کیا آپ اپنی ورک بک کو غیر متوقع کمپیوٹر کریش یا پاور فیل ہونے سے بچانا چاہتے ہیں؟ یہ مضمون بتاتا ہے کہ غیر محفوظ شدہ فائلوں کو کیسے بازیافت کیا جائے اور Excel 2010 - 365 میں اپنی ورک بک کے پچھلے ورژن کیسے بحال کیے جائیں۔ آپ اپنے کمپیوٹر یا کلاؤڈ میں فائل بیک اپ کے مختلف طریقے بھی سیکھیں گے۔

ذرا تصور کریں کہ آپ ایکسل میں ایک انتہائی اہم دستاویز پر کچھ گھنٹوں سے کام کر رہے ہیں، ایک بہت ہی پیچیدہ گراف بنا رہے ہیں، اور پھر… افوہ! ایکسل کریش ہو گیا، بجلی چلی گئی یا آپ نے غلطی سے فائل کو محفوظ کیے بغیر بند کر دیا۔ یہ مایوس کن ہے، لیکن اس کے بارے میں اتنا کم نہ ہوں - آپ اپنی غیر محفوظ شدہ دستاویز کو آسانی سے بازیافت کر سکتے ہیں۔

اس سے بدترین کیا ہو سکتا ہے؟ ورک بک پر کام کرتے ہوئے آپ کو پتہ چلا کہ آپ نے تقریباً ایک گھنٹہ پہلے غلطی کی ہے، اس وقت سے آپ نے پہلے ہی بہت سی تبدیلیاں کی ہیں اور کالعدم کرنا کوئی آپشن نہیں ہے۔ اگر آپ جاننا چاہتے ہیں کہ اوور رائٹ شدہ Excel فائل کو کیسے بازیافت کیا جائے تو آگے بڑھیں اور اس مضمون کو پڑھیں۔

Excel AutoSave اور AutoRecover

Excel ہمیں ایسی اچھی خصوصیات فراہم کرتا ہے جیسے آٹو سیو اور آٹو ریکور ۔ اگر وہ فعال ہیں، تو آپ کے لیے غیر محفوظ شدہ فائلوں کو بازیافت کرنے اور پچھلے ورژن کو بحال کرنے میں کوئی مسئلہ نہیں ہوگا۔ لیکن یہ دونوں خصوصیات اکثر غلط سمجھی جاتی ہیں، اس لیے پہلے تو آئیے اس کی وضاحت کرتے ہیں کہ ان کا کیا مطلب ہے۔

Excel AutoSave ایک ایسا ٹول ہے جو ایک نئی دستاویز کو خود بخود محفوظ کرتا ہے جسے آپ نے ابھی بنایا ہے، لیکن ابھی تک محفوظ نہیں ہے۔ یہ آپ کو کھونے سے بچنے میں مدد کرتا ہے۔کمپیوٹر کریش یا پاور فیل ہونے کی صورت میں اہم ڈیٹا۔

Excel AutoRecover حادثاتی طور پر بند ہونے یا کریش ہونے کے بعد غیر محفوظ شدہ فائلوں کو بازیافت کرنے میں آپ کی مدد کرتا ہے۔ یہ آپ کو آخری محفوظ شدہ ورژن پر بحال کرنے کی اجازت دیتا ہے جو اگلی بار ایکسل شروع کرنے پر دستاویزی بازیافت پین میں ظاہر ہوتا ہے۔

نوٹ۔ آٹو ریکور فیچر صرف ایکسل ورک بک پر کام کرتا ہے جو کم از کم ایک بار محفوظ کی گئی ہیں۔ اگر آپ کمپیوٹر کے کریش ہونے سے پہلے کبھی بھی کسی دستاویز کو محفوظ نہیں کرتے ہیں، تو دستاویز کی بازیافت کا پین ایکسل میں ظاہر نہیں ہوگا۔

خوش قسمتی سے، خود کار طریقے سے محفوظ کرنے اور فائلوں کو خود بخود بازیافت کرنے کے اختیارات Excel میں بطور ڈیفالٹ آن ہوتے ہیں۔ اگر آپ کو یقین نہیں ہے تو آپ انہیں آسانی سے چیک کر سکتے ہیں۔

ایکسل میں آٹو سیو (آٹو ریکور) کی ترتیبات کو کیسے ترتیب دیں:

1. فائل پر جائیں ٹیب کریں اور فائل مینو سے اختیارات کو منتخب کریں
2. ایکسل آپشنز کے بائیں ہاتھ کے پین پر محفوظ کریں پر کلک کریں۔ ڈائیلاگ۔
3. اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر X منٹ میں خودکار بازیافت کی معلومات محفوظ کریں اور آخری خودکار محفوظ شدہ ورژن رکھیں اگر میں محفوظ کیے بغیر بند کروں کو نشان زد کیا گیا ہے۔

بطور ڈیفالٹ آٹو ریکور فیچر آپ کی ورک بک میں ہر 10 منٹ میں تبدیلیاں خود بخود محفوظ کرنے کے لیے سیٹ کیا جاتا ہے۔ آپ اپنی پسند کے مطابق اس وقفہ کو کم یا لمبا کر سکتے ہیں۔ یہاں آپ Excel AutoRecover فائل کا مقام بھی تبدیل کر سکتے ہیں اور AutoRecover کے استثناء کی وضاحت کر سکتے ہیں۔

ٹپ۔ اگر آپ اس معاملے میں زیادہ محفوظ رہنا چاہتے ہیں۔حادثے یا بجلی کی خرابی، آپ کو معلومات کی بچت کے لیے وقت کا وقفہ کم کرنا چاہیے۔ دستاویز کو جتنی زیادہ کثرت سے محفوظ کیا جائے گا، آپ کے پاس جتنے زیادہ ورژن ہوں گے، تمام تبدیلیاں واپس حاصل کرنے کے امکانات اتنے ہی زیادہ ہوں گے۔

اب جب ایکسل کو آپ کے دستاویزات کو خودکار طور پر محفوظ کرنے اور خود بخود بازیافت کرنے کے لیے ترتیب دیا گیا ہے، تو کچھ غلط ہونے پر آپ آسانی سے فائل کو بحال کر لیں گے۔ مزید اس آرٹیکل میں آپ جان سکیں گے کہ آپ نے جو نئی فائلیں ابھی بنائی ہیں اور جو آپ نے پہلے ہی محفوظ کر رکھی ہیں ان کو کیسے بازیافت کریں۔

غیر محفوظ شدہ Excel فائلوں کو کیسے بازیافت کریں

فرض کریں کہ آپ ایکسل میں ایک نئی دستاویز پر کام کر رہے ہیں اور پروگرام غیر متوقع طور پر لاک ہو جاتا ہے۔ چند سیکنڈ میں آپ کو احساس ہو جائے گا کہ آپ نے ورک بک کو محفوظ نہیں کیا ہے۔ گھبرائیں نہیں اور ذیل میں دریافت کریں کہ غیر محفوظ شدہ فائل کو کیسے بازیافت کریں۔

1. FILE -> کھولیں۔
2. منتخب کریں حالیہ ورک بکس ۔

نوٹ۔ آپ فائل - > معلومات، پر بھی جا سکتے ہیں ورک بکس کا نظم کریں ڈراپ ڈاؤن کھولیں اور مینو سے غیر محفوظ شدہ ورک بکس بازیافت کریں کو منتخب کریں۔ .

دستاویز ایکسل میں کھلے گی اور پروگرام آپ کو اسے محفوظ کرنے کا اشارہ کرے گا۔ اپنی ورک شیٹ کے اوپر پیلے رنگ کے بار میں Save As بٹن پر کلک کریں اور فائل کو محفوظ کریںمطلوبہ مقام۔

اوور رائٹ شدہ ایکسل فائلوں کو بازیافت کریں

ایکسل 2010 اور بعد میں نہ صرف غیر محفوظ شدہ ورک بکس کو بحال کرنا بلکہ بازیافت کرنا بھی ممکن بناتا ہے۔ آپ کی دستاویز کے پچھلے ورژن۔ یہ خاص طور پر مددگار ثابت ہوتا ہے جب آپ کوئی ایسی غلطی کرتے ہیں جسے آپ کالعدم نہیں کر سکتے، یا جب آپ یہ دیکھنا چاہتے ہیں کہ چند منٹ پہلے دستاویز کیسی لگ رہی تھی۔ اوور رائٹ شدہ ایکسل فائل کو بازیافت کرنے کا طریقہ ذیل میں دیکھیں:

FILE ٹیب پر کلک کریں اور بائیں ہاتھ کے پین پر معلومات کو منتخب کریں۔ ورژنز کا نظم کریں بٹن کے آگے آپ کو اپنی دستاویز کے تمام خودکار محفوظ شدہ ورژن نظر آئیں گے۔

ایکسل مخصوص وقفوں پر ورک بک کے ورژنز کو خود بخود محفوظ کرتا ہے، لیکن صرف اس صورت میں جب آپ نے ان وقفوں کے درمیان اپنی اسپریڈشیٹ میں تبدیلیاں کی ہوں۔ ہر ورژن کے نام میں تاریخ، وقت اور " (آٹو سیو) " نوٹ ہوتا ہے۔ جب آپ ان میں سے کسی پر کلک کریں گے، تو یہ آپ کی ورک بک کے سب سے حالیہ ورژن کے ساتھ کھل جائے گا تاکہ آپ ان کا موازنہ کر سکیں اور تمام تبدیلیاں دیکھ سکیں۔

اگر پروگرام غلط طریقے سے بند ہوا، تو آخری خودکار محفوظ شدہ فائل پر اس کا لیبل لگا ہوا ہے۔ الفاظ (جب میں نے محفوظ کیے بغیر بند کیا) ۔

جب آپ اس فائل کو Excel میں کھولیں گے، تو آپ کو اپنی ورک شیٹ کے اوپر پیغام ملے گا۔ ورک بک کے نئے غیر محفوظ شدہ ورژن پر واپس جانے کے لیے پیلے بار میں موجود بحال کریں بٹن پر کلک کریں۔

نوٹ۔ جب آپ اسے بند کرتے ہیں تو ایکسل پہلے سے خود محفوظ شدہ تمام ورژنز کو حذف کر دیتا ہے۔دستاویز اگر آپ پچھلے ورژن کو دوبارہ دیکھنا چاہتے ہیں تو بہتر ہے کہ آپ اپنے ڈیٹا کی بیک اپ کاپی بنائیں۔ 6 بیک اپ کاپی محفوظ کرنا آپ کے کام کی حفاظت کر سکتا ہے اگر آپ غلطی سے ایسی تبدیلیاں محفوظ کر لیتے ہیں جو آپ اصل فائل کو رکھنا یا حذف نہیں کرنا چاہتے ہیں۔ نتیجے کے طور پر، آپ کے پاس اصل ورک بک میں موجودہ محفوظ کردہ معلومات اور بیک اپ کاپی میں پہلے سے محفوظ کردہ تمام معلومات موجود ہوں گی۔

اگرچہ یہ خصوصیت بہت مددگار ہے، لیکن اسے Excel میں تلاش کرنا کافی مشکل ہے۔ تو آئیے اب مل کر کریں:

1. FILE پر جائیں - > Save As ۔
2. کمپیوٹر<2 کو منتخب کریں> اور براؤز کریں بٹن پر کلک کریں۔

اب آپ اپنی فائل کا نام تبدیل کر سکتے ہیں اور اسے محفوظ کرنے کے لیے مطلوبہ مقام کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ Excel اسی فولڈر میں دستاویز کی بیک اپ کاپی بنائے گا۔

نوٹ۔ ایک بیک اپ کاپی مختلف .xlk فائل ایکسٹینشن کے ساتھ محفوظ کی جاتی ہے۔ جب آپ اسے کھولیں گے، ایکسل آپ سے اس بات کی تصدیق کرنے کو کہے گا۔واقعی اس ورک بک کو کھولنا چاہتے ہیں۔ بس ہاں پر کلک کریں اور آپ اپنی اسپریڈشیٹ کے پچھلے ورژن کو بحال کر سکتے ہیں۔

ایکسل میں ٹائم اسٹیمپڈ بیک اپ ورژن بنائیں

اب آپ جانتے ہیں کہ کیسے ایکسل آٹو بیک اپ آپشن کو فعال کرنے کے لیے۔ تاہم، جب بھی آپ کسی ورک بک کو محفوظ کرتے ہیں، ایک نئی بیک اپ کاپی موجودہ کی جگہ لے لے گی۔ اگر آپ پہلے ہی کئی بار دستاویز کو محفوظ کر چکے ہیں تو آپ پرانے ورژن پر واپس کیسے جا سکتے ہیں؟ اسے آسان بنائیں - آپ کے پاس اس صورتحال سے نکلنے کے کم از کم دو راستے ہیں۔

پہلا یہ ہے کہ ASAP یوٹیلٹیز کا استعمال کریں۔ وہ فائل کو محفوظ کریں اور بیک اپ بنائیں ٹول پیش کرتے ہیں جو آپ کی دستاویز کے متعدد بیک اپ ورژن بنانے میں مدد کرتا ہے۔ ایک بار جب آپ ایکسل میں ان یوٹیلیٹیز کو انسٹال کر لیتے ہیں، تو آپ اپنی ورک بک کو محفوظ کرنے اور خود بخود بیک اپ کاپی بنانے کے لیے ایک خاص کی بورڈ شارٹ کٹ استعمال کر سکتے ہیں۔ ہر ورژن میں فائل کے نام میں ایک ٹائم اسٹیمپ ہوتا ہے، لہذا آپ اس کی تخلیق کی تاریخ اور وقت کے مطابق ضروری کاپی آسانی سے تلاش کر سکتے ہیں۔

اگر آپ VBA کے ساتھ آرام دہ ہیں، تو آپ ایک خاص Excel AutoSave میکرو استعمال کر سکتے ہیں۔ اپنی فائلوں کا بیک اپ بنائیں۔ بس اسے اس مضمون سے کاپی کریں اور کوڈ ماڈیول میں چسپاں کریں۔ آپ صرف ایک سادہ شارٹ کٹ دبا کر جتنی چاہیں بیک اپ کاپیاں بنا سکتے ہیں۔ یہ آپ کی ورک بک کے پہلے سے محفوظ کردہ ورژن کو بحال کرے گا اور کسی پرانی بیک اپ فائل کو اوور رائٹ نہیں کرے گا۔ ہر کاپی بیک اپ کی تاریخ اور وقت کے ساتھ نشان زد ہوتی ہے۔

اگر آپ نے فائل کی کاپیاں پہلے Excel ورژن میں محفوظ کی ہیں،آپ کو غلطی کا سامنا کرنا پڑ سکتا ہے "فائل خراب ہے اور کھولی نہیں جا سکتی"۔ اس مضمون میں اس مسئلے کا حل دیکھیں۔

ایکسل فائلوں کا کلاؤڈ پر بیک اپ لیں

ان لوگوں کے لیے جو اپنے دستاویزات کو محفوظ کرنے کے لیے کلاؤڈ سٹوریج کی خدمات استعمال کرتے ہیں، اوور رائٹ شدہ Excel فائلوں کو دوبارہ حاصل کرنا کوئی فائدہ نہیں ہوگا۔ بالکل مسئلہ۔

آئیے مائیکروسافٹ کے سٹوریج آپشن OneDrive کو قریب سے دیکھتے ہیں۔ اس کی سب سے بڑی طاقت یہ ہے کہ OneDrive کا آفس کے ساتھ گہرا تعلق ہے۔ مثال کے طور پر، آپ اپنے ایکسل سے ہی OneDrive دستاویزات کو تیزی سے کھول اور محفوظ کر سکتے ہیں۔ OneDrive اور Excel کام کی کتابوں کو تیزی سے مطابقت پذیر بنانے کے لیے مل کر کام کرتے ہیں اور آپ کو ایک ہی وقت میں مشترکہ دستاویزات پر دوسرے لوگوں کے ساتھ کام کرنے دیتے ہیں۔

جب آپ یا آپ کا ساتھی کسی دستاویز میں تبدیلیاں کرتے ہیں، تو OneDrive ورژنز کو خود بخود ٹریک کرتا ہے، لہذا آپ کو ایک ہی دستاویز کی متعدد کاپیاں ذخیرہ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ OneDrive کے ورژن کی سرگزشت کے ساتھ آپ فائل کے پہلے ورژن دیکھ سکیں گے، آپ کو معلوم ہوگا کہ دستاویز میں کب ترمیم کی گئی تھی اور کس نے تبدیلیاں کی تھیں۔ اگر ضروری ہو تو آپ پچھلے ورژن میں سے کسی کو بھی بحال کر سکتے ہیں۔

ایک اور بہت مشہور کلاؤڈ اسٹوریج سروس ڈراپ باکس ہے۔ یہ پچھلے 30 دنوں میں آپ کے ڈراپ باکس فولڈر میں ہونے والی ہر تبدیلی کے سنیپ شاٹس رکھتا ہے۔ لہذا یہاں تک کہ اگر آپ نے کوئی خراب تبدیلی محفوظ کی ہے، یا اگر فائل کو نقصان پہنچا یا حذف کردیا گیا ہے، تو آپ صرف چند کلکس کے ساتھ دستاویز کو پرانے ورژن میں بحال کرسکتے ہیں۔ ڈراپ باکس مائیکروسافٹ آفس کے ساتھ اتنا قریب سے کام نہیں کرتا ہے۔OneDrive، لیکن یہ اتنا آسان ہے کہ ہر کوئی اس میں مہارت حاصل کر سکتا ہے۔

اب آپ غیر محفوظ شدہ فائلوں کو بازیافت کرنے اور Excel میں اپنی ورک بک کی بیک اپ کاپی بنانے کے مختلف طریقے جانتے ہیں۔ اور مجھے امید ہے کہ آپ اگلی بار جب آپ کا کمپیوٹر کریش ہو جائے گا یا بجلی چلی جائے گی تو آپ گھبراہٹ کا بٹن نہیں دبائیں گے۔