El tutorial explica cómo utilizar la función Subtotal de Excel para sumar, contar o promediar automáticamente diferentes grupos de celdas. También aprenderá cómo mostrar u ocultar los detalles del subtotal, copiar sólo filas de subtotales y cómo eliminar subtotales.

Las hojas de cálculo con muchos datos a menudo pueden parecer desordenadas y difíciles de comprender. Por suerte, Microsoft Excel proporciona una potente función Subtotal que le permite resumir rápidamente diferentes grupos de datos y crear un esquema para sus hojas de cálculo. Haga clic en los siguientes enlaces para conocer los detalles.

¿Qué es el Subtotal en Excel?

En términos generales, el subtotal es la suma de un conjunto de números, que luego se añade a otro(s) conjunto(s) de números para obtener el total general.

En Microsoft Excel, la función Subtotal no se limita a totalizar sólo subconjuntos de valores dentro de un conjunto de datos. Le permite agrupar y resumir sus datos utilizando SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX y otras funciones. Además, crea una jerarquía de grupos, conocida como esquema, que le permite mostrar u ocultar los detalles de cada subtotal, o ver sólo un resumen de los subtotales y el subtotal general.totales.

Por ejemplo, este es el aspecto que pueden tener los subtotales de Excel:

Cómo insertar subtotales en Excel

Para añadir rápidamente subtotales en Excel, realice los siguientes pasos.

1. Organizar los datos de origen

La función Subtotal de Excel requiere que los datos de origen estén ordenados correctamente y no contengan filas en blanco.

Por lo tanto, antes de añadir subtotales, asegúrese de ordenar la columna por la que desea agrupar los datos. La forma más sencilla de hacerlo es hacer clic en el botón Filtro en el botón Datos haga clic en la flecha de filtro y seleccione la clasificación de A a Z o de Z a A:

Para eliminar las celdas en blanco sin estropear los datos, siga estas instrucciones: Cómo eliminar todas las filas en blanco en Excel.

2. Añadir subtotales

Seleccione cualquier celda de su conjunto de datos, vaya a la pestaña Datos tab> Esquema y haga clic en Subtotal .

Sugerencia: si desea añadir subtotales sólo para una parte de los datos, seleccione el intervalo deseado antes de hacer clic en el botón Subtotal botón.

3. Definir las opciones de subtotal

En el cuadro de diálogo Subtotal, especifique las tres cosas principales: por qué columna agrupar, qué función de resumen utilizar y qué columnas subtotalizar:

• En el En cada cambio de casilla seleccione la columna que contiene los datos por los que desea agrupar.
• En el Utilizar el cuadro de funciones Seleccione una de las siguientes funciones:
  • Suma - suma los números.
  • Contar - cuenta las celdas no vacías (esto insertará fórmulas de Subtotal con la función COUNTA).
  • Media - calcula la media de números.
  • Max - devuelve el valor más grande.
  • Mín - devuelve el valor más pequeño.
  • Producto - calcula el producto de celdas.
  • Contar Números - cuenta las celdas que contienen números (esto insertará fórmulas de Subtotal con la función CONTAR).
  • StdDev - calcular la desviación estándar de una población basada en una muestra de números.
  • StdDevp - devuelve la desviación estándar basada en una población entera de números.
  • Var - estimar la varianza de una población a partir de una muestra de números.
  • Varp - estimar la varianza de una población basándose en una población entera de números.
• En Añadir subtotal a Seleccione la casilla de cada columna que desee subtotalizar.

En este ejemplo, agrupamos los datos por el Región y utilice la función SUMA para sumar los números de la columna Ventas y Beneficios columnas.

Además, puede seleccionar cualquiera de las siguientes opciones:

• Para insertar un salto de página automático después de cada subtotal, seleccione el botón Salto de página entre grupos caja.
• Para mostrar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla Resumen de los datos siguientes Para mostrar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, seleccione esta casilla (normalmente seleccionada por defecto).
• Para sobrescribir los subtotales existentes, mantenga pulsada la tecla Sustituir los subtotales actuales de lo contrario, desactive esta casilla.

Por último, haga clic en el botón OK Los subtotales aparecerán debajo de cada grupo de datos y el total general se añadirá al final de la tabla.

Una vez insertados los subtotales en su hoja de cálculo, se recalcularán automáticamente a medida que edite los datos de origen.

Consejo: si los subtotales y el total general no se recalculan, asegúrese de configurar su libro de trabajo para que calcule automáticamente las fórmulas ( Archivo > Opciones > Fórmulas> Opciones de cálculo > Cálculo del libro de trabajo > Automático ).

3 cosas que debe saber sobre la función Subtotal de Excel

Excel Subtotal es muy potente y versátil, y al mismo tiempo es una característica muy específica en términos de cómo calcula los datos. A continuación, encontrará las explicaciones detalladas de las especificidades de Subtotal.

1. Sólo se subtotalizan las filas visibles

En esencia, el Subtotal de Excel calcula los valores de las celdas visibles e ignora las filas filtradas. Sin embargo, incluye los valores de las filas ocultadas manualmente, es decir, las filas que se ocultaron mediante la opción Ocultar filas en el Inicio tab> Células grupo> Formato > Ocultar & Desocultar o haciendo clic con el botón derecho en las filas y, a continuación, en Ocultar En los párrafos siguientes se explican los aspectos técnicos.

Al aplicar la función Subtotal en Excel se crean automáticamente fórmulas SUBTOTALES que realizan un tipo de cálculo específico como suma, recuento, promedio, etc. La función se define por el número del primer argumento (function_num) que pertenece a uno de los siguientes conjuntos:

• 1 - 11 ignoran las celdas filtradas, pero incluyen las filas ocultas manualmente.
• 101 - 111 ignoran todas las filas ocultas (filtradas y ocultadas manualmente).

La función Subtotal de Excel inserta fórmulas con el número de función 1-11.

En el ejemplo anterior, la inserción de subtotales con la función Suma crea esta fórmula: SUBTOTAL(9, C2:C5) Donde 9 representa la función SUMA, y C2:C5 es el primer grupo de celdas a subtotalizar.

Si filtras, digamos, Limones y Naranjas Sin embargo, si oculta esas filas manualmente, se incluirán en los subtotales. La imagen siguiente ilustra la diferencia:

A excluir filas ocultas manualmente para que sólo se calculen las celdas visibles, modifique la fórmula Subtotal sustituyendo el número de función 1-11 por el número correspondiente 101-111.

En nuestro ejemplo, para sumar sólo las celdas visibles excluyendo las filas ocultas manualmente, cambie SUBTOTAL( 9 C2:C5) a SUBTOTAL( 109 C2:C5):

Para obtener más información sobre el uso de fórmulas de Subtotal en Excel, consulte el tutorial sobre la función SUBTOTAL.

2. Los totales generales se calculan a partir de los datos originales

La función Subtotal de Excel calcula los totales generales a partir de los datos originales, no a partir de los valores de los subtotales.

Por ejemplo, al insertar subtotales con la función Promedio se calcula el Promedio general como una media aritmética de todos los valores originales de las celdas C2:C19, despreciando los valores de las filas de subtotales. Basta con comparar las siguientes capturas de pantalla para ver la diferencia:

3. Los subtotales no están disponibles en las tablas de Excel

Si el botón Subtotal aparece en gris en la cinta de opciones, lo más probable es que esté trabajando con una tabla de Excel. Dado que la función Subtotal no se puede utilizar con tablas de Excel, primero deberá convertir la tabla en un rango normal. Consulte este tutorial para ver los pasos detallados: Cómo convertir una tabla de Excel en un rango.

Cómo añadir múltiples subtotales en Excel (subtotales anidados)

El ejemplo anterior mostraba cómo insertar un nivel de subtotales. Y ahora, vamos a ir más allá y añadir subtotales para grupos internos dentro de los correspondientes grupos externos. Más concretamente, agruparemos nuestros datos de muestra por Región primero, y luego desglosarlo por Artículo .

1. Ordenar los datos por varias columnas

Al insertar subtotales anidados en Excel, es importante que ordene los datos en todas las columnas por las que desee agrupar los subtotales. Para ello, vaya a la columna Datos tab> Ordenar y filtrar haga clic en el botón Ordenar botón , y añada dos o más niveles de clasificación:

Para obtener instrucciones detalladas, consulte Cómo ordenar por varias columnas.

Como resultado, los valores de las dos primeras columnas se ordenan por orden alfabético:

2. Inserte el primer nivel de subtotales

Seleccione cualquier celda dentro de su lista de datos, y añada el primer nivel, exterior, de subtotales como se demostró en el ejemplo anterior. Como resultado, tendrá Ventas y Beneficios subtotales por Región :

3. Insertar niveles anidados de subtotales

Con los subtotales exteriores en su lugar, haga clic en Datos > Subtotales de nuevo para añadir un nivel de subtotal interior:

• En el En cada cambio de seleccione la segunda columna por la que desea agrupar los datos.
• En el Función de uso seleccione la función de resumen deseada.
• En Añadir subtotal a Seleccione la(s) columna(s) para la(s) que desea calcular los subtotales, que pueden ser la(s) misma(s) columna(s) que en los subtotales exteriores o diferentes.

Por último, borre el Sustituir los subtotales actuales Es el punto clave que impide sobrescribir el nivel exterior de los subtotales.

Repita este paso para añadir más subtotales anidados, si es necesario.

En este ejemplo, el nivel de subtotal interior agrupará los datos por el Artículo y sumar los valores de la columna Ventas y Beneficios columnas:

Como resultado, Excel calculará los totales para cada elemento dentro de cada región, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Por razones de espacio, el Región Este se expande para mostrar el grupo anidado Artículo subtotales, y se ocultan otros 3 grupos de regiones (en la siguiente sección se explica cómo hacerlo: Mostrar u ocultar detalles de subtotales).

Añadir diferentes subtotales para la misma columna

Al utilizar subtotales en Excel, no está limitado a insertar sólo un subtotal por columna. De hecho, puede resumir datos en la misma columna con tantas funciones diferentes como desee.

Por ejemplo, en nuestra tabla de muestra, además de los totales de las regiones podríamos mostrar una media de los Ventas y Beneficios columnas:

Para obtener un resultado similar al que se ve en la captura de pantalla anterior, realice los pasos descritos en Cómo añadir varios subtotales en Excel. Sólo recuerde borrar la opción Sustituir los subtotales actuales cada vez que añada el segundo nivel de subtotales y los siguientes.

Cómo utilizar subtotales en Excel

Ahora que ya sabes cómo hacer subtotales en Excel para obtener instantáneamente un resumen de diferentes grupos de datos, los siguientes consejos te ayudarán a tener la función Subtotal de Excel bajo tu completo control.

Mostrar u ocultar detalles del subtotal

Para visualizar el resumen de los datos, es decir, sólo los subtotales y los totales generales, haga clic en uno de los símbolos de contorno que aparecen en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo:

• El número 1 sólo muestra los totales generales.
• El último número muestra tanto los subtotales como los valores individuales.
• Los números intermedios muestran agrupaciones. Dependiendo de cuántos subtotales haya insertado en su hoja de cálculo, puede haber uno, dos, tres o más números intermedios en el esquema.

En nuestra hoja de ejemplo, haga clic en el número 2 para mostrar la primera agrupación por Región :

O bien, haga clic en el número 3 para visualizar los subtotales anidados por Artículo :

Para mostrar u ocultar filas de datos para subtotales individuales utilice el botón y símbolos.

O bien, pulse el botón Mostrar detalles y Ocultar detalles de la Datos en la pestaña Esquema grupo.

Copiar sólo filas de subtotal

Como ves, usar Subtotal en Excel es fácil... hasta que se trata de copiar sólo subtotales a otro sitio.

La forma más obvia que se me ocurre - mostrar los subtotales deseados, y luego copiar esas filas a otra ubicación - ¡no funcionará! Excel copiará y pegará todas las filas, no sólo las filas visibles incluidas en la selección.

Para copiar sólo las filas visibles que contienen subtotales, siga estos pasos:

1. Visualice sólo las líneas de subtotales que desea copiar mediante números de contorno o símbolos de más y menos.
2. Seleccione cualquier celda de subtotal y, a continuación, pulse Ctrl+A para seleccionar todas las celdas.
3. Con los subtotales seleccionados, vaya a la pantalla Inicio tab> Edición de y haga clic en Buscar & Seleccionar > Ir a Especial...

Consejo: en lugar de utilizar Ir al especial puede pulsar Alt + ; para seleccionar sólo las celdas visibles.

Como resultado, sólo tiene el resumen de datos copiado en otra hoja de cálculo. Tenga en cuenta que este método copia el archivo valores subtotales y no las fórmulas:

Consejo: puede utilizar el mismo truco para cambiar el formato de todas las filas de subtotales de una sola vez.

Cómo modificar los subtotales

Para modificar rápidamente los subtotales existentes, basta con hacer lo siguiente:

1. Seleccione cualquier celda de subtotal.
2. Ir a la Datos y haga clic en Subtotal .
3. En el Subtotal realice los cambios que desee en relación con la columna clave, la función de resumen y los valores a subtotalizar.
4. Asegúrese de que el Sustituir los subtotales actuales está seleccionada.
5. Haga clic en Aceptar.

Nota: si se han añadido varios subtotales para el mismo conjunto de datos, no es posible editarlos. La única forma es eliminar todos los subtotales existentes y volver a insertarlos.

Cómo eliminar subtotales en Excel

Para eliminar subtotales, siga estos pasos:

1. Seleccione cualquier celda del rango de subtotales.
2. Ir a la Datos tab> Esquema y haga clic en Subtotal .
3. En el Subtotal pulse el botón Quitar todo botón.

Esto desagrupará sus datos y borrará todos los subtotales existentes.

Aparte de la función Subtotal de Excel, que inserta subtotales automáticamente, existe una forma "manual" de añadir subtotales en Excel: utilizando la función SUBTOTAL, que proporciona aún más versatilidad, y el tutorial enlazado más arriba muestra un par de trucos útiles.