Este tutorial explica diferentes aspectos de la firma de Outlook. Encontrará los pasos detallados para crear y cambiar la firma en Outlook, añadir una firma a todos los correos electrónicos salientes de forma automática e insertarla en un mensaje manualmente. Además, aprenderá cómo hacer una firma de Outlook profesional con una imagen e iconos de redes sociales en los que se puede hacer clic. Las instrucciones funcionarán para todas las versiones de Outlook365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 y anteriores.

Si se comunica a menudo con sus amigos y familiares, y sobre todo si hace negocios por correo electrónico, su firma es uno de los puntos más esenciales de la comunicación. Dicen que la primera impresión es importante, y también lo es la última, porque una última impresión positiva es una impresión duradera.

En Internet, existen numerosos artículos, consejos y herramientas especiales para crear una firma de correo electrónico profesional. En este tutorial, nos centraremos principalmente en las directrices prácticas para crear, utilizar y cambiar una firma en Outlook. Entre líneas, también encontrarás algunos consejos para crear firmas de correo electrónico de Outlook personalizadas, informativas y que llamen la atención.

Cómo crear una firma en Outlook

Crear una firma sencilla en Outlook es fácil. Si tienes varias cuentas de correo electrónico diferentes, puedes establecer una firma distinta para cada cuenta. Además, puedes añadir automáticamente una firma a todos los mensajes salientes o elegir qué tipos de mensajes deben incluir una firma.

Para configurar una firma en Outlook, siga estos pasos.

1. En el Inicio pulse el botón Nuevo correo electrónico y haga clic en Firma > Firmas... en el Mensaje en la pestaña Incluya grupo.

   

   Otra forma de acceder al Firma es a través de Archivo > Opciones > Correo sección> Firmas... en Outlook 2010 y versiones posteriores. En Outlook 2007 y versiones anteriores, es Herramientas > Opciones > Formato de correo tab> Firmas... .

2. En cualquier caso, el Firmas y papelería se abrirá y mostrará una lista de las firmas creadas anteriormente, si las hubiera.

   Para añadir una nueva firma, haga clic en el botón Nuevo botón bajo Seleccione la firma que desea editar y escriba un nombre para la firma en el campo Nueva firma cuadro de diálogo.

   

3. En virtud de la Elegir firma por defecto haga lo siguiente:
   • En el Cuenta de correo electrónico seleccione una cuenta de correo electrónico para asociarla a la firma recién creada.
   • En el Nuevos mensajes elija la firma que se añadirá automáticamente a todos los mensajes nuevos. Si no desea que Outlook añada automáticamente ninguna firma de correo electrónico a los mensajes nuevos, deje la opción predeterminada (ninguna).
   • Desde el Respuestas elija la firma para las respuestas y los mensajes reenviados, o deje la opción por defecto (ninguna).
4. Escriba la firma en el campo Editar firma y haz clic en Aceptar para guardar la nueva firma de correo electrónico de Outlook. ¡Listo!

   

De forma similar, puede crear un firma diferente para otra cuenta Por ejemplo, una firma para correos personales y otra para correos profesionales.

Incluso puede crear dos diferentes firmas de correo electrónico para la misma cuenta Por ejemplo, una firma más larga para los mensajes nuevos y otra más corta y sencilla para las respuestas y los reenvíos. Una vez que haya configurado sus firmas de correo electrónico, todas aparecerán en la carpeta Nuevos mensajes y Respuestas listas desplegables:

Sugerencia: este ejemplo muestra una firma de texto muy sencilla sólo con fines demostrativos. Si va a crear una firma de correo electrónico formal, es posible que desee diseñarla con un estilo empresarial e incluir un logotipo de marca en el que se pueda hacer clic e iconos de redes sociales. Encontrará información relevante y los pasos detallados en esta sección: Cómo crear una firma de correo electrónico profesional en Outlook.

Cómo añadir una firma en Outlook

Microsoft Outlook le permite configurar los ajustes de firma por defecto para que la firma seleccionada se añada a todos los mensajes nuevos y/o respuestas y reenvíos automáticamente; o puede insertar una firma en un mensaje de correo electrónico individual manualmente.

Cómo añadir la firma en Outlook automáticamente

Si has seguido con atención la sección anterior de este tutorial, ya sabes cómo tener una firma añadido automáticamente a nuevos mensajes, respuestas y reenvíos.

Todo lo que tiene que hacer es seleccionar la(s) firma(s) predeterminada(s) deseada(s) para cada una de sus cuentas. Como recordará, estas opciones se encuentran en la sección Elegir firma por defecto de la Firmas y papelería y están disponibles cuando se crea una nueva firma de Outlook o se modifica la existente.

Por ejemplo, en la siguiente captura de pantalla, he configurado una firma para mi ' Ventas y seleccione Formal para nuevos mensajes y Corto firma para respuestas y reenvíos.

Insertar manualmente la firma de correo electrónico de Outlook en los mensajes

Si no desea autofirmar sus mensajes de correo electrónico, la alternativa es añadir la firma a cada mensaje manualmente. En este caso, debe establecer la firma por defecto en (ninguno) :

A continuación, al redactar un nuevo mensaje o responder a un correo electrónico, haga clic en el botón Firma en el botón Mensaje tab> Incluya y seleccione la firma deseada:

Cómo cambiar la firma en Outlook

Como acabas de ver, no es nada complicado crear una firma en Outlook. Modificar una firma de correo electrónico existente es igual de fácil. Sólo tienes que abrir el archivo Firma y papelería con una visión general de sus firmas existentes, como se demuestra en Cómo crear una firma en Outlook - Paso 1, y realice cualquiera de las siguientes acciones:

• A renombrar una firma de Outlook, haga clic en la firma en Seleccione la firma que desea editar y haga clic en el botón Cambie el nombre de En Renombrar firma donde puedes escribir un nuevo nombre y hacer clic en Aceptar para guardar los cambios.
• A cambiar la apariencia de cualquier texto en su firma de correo electrónico de Outlook, utilice la minibarra de herramientas de formato situada en la parte superior de la ventana Editar firma
• A cambiar una cuenta de correo electrónico asociada a la firma, o cambiar el tipo de mensaje (mensajes nuevos, respuestas/reenvíos), utilice la lista desplegable correspondiente en Elegir firma por defecto en la parte derecha del Firmas y papelería ventana de diálogo.

Cómo añadir una imagen a la firma de Outlook

Si te comunicas con mucha gente ajena a tu organización, quizá quieras personalizar tu firma de correo electrónico añadiendo el logotipo de tu empresa, tu foto personal, iconos de redes sociales, una imagen escaneada de tu firma manuscrita u otra imagen.

Como todo lo relacionado con las firmas de Outlook, añadir una imagen es muy fácil y sencillo.

1. Abra el Firmas y papelería (recuerde que lo más rápido es hacer clic en Nuevo correo electrónico en el Inicio y, a continuación, haga clic en Firma > Firmas... en el Mensaje tab).
2. En Seleccione la firma que desea editar, haga clic en la firma a la que desea añadir una imagen, o haga clic en el botón Nuevo para crear una nueva firma.
3. En el Editar firma haga clic donde desee añadir una imagen y, a continuación, haga clic en el botón Insertar una imagen de la barra de herramientas.

Outlook permite añadir imágenes en los siguientes formatos: .png, .jpg, .bmp y .gif.

Si en lugar de (o junto con) el logotipo de su empresa, ha añadido iconos de redes sociales, obviamente querrá vincular esos iconos a los perfiles correspondientes, y en la siguiente sección se explica cómo hacerlo.

Cómo añadir hipervínculos a la firma de Outlook

Naturalmente, nada le impide añadir un enlace a su sitio web escribiéndolo completo, pero el nombre de la empresa que enlace con su sitio web corporativo tendrá sin duda un aspecto más agradable.

Para hacer que se pueda hacer clic en cualquier texto de tu firma de Outlook, sólo tienes que hacer lo siguiente:

1. En el Editar firma seleccione el texto y haga clic en el botón Hiperenlace de la barra de herramientas.

   Si el texto del hipervínculo aún no se ha añadido a la firma, sólo tiene que situar el puntero del ratón en el lugar donde desee añadir un enlace y hacer clic en el botón Hiperenlace botón.

   

2. En el Insertar hipervínculo haga lo siguiente:
   • En el Texto a mostrar escriba el texto sobre el que desea hacer clic (si ha seleccionado algún texto antes de hacer clic en el botón Hiperenlace ese texto aparecerá automáticamente en el recuadro).
   • En el Dirección escriba la URL completa.
   • Haga clic en OK .

   

3. En el Firmas y papelería haga clic en OK para guardar los cambios.

Cómo hacer que se pueda hacer clic en una imagen de la firma de Outlook

Para hacer que se pueda hacer clic en el logotipo, los iconos sociales u otra imagen de tu firma de correo electrónico de Outlook, añade hipervínculos a esas imágenes. Para ello, realiza los pasos anteriores, con la única diferencia de que seleccionarás una imagen en lugar de texto. Por ejemplo, así es como puedes hacer que se pueda hacer clic en el logotipo de tu empresa:

1. En el Editar firma seleccione el logotipo y haga clic en el botón Hiperenlace de la barra de herramientas.

El logotipo de su marca se ha convertido en un hipervínculo en el que se puede hacer clic. Del mismo modo, puede añadir enlaces a iconos de redes sociales como LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, etc.

Crear una firma de Outlook basada en una tarjeta de visita

Otra forma rápida de crear una firma en Outlook es incluir una tarjeta de visita (vCard) que contenga tu información de contacto.

Dado que Outlook crea las tarjetas de visita automáticamente a partir de los contactos almacenados en su libreta de direcciones, asegúrese de crear primero su propio contacto. Para ello, haga clic en Personas en la parte inferior de la pantalla en Outlook 2013 y versiones posteriores ( Contactos en Outlook 2010 y versiones anteriores), vaya a la pestaña Inicio tab> Nuevo y haga clic en Nuevo contacto La mayor parte del trabajo está hecho.

Y ahora, cree una nueva firma de Outlook y haga clic en el botón Tarjeta de visita en la minibarra de herramientas, como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Esto mostrará su lista de contactos de Outlook, donde podrá elegir su propio contacto y hacer clic en Aceptar.

Nota: al insertar una firma basada en vCard en un correo electrónico, se adjuntará automáticamente un archivo .vcf que contiene su tarjeta de visita. Para evitar que esto suceda, puede copiar la tarjeta de visita directamente desde los contactos de Outlook y, a continuación, insertar la imagen copiada en su firma de Outlook:

Creación de una firma de correo electrónico profesional en Outlook (con imagen, enlaces e iconos de redes sociales)

Esta sección proporciona instrucciones detalladas paso a paso sobre cómo crear una firma de correo electrónico más compleja, que incluya su información de contacto, foto e iconos de redes sociales con enlaces a las páginas de perfil correspondientes. Dado que la minibarra de herramientas de firma de Outlook ofrece un número limitado de opciones, vamos a crear una firma en un mensaje nuevo y, a continuación, copiarla en Firmas de Outlook.

1. Cree un nuevo mensaje pulsando el botón Nuevo correo electrónico en el botón Inicio ficha.
2. Inserta una tabla para guardar y visualizar tus datos de contacto e imágenes.

   En la nueva ventana de mensajes, cambie a Inserte haga clic en Cuadro y arrastre el cursor por la cuadrícula de la tabla para seleccionar el número de filas y columnas correspondientes al diseño de su firma de correo electrónico.

   

   La tabla le ayudará a alinear sus elementos gráficos y de texto y a aportar armonía al diseño de su firma de correo electrónico de Outlook.

   Si no está seguro de cuántas filas y columnas necesitará realmente, puede añadir 3 filas y 3 columnas como hacemos en este ejemplo, y añadir o eliminar filas/columnas adicionales más adelante si es necesario.

3. Inserte el logotipo de su marca o su foto personal en alguna celda de la tabla (la primera celda en este ejemplo).

   Para ello, coloque el cursor en la celda en la que desea añadir una imagen y haga clic en el botón Fotos en el botón Inserte ficha.

   

   Busque una imagen en su ordenador, selecciónela y haga clic en el botón Inserte botón.

4. Arrastra una flecha diagonal de doble punta en la esquina de tu imagen para redimensionarla proporcionalmente si es necesario.

Esto le permitirá colocar la imagen en cualquier posición dentro de la primera columna utilizando el botón Alineación opciones en el Diseño ficha.

Asegúrese de seleccionar toda la tabla y, a continuación, vaya a la opción Diseño haga clic en Fronteras y seleccione Sin frontera .

Opcionalmente, para separar el contenido de la firma, puede pintar un par de bordes verticales u horizontales utilizando la opción Pintor de bordes y la opción Color del bolígrafo de su elección:

Para hacer los separadores más finos o más gruesos, experimente con diferentes Estilos de línea y Pesos de línea (estas opciones se encuentran justo encima de Color del bolígrafo en el Diseño en la pestaña Fronteras grupo).

A continuación, pegue su firma pulsando Ctrl + V , o haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar del cuadro de texto situado debajo de Editar firma y seleccione Pegar del menú contextual:

Y aquí hay otro ejemplo de firma de correo electrónico de Outlook creada del mismo modo pero con una paleta de colores y un diseño diferentes:

Cómo hacer una copia de seguridad de las firmas de Outlook

Después de crear tus bonitas firmas de correo electrónico de Outlook, probablemente querrás hacer una copia de seguridad o exportarlas a otro ordenador.

Como ya se ha mencionado, casi todo lo relacionado con las firmas de Outlook es muy fácil de hacer. El proceso de copia de seguridad no es una excepción. Sólo tienes que copiar todo el contenido del Firmas Para restaurar las firmas de correo electrónico de Outlook, sólo tiene que volver a copiar los archivos y carpetas en la carpeta Firmas de su ordenador.

La ubicación por defecto del Firma es la siguiente:

• En Windows XP

C:³ Documentos y configuraciones³ de usuario³ de aplicación³ de Microsoft³ de firma

C:Usuarios%nombredeusuario%AppData\Roaming\Microsoft\Firmas

Una forma rápida de localizar un Firma en su equipo es abrir Outlook y hacer clic en Archivo > Opciones > Correo y, a continuación, mantenga pulsada la tecla Ctrl cuando haga clic en el botón Firmas... botón:

Personalizar la versión de texto sin formato de la firma de correo electrónico HTML de Outlook

Cuando crees una firma de correo electrónico HTML con tus colores, imágenes y enlaces personalizados, ten en cuenta que es posible que no aparezca como la diseñaste para todo el mundo.

Por ejemplo, algunos de sus destinatarios de correo electrónico pueden tener el Leer todo el correo estándar en texto plano seleccionada en su Outlook Centro de confianza y, como resultado, todos los formatos, imágenes y enlaces se desactivarán en tu firma de correo electrónico, así como en todo el cuerpo del mensaje. Por ejemplo, en un mensaje de texto plan, mi encantadora firma html de Outlook se convierte en esto:

Aunque no puedes hacer nada con el formato, el logotipo de tu marca o tu foto personal porque el formato de texto sin formato no admite nada de esto, al menos puedes arreglar tus hipervínculos que contienen la información relevante. Cuando digo "arreglar", me refiero a hacer que la URL completa aparezca en la versión de texto sin formato de tu firma html de Outlook.

Para editar sólo una firma de texto plano, abra el archivo .txt correspondiente directamente en la aplicación Carpeta de firmas A continuación se detallan los pasos a seguir.

1. Abra su carpeta de Firmas como se explica aquí.
2. Busque el archivo .txt con el nombre correspondiente al nombre de su firma de Outlook. En este ejemplo, voy a arreglar un enlace en la firma llamado " Formal ", así que busco el Formal.txt archivo:

Sugerencia: te recomiendo encarecidamente que hagas una copia de seguridad de tus firmas de Outlook, ya que las modificaciones que realices en la firma de texto sin formato se sobrescribirán cuando cambies la firma html original en Outlook.

Generadores de firmas de correo electrónico de Outlook

La buena noticia es que existen multitud de generadores de firmas de correo electrónico en línea que ofrecen una selección de plantillas de firma de correo electrónico con un bonito diseño. La mala noticia es que muy pocos de ellos permiten exportar sus firmas de correo electrónico a Outlook de forma gratuita, aunque algunos sí lo hacen.

Por ejemplo, para copiar su firma de correo electrónico creada con el generador Newoldstamp a Outlook, simplemente haga clic en el icono de Outlook, y verá las instrucciones detalladas paso a paso:

Además, existen varias herramientas especializadas para crear y gestionar firmas de correo electrónico de Outlook, por ejemplo:

• Exclaimer Signature Manager: solución de software de firmas de correo electrónico para Microsoft Outlook. Proporciona varias plantillas de firmas de correo electrónico que permiten crear firmas de Outlook profesionales que combinan texto estático con imágenes y datos dinámicos.
• Xink: facilita la actualización de las firmas de correo electrónico en diferentes clientes de correo electrónico como Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce y otros.
• Signature-Switch: complemento de Outlook que mejora el uso de firmas basadas en HTML.

Las tres son herramientas de pago, aunque existen versiones de prueba.

Así es como se crean, añaden y modifican las firmas en Outlook. Y ahora, ¡te toca a ti! Diviértete diseñando tu nueva firma de Outlook, mantén las fuentes legibles, los colores agradables, los gráficos sencillos, y sin duda dejarás una gran impresión duradera en todos los destinatarios de tu correo electrónico.