Hướng dẫn giải thích các khái niệm cơ bản về cài đặt tính toán trong Excel và cách định cấu hình chúng để tính toán lại công thức một cách tự động và thủ công.

Để có thể sử dụng các công thức Excel một cách hiệu quả, bạn cần hiểu cách Microsoft Excel thực hiện các phép tính. Có rất nhiều chi tiết bạn nên biết về các công thức Excel cơ bản, các hàm, thứ tự của các phép tính số học, v.v. Ít được biết đến nhưng không kém phần quan trọng là các cài đặt "nền" có thể tăng tốc, làm chậm hoặc thậm chí dừng các phép tính Excel của bạn.

Nhìn chung, có ba cài đặt tính toán Excel cơ bản mà bạn nên làm quen:

Chế độ tính toán - liệu các công thức Excel được tính toán lại theo cách thủ công hay tự động.

Lặp lại - số lần một công thức được tính toán lại cho đến khi đạt được một điều kiện số cụ thể đáp ứng.

Độ chính xác - mức độ chính xác của một phép tính.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét kỹ cách hoạt động của từng cài đặt ở trên và cách thức hoạt động để thay đổi chúng.

Tính toán tự động trong Excel so với tính toán thủ công (chế độ tính toán)

Các tùy chọn này kiểm soát thời điểm và cách thức Excel tính toán lại các công thức. Khi bạn mở hoặc chỉnh sửa sổ làm việc lần đầu tiên, Excel sẽ tự động tính toán lại những công thức có giá trị phụ thuộc (ô, giá trị hoặc tên được tham chiếu trong công thức) đã thay đổi. Tuy nhiên, bạn có thể tự do thay đổi hành vi này và thậm chí ngừng tính toán trongExcel.

Cách thay đổi tùy chọn tính toán Excel

Trên dải băng Excel, đi tới tab Công thức > Tính toán nhóm, nhấp vào Nút Tùy chọn tính toán và chọn một trong các tùy chọn sau:

Tự động (mặc định) - yêu cầu Excel tự động tính toán lại tất cả các công thức phụ thuộc mỗi khi bất kỳ giá trị, công thức hoặc tên nào được tham chiếu trong các công thức đó bị thay đổi.

Tự động trừ bảng dữ liệu - tự động tính toán lại tất cả các công thức phụ thuộc ngoại trừ bảng dữ liệu.

Vui lòng đừng nhầm lẫn giữa Bảng Excel ( Chèn > Bảng ) và Bảng dữ liệu đánh giá các giá trị khác nhau cho công thức ( Dữ liệu > Phân tích What-If > Bảng dữ liệu ). Tùy chọn này chỉ dừng tự động tính toán lại các bảng dữ liệu, các bảng Excel thông thường sẽ vẫn được tính toán tự động.

Thủ công - tắt tính toán tự động trong Excel. Các sổ làm việc đang mở sẽ chỉ được tính toán lại khi bạn làm như vậy một cách rõ ràng bằng cách sử dụng một trong các phương pháp này.

Ngoài ra, bạn có thể thay đổi cài đặt phép tính Excel qua Tùy chọn Excel :

• Trong Excel 2010, Excel 2013 và Excel 2016, đi tới Tệp > Tùy chọn > Công thức > Tùy chọn tính toán phần > Tính toán sổ làm việc .
• Trong Excel 2007, nhấp vào nút Office > Tùy chọn Excel > Công thức > Sổ bài tậpTính toán .
• Trong Excel 2003, nhấp vào Công cụ > Tùy chọn > Tính toán > Tính toán .

Mẹo và lưu ý:

1. Chọn tùy chọn tính toán Thủ công (trên ruy-băng hoặc trong Tùy chọn Excel) sẽ tự động kiểm tra hộp Tính toán lại sổ làm việc trước khi lưu . Nếu sổ làm việc của bạn chứa nhiều công thức, bạn có thể bỏ chọn hộp kiểm này để làm cho sổ làm việc lưu nhanh hơn.
2. Nếu đột nhiên các công thức Excel của bạn dừng tính toán , hãy truy cập Tùy chọn tính toán và đảm bảo cài đặt Tự động được chọn. Nếu cách này không hiệu quả, hãy xem các bước khắc phục sự cố sau: Công thức Excel không hoạt động, không cập nhật, không tính toán.

Cách buộc tính toán lại trong Excel

Nếu bạn đã tắt Excel tính toán tự động, tức là đã chọn cài đặt tính toán Thủ công , bạn có thể buộc Excel tính toán lại bằng cách sử dụng một trong các phương pháp sau.

Để tính toán lại thủ công tất cả các trang tính đang mở và cập nhật tất cả các trang biểu đồ đang mở, hãy chuyển đến nhóm Công thức > Tính toán và nhấp vào nút Tính toán ngay .

Để chỉ tính toán lại trang tính đang hoạt động cũng như bất kỳ biểu đồ và trang tính biểu đồ nào được liên kết với nó, hãy chuyển đến tab Công thức > Tính toán nhóm và nhấp vào nút Tính toán Bảng tính .

Một cách khác đểtính toán lại các trang tính theo cách thủ công bằng cách sử dụng phím tắt :

• F9 tính toán lại các công thức trong tất cả các sổ làm việc đang mở, nhưng chỉ những công thức đã thay đổi kể từ lần tính toán cuối cùng và các công thức phụ thuộc vào chúng.
• Shift + F9 chỉ tính toán lại các công thức đã thay đổi trong trang tính đang hoạt động.
• Ctrl + Alt + F9 buộc Excel phải tính toán lại hoàn toàn tất cả các công thức trong tất cả các sổ làm việc đang mở, ngay cả những công thức chưa được thay đổi. Khi bạn có cảm giác rằng một số công thức đang hiển thị kết quả không chính xác, hãy sử dụng phím tắt này để đảm bảo rằng mọi thứ đã được tính toán lại.
• Ctrl + Shift + Alt + F9 trước tiên kiểm tra các công thức phụ thuộc vào các ô khác, sau đó tính toán lại tất cả các công thức trong tất cả các sổ làm việc đang mở, bất kể chúng có thay đổi kể từ lần tính toán cuối cùng hay không.

Tính toán lặp lại của Excel

Microsoft Excel sử dụng phép tính lặp lại (phép tính lặp lại) để tính toán các công thức tham chiếu trở lại đến các ô riêng của chúng, được gọi là tham chiếu vòng. Excel không tính toán các công thức như vậy theo mặc định vì một tham chiếu vòng có thể lặp lại vô thời hạn tạo ra một vòng lặp vô tận. Để bật tham chiếu vòng tròn trong trang tính của mình, bạn phải chỉ định số lần bạn muốn tính toán lại một công thức.

Cách bật và kiểm soát phép tính lặp trong Excel

Để bật phép tính lặp trong Excel, hãy thực hiện một trong những điều sau:

• Trong Excel 2016, Excel2013 và Excel 2010, đi tới Tệp > Tùy chọn > Công thức và chọn hộp kiểm Bật tính toán lặp lại trong Tùy chọn tính toán
• Trong Excel 2007, nhấp vào nút Office > Tùy chọn Excel > Công thức > Vùng lặp lại .
• Trong Excel 2003 trở về trước, đi tới Menu > ; Công cụ > Tùy chọn > Tính toán tab > Tính toán lặp lại .

Để thay đổi số lần các công thức Excel của bạn có thể tính toán lại, hãy định cấu hình các cài đặt sau:

• Trong hộp Số lần lặp tối đa, hãy nhập số lần lặp tối đa được phép. Con số càng cao, trang tính được tính toán lại càng chậm.
• Trong hộp Thay đổi tối đa , hãy nhập mức thay đổi tối đa giữa các kết quả được tính toán lại. Con số càng nhỏ, kết quả càng chính xác và thời gian tính toán lại trang tính càng lâu.

Cài đặt mặc định là 100 cho Số lần lặp tối đa và 0,001 cho Thay đổi tối đa . Điều đó có nghĩa là Excel sẽ ngừng tính toán lại công thức của bạn sau 100 lần lặp lại hoặc sau khi thay đổi ít hơn 0,001 giữa các lần lặp, tùy điều kiện nào đến trước.

Với tất cả các cài đặt đã định cấu hình, hãy nhấp vào OK để lưu thay đổi và đóng hộp thoại Tùy chọn Excel .

Độ chính xác của phép tính Excel

Theo mặc định, Microsoft Excel tính toán và lưu trữ công thứckết quả với độ chính xác 15 chữ số có nghĩa. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi điều này và khiến Excel sử dụng giá trị được hiển thị thay vì giá trị được lưu trữ khi tính toán lại công thức. Trước khi thực hiện thay đổi, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ tất cả các hậu quả có thể xảy ra.

Trong nhiều trường hợp, giá trị được hiển thị trong một ô và giá trị cơ bản (giá trị được lưu trữ) là khác nhau. Ví dụ: bạn có thể hiển thị cùng một ngày theo một số cách: 1/1/2017 , 1-Jan-2017 và thậm chí cả Jan-17 tùy theo định dạng ngày bạn thiết lập cho ô. Bất kể giá trị hiển thị thay đổi như thế nào, giá trị được lưu trữ vẫn giữ nguyên (trong ví dụ này, đó là số sê-ri 42736 đại diện cho ngày 1 tháng 1 năm 2017 trong hệ thống Excel nội bộ). Và Excel sẽ sử dụng giá trị được lưu trữ đó trong tất cả các công thức và phép tính.

Đôi khi, sự khác biệt giữa giá trị được hiển thị và giá trị được lưu trữ có thể khiến bạn nghĩ rằng kết quả của công thức là sai. Ví dụ: nếu bạn nhập số 5,002 vào một ô, 5,003 vào một ô khác và chọn chỉ hiển thị 2 chữ số thập phân trong các ô đó, Microsoft Excel sẽ hiển thị 5,00 ở cả hai. Sau đó, bạn cộng các số đó lại và Excel trả về 10,01 vì Excel tính toán các giá trị được lưu trữ (5,002 và 5,003), chứ không phải các giá trị được hiển thị.

Chọn Độ chính xác tùy chọn như được hiển thị sẽ khiến Excel thay đổi vĩnh viễn các giá trị được lưu trữ thành các giá trị được hiển thị vàphép tính trên sẽ trả về 10,00 (5,00 + 5,00). Nếu sau này bạn muốn tính toán với độ chính xác hoàn toàn, thì sẽ không thể khôi phục các giá trị ban đầu (5.002 và 5.003).

Nếu bạn có một chuỗi dài các công thức phụ thuộc (một số công thức thực hiện phép tính trung gian được sử dụng trong các công thức khác), kết quả cuối cùng có thể ngày càng không chính xác. Để tránh "hiệu ứng tích lũy" này, lý do là thay đổi các giá trị được hiển thị thông qua định dạng số Excel tùy chỉnh thay vì Độ chính xác như được hiển thị .

Ví dụ: bạn có thể tăng hoặc giảm số lượng số thập phân được hiển thị bằng cách nhấp vào nút tương ứng trên tab Trang chủ , trong nhóm Số :

Cách đặt độ chính xác của phép tính như được hiển thị

Nếu bạn tự tin rằng độ chính xác được hiển thị sẽ đảm bảo độ chính xác mong muốn của phép tính Excel, bạn có thể bật tính năng này theo cách này:

1. Nhấp vào tab Tệp > Tùy chọn và chọn danh mục Nâng cao .
2. Cuộn xuống Khi tính toán sổ làm việc này và chọn sổ làm việc mà bạn muốn thay đổi độ chính xác của các phép tính.
3. Chọn hộp Đặt độ chính xác như được hiển thị .
4. Nhấp vào OK.

Đây là cách bạn định cấu hình cài đặt tính toán trong Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!