Сьогодні ми розглянемо, як використовувати функцію VLOOKUP в Excel з безліччю докладних покрокових прикладів. Ви дізнаєтеся, як використовувати VLOOKUP з іншого аркуша і з іншої книги, пошук за допомогою підстановочних знаків і багато іншого.

Ця стаття розпочинає цикл статей про одну з найкорисніших функцій Excel і в той же час одну з найскладніших і найменш зрозумілих. Ми постараємося пояснити основи дуже простою мовою, щоб максимально полегшити процес навчання недосвідченому користувачеві. Ми також наведемо приклади формул, які охоплюють найбільш типові випадки використання VLOOKUP в Excel, а також постараємося зробити так, щобВони і пізнавальні, і веселі.

Функція Excel VLOOKUP

Що таке VLOOKUP? Почнемо з того, що це функція Excel :) Що вона робить? Вона шукає вказане вами значення і повертає відповідне значення з іншого стовпця. Більш технічно, функція VLOOKUP шукає значення в першому стовпці заданого діапазону і повертає значення в тому ж рядку з іншого стовпця.

У звичайному використанні Excel VLOOKUP здійснює пошук у вашому наборі даних на основі унікального ідентифікатора і надає вам інформацію, пов'язану з цим унікальним ідентифікатором.

Буква "V" означає "вертикальний" і використовується для того, щоб відрізнити функцію VLOOKUP від функції HLOOKUP, яка шукає значення в рядку, а не в стовпчику (H означає "горизонтальний").

Функція доступна у всіх версіях Excel 365 до Excel 2007.

Порада. В Excel 365 та Excel 2021 можна використовувати функцію XLOOKUP, яка є більш гнучкою та потужною наступницею VLOOKUP.

Синтаксис VLOOKUP

Синтаксис функції VLOOKUP наступний:

Де:

• Lookup_value (обов'язкове) - значення для пошуку.

  Це може бути значення (число, дата або текст), посилання на комірку (посилання на комірку, що містить шукане значення) або значення, що повертається якоюсь іншою функцією. На відміну від чисел і посилань на комірки, текстові значення завжди повинні бути укладені в "подвійні лапки".

• Table_array (обов'язковий) - діапазон комірок, в яких шукається шукане значення і з яких буде отримано збіг. Функція VLOOKUP завжди шукає в першому стовпчику табличного масиву які можуть містити різні текстові значення, числа, дати та логічні значення.
• Col_index_num (обов'язкове) - номер стовпця, з якого потрібно повернути значення. Відлік починається з крайнього лівого стовпця в масиві таблиці, який дорівнює 1.
• Range_lookup (необов'язково) - визначає, чи шукати приблизний або точний збіг:
  • TRUE або опущено (за замовчуванням) - приблизний збіг. Якщо точний збіг не знайдено, формула шукає найбільше значення, яке менше за шукане значення. Вимагає сортування стовпця пошуку за зростанням.
  • FALSE - точний збіг. Формула шукає значення, яке точно дорівнює шуканому значенню. Якщо точного збігу не знайдено, повертається значення #N/A.

Базова формула VLOOKUP

Наведемо приклад формули VLOOKUP Excel у найпростішому вигляді. Будь ласка, подивіться на наведену нижче формулу і спробуйте "перекласти" її на англійську мову:

=VLOOKUP("lion", A2:B11, 2, FALSE)

• 1-й аргумент ( lookup_value ) чітко вказує на те, що формула шукає слово "лев".
• 2-й аргумент ( table_array ) є A2:B11. Пам'ятаючи, що пошук виконується в крайньому лівому стовпчику, можна прочитати наведену вище формулу трохи далі: шукати "лева" в діапазоні A2:A11. Поки що непогано, чи не так?
• 3-й аргумент col_index_num Тобто, ми хочемо повернути відповідне значення зі стовпчика B, який є другим у масиві таблиці.
• 4-й аргумент range_lookup дорівнює FALSE, що означає, що ми шукаємо точний збіг.

Після встановлення всіх аргументів у вас не повинно виникнути проблем з читанням всієї формули: шукаємо "lion" в A2:A11, знаходимо точний збіг і повертаємо значення зі стовпчика B в тому ж рядку.

Для зручності ви можете ввести значення, що вас цікавить, в якусь комірку, скажімо E1, замінити "жорстко закодований" текст посиланням на комірку і отримати формулу для пошуку будь-якого значення, яке ви введете в комірку E1:

=VLOOKUP(E1, A2:B11, 2, FALSE)

Щось залишилося незрозумілим? Тоді спробуйте поглянути на це таким чином:

Як зробити Vlookup в Excel

При використанні формул VLOOKUP в реальних робочих аркушах головне правило полягає в наступному: масив таблиць блокування з абсолютними посиланнями на клітинки (наприклад, $A$2:$C$11), щоб запобігти її зміні при копіюванні формули в інші клітинки.

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. шукане значення в більшості випадків повинно бути відносне посилання (наприклад, E2) або можна зафіксувати тільки координату стовпця ($E2). Коли формула буде скопійована вниз по стовпцю, посилання буде автоматично підлаштовуватися для кожного рядка.

Щоб побачити, як це працює на практиці, розглянемо наступний приклад. До нашої таблиці-зразка ми додали ще один стовпець, який ранжує тварин за швидкістю (стовпець А) і хочемо знайти 1-го, 5-го і 10-го найшвидших спринтерів світу. Для цього введемо в деякі клітинки (E2:E4 на скріншоті нижче) шукані ранги і скористаємося наступними формулами:

Витягнути назви тварин з колонки B:

=VLOOKUP($E2, $A$2:$C$11, 2, FALSE)

Витягнути швидкість з колонки С:

=VLOOKUP($E2, $A$2:$C$11, 3, FALSE)

Введіть наведені вище формули в комірки F2 і G2, виділіть ці комірки і перетягніть формули в наступні рядки:

Якщо ви дослідите формулу в нижньому рядку, ви помітите, що посилання на шукане значення було скориговано для цього конкретного рядка, в той час як масив таблиці залишився незмінним:

Нижче ви знайдете ще кілька корисних порад, які позбавлять вас головного болю та часу на усунення несправностей.

Excel VLOOKUP - 5 речей, про які варто пам'ятати!

1. Функція VLOOKUP не може дивитися ліворуч Він завжди шукає в крайній лівий стовпчик масиву таблиці і повертає значення зі стовпця справа. Якщо потрібно витягнути значення зліва, використовуйте комбінацію INDEX MATCH (або INDEX XMATCH в Excel 365), яка може не піклуватися про позиціонування стовпців пошуку і повернення.
2. Функція VLOOKUP не залежить від регістру що означає, що великі та малі літери розглядаються як еквівалентні. Щоб розрізнити регістр літер, використовуйте формули VLOOKUP, чутливі до регістру.
3. Пам'ятайте про важливість останнього параметра. Використовуйте TRUE для приблизного збігу і FALSE для точного збігу. Для більш детальної інформації, будь ласка, дивіться VLOOKUP TRUE vs. FALSE.
4. При пошуку приблизного збігу переконайтеся, що дані в стовпчику пошуку відсортовані в порядку зростання.
5. Якщо шукане значення не знайдено, повертається помилка #N/A. Для отримання інформації про інші помилки див. розділ "Чому не працює Excel VLOOKUP".

Приклади VLOOKUP в Excel

Сподіваюся, вертикальний пошук починає виглядати для вас трохи більш звичним. Щоб закріпити ваші знання, давайте побудуємо ще кілька формул VLOOKUP.

Як виконати Vlookup з іншого аркуша в Excel

На практиці функція ПОИСК в Excel рідко використовується з даними на одному аркуші. Найчастіше доводиться витягувати відповідні дані з іншого аркуша.

Щоб переглянути з іншого аркуша Excel, введіть ім'я аркуша, за яким слідує знак оклику, в поле table_array Наприклад, для пошуку в діапазоні A2:B10 на Аркуші2 використовується така формула:

=VLOOKUP("Товар1", Лист2!A2:B10, 2)

Звичайно, не обов'язково вводити назву аркуша вручну. Просто почніть вводити формулу, і коли вона дійде до table_array переключіться на робочий аркуш пошуку та виділіть діапазон за допомогою миші.

Наприклад, таким чином можна знайти значення A2 в діапазоні A2:A9 на Ціни і повертає відповідне значення зі стовпчика C:

=VLOOKUP(A2, Prices!$A$2:$C$9, 3, FALSE)

Нотатки:

• Якщо ім'я електронної таблиці містить пробіли або неалфавітні символи він повинен бути взятий в одинарні лапки, наприклад, "Прейскурант"!$A$2:$C$9.
• Якщо ви використовуєте формулу VLOOKUP для декількох клітинок, не забудьте lock table_array зі знаком $, наприклад $A$2:$C$9.

Як виконати виписку з іншої книги в Excel

Щоб переглянути з іншої книги Excel, поставте ім'я книги, укладену в квадратні дужки, перед ім'ям аркуша.

Наприклад, ось формула для пошуку значення A2 на аркуші з ім'ям Ціни в Прайс-лист.xlsx робочий зошит:

=VLOOKUP(A2, [Прайс-лист.xlsx]Ціни!$A$2:$C$9, 3, FALSE)

Якщо ім'я книги або аркуша містить пробіли або неалфавітні символи, їх слід взяти в одинарні лапки, як показано нижче:

=VLOOKUP(A2, '[Прайс-лист.xlsx]Ціни'!$A$2:$C$9, 3, FALSE)

Найпростіший спосіб створити формулу VLOOKUP, яка посилається на іншу книгу, полягає в наступному:

1. Відкрийте обидва файли.
2. Почніть вводити формулу, переключіться на іншу книгу і виділіть масив таблиці за допомогою миші.
3. Введіть решту аргументів і натисніть клавішу Enter, щоб завершити формулу.

Результат буде виглядати приблизно так, як на скріншоті нижче:

Як тільки ви близький файл з таблицею пошуку, формула VLOOKUP продовжить працювати, але тепер вона буде відображати повний шлях до закритої книги:

Для отримання додаткової інформації див. розділ Як посилатися на інший аркуш або книгу Excel.

Як виконати Vlookup з іменованого діапазону на іншому аркуші

Якщо ви плануєте використовувати один і той же діапазон пошуку в багатьох формулах, ви можете створити для нього іменований діапазон і ввести ім'я безпосередньо в полі table_array аргумент.

Щоб створити іменований діапазон, просто виділіть клітинки і введіть потрібне ім'я в поле Ім'я та прізвище Детально про те, як присвоїти ім'я діапазону в Excel, див. у статті Як присвоїти ім'я діапазону в Excel.

Для цього прикладу ми навели назву Ціни_2020 в комірки даних (A2:C9) на аркуші пошуку і отримуємо таку компактну формулу:

=VLOOKUP(A2, Ціни_2020, 3, FALSE)

Більшість імен в Excel відносяться до весь робочий зошит тому при використанні іменованих діапазонів не потрібно вказувати ім'я аркуша.

Якщо іменований діапазон знаходиться в інший робочий зошит Перед ім'ям діапазону слід поставити ім'я робочої книги, наприклад:

=VLOOKUP(A2, 'Прайс-лист.xlsx'!Ціни_2020, 3, FALSE)

Такі формули набагато зрозуміліші, чи не так? Крім того, використання іменованих діапазонів може бути гарною альтернативою абсолютним посиланням. Оскільки іменований діапазон не змінюється, ви можете бути впевнені, що ваш табличний масив залишиться заблокованим незалежно від того, куди ви перемістили або скопіювали формулу.

Якщо ви перетворили діапазон пошуку в повнофункціональну таблицю Excel, ви можете виконати Vlookup на основі імені таблиці, наприклад Ціна_таблиця за наведеною нижче формулою:

=VLOOKUP(A2, Price_table, 3, FALSE)

Табличні посилання, також звані структурованими посиланнями, є стійкими і несприйнятливими до багатьох маніпуляцій з даними. Наприклад, ви можете видаляти або додавати нові рядки в таблицю пошуку, не турбуючись про оновлення посилань.

Використання підстановочних знаків у формулі VLOOKUP

Як і багато інших формул, функція СРЗНАЧ приймає наступні символи підстановки:

• Знак питання (?), щоб відповідати будь-якому окремому символу.
• Asterisk (*) для відповідності будь-якій послідовності символів.

Підстановочні знаки виявляються дійсно корисними в багатьох ситуаціях:

• Коли ви не пам'ятаєте, який саме текст шукаєте.
• Коли ви шукаєте текстовий рядок, який є частиною вмісту комірки.
• Коли стовпець пошуку містить початкові або кінцеві пробіли. У цьому випадку ви можете поламати голову, намагаючись зрозуміти, чому звичайна формула не працює.

Приклад 1. пошук тексту, що починається або закінчується на певні символи

Припустимо, ви хочете знайти певного клієнта в наведеній нижче базі даних. Ви не пам'ятаєте прізвища, але впевнені, що воно починається на "ак".

Для повернення прізвища зі стовпця А використовуйте наступну формулу підстановочного знака Vlookup:

=VLOOKUP("ack*", $A$2:$B$10, 1, FALSE)

Для отримання ліцензійного ключа з колонки В використовуйте цю (різниця лише в індексі колонки):

=VLOOKUP("ack*", $A$2:$B$10, 2, FALSE)

Також можна ввести відому частину назви в якусь комірку, наприклад Е1, і поєднати символ підстановки з посиланням на комірку:

=VLOOKUP(E1& "*", $A$2:$B$10, 1, FALSE)

Нижче наведено скріншот, який демонструє результати:

Нижче наведено ще кілька формул VLOOKUP зі спеціальними символами.

Знайдіть прізвище, що закінчується на "син":

=VLOOKUP("*son", $A$2:$B$10, 1, FALSE)

Отримайте ім'я, яке починається на "joh" і закінчується на "son":

=VLOOKUP("joh*son", $A$2:$B$10, 1, FALSE)

Витягніть прізвище з 5 символів:

=VLOOKUP("?????", $A$2:$B$10, 1, FALSE)

Приклад 2. Шаблон VLOOKUP на основі значення комірки

З попереднього прикладу ви вже знаєте, що можна об'єднати амперсанд (&) і посилання на комірку для створення рядка пошуку. Щоб знайти значення, яке містить заданий символ (символи) в будь-якій позиції, потрібно поставити амперсанд до і після посилання на комірку.

Припустимо, ви хочете отримати ім'я, що відповідає певному ліцензійному ключу, але ви не знаєте весь ключ, тільки кілька символів. Маючи ключі в колонці A, імена в колонці B і частину цільового ключа в колонці E1, ви можете зробити підстановочний пошук Vlookup таким чином:

Витягніть ключ:

=VLOOKUP("*"&E1& "*", $A$2:$B$10, 1, FALSE)

Витягніть ім'я:

=VLOOKUP("*"&E1& "*", $A$2:$B$10, 2, FALSE)

Нотатки:

• Щоб формула підстановки VLOOKUP працювала коректно, використовуйте точний збіг (FALSE - останній аргумент).
• Якщо знайдено більше одного збігу, повертається перший .

VLOOKUP TRUE vs FALSE

А тепер настав час детальніше розглянути останній аргумент функції СРЗНАЧЕННЯ в Excel. Хоча він є необов'язковим, але range_lookup Залежно від того, чи виберете ви значення TRUE або FALSE, ваша формула може давати різні результати.

Точний збіг VLOOKUP Excel (FALSE)

Якщо range_lookup має значення FALSE, формула Vlookup шукає значення, яке точно дорівнює шуканому значенню. Якщо знайдено два або більше збігів, повертається 1-й. Якщо точного збігу не знайдено, виникає помилка #N/A.

Excel VLOOKUP приблизний збіг (TRUE)

Якщо range_lookup встановлено в TRUE або опущено (за замовчуванням), формула шукає найближчий збіг. Точніше, спочатку вона шукає точний збіг, а якщо точний збіг не знайдено, то шукає наступне за величиною значення, яке менше за шукане.

Приблизний збіг Vlookup працює з наступними застереженнями:

• Стовпець пошуку повинен бути відсортований по за зростанням від найменшого до найбільшого, інакше правильне значення може бути не знайдено.
• Якщо шукане значення менше найменшого значення в масиві пошуку, повертається помилка #N/A.

Наступні приклади допоможуть вам краще зрозуміти різницю між точною та приблизною відповідністю Vlookup і коли краще використовувати кожну з формул.

Приклад 1: Як зробити точний збіг Vlookup

Щоб знайти точний збіг, просто введіть FALSE в останньому аргументі.

Для цього прикладу візьмемо таблицю швидкості тварин, поміняємо місцями стовпчики і спробуємо знайти тварин, які можуть бігати зі швидкістю 80, 50 і 30 миль на годину. За допомогою шуканих значень у клітинках D2, D3 і D4 введіть наведену нижче формулу в комірку E2, а потім скопіюйте її ще в дві клітинки:

=VLOOKUP(D2, $A$2:$B$12, 2, FALSE)

Як бачимо, формула повертає "Lion" в E3, оскільки їх працює рівно 50 на годину. Для двох інших шуканих значень точного збігу не знайдено, і з'являються помилки #N/A.

Приклад 2: Як використовувати Vlookup для пошуку приблизного збігу

Щоб знайти приблизний збіг, необхідно зробити дві основні речі:

• Відсортувати перший стовпець table_array від найменшого до найбільшого.
• Використовуйте TRUE для параметра range_lookup аргумент або опустити його.

Сортування стовпця пошуку дуже важливе, оскільки функція VLOOKUP припиняє пошук, як тільки знаходить близький збіг, менший за шукане значення. Якщо дані не відсортовані належним чином, ви можете отримати дійсно дивні результати або купу помилок #N/A.

Для нашої вибірки даних приблизна формула відповідності Vlookup виглядає наступним чином:

=VLOOKUP(D2, $A$2:$B$12, 2, TRUE)

І повертає наступні результати:

• Для значення пошуку "80" повертається "Cheetah", оскільки його швидкість (70) є найближчою відповідністю, яка є меншою за значення пошуку.
• Для значення пошуку "50" повертається точний збіг (Лев).
• Для значення пошуку "30" повертається помилка #N/A, оскільки значення пошуку менше найменшого значення в стовпчику пошуку.

Спеціальні інструменти для Vlookup в Excel

Безсумнівно, VLOOKUP - одна з найпотужніших і найкорисніших функцій Excel, але вона також є однією з найбільш заплутаних. Щоб зробити криву навчання менш крутою, а досвід більш приємним, ми включили кілька інструментів, які заощаджують час, в наш Ultimate Suite для Excel.

Майстер VLOOKUP - простий спосіб написання складних формул

Інтерактивний майстер VLOOKUP проведе вас через параметри конфігурації, щоб побудувати ідеальну формулу для вказаних вами критеріїв. Залежно від вашої структури даних, він буде використовувати стандартну функцію VLOOKUP або формулу INDEX MATCH, яка може підтягувати значення зліва.

Щоб отримати свою індивідуальну формулу, ось що вам потрібно зробити:

1. Запустіть майстер VLOOKUP.

1. Виберіть основну таблицю та таблицю пошуку.
2. Вкажіть наступні колонки (у багатьох випадках вони підбираються автоматично):
   • Ключова колонка - стовпчик у вашій основній таблиці, що містить значення, які потрібно шукати.
   • Колонка пошуку - колона, на яку треба дивитися.
   • Зворотний стовпець - стовпець, з якого потрібно отримати значення.
3. Натисніть на кнопку Вставка кнопку.

Наступні приклади показують роботу майстра в дії.

Стандартний Vlookup

При заповненні стовпчика пошуку ( Тварина ) - крайній лівий стовпець таблиці пошуку, вставляється звичайна формула VLOOKUP для точного збігу:

Огляд зліва

При заповненні стовпчика пошуку ( Тварина ) знаходиться в правій частині колонки повернення ( Швидкість ), майстер вставляє формулу INDEX MATCH в Vlookup справа наліво:

Додатковий бонус! Завдяки розумному використанню посилань на комірки, формули можна копіювати або переміщати в будь-який стовпець без необхідності оновлення посилань.

Об'єднати дві таблиці - безформульна альтернатива Excel VLOOKUP

Якщо ваші Excel-файли дуже великі і складні, термін здачі проекту наближається, і ви шукаєте когось, хто міг би простягнути вам руку допомоги, спробуйте скористатися Майстром злиття таблиць.

Цей інструмент є наочною та легкою альтернативою функції Excel VLOOKUP, яка працює подібним чином:

1. Виберіть свій основний стіл.
2. Виберіть таблицю пошуку.
3. Виберіть один або декілька загальних стовпців в якості унікального ідентифікатора(ів).
4. Вкажіть, які саме стовпці потрібно оновити.
5. За бажанням, оберіть колонки для додавання.
6. Дайте Майстру злиття таблиць кілька секунд на обробку... і насолоджуйтеся результатом :)

Ось так можна використовувати функцію ПОИСК в Excel на базовому рівні. У наступній частині нашого уроку ми розглянемо приклади розширеної функції ПОИСК, які навчать вас виконувати пошук за кількома критеріями, повертати всі збіги або N-е входження, виконувати подвійний пошук, шукати на декількох аркушах за допомогою однієї формули та багато іншого. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас наступного тижня!

Доступні для завантаження

Приклади формул VLOOKUP в Excel (файл .xlsx)

Ultimate Suite 14-денна повнофункціональна версія (файл .exe)