оформлених шаблонів підписів електронної пошти. Погана новина полягає в тому, що дуже мало з них дозволяють експортувати підписи електронної пошти в Outlook безкоштовно. Але все ж таки деякі з них це роблять.

Наприклад, щоб скопіювати підпис, створений за допомогою генератора Newoldstamp, в Outlook, просто натисніть на іконку Outlook і побачите детальну покрокову інструкцію:

Крім того, існує низка спеціалізованих інструментів для створення та управління підписом електронної пошти Outlook, наприклад:

• Exclaimer Signature Manager - програмне рішення для підпису електронних листів для Microsoft Outlook, що надає ряд шаблонів підписів, які дозволяють створювати професійні підписи для Outlook, що поєднують статичний текст із зображеннями та динамічними даними.
• Xink - дозволяє легко оновлювати підписи в різних поштових клієнтах, таких як Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce та інших.
• Signature-Switch - надбудова над Outlook, яка покращує використання підписів на основі HTML.

Всі три інструменти є платними, хоча доступні пробні версії.

Ось так ви створюєте, додаєте та змінюєте підписи в Outlook. А тепер справа за вами! Отримуйте задоволення від створення вашого нового підпису в Outlook, робіть шрифти читабельними, кольори - приємними, графіку - простою, і ви неодмінно справите чудове враження на всіх одержувачів вашої електронної пошти.