Mục lục
Nếu cách duy nhất mà bạn biết để tạo bộ lọc trong Google Trang tính là công cụ tiêu chuẩn, thì tôi có một bất ngờ dành cho bạn. :) Hãy cùng tôi khám phá chức năng LỌC. Có rất nhiều công thức làm sẵn mà bạn có thể mượn, cùng với một công cụ mạnh mẽ mới bổ sung cho bộ công cụ lọc.
Cách đây một thời gian, chúng tôi đã giải thích cách lọc trong Google Trang tính bằng công cụ tiêu chuẩn. Chúng tôi đã đề cập cách lọc theo giá trị và theo điều kiện. Tuy nhiên, bảng tính luôn có nhiều thứ hơn chúng ta biết. Và lần này, tôi sẽ cùng bạn khám phá chức năng LỌC của Google Trang tính.
Bạn sẽ không tìm thấy chức năng này trong Excel, vì vậy, đây chắc chắn là một tính năng đáng để thử.
Cú pháp của hàm Google Trang tính FILTER
FILTER trong Google Trang tính quét dữ liệu của bạn và trả về thông tin bắt buộc đáp ứng tiêu chí của bạn.
Không giống như bộ lọc Google Trang tính tiêu chuẩn, chức năng này không làm bất cứ điều gì với dữ liệu ban đầu của bạn. Nó sao chép các hàng tìm thấy và đặt chúng ở bất cứ đâu bạn xây dựng công thức.
Cú pháp khá dễ dàng vì mỗi đối số tự nói lên điều đó:
=FILTER(phạm vi, điều kiện1, [điều kiện2, ...])- phạm vi là dữ liệu bạn muốn lọc. Bắt buộc.
- điều kiện1 là một cột hoặc hàng cùng với tiêu chí TRUE/FALSE mà cột hoặc hàng đó phải nằm trong đó. Bắt buộc.
- điều kiện 2,... , v.v., đại diện cho các cột/hàng và/hoặc tiêu chí khác. Tùy chọn.
Lưu ý. Mỗi điều kiện phải có cùng kích thước với phạm vi .
Lưu ý. Nếu bạn sử dụng nhiều điều kiện, thì tất cả các điều kiện đó phải dành cho cột hoặc hàng. Chức năng LỌC Google Trang tính không cho phép các điều kiện hỗn hợp.
Bây giờ, hãy ghi nhớ những lưu ý này, hãy xem cách các đối số hình thành các công thức khác nhau.
Cách sử dụng hàm FILTER trong Google Trang tính
Tôi sẽ chỉ cho bạn tất cả các ví dụ trong khi lọc một bảng nhỏ nơi tôi theo dõi một số đơn đặt hàng:
Bảng chứa 20 hàng với nhiều loại dữ liệu khác nhau, rất phù hợp để tìm hiểu hàm.
Cách lọc trong Google Trang tính theo văn bản
Ví dụ 1. Văn bản chính xác
Đầu tiên, tôi sẽ yêu cầu chức năng chỉ hiển thị những đơn đặt hàng bị trễ. Tôi nhập phạm vi để lọc — A1:E20 — rồi đặt điều kiện — cột E phải bằng Muộn :
=FILTER(A1:E20,E1:E20="Late")
Ví dụ 2. Văn bản không chính xác
Tôi có thể yêu cầu chức năng lấy cho tôi tất cả các đơn đặt hàng trừ những đơn đặt hàng trễ. Để làm được điều đó, tôi sẽ cần một toán tử so sánh đặc biệt () nghĩa là không bằng :
=FILTER(A1:E20,E1:E20"Late")
Ví dụ 3. Văn bản chứa
Bây giờ tôi muốn chỉ cho bạn cách xây dựng chức năng LỌC Google Trang tính dựa trên đối sánh một phần. Hay nói cách khác — nếu văn bản chứa .
Bạn có nhận thấy rằng ID đơn đặt hàng trong cột A chứa chữ viết tắt của quốc gia ở cuối không? Hãy tạo một công thức để chỉ truy xuấtcác đơn đặt hàng được vận chuyển từ Canada ( CA ).
Thông thường, bạn sẽ sử dụng các ký tự đại diện cho tác vụ này. Nhưng khi nói đến công thức LỌC, thì hàm TÌM và TÌM KIẾM sẽ hoạt động theo cách này.
Mẹo. Nếu bạn muốn tránh lồng các chức năng khác khi lọc theo các lần xuất hiện từ đơn giản, vui lòng dùng thử tiện ích bổ sung được mô tả ở cuối.
Lưu ý. Nếu trường hợp văn bản là quan trọng, hãy sử dụng TÌM, nếu không, hãy chọn TÌM KIẾM.
Hàm TÌM KIẾM sẽ hoạt động tốt đối với ví dụ của tôi vì trường hợp văn bản không liên quan:
=SEARCH(search_for, text_to_search, [starting_at])- search_for là văn bản Tôi muốn tìm. Điều thực sự quan trọng là bọc nó bằng dấu ngoặc kép: "ca" . Bắt buộc.
- text_to_search là phạm vi để quét tìm văn bản cần thiết. Yêu cầu. Đối với tôi, đó là A1:A20 .
- starting_at cho biết vị trí bắt đầu tìm kiếm — số lượng ký tự để bắt đầu tìm kiếm. Nó hoàn toàn không bắt buộc nhưng tôi cần sử dụng nó. Bạn thấy đấy, tất cả ID đơn đặt hàng bao gồm các chữ cái và số, nghĩa là một cặp CA có thể xuất hiện ở đâu đó ở giữa. Mẫu giống hệt nhau của tất cả các ID cho phép tôi tìm kiếm CA bắt đầu từ ký tự thứ 8.
Sau khi thu thập tất cả các phần này lại với nhau, tôi nhận được kết quả mong muốn:
=FILTER(A1:E20,SEARCH("ca",A1:A20,8))
Cách lọc theo ngày và giờ trong Google Trang tính
Việc lọc theo ngày và giờ cũng yêu cầu sử dụngchức năng bổ sung. Tùy thuộc vào tiêu chí của mình, bạn có thể cần nhúng NGÀY, THÁNG, NĂM hoặc thậm chí NGÀY và GIỜ vào chức năng LỌC chính của Google Trang tính.
Mẹo. Nếu bạn không quen với những điều này hoặc luôn làm mọi thứ rối tung lên với ngày tháng — đừng lo lắng. Công cụ được mô tả ở cuối hoàn toàn không yêu cầu bất kỳ chức năng nào.
Ví dụ 1. Ngày là
Để nắm bắt những đơn đặt hàng đến hạn vào ngày 9 tháng 1 năm 2020, tôi sẽ mời hàm DATE:
=FILTER(A1:E20,C1:C20=DATE(2020,1,9))
Lưu ý. Điều này chỉ hoạt động nếu các ô của bạn không chứa đơn vị thời gian cùng với ngày (bảng tính của bạn có thể thêm chúng theo mặc định). Để đảm bảo, chỉ cần chọn một ô và kiểm tra những gì xuất hiện trong thanh công thức:
Nếu đã hết thời gian và không thể xóa ô đó, bạn nên sử dụng QUERY hoặc một điều kiện phức tạp hơn trong chức năng LỌC Google Trang tính của bạn, như sau:
=FILTER(A1:E20,C1:C20>=DATE(2020,1,9),C1:C20
Mẹo. Tôi nói về nhiều điều kiện chi tiết hơn dưới đây.
Ví dụ 2. Ngày chứa
Nếu bạn chỉ quan tâm đến một tháng hoặc một năm cụ thể, bạn có thể thực hiện bằng các hàm MONTH và YEAR. Đặt phạm vi có ngày ngay vào đó ( C1:C20 ) và chỉ định số tháng (hoặc năm) mà phạm vi phải bằng ( =1 ):
=FILTER(A1:E20,MONTH(C1:C20)=1)
Ví dụ 3. Ngày trước/sau
Để lấy dữ liệu trước hoặc sau ngày đã chỉ định, bạn sẽ cần DATE hàm và các toán tử so sánh như vậy càng lớnhơn (>), lớn hơn hoặc bằng (>=), nhỏ hơn (<), nhỏ hơn hoặc bằng (<=).
Dưới đây là các đơn đặt hàng đã nhận được vào và sau ngày 1 tháng 1 năm 2020:
=FILTER(A1:E20,D1:D20>=DATE(2020,1,1))
Tất nhiên, bạn có thể dễ dàng thay thế NGÀY bằng THÁNG hoặc NĂM tại đây. Kết quả sẽ không khác kết quả ở trên:
=FILTER(A1:E20,YEAR(D1:D20)>=2020)
Ví dụ 4. Thời gian
Khi lọc trên Google Trang tính theo thời gian, mũi khoan giống hệt như với ngày. Bạn sử dụng hàm TIME bổ sung.
Ví dụ: để chỉ nhận các ngày có dấu thời gian sau 2:00 chiều, công thức sẽ là:
=FILTER(A1:B10,A1:A10>TIME(14,0,0))
Tuy nhiên, khi sử dụng hàm HOUR (như với MONTH cho ngày tháng), trò chơi sẽ thay đổi một chút. Thời gian đủ phức tạp trong bảng tính, vì vậy, cần có một số điều chỉnh.
Để trả về tất cả các hàng có dấu thời gian trong khoảng từ 2:00 chiều đến 12:00 chiều , hãy làm điều này:
- Đính kèm phạm vi với dấu thời gian ( A1:A10 ) trong một hàm HOUR riêng biệt. Điều này sẽ cho biết vị trí cần tìm.
- Sau đó, thêm một hàm HOUR khác để tự đặt thời gian.
=FILTER(A1:B10,HOUR(A1:A10)>=HOUR("2:00:00 PM"))
Mẹo . Thấy rằng kết quả không bao gồm 12:41 PM ? Đó là vì bảng tính coi nó là 00:41 nhỏ hơn 2:00 .
Nếu bạn tìm thấy giải pháp tinh tế hơn, vui lòng chia sẻ giải pháp đó trong phần nhận xét bên dưới.
Cách lọc trong Google Trang tính bằng cách sử dụng tham chiếu ô
Mỗi khi bạn tạo bộ lọc Google Trang tínhcông thức, bạn cần nhập điều kiện như: một từ hay một phần của từ đó, ngày tháng, v.v. Trừ khi bạn quen thuộc với các tham chiếu ô.
Chúng làm cho nhiều thứ về công thức trở nên dễ dàng hơn. Vì thay vì nhập mọi thứ, bạn có thể chỉ cần tham chiếu đến các ô có điều kiện.
Hãy nhớ cách tôi tìm kiếm tất cả các đơn đặt hàng trễ? Tôi có thể nhanh chóng tham khảo E4 với dòng chữ Muộn để thực hiện tương tự:
=FILTER(A1:E20,E1:E20=E4)
Kết quả sẽ không khác chút nào:
Bạn có thể lặp lại điều này với tất cả các công thức đã nói ở trên. Ví dụ: tránh thêm nhiều hàm như NGÀY và chỉ tham chiếu đến ô có ngày quan tâm:
=FILTER(A1:E20,C1:C20=C15)
Mẹo. Tham chiếu ô cũng cho phép bạn lọc từ một trang tính khác. Bạn chỉ cần mang tên trang tính:
=FILTER(Orders!A1:E20,Orders!C1:C20=Orders!C15)
Công thức LỌC Google Trang tính với nhiều tiêu chí
Mặc dù trước đây tôi chủ yếu sử dụng một điều kiện trong tất cả các công thức lọc Google Trang tính, nhưng điều đó có nhiều khả năng hơn rằng bạn sẽ cần lọc một bảng theo một số điều kiện tại một thời điểm.
Ví dụ 1. IS GIỮA logic
Để tìm tất cả các hàng nằm giữa hai số/ngày/thời gian, tùy chọn các đối số của hàm sẽ hữu ích — điều kiện2 , điều kiện3 , v.v. Mỗi lần, bạn chỉ cần sao chép cùng một phạm vi nhưng với một điều kiện mới.
Nghe này, tôi Tôi sẽ chỉ trả lại những đơn đặt hàng có chi phí cho tôi trên 250 đô la nhưng ít hơn 350 đô la:
=FILTER(A1:E20,B1:B20>=250,B1:B20<350)
Ví dụ 2. logic OR trongChức năng LỌC của Google Trang tính
Thật không may, để lấy tất cả các hàng chứa các bản ghi khác nhau trong một cột quan tâm, cách trước đây sẽ không thực hiện được. Vậy làm cách nào để tôi có thể kiểm tra tất cả các đơn đặt hàng đang được thực hiện và bị trễ?
Nếu tôi thử phương pháp trước đó và nhập từng trạng thái đơn đặt hàng vào một điều kiện riêng biệt, tôi sẽ gặp lỗi #N/A:
Vì vậy, để đặt chính xác logic OR trong hàm FILTER, tôi nên tính tổng hai tiêu chí này trong một điều kiện:
=FILTER(A1:E20,(E1:E20="Late")+(E1:E20="On the way"))
Thêm bộ lọc vào Google Trang tính cho nhiều cột
Điều thậm chí còn có khả năng hơn việc áp dụng một vài điều kiện cho một cột là tạo bộ lọc trong Google Trang tính cho nhiều cột.
Các đối số đều giống nhau. Tuy nhiên, mỗi phần mới của công thức yêu cầu một phạm vi mới với tiêu chí riêng.
Hãy thử và đặt hàm FILTER trong Google Trang tính trả về các đơn đặt hàng tuân theo tất cả các quy tắc sau:
- Chúng phải có giá trị $200-400:
A1:E20,B1:B20>=200,B1:B20<=400 - Đến hạn vào tháng 1 năm 2020:
MONTH(C1:C20)=1 - Và vẫn đang trên đường phát hành:
E1:E20="on the way"
Đặt tất cả các phần này lại với nhau và công thức lọc Google Trang tính của bạn cho nhiều cột đã sẵn sàng:
=FILTER(A1:E20,B1:B20>=200,B1:B20<=400,MONTH(C1:C20)=1,E1:E20="on the way")
Cách không cần công thức cho bộ lọc Google Trang tính nâng cao
Chức năng FILTER rất tuyệt vời nhưng đôi khi nó có thể quá nhiều. Theo dõi tất cả các đối số, dấu phân cách, hàm lồng nhau và những thứ khác có thể cực kỳ khó hiểu và tốn thời giantiêu tốn.
May mắn thay, chúng tôi có một giải pháp tốt hơn vượt qua cả chức năng LỌC của Google Trang tính và công cụ tiêu chuẩn của họ — Nhiều kết quả VLOOKUP phù hợp.
Đừng bối rối với cái tên của nó. Nó giống với chức năng VLOOKUP của Google Trang tính vì nó tìm kiếm các kết quả khớp. Giống như hàm FILTER. Như tôi đã làm ở trên.
Dưới đây là 5 ưu điểm chính của công cụ so với chức năng LỌC của Google Trang tính:
- Bạn đã thắng không phải suy nghĩ về toán tử cho các điều kiện khác nhau — chỉ cần chọn một từ danh sách:
Tôi thực sự khuyến khích bạn cài đặt Multiple VLOOKUP So khớp và dùng thử. Để xem kỹ hơn các tùy chọn của nó, hãy truy cập trang hướng dẫn của nó hoặc xem video hướng dẫn đặc biệt:
