У посібнику пояснюється, як використовувати функцію проміжних підсумків Excel для автоматичного підсумовування, підрахунку або усереднення різних груп клітинок. Ви також дізнаєтеся, як відображати або приховувати деталі проміжних підсумків, копіювати тільки рядки проміжних підсумків і як видаляти проміжні підсумки.

Робочі аркуші з великою кількістю даних часто виглядають захаращеними і складними для сприйняття. На щастя, Microsoft Excel надає потужну функцію проміжних підсумків, яка дозволяє швидко підсумовувати різні групи даних і створювати схему для ваших робочих аркушів. Будь ласка, перейдіть за наступними посиланнями, щоб дізнатися більше.

Що таке проміжний підсумок в Excel?

Взагалі кажучи, проміжний підсумок - це сума набору чисел, яка потім додається до іншого набору (наборів) чисел для отримання загального підсумку.

В Microsoft Excel функція "Проміжні підсумки" не обмежується лише підсумовуванням підмножин значень у наборі даних. Вона дозволяє групувати та підсумовувати дані за допомогою функцій SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX та інших. Крім того, вона створює ієрархію груп, відому як контур, що дозволяє відображати або приховувати деталі для кожного проміжного підсумку, або переглядати лише підсумок проміжних та загального підсумку.тотализатор.

Наприклад, так можуть виглядати ваші проміжні підсумки в Excel:

Як вставити проміжні підсумки в Excel

Щоб швидко додати проміжні підсумки в Excel, виконайте наступні дії.

1. впорядкувати вихідні дані

Функція проміжних підсумків Excel вимагає, щоб вихідні дані були розташовані в належному порядку і не містили порожніх рядків.

Отже, перед тим, як додавати проміжні підсумки, обов'язково перевірте сорт стовпець, за яким ви хочете згрупувати дані. Найпростіший спосіб зробити це - натиснути кнопку Фільтр на кнопці Дані потім клацніть стрілку фільтра і виберіть сортування від А до Я або від Я до А:

Щоб видалити порожні клітинки, не зіпсувавши дані, будь ласка, дотримуйтесь цих рекомендацій: Як видалити всі порожні рядки в Excel.

2. додати проміжні підсумки

Виділіть будь-яку комірку в наборі даних, перейдіть на вкладку Дані вкладка> Конспект групу і натисніть Підсумок .

Порада: Якщо ви хочете додати проміжні підсумки тільки для частини даних, виберіть потрібний діапазон, перш ніж натиснути кнопку Підсумок кнопку.

3. визначити варіанти проміжних підсумків

У діалоговому вікні Проміжні підсумки вкажіть три основні моменти - за яким стовпцем групувати, яку функцію підсумовування використовувати і які стовпці просумувати:

• В рамках проекту При кожній зміні скриньки виберіть стовпчик, що містить дані, за якими ви хочете згрупувати.
• В рамках проекту Використання функціонального блоку , виберіть одну з наступних функцій:
  • Sum - скласти числа.
  • Підрахувати - підрахувати непорожні клітинки (це дозволить вставити формули проміжних підсумків з функцією COUNTA).
  • Середнє - обчислити середнє арифметичне чисел.
  • Max - повернути найбільше значення.
  • Min - повернути найменше значення.
  • Добуток - обчислити добуток комірок.
  • Підрахувати числа - підрахувати клітинки, що містять числа (це дозволить вставити формули проміжних підсумків з функцією ПІДРАХУНОК).
  • StdDev - розрахувати стандартне відхилення генеральної сукупності на основі вибірки чисел.
  • StdDevp - повертає стандартне відхилення на основі всієї сукупності чисел.
  • Var - оцінка дисперсії генеральної сукупності на основі вибірки чисел.
  • Varp - оцінка дисперсії сукупності на основі всієї сукупності чисел.
• Під Додайте проміжний підсумок до , встановіть прапорець для кожного стовпчика, який ви хочете просумувати.

У цьому прикладі ми згрупували дані за такими ознаками Регіон і використовуйте функцію SUM для підсумовування чисел у стовпчику Продажі і Прибуток колонки.

Додатково Ви можете обрати будь-який з наступних варіантів:

• Щоб вставити автоматичний розрив сторінки після кожного проміжного підсумку, встановіть прапорець Розрив сторінки між групами Ящик.
• Щоб відобразити підсумковий рядок над рядком деталей, зніміть прапорець Узагальнення наведених нижче даних Для відображення підсумкового рядка під рядком деталей встановіть цей прапорець (зазвичай встановлений за замовчуванням).
• Щоб перезаписати наявні проміжні підсумки, утримуйте кнопку Замінити поточні проміжні підсумки встановлений, в іншому випадку зніміть цей прапорець.

Нарешті, натисніть кнопку ГАРАЗД. Проміжні підсумки з'являться під кожною групою даних, а загальний підсумок буде додано в кінці таблиці.

Після того, як проміжні підсумки будуть вставлені в робочий аркуш, вони будуть перераховані автоматично при редагуванні вихідних даних.

Порада. Якщо проміжні та загальні підсумки не перераховуються, обов'язково налаштуйте робочу книгу на автоматичний розрахунок формул ( Файл > Опції > Формули> Варіанти розрахунку > Розрахунок робочого зошита > Автоматичний ).

3 речі, які варто знати про функцію Проміжні підсумки в Excel

Функція Проміжні підсумки в Excel є дуже потужною та універсальною, і в той же час вона дуже специфічна з точки зору способу обчислення даних. Нижче ви знайдете детальні пояснення щодо специфіки функції Проміжні підсумки.

1. проміжні підсумки відображаються лише у видимих рядках

По суті, функція Промежуточные итоги Excel обчислює значення у видимих комірках і ігнорує відфільтровані рядки. Однак вона включає значення в рядках, прихованих вручну, тобто в рядках, які були приховані за допомогою функції Приховати рядки командування на Головна сторінка вкладка> Клітини група> Формат > Приховати та розкрити або клацнувши правою кнопкою миші по рядках, а потім натиснувши Приховати Наступні кілька параграфів пояснюють технічні моменти.

Застосування функції СУММЕСЛИ в Excel автоматично створює формули СУММЕСЛИ, які виконують певний тип обчислення, такий як сума, кількість, середнє значення і т.д. Функція визначається числом в першому аргументі (функція_номер), яке належить до одного з наступних наборів:

• 1 - 11 ігнорують відфільтровані комірки, але включають приховані вручну рядки.
• 101 - 111 ігнорувати всі приховані рядки (відфільтровані та приховані вручну).

Функція Excel Промежуточные итоги вставляє формули з номерами функцій 1-11.

У наведеному вище прикладі вставка проміжних підсумків за допомогою функції Sum створює цю формулу: SUBTOTAL(9, C2:C5) де 9 - функція SUM, а C2:C5 - перша група комірок для проміжного підсумку.

Якщо відфільтрувати, скажімо, Лимони і Апельсини Якщо ж приховати ці рядки вручну, то вони будуть включені до проміжних підсумків. Різницю можна проілюструвати на зображенні нижче:

До виключити вручну приховані рядки для того, щоб обчислювалися тільки видимі комірки, змініть формулу Підсумок, замінивши функцію з номером 1-11 на відповідний номер 101-111.

У нашому прикладі, щоб підсумувати тільки видимі комірки, виключаючи приховані вручну рядки, змініть SUBTOTAL( 9 C2:C5) в SUBTOTAL( 109 C2:C5):

Для отримання додаткової інформації про використання формул проміжних підсумків в Excel, будь ласка, ознайомтеся з навчальним посібником по функції СУММЕСЛИ.

2. загальні підсумки розраховані на основі вихідних даних

Функція Excel Проміжні підсумки обчислює загальні підсумки з вихідних даних, а не з проміжних значень.

Наприклад, при вставці проміжних підсумків за допомогою функції Середнє обчислюється загальне середнє як середнє арифметичне всіх вихідних значень у клітинках C2:C19, нехтуючи значеннями в рядках проміжних підсумків. Просто порівняйте наступні знімки екрана, щоб побачити різницю:

3. в таблицях Excel відсутні проміжні підсумки

Якщо кнопка "Проміжні підсумки" на стрічці неактивна, то, швидше за все, ви працюєте з таблицею Excel. Оскільки функція "Проміжні підсумки" не може використовуватися з таблицями Excel, вам потрібно спочатку перетворити вашу таблицю на звичайний діапазон. Будь ласка, перегляньте цей посібник для отримання детальної інформації: Як перетворити таблицю Excel на діапазон.

Як додати кілька проміжних підсумків в Excel (вкладені проміжні підсумки)

У попередньому прикладі було продемонстровано, як вставити один рівень проміжних підсумків. А тепер підемо далі і додамо проміжні підсумки для внутрішніх груп у межах відповідних зовнішніх груп. Зокрема, ми згрупуємо дані нашої вибірки за такими ознаками Регіон спочатку, а потім розбити його на Пункт .

1. сортування даних за кількома стовпчиками

При вставці вкладених проміжних підсумків в Excel важливо відсортувати дані у всіх стовпцях, за якими ви хочете згрупувати проміжні підсумки. Для цього перейдіть на вкладку Дані вкладка> Сортування та фільтрація у групі, натисніть на кнопку Сортування кнопка , і додати два або більше рівнів сортування:

Детальну інструкцію див. у розділі Як сортувати за кількома стовпчиками.

В результаті значення в перших двох колонках відсортовані в алфавітному порядку:

2. вставити перший рівень проміжних підсумків

Виділіть будь-яку комірку в списку даних і додайте перший, зовнішній рівень проміжних підсумків, як показано в попередньому прикладі. В результаті ви отримаєте Продажі і Прибуток проміжні підсумки за Регіон :

3. вставка вкладених рівнів проміжних підсумків

Коли зовнішні проміжні підсумки будуть на місці, натисніть Дані > Проміжні підсумки знову додати внутрішній проміжний рівень:

• В рамках проекту При кожній зміні в виберіть другий стовпчик, за яким ви хочете згрупувати дані.
• В рамках проекту Функція використання виберіть потрібну функцію підсумовування.
• Під Додайте проміжний підсумок до Виберіть стовпець (стовпці), для якого (яких) ви хочете розрахувати проміжні підсумки. Це може бути той самий стовпець (стовпці), що й у зовнішніх проміжних підсумках, або інший.

Нарешті, очистити Замінити поточні проміжні підсумки Це ключовий момент, який запобігає перезапису зовнішнього рівня проміжних підсумків.

Повторіть цей крок, щоб додати більше вкладених проміжних підсумків, якщо це необхідно.

У цьому прикладі внутрішній проміжний рівень згрупує дані за Пункт і підсумувати значення у стовпчику Продажі і Прибуток колонки:

В результаті Excel підрахує підсумки по кожному пункту в межах кожного регіону, як показано на скріншоті нижче:

Задля економії місця в тексті Східний регіон група розгортається для відображення вкладених Пункт проміжні підсумки, а також 3 інші групи регіонів згорнуті (як це зробити, пояснюється в наступному розділі: Відображення або приховування деталей проміжних підсумків).

Додавання різних проміжних підсумків для одного стовпця

Використовуючи проміжні підсумки в Excel, ви не обмежуєтеся вставкою лише одного проміжного підсумку в стовпець. Насправді ви можете підсумовувати дані в одному стовпці за допомогою будь-якої кількості різних функцій.

Наприклад, у нашій вибірковій таблиці, на додаток до загальних показників по регіонах, ми могли б відобразити середнє значення для Продажі і Прибуток колонки:

Щоб отримати результат, подібний до того, що ви бачите на скріншоті вище, виконайте дії, описані в розділі Як додати кілька проміжних підсумків в Excel. Тільки не забудьте очистити прапорець Замінити поточні проміжні підсумки кожного разу, коли ви додаєте другий і всі наступні рівні проміжних підсумків.

Як використовувати проміжні підсумки в Excel

Тепер, коли ви знаєте, як робити проміжні підсумки в Excel, щоб миттєво отримувати зведення для різних груп даних, наступні поради допоможуть вам взяти функцію проміжних підсумків Excel під свій повний контроль.

Показати або приховати проміжні підсумки

Для відображення зведених даних, тобто тільки проміжних і загальних підсумків, натисніть на один із символів контуру які з'являються у верхньому лівому куті робочого аркуша:

• Номер 1 відображає лише загальні підсумки.
• Останнє число відображає як проміжні підсумки, так і індивідуальні значення.
• Проміжні числа показують групування. Залежно від того, скільки проміжних підсумків ви вставили в робочий аркуш, в контурі може бути одне, два, три або більше проміжних чисел.

У нашому прикладі робочого аркуша клацніть номер 2, щоб відобразити перше групування за Регіон :

Або натисніть цифру 3, щоб відобразити вкладені проміжні підсумки по Пункт :

Щоб відобразити або приховати рядки даних для індивідуальні проміжні підсумки скористайтеся кнопкою і символи.

Або натисніть на кнопку Показати деталі і Приховати деталі кнопки на Дані у вкладці Конспект група.

Копіювати тільки проміжні рядки

Як бачите, використовувати проміжні підсумки в Excel дуже просто... до тих пір, поки мова не йде про копіювання тільки проміжних підсумків в інше місце.

Найочевидніший спосіб, який спадає на думку - відобразити потрібні проміжні підсумки, а потім скопіювати ці рядки в інше місце - не спрацює! Excel скопіює і вставить всі рядки, а не тільки видимі рядки, включені у виділення.

Щоб скопіювати тільки видимі рядки, що містять проміжні підсумки, виконайте такі дії:

1. Відобразіть тільки ті проміжні рядки, які ви хочете скопіювати, використовуючи контурні цифри або символи плюс і мінус.
2. Виділіть будь-яку комірку проміжного підсумку, а потім натисніть комбінацію клавіш Ctrl+A, щоб виділити всі комірки.
3. Вибравши проміжні підсумки, перейдіть до розділу Головна сторінка вкладка> Редагування групу і натисніть Знайти та вибрати > Перейдіть до спеціального...

Порада. Замість того, щоб використовувати Перейти до спеціальних пропозицій можна натиснути клавіші Alt + ;, щоб виділити тільки видимі комірки.

Готово! В результаті ви маєте лише зведені дані, скопійовані на інший аркуш. Зверніть увагу, що цей спосіб копіює проміжні значення а не формули:

Порада. Ви можете використовувати той же трюк, щоб змінити форматування всіх проміжних рядків одним махом.

Як змінити проміжні підсумки

Для того, щоб швидко змінити існуючі проміжні підсумки, достатньо виконати наступні дії:

1. Виберіть будь-яку комірку проміжного підсумку.
2. Перейдіть на сторінку Дані та натисніть кнопку Підсумок .
3. В рамках проекту Підсумок внесіть будь-які зміни, що стосуються ключового стовпця, функції підсумовування та значень, що підлягають проміжному підсумку.
4. Переконайтеся в тому, що Замінити поточні проміжні підсумки встановлено прапорець.
5. Натисни ОК.

Примітка: Якщо для одного набору даних було додано декілька проміжних підсумків, їх неможливо відредагувати. Єдиний спосіб - видалити всі існуючі проміжні підсумки, а потім вставити їх заново.

Як видалити проміжні підсумки в Excel

Щоб видалити проміжні підсумки, виконайте такі дії:

1. Виділіть будь-яку комірку в діапазоні проміжних підсумків.
2. Перейдіть на сторінку Дані вкладка> Конспект групу і натисніть Підсумок .
3. В рамках проекту Підсумок діалогового вікна, натисніть кнопку Видалити все кнопку.

Це розгрупує ваші дані і видалить всі існуючі проміжні підсумки.

Крім функції Проміжні підсумки Excel, яка вставляє проміжні підсумки автоматично, існує "ручний" спосіб додавання проміжних підсумків в Excel - за допомогою функції СУММЕСЛИ. Вона забезпечує ще більшу гнучкість, і у вищезазначеному навчальному посібнику показано кілька корисних трюків.