У своєму попередньому блозі я описував різні способи пошуку та обробки дублікатів у вашій електронній таблиці. Але для того, щоб миттєво помітити їх, найкраще було б виділити їх кольором.

І сьогодні я постараюся охопити найбільш популярні для вас випадки. Ви будете виділяти дублікати в Google Sheets за допомогою не тільки умовного форматування (є різні формули, засновані на поширенні дублікатів у вашій таблиці), але і спеціального доповнення.

Виділення повторюваних комірок в одному стовпчику Google Таблиць

Почнемо з базового прикладу, коли у вас є лише один стовпець з повторюваними значеннями:

Порада. Сьогодні я буду використовувати умовне форматування в усіх, крім останнього, випадках. Якщо ви не знайомі з ним, познайомтеся з ним у цьому блозі.

Щоб виділити повторювані комірки в одному стовпчику Google Таблиць, відкрийте умовне форматування і встановіть наступні параметри:

1. застосувати правило до вашого діапазону комірок - A2:A10 на моєму прикладі
2. вибирати Індивідуальна формула у випадаючому списку з умовою та введіть наступну формулу:

   =COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1

   Примітка: знак долара стоїть поруч з літерою для A2 Це зроблено навмисно, щоб формула могла підрахувати кожну комірку зі стовпця A. Ви дізнаєтеся більше про посилання на комірки в цій статті.

3. виберіть будь-який колір з палітри Стиль форматування виділити ці дублікати
4. клацнути Зроблено.

Ця формула COUNTIF просканує ваш стовпець A і повідомить правилу, які записи з'являються більше одного разу. Всі ці повторювані клітинки будуть забарвлені відповідно до ваших налаштувань:

Порада. Про те, як порахувати клітинки за кольором в Google Таблицях, читайте в цій статті.

Виділення дублікатів у декількох стовпцях Google Таблиць

Може статися так, що значення, які повторюються, будуть знаходитися більш ніж в одному стовпчику:

Як тоді сканувати та виділяти дублікати у всіх 3 стовпчиках Google Таблиць? Також за допомогою умовного форматування. Процедура така ж, як описано вище, з деякими невеликими корективами:

1. вибрати A2:C10 як діапазон для зафарбовування повторюваних комірок в межах
2. змінити діапазон для Індивідуальна формула також:

   =COUNTIF($A$2:$C$10,A2)>1

   Примітка: Цього разу видаліть знак долара з A2. Це дозволить формулі підрахувати всі входження кожної комірки з таблиці, а не тільки з стовпчика A.

   Порада. Прочитайте цю статтю, щоб дізнатися більше про відносні, абсолютні та змішані посилання на клітинки.

3. оберіть колір у вікні Стиль форматування розрізати і влучити Зроблено.

На відміну від вищезгаданого COUNTIF, цей сканує всі 3 стовпці і підраховує, скільки разів кожне значення з таблиці з'являється у всіх стовпцях. Якщо більше одного разу, умовне форматування виділить ці повторювані комірки у вашій таблиці Google Sheets.

Виділіть весь рядок, якщо дублікати знаходяться в одному стовпчику

Далі йде випадок, коли ваша таблиця містить різні записи в кожному стовпчику. Але весь рядок в цій таблиці розглядається як один запис, один фрагмент інформації:

Як бачимо, в колонці Б є дублікати: макарони Я знаю, що це не так; приправа секції відбуваються двічі кожна.

У таких випадках, можливо, ви захочете розглядати всі ці рядки як дублікати. І, можливо, вам доведеться виділити ці повторювані рядки у вашій електронній таблиці Google.

Якщо це саме те, для чого ви тут, переконайтеся, що ви встановили їх для свого умовного форматування:

1. Застосувати правило до діапазону A2:C10
2. І ось формула:

   =COUNTIF($B$2:$B$10,$B2)>1

Цей COUNTIF рахує записи з колонки Б, ну, в колонці Б :) А потім правило умовного форматування виділяє не тільки дублікати в колонці Б, але й пов'язані з ними записи в інших колонках.

Виділення повних дублікатів рядків в електронних таблицях

Тепер, що робити, якщо весь рядок із записами у всіх стовпцях з'являється у вашій таблиці кілька разів?

Як перевірити всі 3 стовпчики по таблиці та виділити абсолютні дублікати рядків у вашому гугл-аркуші?

Використання цієї формули в умовному форматуванні:

=COUNTIF(ArrayFormula($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10),$A2&$B2&$C2)>1

Давайте розберемо його на частини, щоб зрозуміти, як він працює:

1. ArrayFormula($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10) об'єднує кожні 3 комірки з кожного рядка в один текстовий рядок, який має наступний вигляд: СпагетіПаста9-RQQ-24

   Так, у моєму прикладі таких рядків 9 - по одному на рядок.

2. Потім COUNTIFS бере кожен рядок (починаючи з першого: $A2&$B2&$C2 ) і шукає його серед цих 9-ти рядків.
3. Якщо є більше одного рядка ( >1 ), ці дублі підсвічуються.

Порада. Більше про COUNTIF та конкатенацію в Google Таблицях ви можете дізнатися у відповідних статтях.

Виділити фактичні дублікати - 2n, 3d і т.д. примірників

Припустимо, ви хочете зберегти перші записи рядків, що повторюються, і побачити всі інші входження, якщо вони є.

Лише однією зміною у формулі ви зможете виділити ці "справжні" дублікати рядків - не перші записи, а їхні 2-й, 3-й, 4-й і т.д. екземпляри.

Отже, ось формула, яку я запропонував вище для всіх рядків, що повторюються:

=COUNTIF(ArrayFormula($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10),$A2&$B2&$C2)>1

І саме ця формула потрібна для того, щоб виділити в Google Таблицях тільки дублікати екземплярів:

=COUNTIF(ArrayFormula($A$2:$A2&$B$2:$B2&$C$2:$C2),$A2&$B2&$C2)>1

Бачите різницю у формулі?

Це в першому аргументі COUNTIF:

$A$2:$A2&$B$2:$B2&$C$2:$C2

Замість того, щоб згадувати всі рядки, як у першій формулі, я використовую тільки першу комірку кожного стовпчика.

Він дозволяє переглядати кожен рядок лише зверху, щоб побачити, чи є такі ж самі рядки. Якщо так, то кожен поточний рядок буде розглядатися як ще один екземпляр або, іншими словами, як фактичний дублікат, який буде зафарбований.

Безформульний спосіб виділення дублікатів - надбудова Видалення дублікатів для Google Таблиць

Звичайно, у вас може бути інший варіант використання, який вимагає іншої формули. Тим не менш, будь-яка формула та умовне форматування вимагають навчання. Якщо ви не готові присвятити свій час цьому, є більш просте рішення.

Надбудова Видалення дублікатів для Google Таблиць виділить для вас дублікати.

Це займає всього кілька кліків на 4 кроки, а опція виділення знайдених дублікатів - всього лише перемикач з кольоровою палітрою:

Доповнення пропонує інтуїтивно зрозумілий спосіб вибору даних та стовпців, які ви хочете перевірити на наявність дублікатів. Для кожної дії передбачено окремий крок, щоб ви не заплуталися:

Крім того, він вміє виділяти не тільки дублікати, але й унікальні екземпляри, а також є можливість ігнорувати 1-й екземпляр:

Порада: ось відео, яке показує доповнення в дії. Можливо, воно трохи застаріле, оскільки на даний момент доповнення має більше можливостей, але це все те ж саме доповнення:

Виділення дублікатів за розкладом за допомогою доповнення

Всі кроки з їх налаштуваннями, які ви обираєте в доповненні, можна зберігати і повторно використовувати в один клік пізніше або навіть запланувати на певний час для автоматичного запуску.

Ось 2-хвилинне демонстраційне відео на підтвердження моїх слів (або дивіться нижче кілька анімованих зображень):

А ось коротке анімоване зображення, яке показує, як зберігати та запускати сценарії після зміни даних:

Що ще краще, ви можете запланувати автоматичний запуск цих сценаріїв кілька разів на день:

Не хвилюйтеся, для вас є спеціальний журнал, де ви можете відстежувати всі автоматичні запуски і переконатися, що вони працюють правильно:

Просто встановіть Видалення дублікатів зі сховища Google Таблиць, спробуйте його на своїх даних, і ви побачите, скільки часу і нервів ви заощадите на правильному розфарбуванні цих записів. Так, без будь-яких формул і всього за кілька кліків ;)

Відео: Як виділити дублікати в Google Таблицях

У цьому 1,5-хвилинному відео показано 3 найшвидших способи (з формулами і без) пошуку та виділення дублікатів в Google Sheets. Ви побачите, як можна зафарбувати 1 стовпець або цілі рядки на основі дублікатів, навіть автоматично.

Електронна таблиця з прикладами формул

Виділення дублікатів в Google Таблицях - приклади умовного форматування (зробити копію файлу)