У цьому уроці ви дізнаєтеся кілька швидких і ефективних способів перевірки та налагодження формул в Excel. Дізнайтеся, як використовувати клавішу F9 для оцінки частин формули, як виділити комірки, які посилаються або на які посилається дана формула, як визначити невідповідні або неправильно розставлені круглі дужки та багато іншого.

В останніх кількох уроках ми розглядали різні аспекти роботи з формулами Excel. Якщо ви мали змогу їх прочитати, то вже знаєте, як писати формули в Excel, як показувати формули в комірках, як приховувати та блокувати формули тощо.

Сьогодні я хотів би поділитися кількома порадами та методами перевірки, оцінки та налагодження формул Excel, які, сподіваюся, допоможуть вам працювати з Excel ще ефективніше.

Клавіша F2 в Excel - редагування формул

Клавіша F2 в Excel перемикає між Редагувати і Увійдіть Якщо ви хочете внести зміни в існуючу формулу, виділіть комірку з формулою і натисніть клавішу F2, щоб увійти в режим Режим редагування Після цього курсор почне блимати в кінці закриваючої дужки в комірці або рядку формул (залежно від того, встановлена чи знята опція Дозволити редагування безпосередньо в комірках). І тепер у формулу можна вносити будь-які правки:

• Для переміщення по формулі використовуйте стрілки вліво та вправо.
• Для виділення частин формули використовуйте клавіші зі стрілками при натиснутій клавіші Shift (те ж саме можна зробити за допомогою миші).
• Преса Видалити або Backspace видалити певні посилання на комірки або інші елементи формули.

Після завершення редагування натисніть Enter, щоб завершити введення формули.

Для виходу з режиму редагування без внесення змін до формули необхідно натиснути клавішу Esc.

Редагування безпосередньо в комірці або в рядку формул

За замовчуванням натискання клавіші F2 в Excel позиціонує курсор в кінець формули в комірці. Якщо ви віддаєте перевагу редагуванню формул в рядку формул Excel, виконайте наступне:

• Натисніть Файл > Опції .
• У лівій панелі виберіть Просунутий .
• У правій частині вікна зніміть галочку з пункту Дозволити редагування безпосередньо в комірках опціон за Параметри редагування .
• Натисніть ГАРАЗД. для збереження змін та закриття діалогового вікна.

Сьогодні клавіша F2 часто вважається старомодним способом редагування формул. Є два інших способи входу в режим редагування в Excel:

• Подвійне клацання по комірці, або
• Клацання в будь-якому місці рядка формул.

Чи є підхід F2 в Excel більш ефективним, чи має він якісь переваги? Ні :) Просто деякі люди віддають перевагу роботі з клавіатури, в той час як іншим зручніше користуватися мишею.

Який би спосіб редагування ви не вибрали, візуальна індикація режиму редагування знаходиться в лівому нижньому кутку екрану. Як тільки ви натиснете клавішу F2, або двічі клацнете по комірці, або клацнете в рядку формул, з'явиться слово Редагувати з'являться безпосередньо під вкладками аркушів:

Порада. Натисніть Ctrl + A, щоб перейти від редагування формули в комірці до рядка формул. Це працює тільки тоді, коли ви редагуєте формулу, а не значення.

Клавіша F9 в Excel - оцінка частин формули

Клавіша F9 в Microsoft Excel є простим і швидким способом перевірки та налагодження формул. Вона дозволяє оцінити лише виділену частину формули, замінивши її фактичними значеннями, якими оперує ця частина, або розрахунковим результатом. Наступний приклад демонструє роботу клавіші F9 в Excel в дії.

Припустимо, що у вас на робочому аркуші є наступна формула ЯКЩО:

=IF(AVERAGE(A2:A6)>AVERAGE(B2:B6), "Добре", "Погано")

Щоб оцінити кожну з двох функцій Average, що входять до формули, окремо, необхідно виконати наступні дії:

• Виділіть комірку з формулою, в даному прикладі D1.
• Натисніть F2 або двічі клацніть по виділеній комірці, щоб увійти в режим редагування.
• Виділіть частину формули, яку потрібно перевірити, і натисніть F9 .

Наприклад, якщо вибрати першу функцію "Среднее", тобто "Среднее(A2:A6)", і натиснути клавішу F9, то Excel відобразить її розраховане значення:

Якщо виділити тільки діапазон комірок (A2:A6) і натиснути клавішу F9, ви побачите фактичні значення замість посилань на комірки:

До вихід в режим оцінки формули, натиснути клавішу Esc.

Підказки Excel F9:

• Перед натисканням клавіші F9 обов'язково виділіть якусь частину формули, інакше клавіша F9 замінить всю формулу її розрахунковим значенням.
• У режимі перевірки формули не натискайте клавішу Enter, оскільки це призведе до заміни виділеної частини або розрахованим значенням, або значеннями комірок. Щоб зберегти вихідну формулу, натисніть клавішу Esc, щоб відмінити перевірку формули і вийти з режиму перевірки формули.

Техніка Excel F9 особливо корисна для тестування довгих складних формул, таких як вкладені формули або формули масивів, де важко зрозуміти, як формула обчислює кінцевий результат, оскільки вона включає в себе кілька проміжних обчислень або логічних перевірок. А ще цей метод налагодження дозволяє звузити помилку до конкретного діапазону або функції, що її викликає.

Налагодження формули за допомогою функції Оцінити формулу

Ще одним способом оцінки формул в Excel є Формула оцінки опція, яка знаходиться на сайті Формули у вкладці Формульний аудит група.

Після натискання на цю кнопку з'явиться вікно Формула оцінки з'явиться діалогове вікно, в якому ви можете перевірити кожну частину вашої формули в тому порядку, в якому вона обчислюється.

Все, що вам потрібно зробити, це натиснути на кнопку Оцінити і перегляньте значення підкресленої частини формули. Результат останньої оцінки виділено курсивом.

Продовжуйте натискати на кнопку Оцінити до тих пір, поки кожна частина вашої формули не буде протестована.

Щоб завершити оцінку, натисніть на кнопку Закрити кнопку.

Щоб почати оцінку формули з початку, натисніть Перезапуск .

Якщо підкреслена частина формули є посиланням на комірку, що містить іншу формулу, натисніть кнопку Крок уперед щоб ця інша формула відображалася у вікні Оцінка Щоб повернутися до попередньої формули, натисніть кнопку Виходьте .

Зауважте. Крок уперед недоступна для посилання на клітинку, що вказує на іншу формулу в іншій книзі. Крім того, вона недоступна для посилання на клітинку, яка з'являється у формулі вдруге (як другий екземпляр D1 на скріншоті вище).

Виділити та поєднати пари круглих дужок у формулі

При створенні складних формул в Excel часто доводиться включати більше однієї пари круглих дужок, щоб вказати порядок обчислень або вкласти кілька різних функцій. Зрозуміло, що в таких формулах дуже легко загубити, пропустити або включити зайву дужку.

Якщо ви пропустили або неправильно розмістили дужку і натиснули клавішу Enter, намагаючись завершити формулу, Microsoft Excel зазвичай відображає попередження, пропонуючи виправити формулу за вас:

Якщо ви згодні із запропонованим виправленням, натисніть Так Якщо відредагована формула не відповідає бажаній, натисніть Ні і вносити корективи вручну.

Примітка: Microsoft Excel не завжди коректно виправляє пропущені або невідповідні дужки, тому завжди уважно переглядайте запропоноване виправлення, перш ніж прийняти його.

Щоб допомогти вам збалансувати пари круглих дужок Excel надає три візуальні підказки під час введення або редагування формули:

• При введенні складної формули, що містить кілька наборів круглих дужок, Excel зафарбовує пари круглих дужок різними кольорами, щоб легше їх ідентифікувати. Зовнішня пара круглих дужок завжди чорного кольору. Це може допомогти вам визначити, чи правильно ви вставили потрібну кількість круглих дужок у вашу формулу.
• Коли ви вводите закриваючу дужку у формулі, Excel ненадовго виділяє пару дужок (праву дужку, яку ви щойно ввели, і відповідну ліву дужку). Якщо ви ввели останню закриваючу дужку у формулі, а Excel не виділяє жирним шрифтом відкриваючу дужку, це означає, що ваші дужки не узгоджені або незбалансовані.
• Коли ви переміщуєтесь у формулі за допомогою клавіш зі стрілками і перетинаєте дужку, інша дужка в парі виділяється і форматується тим же кольором. Таким чином Excel намагається зробити об'єднання дужок більш наочним.

На наступному скріншоті я перекреслив останню закриваючу дужку за допомогою клавіші зі стрілкою, і зовнішня пара дужок (чорні) виділилася:

Виділити всі клітинки, на які є посилання в даній формулі

Під час налагодження формули в Excel може бути корисно переглянути комірки, на які в ній є посилання. Щоб виділити всі залежні комірки, виконайте такі дії:

• Виділіть комірку з формулою і натисніть комбінацію клавіш Ctrl + [. Excel виділить всі комірки, на які посилається формула, і перемістить виділення до першої комірки або діапазону комірок, на які посилається формула.
• Для переходу до наступної комірки, на яку є посилання, натисніть Enter.

У цьому прикладі я виділив комірку F4 і натиснув Ctrl + [. Дві комірки (C4 і E4), на які є посилання у формулі F4, виділилися, і виділення перемістилося в комірку C4:

Виділити всі формули, які посилаються на виділену комірку

У попередній підказці було продемонстровано, як можна виділити всі клітинки, на які є посилання в певній формулі. Але що робити, якщо потрібно зробити навпаки і знайти всі формули, які посилаються на певну клітинку? Наприклад, ви можете видалити деякі неактуальні або застарілі дані на аркуші, але хочете переконатися, що видалення не порушить жодної з існуючих формул.

Щоб виділити всі клітинки з формулами, які посилаються на дану клітинку, виділіть цю клітинку і натисніть комбінацію клавіш Ctrl + ].

Як і в попередньому прикладі, виділення переміститься до першої формули на аркуші, яка посилається на комірку. Щоб перемістити виділення до інших формул, які посилаються на цю комірку, натисніть клавішу Enter кілька разів.

У цьому прикладі я виділив комірку C4, натиснув Ctrl + ] і Excel відразу виділив комірки (E4 і F4), що містять посилання на C4:

Відстеження зв'язків між формулами та комірками в Excel

Іншим способом візуального відображення комірок, що відносяться до певної формули, є використання кнопки Відстежити прецеденти і Відстежити залежних кнопки, які знаходяться на Формули вкладка> Формульний аудит група.

Відстежити прецеденти - показати комірки, які надають дані для заданої формули

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Відстежити прецеденти працює аналогічно комбінації клавіш Ctrl+[, тобто показує, з яких комірок надходять дані у виділену комірку формули.

Різниця полягає в тому, що комбінація клавіш Ctrl + [ виділяє всі комірки, на які є посилання у формулі, а натискання кнопки Відстежити прецеденти малює сині лінії від клітинок, на які є посилання, до вибраної клітинки з формулами, як показано на наступному скріншоті:

Для того, щоб відобразити рядки прецедентів, можна також скористатися комбінацією клавіш Alt+T U T.

Відстежити залежні - показати формули, які посилаються на дану комірку

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Відстежити залежних працює аналогічно комбінації клавіш Ctrl + ]. Вона показує, які комірки є залежними від активної комірки, тобто які комірки містять формули, що посилаються на дану комірку.

На наступному скріншоті виділена комірка D2, а сині лінії обведення вказують на формули, які містять посилання на D2:

Інший спосіб відобразити рядок залежних осіб - натиснути комбінацію клавіш Alt+T U D.

Порада. Щоб приховати стрілки трасування, натисніть кнопку Видалити стрілки яка знаходиться праворуч внизу Відстежити залежних .

Моніторинг формул та їх розрахункових значень (вікно спостереження)

Коли ви працюєте з великим набором даних, вам може знадобитися стежити за найважливішими формулами у вашій робочій книзі і бачити, як змінюються їх обчислені значення при редагуванні вихідних даних. В Excel Віконце для годинника був створений саме з цією метою.

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Віконце для годинника відображає властивості комірок, такі як назва книги та аркуша, ім'я комірки або діапазону, якщо такі є, адреса комірки, значення та формула, в окремому вікні. Таким чином, ви завжди можете бачити найважливіші дані з першого погляду, навіть при перемиканні між різними робочими книгами!

Як додати комірки у вікно спостереження

Для відображення Віконце для годинника Для того, щоб додати комірки для моніторингу, виконайте наступні дії:

1. Виберіть комірку(и), яку ви хочете переглянути.

   Порада. Якщо ви хочете відстежувати всі клітинки з формулами на активному аркуші, перейдіть на вкладку Головна сторінка вкладка> Редагування групу, натисніть Знайти і замінити потім натисніть Перейти до спеціальних пропозицій і виберіть Формули .

2. Перейдіть на сторінку Формули вкладка> Формульний аудит групу і натисніть Віконце для годинника .

   

3. На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Віконце для годинника з'явиться вікно, і ви натискаєте кнопку Додати годинник... кнопку.

   

Примітки до вікна годинника :

• У кожну комірку можна додати тільки один годинник.
• Комірки, що мають зовнішні посилання на інші робочі книги, відображаються тільки тоді, коли ці інші робочі книги відкриті.

Як видалити комірки з вікна спостереження

Щоб видалити певну(і) комірку(и) з Віконце для годинника виберіть клітинку, яку потрібно видалити, і натисніть кнопку Видалити годинник кнопку:

Порада: Щоб видалити декілька комірок за один раз, натисніть Ctrl і виділіть комірки, які потрібно видалити.

Як переміщати та стикувати вікно спостереження

Як і будь-яка інша панель інструментів, панель Excel Віконце для годинника можна перемістити або пристикувати до верхньої, нижньої, лівої або правої частини екрана. Для цього просто перетягніть значок Віконце для годинника за допомогою мишки в потрібне місце.

Наприклад, якщо зістикувати Віконце для годинника внизу, вона завжди буде відображатися безпосередньо під вкладками аркуша, що дозволить вам зручно переглядати ключові формули без необхідності багаторазового прокручування вгору і вниз до клітинок з формулами.

І, нарешті, я хотів би поділитися ще кількома порадами, які можуть виявитися корисними для оцінки та налагодження ваших формул Excel.

Поради щодо налагодження формул:

1. Щоб переглянути довгу формулу цілком, не накладаючи вміст сусідніх комірок, скористайтеся рядком формул. Якщо формула занадто довга і не поміщається в рядку формул за замовчуванням, розгорніть її, натиснувши комбінацію клавіш Ctrl + Shift + U або перетягніть її нижню межу за допомогою миші, як показано в розділі Як розгорнути рядок формул в Excel.
2. Щоб побачити всі формули на аркуші замість їх результатів, натисніть Ctrl + ` або клацніть по кнопці Показати формули на кнопці Формули Детальніше див. розділ "Як показати формули в Excel".

Ось так можна оцінювати і налагоджувати формули в Excel. Якщо ви знаєте більш ефективні способи, будь ласка, діліться своїми порадами в коментарях. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас в нашому блозі на наступному тижні!