ट्यूटोरियल बताता है कि सेल के विभिन्न समूहों को स्वचालित रूप से जोड़ने, गिनने या औसत करने के लिए एक्सेल सबटोटल सुविधा का उपयोग कैसे करें। आप यह भी सीखेंगे कि उप-योग विवरण को कैसे प्रदर्शित या छिपाना है, केवल उप-योग पंक्तियों की प्रतिलिपि बनाना है, और उप-योग को कैसे निकालना है।

बहुत अधिक डेटा वाली कार्यपत्रक अक्सर अव्यवस्थित और समझने में कठिन लग सकती हैं। सौभाग्य से, Microsoft Excel एक शक्तिशाली उप-योग सुविधा प्रदान करता है जो आपको डेटा के विभिन्न समूहों को त्वरित रूप से सारांशित करने और आपके कार्यपत्रकों के लिए एक रूपरेखा तैयार करने देता है। विवरण जानने के लिए कृपया निम्नलिखित लिंक पर क्लिक करें।

एक्सेल में सबटोटल क्या है?

आम तौर पर, सबटोटल संख्याओं के समूह का योग होता है, जो कि फिर ग्रैंड टोटल बनाने के लिए संख्याओं के दूसरे सेट (एस) में जोड़ा गया।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में, सबटोटल सुविधा डेटा सेट के भीतर मूल्यों के कुल उपसमुच्चय तक ही सीमित नहीं है। यह आपको SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX और अन्य कार्यों का उपयोग करके अपने डेटा को समूहीकृत और सारांशित करने की अनुमति देता है। इसके अतिरिक्त, यह समूहों का एक पदानुक्रम बनाता है, जिसे एक रूपरेखा के रूप में जाना जाता है, जो आपको प्रत्येक उप-योग के विवरण को प्रदर्शित या छिपाने देता है, या उप-योग और कुल योग का सारांश देखता है।

उदाहरण के लिए, यह इस प्रकार है आपके एक्सेल सबटोटल्स इस तरह दिख सकते हैं:

एक्सेल में सबटोटल्स कैसे डालें

एक्सेल में सबटोटल्स को जल्दी से जोड़ने के लिए, निम्न चरणों का पालन करें।

1. स्रोत डेटा को व्यवस्थित करें

एक्सेल सबटोटल सुविधा होम टैब > संपादन समूह में, और ढूंढें & चुनें > विशेष पर जाएं...

युक्ति। विशेष पर जाएं सुविधा का उपयोग करने के बजाय, आप Alt + दबा सकते हैं; केवल दृश्यमान कक्षों का चयन करने के लिए।

हो गया! परिणामस्वरूप, आपके पास केवल अन्य कार्यपत्रक में कॉपी किया गया डेटा सारांश है। कृपया ध्यान दें, यह विधि सबटोटल वैल्यू को कॉपी करती है, फॉर्मूला को नहीं:

युक्ति। आप एक ही झपट्टा में सभी सबटोटल पंक्तियों के प्रारूपण को बदलने के लिए एक ही ट्रिक का उपयोग कर सकते हैं।

सबटोटल्स को कैसे बदलें

मौजूदा सबटोटल्स को जल्दी से संशोधित करने के लिए, बस निम्नलिखित करें:

1. कोई भी सबटोटल सेल चुनें।
2. <1 पर जाएं> डेटा टैब, और सबटोटल पर क्लिक करें।
3. सबटोटल डायलॉग बॉक्स में, कुंजी कॉलम, समरी फंक्शन और वैल्यू से संबंधित कोई भी बदलाव करें उप-योग किया जाना है।
4. सुनिश्चित करें कि वर्तमान उप-योग बदलें बॉक्स चयनित है।
5. ठीक क्लिक करें।

ध्यान दें। यदि समान डेटासेट के लिए एकाधिक उप-योग जोड़े गए थे, तो उन्हें संपादित करना संभव नहीं है। एकमात्र तरीका सभी मौजूदा उप-योगों को हटाना और फिर उन्हें सम्मिलित करना हैनए सिरे से।

एक्सेल में सबटोटल्स कैसे निकालें

सबटोटल्स को हटाने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. सबटोटल्स रेंज में किसी भी सेल का चयन करें।
2. <पर जाएं 1>डेटा टैब > बाह्यरेखा समूह, और सबटोटल क्लिक करें।
3. सबटोटल संवाद बॉक्स में, <11 क्लिक करें>सभी हटाएं बटन।

यह आपके डेटा को असमूहीकृत कर देगा और सभी मौजूदा उप-योगों को हटा देगा।

एक्सेल उप-योग के अलावा सुविधा जो उप-योगों को स्वचालित रूप से सम्मिलित करती है, एक्सेल में उप-योगों को जोड़ने का एक "मैन्युअल" तरीका है - सबटोटल फ़ंक्शन का उपयोग करके। यह और भी बहुमुखी प्रतिभा प्रदान करता है, और ऊपर लिंक किया गया ट्यूटोरियल कुछ उपयोगी तरकीबें दिखाता है।

अपने डेटा को खराब किए बिना रिक्त कक्षों को निकालने के लिए, कृपया इन दिशानिर्देशों का पालन करें: Excel में सभी रिक्त पंक्तियों को कैसे निकालें।

2। उप-योग जोड़ें

अपने डेटासेट में किसी भी सेल का चयन करें, डेटा टैब > बाह्यरेखा समूह पर जाएं, और उप-योग पर क्लिक करें।

युक्ति। यदि आप अपने डेटा के केवल कुछ भाग के लिए उप-योग जोड़ना चाहते हैं, तो उप-योग बटन पर क्लिक करने से पहले वांछित श्रेणी का चयन करें।

3. सबटोटल विकल्पों को परिभाषित करें

सबटोटल डायलॉग बॉक्स में, तीन प्राथमिक चीजें निर्दिष्ट करें - किस कॉलम के आधार पर समूह बनाना है, किस समरी फंक्शन का उपयोग करना है, और किन कॉलमों का सबटोटल करना है:

• में बॉक्स में प्रत्येक परिवर्तन पर , उस कॉलम का चयन करें जिसमें वह डेटा है जिसके आधार पर आप समूह बनाना चाहते हैं।
• उपयोग फ़ंक्शन बॉक्स में, निम्न कार्यों में से एक का चयन करें :
  • योग - संख्याओं को जोड़ें।
  • गिनें - गैर-खाली कोशिकाओं की गणना करें (यह COUNTA फ़ंक्शन के साथ उप-योग सूत्रों को सम्मिलित करेगा)।
  • औसत - औसत की गणना करें संख्याओं का।
  • अधिकतम - सबसे बड़ा रिटर्नमान।
  • न्यूनतम - सबसे छोटा मान लौटाएं।
  • उत्पाद - कोशिकाओं के उत्पाद की गणना करें। COUNT फ़ंक्शन)।
  • StdDev - संख्याओं के नमूने के आधार पर जनसंख्या के मानक विचलन की गणना करें।
  • StdDevp - संख्याओं की संपूर्ण जनसंख्या के आधार पर मानक विचलन लौटाएँ।
  • Var - संख्याओं के नमूने के आधार पर जनसंख्या के प्रसरण का अनुमान लगाएं।
  • Varp - संख्याओं की संपूर्ण जनसंख्या के आधार पर जनसंख्या के प्रसरण का अनुमान लगाएं।
• सबटोटल इसमें जोड़ें के तहत, प्रत्येक कॉलम के लिए चेक बॉक्स चुनें जिसे आप सबटोटल करना चाहते हैं।

इस उदाहरण में, हम डेटा को क्षेत्र<के अनुसार समूहित करते हैं। 2> कॉलम, और बिक्री और लाभ कॉलम में कुल संख्याओं के लिए SUM फ़ंक्शन का उपयोग करें।

इसके अतिरिक्त, आप कर सकते हैं निम्न में से कोई भी विकल्प चुनें:

• प्रत्येक उप-योग के बाद एक स्वचालित पेज ब्रेक डालने के लिए, पेज ब्रेक का चयन करें समूहों के बीच बॉक्स
• विवरण पंक्ति के ऊपर एक सारांश पंक्ति प्रदर्शित करने के लिए, डेटा के नीचे सारांश बॉक्स को साफ़ करें। विवरण पंक्ति के नीचे एक सारांश पंक्ति दिखाने के लिए, इस चेक बॉक्स का चयन करें (आमतौर पर डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित)।
• किसी भी मौजूदा उप-योग को ओवरराइट करने के लिए, वर्तमान उप-योग को बदलें बॉक्स को चयनित रखें, अन्यथा इसे साफ़ करें box.

अंत में, OK बटन पर क्लिक करें।उप-योग प्रत्येक डेटा समूह के नीचे दिखाई देंगे, और कुल योग को तालिका के अंत में जोड़ दिया जाएगा। आप स्रोत डेटा संपादित करें।

युक्ति। यदि उप-योग और कुल योग की पुनर्गणना नहीं की जाती है, तो अपनी कार्यपुस्तिका को स्वचालित रूप से सूत्रों की गणना करने के लिए सेट करना सुनिश्चित करें ( फ़ाइल > विकल्प > सूत्र > गणना विकल्प > कार्यपुस्तिका गणना > स्वचालित )।

3 चीजें जो आपको एक्सेल सबटोटल फीचर के बारे में पता होनी चाहिए

एक्सेल सबटोटल बहुत शक्तिशाली और बहुमुखी है, और साथ ही यह डेटा की गणना करने के तरीके के संदर्भ में एक बहुत ही विशिष्ट सुविधा है। नीचे, आपको सबटोटल की विशिष्टताओं की विस्तृत व्याख्या मिलेगी।

1। केवल दृश्यमान पंक्तियों का ही सबटोटल किया जाता है

संक्षेप में, एक्सेल सबटोटल दृश्यमान सेल में मूल्यों की गणना करता है और फ़िल्टर की गई पंक्तियों को अनदेखा करता है। हालाँकि, इसमें मैन्युअल रूप से छिपी पंक्तियों में मान शामिल हैं, यानी वे पंक्तियाँ जो होम टैब पर पंक्तियाँ छुपाएं कमांड का उपयोग करके छिपी हुई थीं; सेल समूह > प्रारूप > छुपाएं & सामने लाएं , या पंक्तियों पर राइट क्लिक करके, और फिर छिपाएं क्लिक करके। निम्नलिखित कुछ पैराग्राफ तकनीकीताओं की व्याख्या करते हैं।

एक्सेल में सबटोटल फीचर को लागू करने से स्वचालित रूप से सबटोटल फॉर्मूले बन जाते हैं जो एक विशिष्ट गणना प्रकार जैसे योग, गणना, औसत आदि का प्रदर्शन करते हैं।फ़ंक्शन को पहले तर्क (function_num) में संख्या द्वारा परिभाषित किया गया है जो निम्न सेटों में से एक से संबंधित है:

• 1 - 11 फ़िल्टर किए गए सेल को अनदेखा करें, लेकिन मैन्युअल रूप से छिपी हुई पंक्तियों को शामिल करें।
• 101 - 111 सभी छिपी हुई पंक्तियों को अनदेखा करें (फ़िल्टर किया गया और मैन्युअल रूप से छुपाया गया)।

एक्सेल सबटोटल सुविधा फ़ंक्शन संख्या 1-11 के साथ सूत्र सम्मिलित करती है।

उपरोक्त उदाहरण में, सम फ़ंक्शन के साथ सबटोटल डालने से यह फ़ॉर्मूला बनता है: SUBTOTAL(9, C2:C5) . जहां 9 एसयूएम फ़ंक्शन का प्रतिनिधित्व करता है, और C2:C5 सबटोटल करने के लिए सेल का पहला समूह है.

अगर आप फ़िल्टर आउट करते हैं, तो कहें, नींबू और संतरा , वे स्वचालित रूप से उप-योग से हटा दिए जाएंगे। हालाँकि, यदि आप उन पंक्तियों को मैन्युअल रूप से छिपाते हैं, तो उन्हें उप-योग में शामिल किया जाएगा। नीचे दी गई छवि अंतर को दर्शाती है:

मैन्युअल रूप से छिपी हुई पंक्तियों को बाहर करने के लिए ताकि केवल दृश्यमान कोशिकाओं की गणना की जा सके, फ़ंक्शन संख्या को बदलकर उप-योग सूत्र को संशोधित करें 1-11 संबंधित संख्या 101-111 के साथ।

हमारे उदाहरण में, मैन्युअल रूप से छिपी हुई पंक्तियों को छोड़कर केवल दृश्यमान कोशिकाओं को जोड़ने के लिए, SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) को SUBTOTAL(<) में बदलें 11>109 ,C2:C5):

Excel में सबटोटल फ़ार्मुलों का उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, कृपया सबटोटल फ़ंक्शन ट्यूटोरियल देखें।

2। कुल योग की गणना मूल डेटा से की जाती है

एक्सेल उप-योग सुविधा मूल डेटा से कुल योग की गणना करती है, न कि मूल डेटा सेउप-योग मान।

उदाहरण के लिए, औसत फ़ंक्शन के साथ उप-योग सम्मिलित करने से कक्ष C2:C19 में सभी मूल मानों के अंकगणितीय माध्य के रूप में समग्र औसत की गणना की जाती है, उप-योग पंक्तियों में मानों की उपेक्षा की जाती है। अंतर देखने के लिए बस नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट की तुलना करें:

3. सबटोटल एक्सेल टेबल्स में उपलब्ध नहीं हैं

अगर आपके रिबन पर सबटोटल बटन ग्रे हो गया है, तो सबसे अधिक संभावना है कि आप एक्सेल टेबल के साथ काम कर रहे हैं। चूंकि सबटोटल सुविधा का उपयोग एक्सेल तालिकाओं के साथ नहीं किया जा सकता है, इसलिए आपको पहले अपनी तालिका को सामान्य श्रेणी में बदलने की आवश्यकता होगी। विस्तृत चरणों के लिए कृपया इस ट्यूटोरियल को देखें: एक्सेल टेबल को रेंज में कैसे बदलें।

एक्सेल में मल्टीपल सबटोटल कैसे जोड़ें (नेस्टेड सबटोटल)

पिछले उदाहरण में दिखाया गया है कि एक लेवल कैसे इन्सर्ट किया जाता है उप-योगों का। और अब, इसे और आगे ले जाते हैं और संबंधित बाहरी समूहों के भीतर आंतरिक समूहों के लिए उप-योग जोड़ते हैं। विशेष रूप से, हम अपने नमूना डेटा को पहले क्षेत्र के अनुसार समूहित करेंगे, और फिर इसे आइटम के अनुसार विभाजित करेंगे।

1। डेटा को कई कॉलम के आधार पर क्रमित करें

एक्सेल में नेस्टेड उप-योग सम्मिलित करते समय, यह महत्वपूर्ण है कि आप डेटा को उन सभी स्तंभों में क्रमबद्ध करें जिनके आधार पर आप अपने उप-योगों को समूहित करना चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, डेटा टैब > सॉर्ट & फ़िल्टर समूह, सॉर्ट करें बटन , पर क्लिक करें और दो या अधिक सॉर्टिंग स्तर जोड़ें:

विस्तृत जानकारी के लिएनिर्देश, कृपया देखें कि कई कॉलम के आधार पर कैसे सॉर्ट करें।

परिणामस्वरूप, पहले दो कॉलम में मान वर्णानुक्रम में सॉर्ट किए जाते हैं:

2 . उप-योग का पहला स्तर डालें

अपनी डेटा सूची में किसी भी सेल का चयन करें, और पिछले उदाहरण में दिखाए गए अनुसार उप-योग का पहला, बाहरी स्तर जोड़ें। परिणामस्वरूप, आपके पास बिक्री और लाभ उप-योग प्रति क्षेत्र :

3 होगा। उप-योगों के नेस्टेड स्तरों को सम्मिलित करें

बाहरी उप-योगों के स्थान पर, डेटा > उप-योगों पर फिर से एक आंतरिक उप-योग स्तर जोड़ने के लिए क्लिक करें:

• प्रत्येक परिवर्तन पर बॉक्स में, उस दूसरे कॉलम का चयन करें जिसके अनुसार आप अपने डेटा को समूहित करना चाहते हैं।
• यूज फंक्शन बॉक्स में, वांछित सारांश का चयन करें समारोह।
• के तहत उप-योग जोड़ें, उस कॉलम का चयन करें जिसके लिए आप उप-योगों की गणना करना चाहते हैं। यह वही कॉलम हो सकता है जो बाहरी उप-योगों में या अलग-अलग हैं।

अंत में, वर्तमान उप-योग बदलें बॉक्स को साफ़ करें। यह मुख्य बिंदु है जो उप-योगों के बाहरी स्तर को ओवरराइट करने से रोकता है।

यदि आवश्यक हो तो अधिक नेस्टेड उप-योग जोड़ने के लिए इस चरण को दोहराएं।

इस उदाहरण में, आंतरिक उप-योग स्तर द्वारा डेटा को समूहीकृत किया जाएगा आइटम कॉलम, और बिक्री और लाभ कॉलम में मूल्यों का योग करें:

परिणाम के रूप में , एक्सेल प्रत्येक क्षेत्र के भीतर प्रत्येक आइटम के लिए योग की गणना करेगा, जैसा कि दिखाया गया हैनीचे दिया गया स्क्रीनशॉट:

कमरे के लिए, पूर्वी क्षेत्र समूह को नेस्टेड आइटम उप-योग प्रदर्शित करने के लिए विस्तारित किया गया है, और 3 अन्य क्षेत्र समूह ढह गए हैं (निम्न अनुभाग बताता है कि यह कैसे करना है: उप-योग विवरण प्रदर्शित करें या छुपाएं)। प्रति कॉलम केवल एक उप-योग सम्मिलित करने तक सीमित नहीं हैं। वास्तव में, आप जितने चाहें उतने अलग-अलग कार्यों के साथ एक ही कॉलम में डेटा को सारांशित कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, हमारी नमूना तालिका में, क्षेत्र योग के अतिरिक्त हम बिक्री और लाभ कॉलम:

उपर्युक्त स्क्रीनशॉट में जो परिणाम आप देख रहे हैं, उसके समान परिणाम प्राप्त करने के लिए, कैसे जोड़ें में वर्णित चरणों का पालन करें एक्सेल में एकाधिक उप-योग। हर बार जब आप उप-योग के दूसरे और सभी बाद के स्तरों को जोड़ रहे हों तो वर्तमान उप-योग बदलें बॉक्स को साफ़ करना याद रखें।

Excel में उप-योग का उपयोग कैसे करें

अब जब आप डेटा के विभिन्न समूहों के लिए तुरंत सारांश प्राप्त करने के लिए एक्सेल में सबटोटल्स करना सीखें, निम्नलिखित युक्तियाँ आपको एक्सेल सबटोटल सुविधा को अपने पूर्ण नियंत्रण में लाने में मदद करेंगी।

सबटोटल विवरण दिखाएँ या छिपाएँ

डेटा सारांश प्रदर्शित करने के लिए, यानी केवल सबटोटल और ग्रैंड टोटल, किसी एक आउटलाइन सिंबल पर क्लिक करें जो आपके वर्कशीट के ऊपरी-बाएँ कोने में दिखाई देता है:

• नंबर1 केवल कुल योग प्रदर्शित करता है।
• अंतिम संख्या उप-योग और अलग-अलग मान दोनों प्रदर्शित करती है।
• बीच की संख्या समूहीकरण दिखाती है। आपने अपनी वर्कशीट में कितने उप-योग डाले हैं, इस पर निर्भर करते हुए, आउटलाइन में एक, दो, तीन या अधिक के बीच की संख्या हो सकती है।

हमारे नमूना वर्कशीट में, संख्या 2 को प्रदर्शित करने के लिए क्लिक करें पहले क्षेत्र :

या, आइटम :

अलग-अलग सबटोटल के लिए डेटा पंक्तियों को प्रदर्शित या छिपाने के लिए, और प्रतीकों का उपयोग करें।

या, आउटलाइन समूह में डेटा टैब पर विवरण दिखाएं और विवरण छिपाएं बटन क्लिक करें।

केवल सबटोटल पंक्तियों को कॉपी करें

जैसा कि आप देखते हैं, एक्सेल में सबटोटल का उपयोग करना आसान है... जब तक कि केवल सबटोटल को कहीं और कॉपी करने की बात न हो।

द सबसे स्पष्ट तरीका जो मन में आता है - वांछित उप-योग प्रदर्शित करें, और फिर उन पंक्तियों को किसी अन्य स्थान पर कॉपी करें - काम नहीं करेगा! एक्सेल सभी पंक्तियों को कॉपी और पेस्ट करेगा, न कि केवल चयन में शामिल दृश्यमान पंक्तियों को। वह सबटोटल पंक्तियाँ जिन्हें आप आउटलाइन नंबर या प्लस और माइनस सिंबल का उपयोग करके कॉपी करना चाहते हैं।