У падручніку тлумачыцца, як выкарыстоўваць функцыю Excel Subtotal для аўтаматычнага сумавання, падліку або сярэдняга значэння розных груп ячэек. Вы таксама даведаецеся, як адлюстроўваць або хаваць дэталі прамежкавых вынікаў, капіяваць толькі радкі прамежкавых вынікаў і як выдаляць прамежкавыя вынікі.

Працоўныя аркушы з вялікай колькасцю даных часта выглядаюць загрувашчанымі і цяжкімі для разумення. На шчасце, Microsoft Excel забяспечвае магутную функцыю Subtotal, якая дазваляе хутка абагульніць розныя групы даных і стварыць схему для вашых працоўных лістоў. Калі ласка, націсніце на наступныя спасылкі, каб даведацца падрабязнасці.

Што такое прамежкавы вынік у Excel?

Наогул кажучы, прамежкавы вынік - гэта сума набору лікаў, якая потым дадаецца да іншага(-ых) набору(-аў) лікаў, каб зрабіць агульны вынік.

У Microsoft Excel функцыя Subtotal не абмяжоўваецца толькі сумаваннем падмностваў значэнняў у наборы даных. Гэта дазваляе групаваць і абагульняць дадзеныя з дапамогай SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX і іншых функцый. Акрамя таго, ён стварае іерархію груп, вядомую як схема, якая дазваляе адлюстроўваць або хаваць дэталі для кожнай прамежкавай сумы, або праглядаць толькі зводку прамежкавых і агульных вынікаў.

Напрыклад, вось як вашы прамежкавыя вынікі ў Excel могуць выглядаць так:

Як уставіць прамежкавыя вынікі ў Excel

Каб хутка дадаць прамежкавыя вынікі ў Excel, выканайце наступныя крокі.

1. Арганізуйце зыходныя даныя

Функцыя Excel Subtotalда групы Галоўная > Рэдагаванне і націсніце Знайсьці & Выберыце > Перайсці да спецыяльнага...

Парада. Замест выкарыстання функцыі Перайсці да спецыяльнага , вы можаце націснуць Alt + ; каб выбраць толькі бачныя вочкі.

Гатова! У выніку ў вас ёсць толькі зводныя дадзеныя, скапіяваныя на іншы працоўны ліст. Калі ласка, звярніце ўвагу, што гэты метад капіюе значэнні прамежкавых вынікаў , а не формулы:

Савет. Вы можаце выкарыстаць той жа прыём, каб адным махам змяніць фарматаванне усіх радкоў прамежкавых вынікаў.

Як змяніць прамежкавыя вынікі

Каб хутка змяніць існуючыя прамежкавыя вынікі, проста зрабіце наступнае:

1. Выберыце любую ячэйку прамежкавых вынікаў.
2. Перайдзіце да <1 Укладку>Дадзеныя і націсніце Прамежкавы вынік .
3. У дыялогавым акне Прамежкавы вынік унясіце любыя змены, якія вы хочаце, у дачыненні да ключавога слупка, функцыі зводкі і значэнняў для падсумавання.
4. Пераканайцеся, што выбрана поле Замяніць бягучыя прамежкавыя вынікі .
5. Націсніце OK.

Заўвага. Калі некалькі прамежкавых вынікаў былі дададзены для аднаго і таго ж набору даных, іх немагчыма змяніць. Адзіны спосаб - выдаліць усе існуючыя прамежкавыя вынікі, а затым уставіць іхнанова.

Як выдаліць прамежкавыя вынікі ў Excel

Каб выдаліць прамежкавыя вынікі, выканайце наступныя дзеянні:

1. Вылучыце любую ячэйку ў дыяпазоне прамежкавых вынікаў.
2. Перайдзіце да Укладка Data > Схема група і націсніце Прамежкавы вынік .
3. У дыялогавым акне Прамежкавы вынік націсніце Кнопка "Выдаліць усе" .

Гэта разгрупуе вашы даныя і выдаліць усе існуючыя прамежкавыя вынікі.

Акрамя прамежкавых вынікаў Excel Функцыя, якая ўстаўляе прамежкавыя вынікі аўтаматычна, ёсць "ручной" спосаб дадаць прамежкавыя вынікі ў Excel - з дапамогай функцыі SUBTOTAL. Гэта забяспечвае яшчэ большую ўніверсальнасць, а прыведзены вышэй падручнік паказвае некалькі карысных прыёмаў.

Такім чынам, перш чым дадаваць прамежкавыя вынікі, не забудзьцеся сартаваць слупок, у якім вы хочаце згрупаваць вашыя дадзеныя па. Самы просты спосаб зрабіць гэта - націснуць кнопку Фільтр на ўкладцы Даныя , затым націснуць стрэлку фільтра і выбраць для сартавання ад А да Я або ад Я да А:

Каб выдаліць пустыя вочкі без псавання даных, прытрымлівайцеся наступных інструкцый: Як выдаліць усе пустыя радкі ў Excel.

2. Дадайце прамежкавыя вынікі

Абярыце любую ячэйку ў вашым наборы даных, перайдзіце на ўкладку Даныя > Схем група і націсніце Прамежкавы вынік .

Савет. Калі вы жадаеце дадаць прамежкавыя вынікі толькі для некаторай часткі вашых даных, выберыце патрэбны дыяпазон, перш чым націскаць кнопку Прамежкавы вынік .

3. Вызначце параметры прамежкавых вынікаў

У дыялогавым акне Прамежкавы вынік вызначце тры асноўныя рэчы - па якім слупку групаваць, якую функцыю падсумавання выкарыстоўваць і якія слупкі падводзіць прамежкавы вынік:

• У Пры кожнай змене ў полі выбірайце слупок, які змяшчае даныя, па якіх вы хочаце згрупаваць.
• У полі Выкарыстоўваць функцыі выбірайце адну з наступных функцый :
  • Сума - складзіце лічбы.
  • Палічыце - падлічыце непустыя вочкі (гэта ўставіць формулы прамежкавых вынікаў з функцыяй COUNTA).
  • Сярэдняе - вылічыце сярэдняе лікаў.
  • Макс - вяртае найбольшаезначэнне.
  • Мінімум - вяртае найменшае значэнне.
  • Прадукт - вылічвае здабытак ячэек.
  • Падлік лікаў - падлічвае ячэйкі, якія змяшчаюць лічбы (гэта ўставіць формулы прамежкавых вынікаў з функцыя COUNT).
  • StdDev - вылічвае стандартнае адхіленне генеральнай сукупнасці на аснове выбаркі лікаў.
  • StdDevp - вяртае стандартнае адхіленне на аснове ўсёй сукупнасці лікаў.
  • Var - ацэнка дысперсіі сукупнасці на аснове выбаркі лікаў.
  • Varp - ацэнка дысперсіі генеральнай сукупнасці на аснове ўсёй сукупнасці лікаў.
• У раздзеле Дадаць прамежкавы вынік да пастаўце сцяжок для кожнага слупка, у які вы хочаце зрабіць прамежкавы вынік.

У гэтым прыкладзе мы групуем даныя па Рэгіёне і выкарыстоўвайце функцыю SUM, каб падсумаваць лічбы ў слупках Sales і Profit .

Акрамя таго, вы можаце абярыце любы з наступных варыянтаў:

• Каб уставіць аўтаматычны разрыў старонкі пасля кожнага прамежкавага выніка, абярыце Разрыў старонкі k паміж групамі поле.
• Каб адлюстраваць зводны радок над радком дэталяў, зніміце поле Зводка пад дадзенымі . Каб паказаць зводны радок пад радком дэталяў, усталюйце гэты сцяжок (звычайна ўсталяваны па змаўчанні).
• Каб перазапісаць любыя існуючыя прамежкавыя вынікі, пакіньце выбраным поле Замяніць бягучыя прамежкавыя вынікі , інакш зніміце гэта поле.

Нарэшце, націсніце кнопку ОК . Theпрамежкавыя вынікі з'явяцца пад кожнай групай даных, а агульны вынік будзе дададзены ў канец табліцы.

Пасля таго, як прамежкавыя вынікі будуць устаўлены ў ваш аркуш, яны будуць аўтаматычна пералічаны як вы рэдагуеце зыходныя дадзеныя.

Савет. Калі прамежкавыя вынікі і агульны вынік не пералічваюцца, упэўніцеся, што ў кнізе ўстаноўлены аўтаматычны разлік формул ( Файл > Параметры > Формулы > Параметры разліку > Разлік працоўнага сшытка > Аўтаматычны ).

3 рэчы, якія вы павінны ведаць пра функцыю Excel Subtotal

Excel Subtotal вельмі магутная і ўніверсальная, і ў той жа час гэта вельмі спецыфічная функцыя з пункту гледжання таго, як яна разлічвае даныя. Ніжэй вы знойдзеце падрабязныя тлумачэнні асаблівасцей Subtotal.

1. Толькі бачныя радкі падсумоўваюцца

Па сутнасці, Excel Subtotal вылічвае значэнні ў бачных ячэйках і ігнаруе адфільтраваныя радкі. Аднак ён уключае значэнні ў радках, схаваных уручную, г.зн. радках, якія былі схаваны з дапамогай каманды Схаваць радкі на ўкладцы Галоўная > Ячэйкі група > Фарматаваць > Схаваць & Паказаць , або пстрыкнуўшы правай кнопкай мышы радкі, а затым націснуўшы Схаваць . Наступныя некалькі абзацаў тлумачаць тэхнічныя моманты.

Прымяненне функцыі прамежкавага выліку ў Excel аўтаматычна стварае формулы прамежкавага выліку, якія выконваюць пэўны тып вылічэнняў, напрыклад суму, падлік, сярэдняе і г.д.функцыя вызначаецца лікам у першым аргументе (нумар_функцыі), які належыць да аднаго з наступных набораў:

• 1 - 11 ігнаруе адфільтраваныя ячэйкі, але ўключае схаваныя ўручную радкі.
• 101 - 111 ігнараваць усе схаваныя радкі (адфільтраваныя і схаваныя ўручную).

Функцыя Excel Subtotal устаўляе формулы з нумарамі функцыі 1-11.

У прыведзеным вышэй прыкладзе, устаўка прамежкавых вынікаў з дапамогай функцыі Sum стварае наступную формулу: SUBTOTAL(9, C2:C5) . Дзе 9 прадстаўляе функцыю SUM, а C2:C5 гэта першая група ячэек для прамежкавых вынікаў.

Калі вы адфільтруеце, скажам, Лімоны і Апельсіны , яны будуць аўтаматычна выдалены з прамежкавых вынікаў. Аднак, калі вы схаваеце гэтыя радкі ўручную, яны будуць уключаны ў прамежкавыя вынікі. На малюнку ніжэй паказана розніца:

Каб выключыць схаваныя ўручную радкі так, каб вылічваліся толькі бачныя ячэйкі, змяніце формулу прамежкавага выніку, замяніўшы нумар функцыі 1-11 з адпаведным лікам 101-111.

У нашым прыкладзе, каб сумаваць толькі бачныя ячэйкі, за выключэннем схаваных уручную радкоў, змяніце SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) на SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

Для атрымання дадатковай інфармацыі аб выкарыстанні формул прамежкавых вынікаў у Excel, калі ласка, азнаёмцеся з падручнікам па функцыі SUBTOTAL.

2. Агульныя вынікі разлічваюцца з зыходных даных

Функцыя Excel Subtotal вылічвае агульныя вынікі з зыходных даных, а не зпрамежкавыя вынікі.

Напрыклад, устаўка прамежкавых вынікаў з дапамогай функцыі Average вылічае вялікае сярэдняе як сярэдняе арыфметычнае ўсіх зыходных значэнняў у ячэйках C2:C19, грэбуючы значэннямі ў радках прамежкавых вынікаў. Проста параўнайце наступныя скрыншоты, каб убачыць розніцу:

3. Прамежкавыя вынікі недаступныя ў табліцах Excel

Калі кнопка Прамежкавы вынік недаступная на стужцы, хутчэй за ўсё, вы працуеце з табліцай Excel. Паколькі функцыю «Прамежкавы вынік» нельга выкарыстоўваць з табліцамі Excel, вам трэба спачатку пераўтварыць табліцу ў звычайны дыяпазон. Калі ласка, азнаёмцеся з гэтым падручнікам, каб атрымаць падрабязныя крокі: Як пераўтварыць табліцу Excel у дыяпазон.

Як дадаць некалькі прамежкавых вынікаў у Excel (укладзеныя прамежкавыя вынікі)

Папярэдні прыклад прадэманстраваў, як уставіць адзін узровень прамежкавых вынікаў. А цяпер пойдзем далей і дадамо прамежкавыя вынікі для ўнутраных груп у адпаведныя вонкавыя групы. Дакладней, спачатку мы згрупуем нашы выбарачныя даныя па Рэгіёне , а потым разбяром іх па Элеменце .

1. Сартаванне даных па некалькіх слупках

Пры ўстаўцы ўкладзеных прамежкавых вынікаў у Excel важна сартаваць даныя ва ўсіх слупках, па якіх вы хочаце згрупаваць прамежкавыя вынікі. Каб зрабіць гэта, перайдзіце на ўкладку Даныя > Сартаваць & Група Filter , націсніце кнопку Sort , і дадайце два або больш узроўняў сартавання:

Для падрабязнай інфармацыіінструкцыі, калі ласка, глядзіце Як сартаваць па некалькіх слупках.

У выніку значэнні ў першых двух слупках адсартаваны ў алфавітным парадку:

2 . Устаўце першы ўзровень прамежкавых вынікаў

Абярыце любую ячэйку ў вашым спісе даных і дадайце першы, знешні ўзровень прамежкавых вынікаў, як паказана ў папярэднім прыкладзе. У выніку вы атрымаеце прамежкавыя вынікі Продажы і Прыбытак на Рэгіён :

3. Устаўце ўкладзеныя ўзроўні прамежкавых вынікаў

З знешнімі прамежкавымі вынікамі зноў націсніце Даныя > Прамежкавыя вынікі , каб дадаць унутраны ўзровень прамежкавых вынікаў:

• У полі Пры кожнай змене ў выберыце другі слупок, па якім вы хочаце згрупаваць свае даныя.
• У полі Выкарыстоўваць функцыю выберыце жаданае рэзюмэ функцыя.
• У раздзеле Дадаць прамежкавы вынік да выберыце слупок(-ы), для якога вы хочаце вылічыць прамежкавыя вынікі. Гэта можа быць той жа слупок(-ы), што і ў знешніх прамежкавых выніках, або розныя.

Нарэшце, зніміце поле Замяніць бягучыя прамежкавыя вынікі . Гэта ключавы момант, які прадухіляе перазапіс вонкавага ўзроўню прамежкавых вынікаў.

Паўтарыце гэты крок, каб дадаць больш укладзеных прамежкавых вынікаў, калі неабходна.

У гэтым прыкладзе ўнутраны ўзровень прамежкавых вынікаў згрупуе даныя па слупок Элемент і сумаваць значэнні ў слупках Продажы і Прыбытак :

У выніку , Excel падлічыць вынікі для кожнага элемента ў кожным рэгіёне, як паказана ўскрыншот ніжэй:

Дзеля прасторы група Усходні рэгіён пашырана для адлюстравання ўкладзеных прамежкавых вынікаў Элемент , і 3 іншыя групы рэгіёнаў згорнуты (у наступным раздзеле тлумачыцца, як гэта зрабіць: адлюстраванне або схаванне дэталяў прамежкавых вынікаў).

Дадайце розныя прамежкавыя вынікі для аднаго слупка

Пры выкарыстанні прамежкавых вынікаў у Excel вы не абмяжоўваюцца ўстаўкай толькі аднаго прамежкавага выніка ў слупок. Фактычна, вы можаце абагульніць даныя ў адным слупку з колькі заўгодна рознымі функцыямі.

Напрыклад, у нашай прыкладной табліцы, у дадатак да агульных паказчыкаў па рэгіёнах, мы маглі б паказаць сярэдняе для продажаў Слупкі і Прыбытак :

Каб атрымаць вынік, падобны да таго, што вы бачыце на скрыншоце вышэй, выканайце дзеянні, апісаныя ў раздзеле Як дадаць некалькі прамежкавых вынікаў у Excel. Толькі не забудзьце ачысціць поле Замяніць бягучыя прамежкавыя вынікі кожны раз, калі вы дадаеце другі і ўсе наступныя ўзроўні прамежкавых вынікаў.

Як выкарыстоўваць прамежкавыя вынікі ў Excel

Цяпер, калі вы ведаючы, як зрабіць прамежкавыя вынікі ў Excel, каб імгненна атрымаць зводку для розных груп даных, наступныя парады дапамогуць вам цалкам кантраляваць функцыю прамежкавых вынікаў Excel.

Паказаць або схаваць дэталі прамежкавых вынікаў

Для адлюстравання зводных даных, г.зн. толькі прамежкавых і агульных вынікаў, пстрыкніце адзін з контурных сімвалаў , якія з'яўляюцца ў левым верхнім куце працоўнага ліста:

• Лік1 адлюстроўвае толькі агульныя вынікі.
• Апошні лік паказвае як прамежкавыя вынікі, так і асобныя значэнні.
• Паміж лікамі паказваюць групоўкі. У залежнасці ад таго, колькі прамежкавых вынікаў вы ўставілі ў свой працоўны аркуш, можа быць адзін, два, тры ці больш прамежкавых лікаў у схеме.

У нашым прыкладзе аркуша націсніце нумар 2, каб адлюстраваць першая групоўка па Рэгіён :

Або націсніце нумар 3, каб адлюстраваць укладзеныя прамежкавыя вынікі па Элемент :

Каб адлюстраваць або схаваць радкі даных для асобных прамежкавых вынікаў , выкарыстоўвайце сімвалы і .

Або націсніце кнопкі Паказаць дэталі і Схаваць дэталі на ўкладцы Даныя ў групе Схемы .

Капіяваць толькі радкі прамежкавых вынікаў

Як бачыце, выкарыстоўваць Прамежкавы вынік у Excel лёгка... пакуль справа не прыйдзе да капіявання толькі прамежкавых вынікаў у іншае месца.

самы відавочны спосаб, які прыходзіць на розум - адлюстраваць патрэбныя прамежкавыя вынікі, а затым скапіяваць гэтыя радкі ў іншае месца - не будзе працаваць! Excel скапіруе і ўставіць усе радкі, а не толькі бачныя радкі, уключаныя ў выбар.

Каб скапіяваць толькі бачныя радкі, якія змяшчаюць прамежкавыя вынікі, выканайце наступныя дзеянні:

1. Толькі адлюстраванне радкі прамежкавых вынікаў, якія вы жадаеце скапіяваць, выкарыстоўваючы лічбы або знакі плюс і мінус.
2. Вылучыце любую ячэйку прамежкавых вынікаў, а потым націсніце Ctrl+A, каб вылучыць усе ячэйкі.
3. З выбранымі прамежкавымі вынікамі , ідзі