Овој туторијал објаснува различни аспекти на потписот на Outlook. Деталните чекори за креирање и промена на потписот ќе ги најдете во Outlook, автоматски ќе додадете потпис на сите појдовни е-пораки и рачно ќе го вметнете во порака. Исто така, ќе научите како да направите професионален потпис на Outlook со слика и икони за социјални медиуми што може да се кликаат. Инструкциите ќе работат за сите верзии на Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и порано.

Ако често комуницирате со вашите пријатели и семејството, а особено ако водите бизнис преку е-пошта, вашиот потпис е една од најважните точки на комуникација. Велат дека првиот впечаток е важен, а исто така и последниот, бидејќи позитивниот последен впечаток е траен впечаток!

На интернет постојат бројни написи, совети и специјални алатки за создавање професионален потпис за е-пошта. Во ова упатство, ќе се фокусираме најмногу на практични упатства „како да“ за креирање, користење и промена на потпис во Outlook. Некаде помеѓу редовите, ќе најдете и неколку совети како да направите персонализирани, информативни и привлечни потписи за е-пошта на Outlook.

Како да креирате потпис во Outlook

Создавањето едноставен потпис во Outlook е лесно. Ако имате неколку различни сметки за е-пошта, можете да поставите различен потпис за секоја сметка. Исто така, можете автоматски да додадете адијагонална стрелка со две глави во аголот на вашата слика за пропорционална промена на големината на сликата доколку е потребно.

Ова ќе ви овозможи да ја распоредите сликата во која било позиција во првата колона со користење на опциите Порамнување на картичката Layout .

Погрижете се да ја изберете целата табела, потоа одете во табулаторот Дизајн , кликнете Граници и изберете Без граница .

Изборно, за да ја одвоите содржината на потпис, можете да насликате неколку вертикални или хоризонтални граници користејќи ја опцијата Border Painter и Pen Color на вашата избирајќи:

За да ги направите разделувачите потенки или подебели, експериментирајте со различни линиски стилови и тежини на линии (овие опции стојат десно над Боја на пенкало на картичката Дизајн во групата Граници ).

И потоа, залепете го потписот со притискање на Ctrl + V , или кликнете со десното копче каде било во полето за текст под Уреди потпис и изберете Вметни од контекстното мени:

И еве уште еден пример за потпис на е-пошта на Outlook создаден на ист начин, но со различна палета на бои и распоред:

Како да направите резервна копија од вашите потписи на Outlook

Откако ќе ги креирате вашите прекрасни потписи за е-пошта на Outlook, веројатно ќе сакате да направите резервна копија или да извезете на друг компјутер.

Како што веќе беше споменато, речиси сè што е поврзано со потписите на Outlook е многу лесно да се направи. Процесот на резервна копија не е исклучок. Треба само да ја копирате целата содржина на папката Потписи на вашата резервна локација. За да ги вратите потписите за е-пошта на Outlook, едноставно копирајте ги тие датотеки и папки назад во папката Потписи на вашиот компјутер.

Стандардната локација на папката Потпис е како што следува :

• На Windows XP

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Брз начин да ја лоцирате папката Потпис на вашиот уред е да го отворите Outlook, кликнете Датотека > Опции > Пошта , а потоа држете го копчето Ctrl кога ќе кликнете на копчето Потписи... :

Приспособете ја обичната текстуална верзија на потписот за е-пошта Outlook HTML

Кога креирате HTML потпис за е-пошта совашите сопствени бои, слики и врски, имајте предвид дека можеби нема да изгледа како што сте го дизајнирале за секого.

На пример, некои од вашите примачи на е-пошта може да имаат Прочитајте ја целата стандардна пошта во обичен текст Опцијата е избрана во поставките Trust Center на нивниот Outlook, и како резултат на тоа, сите формати, слики и врски ќе бидат исклучени во вашиот потпис на е-пошта, како и во целото тело на пораката. На пример, во текстуална порака на план, мојот прекрасен html потпис на Outlook се претвора во ова:

Додека не можете да направите ништо за форматирање, логото на вашиот бренд или лична фотографија, бидејќи обичната форматот на текст не поддржува ништо од ова, можете барем да ги поправите вашите хиперврски кои ги содржат релевантните информации. Кога велам „поправи“, мислам да направи целосната URL-адреса да се појави во обичната текстуална верзија на вашиот потпис на html Outlook.

За да уредувате само потпис за обичен текст, отворете ја соодветната датотека .txt директно во Папка со потписи и направете ги бараните промени. Деталните чекори следат подолу.

1. Отворете ја папката Signatures како што е објаснето овде.
2. Најдете ја датотеката .txt со името што одговара на името на вашиот потпис на Outlook. Во овој пример, ќе поправам врска во потписот со име „ Formal “, па ја барам датотеката Formal.txt :

Совет. Силно препорачувам да направите резервна копија на вашите потписи на Outlook потоа, бидејќи уредувањата што сте ги направиле во потписот за обичен текст ќе бидат препишани откако ќе го промените вашиот оригинален html потпис во Outlook.

Генератори на потписи за е-пошта Outlook

Добрата вест е дека постојат многу онлајн генератори на потписи за е-пошта кои нудат избор на прекрасно дизајнирани шаблони за потписи за е-пошта. Лошата вест е што многу малку од нив дозволуваат бесплатно извоз на нивните потписи за е-пошта на Outlook. Но, сепак, некои го прават тоа.

На пример, за да го копирате вашиот потпис за е-пошта создаден со генераторот Newoldstamp во Outlook, едноставно кликнете на иконата Outlook и ќе ги видите деталните инструкции чекор-по-чекор:

Покрај тоа, постојат голем број специјализирани алатки за креирање и управување со потписи за е-пошта на Outlook, на пример:

• Exclaimer Signature Manager - софтверско решение за потпис на е-пошта за Microsoft Outlook. Обезбедува голем број шаблони за потписи за е-пошта кои ви дозволуваат да креирате професионални потписи на Outlook кои комбинираат статичен текст со слики и динамични податоци.
• Xink - го олеснува ажурирањето на вашите потписи за е-пошта на различни клиенти за е-пошта, како на пр.како Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce и други.
• Signature-Switch - додаток на Outlook кој ја подобрува употребата на потписи базирани на HTML.

Сите три се платени алатки, иако се достапни пробни верзии.

Вака создавате, додавате и менувате потписи во Outlook. И сега, готово е за вас! Забавувајте се со дизајнирање на вашиот сосема нов потпис на Outlook, одржувајте ги фонтовите читливи, убавите бои, едноставните графики и сигурно ќе оставите одличен траен впечаток на сите ваши приматели на е-пошта.

За да поставите потпис во Outlook, направете ги следните чекори.

1. На <1 табот>Дома , кликнете на копчето Нова е-пошта . А потоа кликнете Потпис > Потписи... на картичката Порака , во групата Вклучи .

   

   Друг начин за пристап до функцијата Потпис е преку Датотека > Опции > Пошта секцијата > Потписи… во Outlook 2010 и подоцна. Во Outlook 2007 и претходните верзии, тоа е картичката Алатки > Опции > Формат на пошта > Потписи... .

2. Во секој случај, прозорецот за дијалог Потписи и канцелариски материјал ќе се отвори и ќе прикаже листа на претходно креирани потписи, доколку ги има.

   За да додадете нов потпис, кликнете на копчето Ново под Изберете потпис за уредување и напишете име за потписот во полето за дијалог Нов потпис .

   

3. Во делот Избери стандарден потпис , направете го следново:
   • Во Е-пошта сметка паѓачката листа, изберете сметка за е-пошта што ќе ја поврзете со новосоздадениот потпис.
   • Во паѓачката листа Нови пораки , изберете го потписот што автоматски ќе се додава на сите нови пораки. Ако не сакате Outlook автоматски да додава потпис за е-пошта на новите пораки, оставете ја стандардната опција (нема).
   • Одсписокот Одговори/препраќање , изберете го потписот за одговорите и препратената порака или оставете ја стандардната опција (нема).
4. Внесете го потписот во <1 Полето>Уреди потпис и кликнете OK за да го зачувате новиот потпис на е-пошта на Outlook. Готово!

   

На сличен начин, можете да креирате различен потпис за друга сметка , на пример еден потпис за лични е-пошта и друг за деловни е-пошта.

Можете дури и да креирате два различни потписи за е-пошта за иста сметка , да речеме подолг потпис за нови пораки и пократок и поедноставен за одговори и проследување. Веднаш штом ќе ги поставите потписите за е-пошта, сите тие ќе се појават во паѓачките списоци Нови пораки и Одговори/препраќање :

Совет. Овој пример покажува многу едноставен текстуален потпис само за демонстративни цели. Ако креирате формален потпис за е-пошта, можеби ќе сакате да го дизајнирате на деловен начин и да вклучите лого на бренд што може да се кликне и икони за социјалните медиуми. Релевантни информации и детални чекори ќе најдете во овој дел: Како да креирате професионален потпис за е-пошта во Outlook.

Како да додадете потпис во Outlook

Microsoft Outlook ви овозможува да ги конфигурирате стандардните поставки за потпис така што избраниот потпис ќе се додаде на сите нови пораки и/или одговори и автоматски ќе се препраќа; или можете да вметнете aпотпис во индивидуална е-порака рачно.

Како автоматски да додадете потпис во Outlook

Ако внимателно сте го следеле претходниот дел од ова упатство, веќе знаете како да имате потпис автоматски додадени на нови пораки, одговори и проследени.

Сè што треба да направите е да го изберете саканиот стандарден потпис(и) за секоја од вашите сметки. Како што се сеќавате, овие опции се наоѓаат во делот Избери стандарден потпис од прозорецот за дијалог Потписи и канцелариски материјал и се достапни кога креирате нов потпис на Outlook или го менувате постоечкиот потпис.

На пример, на следната слика од екранот, поставив потпис за мојата сметка „ Продажба “ и избрав Формално потпис за нови пораки и Кратки потпис за одговори и проследување.

Вметнете го потписот на е-пошта на Outlook во пораките рачно

Ако не сакате автоматски да ги потпишувате вашите е-пораки, алтернативата е за рачно додавање на потписот на секоја порака. Во овој случај, го поставувате стандардниот потпис на (нема) :

А потоа, кога пишувате нова порака или одговарате на е-пошта, кликнете копчето Потпис на табулаторот Порака > Вклучи групата и изберете го саканиот потпис:

Како да го смените потписот во Outlook

Како што штотуку видовте, не е голема работа да се создаде потпис во Outlook.Промената на постоечки потпис на е-пошта е подеднакво лесно. Само отворете го прозорецот Потпис и канцелариски материјал со преглед на вашите постоечки потписи, како што е прикажано во Како да креирате потпис во Outlook - Чекор 1, и направете нешто од следново:

• За да преименувате потпис на Outlook, кликнете на потписот под Изберете потпис за уредување и кликнете на Преименувај Ќе се прикаже полето Преименувај потпис горе, каде што пишувате ново име и кликнете OK за да ги зачувате промените.
• За промена на изгледот на кој било текст во вашиот потпис на е-пошта на Outlook, користете ја лентата со алатки за мини форматирање на врвот на Уреди потпис
• За промена на сметка на е-пошта поврзана со потписот, или промена на тип на порака (нови пораки, одговори/препраќање ), користете ја соодветната паѓачка листа под Изберете стандарден потпис во десниот дел од прозорецот за дијалог Потписи и канцелариски материјал .

Како да додадете слика на потписот на Outlook

Ако комуницирате со многу луѓе надвор од вашата организација, можеби ќе сакате да го персонализирате потписот за е-пошта со додавање на логото на вашата компанија, ваша лична фотографија, икони на социјалните мрежи, скенирана слика од вашиот рачно напишан потпис или друга слика.

Како и сè друго поврзано со потписите на Outlook , додавањето слика е многу лесно и едноставно.

1. Отворете ги Потписите иКанцелариски материјал дијалог прозорец (како што се сеќавате дека најбрзиот начин е да кликнете Нова е-пошта на картичката Дома , а потоа кликнете Потпис > Потписи… на картичката Порака ).
2. Под Изберете потпис за уредување, кликнете на потписот на кој сакате да додадете слика или кликнете на Копче Ново за да креирате нов потпис.
3. Во полето Уреди потпис , кликнете на местото каде што сакате да додадете слика, а потоа кликнете на Вметни копче слика на лентата со алатки.

Outlook дозволува додавање слики во следните формати: .png, .jpg, .bmp и .gif.

Ако наместо (или заедно со) логото на вашата компанија, сте додале икони за социјалните медиуми, очигледно би сакале да ги поврзете икони до соодветните профили, а следниот дел објаснува како да го направите тоа.

Како да додадете хиперврски до потписот на Outlook

Нормално, ништо не ве спречува да додадете врска до вашата веб-страница со пишувајќи го во целост. Но, името на компанијата што се поврзува до вашата корпоративна веб-страница дефинитивно ќе изгледа поубаво.

За да може да се клика кој било текст во потписот на Outlook, само направете го следново:

1. Во Уредиполето за потпис , изберете го текстот и кликнете на копчето Хиперврска на лентата со алатки.

   Ако текстот за хиперврска сè уште не е додаден на потписот, можете едноставно да го поставите покажувачот на глувчето до местото каде што сакате да додадете врска и да кликнете на копчето Хиперврска .

   

2. Во прозорецот Вметни хиперврска , направете го следново:
   • Во полето Текст за прикажување , напишете го текстот што сакате да направите кликнување (ако сте избрале кој било текст пред да кликнете на копчето Хиперврска , тој текст автоматски ќе се појави во полето).
   • Во Адреса полето, напишете го целосниот URL.
   • Кликнете OK .

   

   Исто така види: Како да се пресмета варијансата во Excel – примерок & засилувач; формула за варијанса на популација
3. Во Потписи и Прозорец за канцелариски материјал , кликнете OK за да ги зачувате промените.

Како да направите слика во потписот на Outlook да може да се клика

За да го направите логото, социјално икони или друга слика во вашиот потпис за е-пошта на Outlook што може да се клика, додадете хиперврски на тие слики. За ова, направете ги горенаведените чекори, со единствена разлика што избирате слика наместо текст. На пример, еве како можете да направите логото на вашата компанија да може да се клика:

1. Во полето Уреди потпис , изберете го логото и кликнете на копчето Хиперврска на лентата со алатки.

Тоа е тоа! Логото на вашиот бренд стана кликање преку хиперврска. Вона сличен начин, можете да додавате линкови до иконите на социјалните медиуми како што се LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, итн.

Креирајте потпис на Outlook врз основа на визит-картичка

Друг брз начин за креирање потписот во Outlook треба да вклучи визит-картичка (vCard) што ги содржи вашите информации за контакт.

Бидејќи визит-картичките се креирани од Outlook автоматски врз основа на контактите зачувани во вашиот адресар, не заборавајте прво да креирате свој контакт. За ова, кликнете Луѓе на дното на екранот во Outlook 2013 и подоцна ( Контакти во Outlook 2010 и порано), одете во јазичето Почетна > Нова група и кликнете Нов контакт . Главниот дел од работата е завршен!

И сега, креирајте нов потпис на Outlook и кликнете на копчето Бизнис картичка на мини лентата со алатки како што е прикажано на сликата подолу од екранот. Ова ќе ја прикаже вашата листа на контакти на Outlook, каде што ќе го изберете вашиот сопствен контакт и ќе кликнете OK.

Забелешка. Вметнувањето потпис базиран на vCard во е-пошта автоматски ќе прикачи датотека .vcf што ја содржи вашата визит-картичка. За да го спречите неговото случување, можете да копирате визит-картичка директно од контактите на Outlook, а потоа да ја вметнете копираната слика во потписот на Outlook:

Креирање професионален потпис за е-пошта на Outlook (со слика, врски и икони за социјални медиуми)

Овој дел дава детални чекор-по-чекор инструкции за тоа како дакреирајте покомплексен потпис за е-пошта, кој ги вклучува вашите информации за контакт, фотографии и икони за социјални медиуми со линкови до соодветните страници на профилот. Бидејќи мини лентата со алатки за потпис на Outlook обезбедува ограничен број опции, ќе создадеме потпис во нова порака, а потоа ќе го копираме во Outlook Signatures.

1. Креирајте нова порака со кликнување на <Копче 1>Нова е-пошта на табулаторот Дома .
2. Вметнете табела за да ги задржите и запалите вашите детали за контакт и слики.

   Во прозорецот за нова порака, префрлете се на јазичето Вметни , кликнете Табела и повлечете го курсорот во мрежата на табелата за да го изберете бројот на редови и колони што одговараат на вашата е-пошта распоред на потпис.

   

   Табелата ќе ви помогне да ги усогласите вашите графички и текстуални елементи и да донесете хармонија во дизајнот на вашиот потпис на е-пошта Outlook.

   Ако не сте сигурни колку редови и колони всушност ќе ви требаат, можете да додадете 3 реда и 3 колони како што правиме во овој пример и да додадете нови или да избришете дополнителни редови/колони подоцна доколку е потребно.

3. Вметнете го логото на вашиот бренд или личната фотографија во некоја ќелија од табелата (првата ќелија во овој пример).

   За да го направите ова, ставете го курсорот во ќелијата каде што сакате да додадете слика и кликнете на копчето Слики на картичката Вметни .

   

   Пребарајте слика на вашиот компјутер, изберете ја и кликнете на копчето Вметни .

4. Повлечете a