El tutorial explica com utilitzar la funció de subtotal d'Excel per sumar, comptar o promediar automàticament diferents grups de cel·les. També aprendràs a mostrar o amagar els detalls del subtotal, copiar només les files del subtotal i a eliminar els subtotals.

Els fulls de treball amb moltes dades sovint poden semblar desordenats i difícils d'entendre. Afortunadament, Microsoft Excel ofereix una potent funció de subtotal que us permet resumir ràpidament diferents grups de dades i crear un esquema per als vostres fulls de treball. Feu clic als enllaços següents per conèixer els detalls.

Què és el subtotal a Excel?

En termes generals, el subtotal és la suma d'un conjunt de nombres, que és després s'afegeixen a un(s) conjunt(s) de nombres per fer el total general.

A Microsoft Excel, la funció Subtotal no es limita a sumar només subconjunts de valors dins d'un conjunt de dades. Us permet agrupar i resumir les vostres dades mitjançant SUMA, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX i altres funcions. A més, crea una jerarquia de grups, coneguda com a esquema, que us permet mostrar o amagar els detalls de cada subtotal, o visualitzar només un resum dels subtotals i dels totals generals.

Per exemple, així és com els vostres subtotals d'Excel poden semblar:

Com inserir subtotals a Excel

Per afegir subtotals ràpidament a Excel, feu els passos següents.

1. Organitzeu les dades d'origen

La funció de subtotal d'Excela la pestanya Inici > Edició del grup i feu clic a Cerca & Seleccioneu > Vés a Especial...

Consell. En lloc d'utilitzar la funció Vés a l'especial , pots prémer Alt + ; per seleccionar només cel·les visibles.

Fet! Com a resultat, només teniu el resum de dades copiat a un altre full de treball. Tingueu en compte que aquest mètode copia els valors del subtotal i no les fórmules:

Consell. Podeu utilitzar el mateix truc per canviar el format de totes les files subtotals d'un sol cop.

Com canviar els subtotals

Per modificar ràpidament els subtotals existents, només cal que feu el següent:

1. Seleccioneu qualsevol cel·la de subtotal.
2. Vés a Dades i feu clic a Subtotal .
3. Al quadre de diàleg Subtotal , feu els canvis que vulgueu relacionats amb la columna de claus, la funció de resum i els valors. per subtotalitzar.
4. Assegureu-vos que la casella Substitueix els subtotals actuals estigui seleccionada.
5. Feu clic a D'acord.

Nota. Si s'han afegit diversos subtotals per al mateix conjunt de dades, no és possible editar-los. L'única manera és eliminar tots els subtotals existents i després inserir-losde nou.

Com eliminar subtotals a Excel

Per eliminar subtotals, seguiu aquests passos:

1. Seleccioneu qualsevol cel·la de l'interval de subtotals.
2. Vés al Dades grup > Esquema i feu clic a Subtotal .
3. Al quadre de diàleg Subtotal , feu clic al <11 Botó>Elimina-ho tot .

Això desagruparà les teves dades i esborrarà tots els subtotals existents.

A part del subtotal d'Excel característica que insereix subtotals automàticament, hi ha una manera "manual" d'afegir subtotals a Excel, utilitzant la funció SUBTOTAL. Proporciona encara més versatilitat i el tutorial enllaçat anterior mostra un parell de trucs útils.

Per tant, abans d'afegir subtotals, assegureu-vos d' ordenar la columna que voleu agrupar les vostres dades. per. La manera més senzilla de fer-ho és fer clic al botó Filtre de la pestanya Dades , després fer clic a la fletxa del filtre i seleccionar per ordenar de la A a la Z o de la Z a la A:

Per eliminar les cel·les en blanc sense malmetre les dades, seguiu aquestes directrius: Com eliminar totes les files en blanc a Excel.

2. Afegiu subtotals

Seleccioneu qualsevol cel·la del vostre conjunt de dades, aneu a la pestanya Dades > Esquema i feu clic a Subtotal .

Consell. Si voleu afegir subtotals només per a una part de les vostres dades, seleccioneu l'interval desitjat abans de fer clic al botó Subtotal .

3. Definiu les opcions de subtotal

Al quadre de diàleg Subtotal, especifiqueu les tres coses principals: per quina columna s'agrupa, quina funció de resum utilitzar i quines columnes cal subtotal:

• En el A cada canvi al quadre , seleccioneu la columna que conté les dades per les quals voleu agrupar.
• Al Utilitza el quadre de funció , seleccioneu una de les funcions següents. :
  • Suma: sumar els nombres.
  • Comptar: comptar cel·les no buides (això inserirà fórmules de subtotal amb la funció COUNTA).
  • Mitjana: calcula la mitjana de nombres.
  • Màxim: retorna el més granvalor.
  • Mín: retorna el valor més petit.
  • Producte: calcula el producte de les cel·les.
  • Nombres de comptabilitat: compta les cel·les que contenen nombres (això inserirà fórmules de subtotal amb la funció COUNT).
  • StdDev: calcula la desviació estàndard d'una població a partir d'una mostra de nombres.
  • StdDevp: retorna la desviació estàndard basada en una població sencera de nombres.
  • Var - estima la variància d'una població a partir d'una mostra de nombres.
  • Varp - estima la variància d'una població a partir d'una població sencera de nombres.
• A Afegeix un subtotal a , marqueu la casella de selecció de cada columna que vulgueu subtotalitzar.

En aquest exemple, agrupem les dades per la Regió i utilitzeu la funció SUMA per sumar els nombres a les columnes Vendes i Guany .

A més, podeu seleccioneu qualsevol de les opcions següents:

• Per inserir un salt de pàgina automàtic després de cada subtotal, seleccioneu l' Bloc de pàgina. k entre grups quadre.
• Per mostrar una fila de resum a sobre de la fila de detalls, desmarqueu el quadre Resum sota les dades . Per mostrar una fila de resum a sota de la fila de detalls, seleccioneu aquesta casella de selecció (normalment seleccionada de manera predeterminada).
• Per sobreescriure els subtotals existents, mantingueu seleccionada la casella Substitueix els subtotals actuals ; en cas contrari, desactiveu-la.

Finalment, feu clic al botó D'acord . Elels subtotals apareixeran a sota de cada grup de dades i el total general s'afegirà al final de la taula.

Un cop s'hagin inserit els subtotals al vostre full de treball, es tornaran a calcular automàticament com a editeu les dades d'origen.

Consell. Si els subtotals i el total general no es tornen a calcular, assegureu-vos de configurar el vostre llibre de treball perquè calculi automàticament fórmules ( Fitxer > Opcions > Fórmules > >Opcions de càlcul > Càlcul del llibre de treball > Automàtic ).

3 coses que hauríeu de saber sobre la funció de subtotal d'Excel

El subtotal d'Excel és molt potent i versàtil i, al mateix temps, és una característica molt específica pel que fa a com calcula les dades. A continuació, trobareu les explicacions detallades de les especificitats de Subtotal.

1. Només es subtotalen les files visibles

En essència, el subtotal d'Excel calcula els valors de les cel·les visibles i ignora les files filtrades. Tanmateix, inclou valors a les files ocultes manualment, és a dir, les files que s'han amagat mitjançant l'ordre Amaga les files a la pestanya Inici > Cel·les grup > Format > Amaga & Mostra , o fent clic amb el botó dret a les files i després fent clic a Amaga . Els paràgrafs següents expliquen els aspectes tècnics.

L'aplicació de la funció Subtotal a Excel crea automàticament fórmules de SUBTOTAL que realitzen un tipus de càlcul específic com ara suma, recompte, mitjana, etc.La funció es defineix pel número del primer argument (núm_funció) que pertany a un dels conjunts següents:

• 1 - 11 ignoren les cel·les filtrades, però inclouen files ocultes manualment.
• 101 - 111 ignora totes les files ocultes (filtrades i ocultes manualment).

La funció de subtotal d'Excel insereix fórmules amb el número de funció 1-11.

A l'exemple anterior, inserint subtotals amb la funció Suma es crea aquesta fórmula: SUBTOTAL(9, C2:C5) . On 9 representa la funció SUMA i C2:C5 és el primer grup de cel·les a subtotal.

Si filtreu, per exemple, Llimones i Taronges , s'eliminaran automàticament dels subtotals. Tanmateix, si amagueu aquestes files manualment, s'inclouran als subtotals. La imatge següent il·lustra la diferència:

Per excloure manualment les files ocultes de manera que només es calculin les cel·les visibles, modifiqueu la fórmula del subtotal substituint el número de funció 1-11 amb el número corresponent 101-111.

En el nostre exemple, per sumar només les cel·les visibles excloent les files ocultes manualment, canvieu SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) a SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

Per obtenir més informació sobre l'ús de fórmules de subtotal a Excel, consulteu el tutorial de la funció SUBTOTAL.

2. Els totals generals es calculen a partir de les dades originals

La funció de subtotal d'Excel calcula els totals generals a partir de les dades originals, no a partir delvalors de subtotals.

Per exemple, inserint subtotals amb la funció Mitjana es calcula la Mitjana Gran com a mitjana aritmètica de tots els valors originals de les cel·les C2:C19, deixant de banda els valors de les files de subtotal. Només has de comparar les captures de pantalla següents per veure la diferència:

3. Els subtotals no estan disponibles a les taules d'Excel

Si el botó Subtotal està en gris a la cinta, és probable que estigueu treballant amb una taula d'Excel. Com que la funció Subtotal no es pot utilitzar amb taules d'Excel, primer haureu de convertir la vostra taula a un rang normal. Consulteu aquest tutorial per obtenir els passos detallats: Com convertir una taula d'Excel en interval.

Com afegir diversos subtotals a Excel (subtotals nidats)

L'exemple anterior mostrava com inserir un nivell de subtotals. I ara, anem més lluny i afegim subtotals per als grups interiors dins dels grups externs corresponents. Més concretament, primer agruparem les nostres dades de mostra per Regió i després les desglossarem per Element .

1. Ordena les dades per diverses columnes

Quan inseriu subtotals imbricats a Excel, és important que ordeneu les dades a totes les columnes per les quals voleu agrupar els subtotals. Per fer-ho, aneu a la pestanya Dades > Ordena & Filtra , feu clic al botó Ordena , i afegiu dos o més nivells d'ordenació:

Per a la informació detalladainstruccions, consulteu Com ordenar per diverses columnes.

Com a resultat, els valors de les dues primeres columnes s'ordenen per ordre alfabètic:

2 . Inseriu el primer nivell de subtotals

Seleccioneu qualsevol cel·la de la vostra llista de dades i afegiu el primer nivell exterior de subtotals tal com es mostra a l'exemple anterior. Com a resultat, tindreu subtotals Vendes i Guanys per Regió :

3. Inseriu nivells imbricats de subtotals

Amb els subtotals exteriors al seu lloc, feu clic a Dades > Subtotals de nou per afegir un nivell de subtotal intern:

• Al quadre A cada canvi a , seleccioneu la segona columna per la qual voleu agrupar les vostres dades.
• Al quadre Utilitza la funció , seleccioneu el resum desitjat funció.
• A Afegeix subtotal a , seleccioneu les columnes per a les quals voleu calcular els subtotals. Aquestes poden ser les mateixes columnes que els subtotals externs o diferents.

Finalment, desmarqueu la casella Substitueix els subtotals actuals . És el punt clau que impedeix sobreescriure el nivell exterior de subtotals.

Repetiu aquest pas per afegir més subtotals imbricats, si cal.

En aquest exemple, el nivell de subtotal intern agruparà les dades per la columna Article i suma els valors a les columnes Vendes i Guany :

Com a resultat , Excel calcularà els totals de cada element dins de cada regió, tal com es mostra ala captura de pantalla següent:

Per disposar d'espai, el grup Regió de l'Est s'amplia per mostrar els subtotals Item imbricats, i 3 grups de regions més estan replegats (la secció següent explica com fer-ho: Mostra o amaga els detalls del subtotal).

Afegiu diferents subtotals per a la mateixa columna

Quan feu servir subtotals a Excel, podeu no es limiten a inserir només un subtotal per columna. De fet, podeu resumir les dades a la mateixa columna amb tantes funcions diferents com vulgueu.

Per exemple, a la nostra taula d'exemple, a més dels totals de la regió podríem mostrar una mitjana de les vendes. Columnes i Guany :

Per obtenir un resultat similar al que veieu a la captura de pantalla anterior, seguiu els passos descrits a Com afegir múltiples subtotals en Excel. Només recordeu de netejar la casella Substitueix els subtotals actuals cada vegada que afegiu el segon i tots els nivells de subtotals següents.

Com utilitzar els subtotals a Excel

Ara que saber com fer subtotals a Excel per obtenir a l'instant un resum de diferents grups de dades, els consells següents us ajudaran a tenir la funció de subtotal d'Excel sota el vostre control total.

Mostra o amaga els detalls del subtotal

Per mostrar el resum de dades, és a dir, només subtotals i totals generals, feu clic a un dels símbols de contorn que apareixen a l'extrem superior esquerre del vostre full de treball:

• Nombre1 només mostra els totals generals.
• L'últim número mostra tant els subtotals com els valors individuals.
• Els números intermedis mostren agrupacions. Depenent de quants subtotals hàgiu inserit al vostre full de treball, pot haver-hi un, dos, tres o més números intermedis a l'esquema.

Al nostre full de treball de mostra, feu clic al número 2 per mostrar el primer agrupament per Regió :

O feu clic al número 3 per mostrar els subtotals imbricats per Element :

Per mostrar o amagar les files de dades de subtotals individuals , utilitzeu els símbols i .

O feu clic als botons Mostra els detalls i Oculta els detalls de la pestanya Dades , al grup Esquema .

Copiar només les files de subtotals

Com veieu, utilitzar el subtotal a Excel és fàcil... fins que es tracta de copiar només els subtotals a un altre lloc.

El La manera més òbvia que em ve al cap: mostrar els subtotals desitjats i després copiar aquestes files a una altra ubicació, no funcionarà! Excel copiarà i enganxarà totes les files, no només les files visibles incloses a la selecció.

Per copiar només les files visibles que contenen subtotals, seguiu aquests passos:

1. Mostra només les files de subtotal que voleu copiar mitjançant números d'esquema o símbols més i menys.
2. Seleccioneu qualsevol cel·la de subtotal i, a continuació, premeu Ctrl+A per seleccionar totes les cel·les.
3. Amb els subtotals seleccionats , aneu