У посібнику пояснюється, що таке ім'я в Excel і як визначити ім'я для комірки, діапазону, константи або формули. Ви також дізнаєтеся, як редагувати, фільтрувати і видаляти визначені імена в Excel.

Імена в Excel - парадоксальна річ: будучи однією з найбільш корисних функцій, вони часто вважаються безглуздими або занудними. Причина в тому, що дуже мало користувачів розуміють суть імен в Excel. Цей урок не тільки навчить вас створювати іменований діапазон в Excel, але також покаже, як використовувати цю функцію, щоб зробити ваші формули набагато простішими для написання, читання і повторного використання.

Що означає ім'я в Excel?

У повсякденному житті імена широко використовуються для позначення людей, предметів і географічних об'єктів. Наприклад, замість того, щоб сказати "місто, що лежить на 40,7128° північної широти і 74,0059° західної довготи", ви просто говорите "Нью-Йорк".

Аналогічно, в Microsoft Excel ви можете дати людську назву окремій комірці або діапазону комірок і посилатися на ці комірки за назвою, а не за посиланням.

Наприклад, щоб знайти загальну суму продажів (B2:B10) для конкретного товару (E1), можна скористатися наступною формулою:

=SUMIF($A$2:$A$10, $E$1, $B$2:$B$10)

Або ви можете дати осмислені імена діапазонам і окремим клітинкам і підставити ці імена у формулу:

=SUMIF(items_list, item, sales)

Дивлячись на скріншот нижче, яку з двох формул Вам легше зрозуміти?

Типи імен Excel

У Microsoft Excel можна створювати і використовувати два типи імен:

Визначена назва - ім'я, яке стосується однієї клітинки, діапазону клітинок, постійного значення або формули. Наприклад, коли ви визначаєте ім'я для діапазону клітинок, воно називається названий діапазон або визначений діапазон Саме ці імена є темою сьогоднішньої лекції.

Назва таблиці - ім'я таблиці Excel, яке створюється автоматично при вставці таблиці на аркуш (Ctrl + T). Для отримання додаткової інформації про таблиці Excel див. розділ Як створити та використовувати таблицю в Excel.

Як створити іменований діапазон в Excel

Загалом, існує 3 способи визначення імені в Excel: Поле для введення імені , Визначити ім'я та Менеджер імен Excel .

Введіть ім'я в поле "Ім'я

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Поле для введення імені в Excel є найшвидшим способом створення іменованого діапазону:

1. Виділіть комірку або діапазон комірок, яким потрібно дати ім'я.
2. Введіть ім'я в поле Поле "Ім'я .
3. Натиснути клавішу Enter.

Вуаля, створено новий діапазон з іменем Excel!

Створіть ім'я за допомогою опції "Визначити ім'я

Ще один спосіб зробити іменований діапазон в Excel такий:

1. Виділіть комірку(и).
2. Про це йдеться на Формули у вкладці Визначення імен у групі, натисніть на кнопку Визначити ім'я кнопку.
3. В рамках проекту Нова назва вкажіть три речі:
   • В рамках проекту Ім'я та прізвище введіть назву діапазону.
   • В рамках проекту Сфера застосування випадаючому списку, встановіть область видимості імені ( Робочий зошит за замовчуванням).
   • В рамках проекту Відноситься до перевірте посилання та за потреби виправте його.
4. Натисніть ГАРАЗД. для збереження змін та закриття діалогового вікна.

Примітка. За замовчуванням Excel створює ім'я з абсолютні посилання Якщо ви бажаєте мати діапазон з відносним іменем, видаліть знак $ з посилання (перед цим переконайтеся, що ви повністю розумієте, як відносні імена поводяться на робочих аркушах).

У порівнянні з попереднім методом, при використанні Визначити ім'я в Excel займає кілька додаткових кліків, але він також надає кілька додаткових опцій, таких як встановлення діапазону імені та додавання коментаря, який пояснює щось про ім'я. Крім того, в Excel є функція Визначити ім'я дозволяє створити ім'я для константи або формули.

Створення іменованого діапазону за допомогою Диспетчера імен Excel

Зазвичай Диспетчер імен в Excel використовується для роботи з уже існуючими іменами, але з його допомогою можна створити і нове ім'я. Ось як це зробити:

1. Перейдіть на сторінку Формули вкладка> Визначені назви групу, натисніть Ім'я менеджера Або просто натисніть Ctrl + F3 (я віддаю перевагу цьому способу).
2. У верхньому лівому кутку сторінки Ім'я менеджера діалогового вікна, натисніть кнопку Новий... кнопку:

   

3. Це дозволить відкрити Нова назва діалогове вікно, в якому ви налаштовуєте ім'я, як це було продемонстровано в попередньому розділі.

Порада. Щоб швидко протестувати новостворене ім'я, виберіть його в розділі Поле для введення імені Як тільки ви відпустите мишу, діапазон на робочому аркуші буде виділено.

Як створити ім'я в Excel для константи

Крім іменованих діапазонів, Microsoft Excel дозволяє визначити ім'я без посилання на комірку, яке буде працювати як іменована константа Щоб створити таке ім'я, скористайтеся функцією "Визначення імені в Excel" або "Диспетчером імен", як описано вище.

Наприклад, ви можете зробити ім'я на кшталт USD_EUR (курс долара до євро) і присвоїти йому фіксоване значення. Для цього введіть значення, перед яким стоїть знак рівності (=), в поле Відноситься до галузі наприклад, =0,93:

І тепер ви можете використовувати цю назву будь-де у своїх формулах для конвертації USD в EUR:

Як тільки змінюється курс, ви оновлюєте значення лише в одному центральному місці, і всі ваші формули перераховуються в один крок!

Як визначити ім'я для формули

Аналогічним чином можна дати ім'я формулі Excel, наприклад, та, що повертає кількість непорожніх клітинок у стовпці А, за винятком рядка заголовка (-1):

=COUNTA(Лист5!$A:$A)-1

Примітка: Якщо формула посилається на будь-які комірки поточного аркуша, не потрібно включати ім'я аркуша в посилання, Excel зробить це за вас автоматично. Якщо ви посилаєтеся на комірку або діапазон на іншому аркуші, додайте ім'я аркуша з наступним знаком оклику перед посиланням на комірку/діапазон (як у наведеному вище прикладі формули).

Тепер, коли Ви захочете дізнатися, скільки елементів у стовпчику A на аркуші 5, не враховуючи заголовка стовпчика, просто введіть знак рівності, а потім назву формули в будь-яку комірку, як це зроблено нижче: =Items_count

Як назвати стовпці в Excel (назви з виділення)

Якщо ваші дані розташовані в табличній формі, ви можете швидко створити назви для кожна колонка та/або ряд на основі їхніх етикеток:

1. Виділіть всю таблицю, включаючи заголовки стовпців і рядків.
2. Перейдіть на сторінку Формули вкладка> Визначення імен і натисніть кнопку Створити з виділення Або натисніть комбінацію клавіш Ctrl + Shift + F3.
3. У будь-якому випадку, в Створення назв з виділення Виділяється стовпець або рядок із заголовками, або обидва, і натискається кнопка ГАРАЗД. .

У цьому прикладі ми маємо заголовки у верхньому рядку та лівому стовпчику, тому обираємо ці два варіанти:

В результаті Excel створить 7 іменованих діапазонів, автоматично підбираючи назви із заголовків:

• Яблука , Банани , Лимони і Апельсини для рядів, і
• Ян , Лютий і Березень для колон.

Примітка: якщо між словами в заголовках є пробіли, то пробіли будуть замінені символами підкреслення (_).

Динамічний іменований діапазон Excel

У всіх попередніх прикладах ми мали справу з статичний іменовані діапазони, які завжди посилаються на ті самі клітинки, тобто вам доведеться оновлювати посилання на діапазон вручну щоразу, коли ви хочете додати нові дані до іменованого діапазону.

Якщо ви працюєте з розширюваними наборами даних, доцільно створити динамічний іменований діапазон, який автоматично вміщує нові додані дані.

З детальною інструкцією щодо створення динамічного іменованого діапазону в Excel можна ознайомитися тут:

• Формула OFFSET Excel для створення динамічного діапазону
• Формула INDEX для створення динамічного діапазону

Правила іменування в Excel

При створенні назви в Excel слід пам'ятати кілька правил:

• Ім'я у форматі Excel не повинно перевищувати 255 символів.
• Імена в Excel не можуть містити пробілів і більшості розділових знаків.
• Ім'я повинно починатися з літери, символу підкреслення (_) або зворотної косої риски (\). Якщо ім'я починається з чогось іншого, Excel видасть помилку.
• Імена в Excel не залежать від регістру, наприклад, "Яблука", "apples" і "APPLES" будуть розглядатися як одне і те ж ім'я.
• Діапазони не можна називати як посилання на комірки, тобто не можна дати діапазону ім'я "А1" або "АА1".
• Для позначення діапазону можна використовувати одну літеру, наприклад, "a", "b", "D" і т.д., за винятком літер "r" "R", "c" і "C" (ці символи використовуються як ярлики для виділення рядка або стовпця для поточно виділеної комірки при введенні їх в поле "Виділення Ім'я та прізвище Коробка ).

Діапазон імен Excel

З точки зору імен Excel, область видимості - це місце розташування або рівень, в межах якого розпізнається ім'я. Вона може бути будь-якою:

• Конкретний робочий аркуш - рівень локального робочого аркуша
• Робочий зошит - рівень глобальної робочої книги

Назви рівнів робочого аркуша

Ім'я на рівні аркуша розпізнається в межах аркуша, на якому воно розташоване. Наприклад, якщо створити іменований діапазон і встановити його діапазон у значення Аркуш1 він буде визнаний лише в Аркуш1 .

Щоб мати можливість використовувати ім'я на рівні аркуша в інший робочий аркуш до імені аркуша необхідно додати знак оклику (!), наприклад, таким чином:

Лист1!список_елементів

Посилатися на рівень робочого аркуша ім'я в інший робочий зошит у квадратних дужках слід також зазначити назву робочої книги:

[Продажі.xlsx]Лист1!перелік_товарів

Якщо ім'я аркуша або ім'я книги містить місця вони повинні бути взяті в одинарні лапки:

'[Продажі 2017.xlsx]Аркуш1'! список_позицій

Назви рівнів робочої книги

Ім'я на рівні книги розпізнається в межах всієї книги, і ви можете посилатися на нього просто по імені з будь-якого аркуша в тій же книзі.

Використання імені на рівні робочої книги в інший робочий зошит перед іменем вказується ім'я робочої книги (включаючи розширення), після якого ставиться знак оклику:

Book1.xlsx!items_list

Пріоритет сфери застосування

Визначене ім'я повинно бути унікальний Ви можете використовувати одне і те ж ім'я в різних областях, але це може призвести до конфлікту імен. Щоб цього не сталося, за замовчуванням, за замовчуванням, в рівень робочого аркуша має пріоритет понад рівень робочої книги.

Якщо є кілька однаково названих діапазонів з різними діапазонами, і ви хочете використовувати ім'я рівня робочої книги, додайте до цього імені ім'я робочої книги, як якщо б ви посилалися на ім'я в іншій робочій книзі, наприклад Book1.xlsx!data Таким чином, конфлікт імен можна подолати для всіх аркушів, крім першого, який завжди використовує локальне ім'я на рівні аркуша.

Excel Name Manager - швидкий спосіб редагування, видалення та фільтрації імен

Як випливає з назви, Диспетчер імен Excel спеціально розроблений для управління іменами: змінювати, фільтрувати або видаляти існуючі імена, а також створювати нові.

Потрапити до Диспетчера імен в Excel можна двома способами:

• Про це йдеться на Формули у вкладці Визначення імен у групі, натисніть на кнопку Ім'я менеджера

  

• Натисніть комбінацію клавіш Ctrl + F3.

У будь-якому випадку, в Ім'я менеджера відкриється діалогове вікно, що дозволяє відразу побачити всі імена в поточній робочій книзі. Тепер ви можете вибрати ім'я, з яким хочете працювати, і натиснути одну з 3 кнопок у верхній частині вікна, щоб виконати відповідну дію: редагувати, видалити або відфільтрувати.

Як відредагувати іменований діапазон в Excel

Щоб змінити існуюче ім'я файлу Excel, відкрийте вікно Ім'я менеджера виберіть ім'я та натисніть кнопку Редагувати... Кнопка відкриє вікно Редагувати назву діалогове вікно, в якому можна змінити назву та посилання. Область застосування назви змінити не можна.

До редагувати посилання на ім'я для цього не потрібно відкривати Редагувати назву Просто виберіть назву, яка вас цікавить, у діалоговому вікні Excel Ім'я менеджера і введіть нове посилання безпосередньо в поле Відноситься до або натисніть кнопку праворуч і виберіть потрібний діапазон на аркуші. Після того, як ви натиснете кнопку Закрити Excel запитає, чи потрібно зберегти зміни, і ви натискаєте кнопку Так .

Порада. Спроба перейти по довгому посиланню або формулі в Відноситься до клавішами зі стрілками, швидше за все, призведе до дуже неприємних наслідків. Щоб переміщатися в межах цього поля, не порушуючи посилання, натисніть клавішу F2 для переходу з режиму введення в режим редагування.

Як відфільтрувати імена в Excel

Якщо в певній книзі багато імен, натисніть кнопку Фільтр у верхньому правому куті вікна Диспетчера імен Excel, щоб переглянути тільки актуальні на даний момент імена. Доступні наступні фільтри:

• Імена, що охоплюють аркуш або книгу
• Назви з помилками та без них
• Визначені імена або назви таблиць

Як видалити іменований діапазон в Excel

До видалити іменований діапазон виберіть його у вікні Ім'я менеджера і натисніть кнопку Видалити вгорі.

До видалити кілька імен клацніть перше ім'я, потім натисніть клавішу Ctrl і утримуйте її, клацаючи інші імена, які ви хочете видалити. Потім натисніть кнопку Видалити і всі вибрані імена будуть видалені одним махом.

До видалити всі визначені імена у робочій книзі виділіть у списку прізвище, натисніть і утримуйте клавішу Shift, а потім клацніть прізвище. Відпустіть клавішу Shift і клацніть Видалити .

Як видалити визначені імена з помилками

Якщо у вас є кілька невірних назв з помилками в посиланнях, натисніть кнопку Фільтр кнопку>; Імена з помилками щоб відфільтрувати їх:

Після цього виділіть всі відфільтровані назви, як описано вище (з натиснутою клавішею Shift), і натисніть кнопку Видалити кнопку.

Примітка: якщо у формулах використовуються будь-які ваші імена в Excel, обов'язково оновіть формули перед видаленням імен, інакше ваші формули повертатимуть помилки #ІМ'Я?

Топ-5 переваг використання імен в Excel

Досі в цьому підручнику ми зосереджувалися в основному на практичних рекомендаціях, які охоплюють різні аспекти створення та використання іменованих діапазонів в Excel. Але вам може бути цікаво дізнатися, що такого особливого в іменах Excel, що робить їх вартими зусиль? Нижче наведено п'ять головних переваг використання визначених імен в Excel.

1. імена в Excel полегшують створення та читання формул

Вам не потрібно вводити складні посилання або ходити туди-сюди, вибираючи діапазони на аркуші. Просто почніть вводити ім'я, яке ви хочете використовувати у формулі, і Excel покаже список відповідних імен для вибору. Двічі клацніть потрібне ім'я, і Excel відразу ж вставить його у формулу:

2. імена Excel дозволяють створювати розширювані формули

Використовуючи динамічні іменовані діапазони, ви можете створити "динамічну" формулу, яка автоматично включає нові дані в розрахунки без необхідності оновлювати кожне посилання вручну.

3. імена в Excel полегшують повторне використання формул

Імена в Excel значно спрощують копіювання формули на інший аркуш або перенесення формули в іншу книгу. Все, що вам потрібно зробити, це створити такі ж імена в цільовій книзі, скопіювати/вставити формулу як є, і вона відразу ж запрацює.

Порада: Щоб форма Excel не створювала нові імена "на льоту", копіюйте формулу як текст у рядку формул, а не копіюйте комірку з формулою.

4. іменовані полігони спрощують навігацію

Щоб швидко перейти до певного іменованого діапазону, просто клацніть його ім'я в полі Ім'я. Якщо іменований діапазон знаходиться на іншому аркуші, Excel автоматично переведе вас на цей аркуш.

Примітка. Динамічні іменовані діапазони не відображаються в Поле для введення імені в Excel. Щоб побачити динамічні діапазони , відкрийте Диспетчер імен Excel (Ctrl + F3), який показує повну інформацію про всі імена в робочій книзі, включаючи їх область застосування та посилання.

5. іменовані діапазони дозволяють створювати динамічні випадаючі списки

Щоб створити розширюваний і оновлюваний випадаючий список, спочатку зробіть динамічний іменований діапазон, а потім створіть список перевірки даних на основі цього діапазону. Детальну покрокову інструкцію можна знайти тут: Як створити динамічний випадаючий список в Excel.

Іменований діапазон Excel - поради та рекомендації

Тепер, коли ви знаєте основи створення та використання імен в Excel, дозвольте поділитися ще кількома порадами, які можуть виявитися корисними у вашій роботі.

Як отримати список всіх прізвищ у трудовій книжці

Щоб отримати більш відчутний список всіх прізвищ в поточній книзі, виконайте наступне:

1. Виберіть саму верхню комірку діапазону, де ви хочете, щоб з'явилися імена.
2. Перейдіть на сторінку Формули вкладка> Визначення імен групу, натисніть Використання у формулах , а потім натисніть Вставити імена... Або просто натисніть клавішу F3.
3. В рамках проекту Назви паст діалогове вікно, натисніть Перелік паст .

Це призведе до вставки всіх імен Excel разом з їх посиланнями на поточний аркуш, починаючи з вибраної комірки.

Абсолютні імена Excel проти відносних імен Excel

За замовчуванням імена в Excel поводяться як абсолютні посилання - прив'язані до конкретних комірок. Однак можна зробити іменований діапазон родич до положення активної комірки Відносні імена поводяться як відносні посилання - змінюються при переміщенні або копіюванні формули в іншу комірку.

Насправді, я не можу придумати жодної причини, по якій можна було б створити діапазон з відносним ім'ям, за винятком, можливо, випадків, коли діапазон складається з однієї клітинки. Як приклад, давайте створимо відносне ім'я, яке посилається на клітинку на один стовпець ліворуч від поточної клітинки, в тому ж рядку:

1. Виділіть комірку B1.
2. Натисніть Ctrl + F3, щоб відкрити Диспетчер імен Excel, і натисніть кнопку Новий...
3. В рамках проекту Ім'я та прізвище введіть потрібну назву, скажімо, item_left .
4. В рамках проекту Відноситься до коробки , тип =A1 .
5. Натисніть ГАРАЗД. .

Тепер давайте подивимося, що відбувається, коли ми використовуємо item_left ім'я у формулі, наприклад:

Де items_list відноситься до $A$2:$A$10 і продаж відноситься до $B$2:$B$10 в таблиці нижче.

Коли ви введете формулу в комірку E2, а потім скопіюєте її вниз по стовпцю, вона обчислить загальний обсяг продажів для кожного товару окремо, тому що item_left це ім'я родича і його посилання підлаштовується залежно від взаємного розташування стовпця і рядка, куди копіюється формула:

Як застосувати імена Excel до існуючих формул

Якщо ви визначили діапазони, які вже використовуються у ваших формулах, Excel не змінить посилання на відповідні імена автоматично. Однак, замість того, щоб замінювати посилання на імена вручну, ви можете попросити Excel зробити цю роботу за вас. Ось як це зробити:

1. Виберіть одну або декілька клітинок формул, які потрібно оновити.
2. Перейдіть на сторінку Формули вкладка> Визначення імен групу і натисніть Визначити ім'я > Застосувати імена...

   

3. В рамках проекту Застосувати імена клацніть на іменах, які потрібно застосувати, а потім натисніть кнопку ГАРАЗД. Якщо Excel може зіставити будь-яке з існуючих імен з посиланнями, що використовуються у ваших формулах, імена будуть підібрані для вас автоматично:

   

Додатково доступні ще дві опції (обрані за замовчуванням):

• Ігнорувати відносне/абсолютне значення - встановіть цей прапорець, якщо хочете, щоб Excel застосовував тільки імена з однаковим типом посилання: відносні посилання замінював відносними іменами, а абсолютні - абсолютними іменами.
• Використовуйте назви рядків і стовпців - якщо вибрано, Excel перейменує всі посилання на клітинки, які можна ідентифікувати як перетин іменованого рядка та іменованого стовпця. Щоб отримати додаткові параметри, натисніть кнопку Опції

Ярлики імен в Excel

Як це часто буває в Excel, найпопулярніші функції можна отримати кількома способами: через стрічку, контекстне меню та комбінації клавіш. Іменовані діапазони Excel не є винятком. Пропонуємо три корисні комбінації клавіш для роботи з іменами в Excel:

• Ctrl + F3, щоб відкрити Диспетчер імен Excel.
• Ctrl + Shift + F3 для створення іменованих діапазонів з виділення.
• F3, щоб отримати список всіх імен Excel в робочій книзі.

Помилки в іменах Excel (#REF та #NAME)

За замовчуванням Microsoft Excel робить все можливе, щоб зберегти визначені вами імена узгодженими та дійсними, автоматично коригуючи посилання на діапазон, коли ви вставляєте або видаляєте клітинки в межах існуючого іменованого діапазону. Наприклад, якщо ви створили іменований діапазон для клітинок A1:A10, а потім вставили новий рядок в будь-якому місці між рядками 1 і 10, посилання на діапазон зміниться на A1:A11. Аналогічно, якщо ви видалите будь-яку з клітинокклітинок від A1 до A10, ваш названий діапазон відповідно зменшиться.

Однак, якщо ви видалити всі комірки які складають діапазон з іменем Excel, ім'я стає недійсним і відображається #REF! помилка в Ім'я менеджера Така ж помилка з'явиться у формулі, що посилається на це ім'я:

Якщо формула посилається на неіснуюча назва (надруковано або видалено), про #NAME? помилка У будь-якому випадку, відкрийте Диспетчер імен Excel і перевірте правильність визначених вами імен (найшвидший спосіб - відфільтрувати імена з помилками).

Ось так створюються і використовуються імена в Excel. Дякую за прочитання і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!