Kennslan útskýrir hvernig á að nota Excel Subtotal eiginleikann til að leggja sjálfkrafa saman, telja eða meðaltal mismunandi hópa af frumum. Þú munt líka læra hvernig á að birta eða fela smátöluupplýsingarnar, afrita aðeins undirsamtöluraðir og hvernig á að fjarlægja undirsamtölur.

Vinnublöð með mikið af gögnum geta oft litið út fyrir að vera ringulreið og erfitt að skilja. Sem betur fer býður Microsoft Excel upp á öflugan Subtotal eiginleika sem gerir þér kleift að draga saman mismunandi gagnahópa fljótt og búa til útlínur fyrir vinnublöðin þín. Vinsamlega smelltu á eftirfarandi tengla til að fá nánari upplýsingar.

Hvað er Subtotal í Excel?

Almennt talað er subtotal summan af mengi talna, sem er síðan bætt við annað sett af tölum til að gera heildarupphæðina.

Í Microsoft Excel er Subtotal eiginleikinn ekki takmarkaður við að leggja saman undirmengi gilda innan gagnasafns. Það gerir þér kleift að hópa og draga saman gögnin þín með því að nota SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX og aðrar aðgerðir. Að auki skapar það stigveldi hópa, þekkt sem útlínur, sem gerir þér kleift að birta eða fela upplýsingar um hverja undirsamtölu, eða skoða aðeins yfirlit yfir undirsamtölur og heildartölur.

Til dæmis, þetta er hvernig Excel millisamtölur þínar geta litið svona út:

Hvernig á að setja inn millisamtölur í Excel

Til að bæta við millisamtölum fljótt í Excel skaltu framkvæma eftirfarandi skref.

1. Skipuleggðu upprunagögnin

Excel Subtotal eiginleikií Heima flipann > Breyting hópnum og smelltu á Finna & Veldu > Go to Special…

Ábending. Í stað þess að nota Go To Special eiginleikann geturðu ýtt á Alt + ; til að velja aðeins sýnilegar hólf.

Lokið! Þar af leiðandi hefurðu bara gagnayfirlitið afritað á annað vinnublað. Vinsamlegast athugaðu að þessi aðferð afritar undirtölugildin en ekki formúlurnar:

Ábending. Þú getur notað sama bragðið til að breyta sniði allra undirsamtalslína í einu höggi.

Hvernig á að breyta millisamtölum

Til að breyta núverandi millisamtölum fljótt skaltu bara gera eftirfarandi:

1. Veldu hvaða millisamtölu sem er.
2. Farðu í Gögn flipann og smelltu á Untala .
3. Í Unsamtala svarglugganum skaltu gera allar breytingar sem þú vilt varðandi lykildálkinn, samantektaraðgerðina og gildin til að leggja saman.
4. Gakktu úr skugga um að reiturinn Skipta út núverandi millisamtölum sé valinn.
5. Smelltu á OK.

Athugið. Ef mörgum undirsamtölum var bætt við fyrir sama gagnasafn er ekki hægt að breyta þeim. Eina leiðin er að fjarlægja allar núverandi undirsamtölur og setja þær svo innað nýju.

Hvernig á að fjarlægja undirsamtölur í Excel

Til að fjarlægja undirsamtölur, fylgdu þessum skrefum:

1. Veldu hvaða reit sem er á millisamtölunum.
2. Farðu í

   1>Gögn flipinn > Outline hópnum, og smelltu á Undantala .

3. Í Subtotal svarglugganum, smelltu á Fjarlægja allt hnappinn.

Þetta mun fjarlægja gögnin þín og eyða öllum núverandi undirsamtölum.

Fyrir utan Excel undirsamtöluna eiginleiki sem setur meðaltölur inn sjálfkrafa, það er "handvirk" leið til að bæta við undirtölum í Excel - með því að nota SUBTOTAL aðgerðina. Það veitir enn meiri fjölhæfni og kennsla hér að ofan sýnir nokkrar gagnlegar brellur.

Svo, áður en þú bætir við undirtölum, vertu viss um að raða dálknum sem þú vilt flokka gögnin þín af. Auðveldasta leiðin til að gera þetta er að smella á Sía hnappinn á flipanum Data , smella síðan á síunarörina og velja að raða annað hvort A til Ö eða Ö til A:

Til að fjarlægja auðar reiti án þess að klúðra gögnunum þínum skaltu fylgja þessum leiðbeiningum: Hvernig á að fjarlægja allar auðar línur í Excel.

2. Bæta við undirtölum

Veldu hvaða reit sem er innan gagnasafnsins þíns, farðu í flipann Gögn > Yfirlit hópnum og smelltu á Undantala .

Ábending. Ef þú vilt bæta við undirsamtölum aðeins fyrir hluta af gögnunum þínum skaltu velja viðeigandi svið áður en þú smellir á hnappinn Undirsamtala .

3. Skilgreindu valmöguleikana fyrir undirsamtölu

Í svarglugganum Subtotal, tilgreindu aðalatriðin þrjú - hvaða dálk á að flokka eftir, hvaða yfirlitsaðgerð á að nota og hvaða dálka á að leggja saman:

• Í Við hverja breytingu á reitnum skaltu velja dálkinn sem inniheldur gögnin sem þú vilt flokka eftir.
• Í reitnum Nota aðgerð skaltu velja eina af eftirfarandi aðgerðum :
  • Summa - leggja saman tölurnar.
  • Tala - telja ótómar frumur (þetta mun setja inn Subtotal formúlur með COUNTA fallinu).
  • Meðaltal - reiknaðu meðaltalið af tölum.
  • Hámark - skila stærstagildi.
  • Min - skila minnstu gildi.
  • Vara - reiknaðu afurð frumna.
  • Teldu tölur - teldu frumur sem innihalda tölur (þetta mun setja inn Subtotal formúlur með COUNT fallið).
  • StdDev - reiknaðu staðalfrávik þýðis byggt á úrtaki af tölum.
  • StdDevp - skilar staðalfráviki byggt á heilu þýði talna.
  • Var - áætla dreifni þýðis byggt á úrtaki af tölum.
  • Varp - áætla dreifni þýðis út frá heilu þýði talna.
• Undir Bæta undirsamtölu við skaltu velja gátreitinn fyrir hvern dálk sem þú vilt leggja saman.

Í þessu dæmi flokkum við gögnin eftir Svæði dálknum og notaðu SUM aðgerðina til að leggja saman tölur í Sala og Gróði dálkunum.

Að auki geturðu veldu einhvern af eftirfarandi valkostum:

• Til að setja inn sjálfvirkt síðuskil eftir hverja undirsamtölu skaltu velja Síðuskil k á milli hópa reitsins.
• Til að birta yfirlitslínu fyrir ofan upplýsingalínuna skaltu hreinsa Samantekt fyrir neðan gögn reitinn. Til að sýna yfirlitslínu fyrir neðan upplýsingalínuna skaltu velja þennan gátreit (venjulega valinn sjálfgefið).
• Til að skrifa yfir allar núverandi millisamtölur skaltu halda Skipta út núverandi millisamtölum valinn, annars hreinsaðu þetta kassi.

Smelltu loksins á hnappinn Í lagi . Theundirsamtölur munu birtast fyrir neðan hvern gagnahóp og heildarupphæðin verður bætt við lok töflunnar.

Þegar millisamtölur hafa verið settar inn í vinnublaðið þitt endurreiknast þær sjálfkrafa sem þú breytir upprunagögnunum.

Ábending. Ef undirsamtölur og heildarupphæð eru ekki endurreiknuð, vertu viss um að stilla vinnubókina þína þannig að hún reikni sjálfkrafa út formúlur ( Skrá > Valkostir > Formúlur > Útreikningsvalkostir > Útreikningur vinnubókar > Sjálfvirkur ).

3 hlutir sem þú ættir að vita um Excel Subtotal eiginleikann

Excel Subtotal er mjög öflugur og fjölhæfur og á sama tíma er hann mjög sérstakur eiginleiki hvað varðar hvernig hann reiknar gögn. Hér að neðan finnur þú nákvæmar útskýringar á sérkennum Subtotal.

1. Aðeins sýnilegar línur eru lagðar saman

Í meginatriðum reiknar Excel undirsamtölur út gildi í sýnilegum hólfum og hunsar síaðar línur. Hins vegar inniheldur það gildi í línum sem eru falin handvirkt, þ.e. línurnar sem voru faldar með því að nota Fela línur skipunina á Heima flipanum > Frumur hópnum > Format > Fela & Opna , eða með því að hægrismella á línurnar og smella síðan á Fela . Eftirfarandi fáeinar málsgreinar útskýra tækniatriðin.

Með því að nota Subtotal eiginleikann í Excel búa til SUBTOTAL formúlur sjálfkrafa sem framkvæma ákveðna útreikningagerð eins og summa, tal, meðaltal o.s.frv.fall er skilgreint af númerinu í fyrstu frumbreytu (function_num) sem tilheyrir einu af eftirfarandi settum:

• 1 - 11 hunsa útsíaðar frumur, en innihalda handvirkt faldar línur.
• 101 - 111 hunsa allar faldar línur (síað út og falið handvirkt).

Eiginleikinn Excel Subtotal setur inn formúlur með fallnúmerinu 1-11.

Í dæminu hér að ofan, með því að setja inn undirsamtölur með Summa fallinu verður til þessa formúlu: SUBTOTAL(9, C2:C5) . Þar sem 9 táknar SUM fallið og C2:C5 er fyrsti hópurinn af frumum til að leggja saman.

Ef þú síar út, segðu, Sítrónur og Appelsínur verða þær sjálfkrafa fjarlægðar úr undirtölunum. Hins vegar, ef þú felur þessar línur handvirkt, verða þær teknar með í undirtölunum. Myndin hér að neðan sýnir muninn:

Til að útiloka handvirkt faldar línur þannig að aðeins sýnilegar frumur séu reiknaðar út, breyttu Subtotal formúlunni með því að skipta um fallnúmerið 1-11 með samsvarandi númeri 101-111.

Í dæminu okkar, til að leggja aðeins saman sýnilegar hólf að undanskildum handvirkt falnum línum, skaltu breyta SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) í SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

Til að fá frekari upplýsingar um að nota Subtotal formúlur í Excel, vinsamlegast kíkið á SUBTOTAL aðgerðina.

2. Heildarsamtölur eru reiknaðar út frá upprunalegu gögnunum

Eiginleikinn Excel undirsamtölur reiknar út heildartölur út frá upprunalegu gögnunum, ekki út fráundirsamtölugildi.

Til dæmis, með því að setja inn undirsamtölur með meðaltalsfallinu reiknast aðalmeðaltalið sem reiknað meðaltal allra upprunalegra gilda í hólfum C2:C19, og vanrækir gildin í undirsamtölulínunum. Berðu bara saman eftirfarandi skjámyndir til að sjá muninn:

3. Millisamtölur eru ekki tiltækar í Excel töflum

Ef Subtotal hnappurinn er grár á borðinu þínu, þá er líklegast að þú sért að vinna með Excel töflu. Þar sem Subtotal eiginleiki er ekki hægt að nota með Excel töflum þarftu fyrst að breyta töflunni í venjulegt svið. Vinsamlegast skoðaðu þessa kennslu fyrir ítarleg skref: Hvernig á að umbreyta Excel töflu í svið.

Hvernig á að bæta við mörgum undirsamtölum í Excel (hreiðrar undirsamtölur)

Í fyrra dæminu var sýnt hvernig á að setja inn eitt stig af undirtölum. Og nú skulum við taka það lengra og bæta við heildartölum fyrir innri hópa innan samsvarandi ytri hópa. Nánar tiltekið munum við flokka sýnishornsgögnin okkar eftir Svæði fyrst og skipta þeim síðan niður eftir Item .

1. Raða gögnum eftir nokkrum dálkum

Þegar þú setur inn hreiðra undirsamtölur í Excel er mikilvægt að þú flokkar gögnin í alla dálka sem þú vilt flokka undirsamtölur eftir. Til að gera þetta, farðu á flipann Gögn > Röðun & Síu hópnum, smelltu á Raða hnappinn , og bættu við tveimur eða fleiri flokkunarstigum:

Til að fá ítarlegar upplýsingarleiðbeiningar, vinsamlegast sjáðu Hvernig á að flokka eftir nokkrum dálkum.

Þar af leiðandi eru gildin í fyrstu tveimur dálkunum raðað í stafrófsröð:

2 . Settu inn fyrsta stig undirsamtalna

Veldu hvaða reit sem er á gagnalistanum þínum og bættu við fyrsta ytra stiginu af undirsamtölum eins og sýnt er í fyrra dæmi. Þar af leiðandi muntu hafa Sala og Gróða undirsamtölur á Svæði :

3. Settu inn hreiðruð stig undirsamtölur

Þegar ytri undirsamtölur eru á sínum stað, smelltu aftur á Gögn > Unsamtölur til að bæta við innra undirsamtölustigi:

• Í reitnum Við hverja breytingu á skaltu velja annan dálkinn sem þú vilt flokka gögnin þín eftir.
• Í reitnum Nota aðgerð skaltu velja samantektina sem þú vilt fall.
• Undir Add subtotal to velurðu dálkinn/dálkana sem þú vilt reikna út millitölur fyrir. Þetta getur verið sami dálkurinn/dálkarnir og í ytri undirsamtölum eða mismunandi.

Að lokum skaltu hreinsa Skipta út núverandi millisamtölum reitnum. Það er lykilatriðið sem kemur í veg fyrir að yfirskrifa ytra stig undirsamtalna.

Endurtaktu þetta skref til að bæta við fleiri hreiðri undirsamtölum, ef þörf krefur.

Í þessu dæmi mun innra undirsamtalsstig flokka gögn eftir Item dálkinn og dregur saman gildi í Sales og Profit dálkunum:

Sem afleiðing , Excel mun reikna út heildartölur fyrir hvern hlut innan hvers svæðis, eins og sýnt er ískjámyndin hér að neðan:

Fyrir plássinu er East Region hópurinn stækkaður til að sýna hreiðra Item undirsamtölur, og 3 aðrir svæðishópar eru hrundir saman (eftirfarandi hluti útskýrir hvernig á að gera þetta: Birta eða fela upplýsingar um undirsamtölur).

Bæta við mismunandi millisamtölum fyrir sama dálk

Þegar þú notar undirsamtölur í Excel, þú eru ekki takmörkuð við að setja inn eina undirtölu í hverjum dálki. Reyndar geturðu dregið saman gögn í sama dálki með eins mörgum mismunandi aðgerðum og þú vilt.

Til dæmis, í sýnishornstöflunni okkar, til viðbótar við svæðistölur gætum við birt meðaltal fyrir Sala og Gróði dálkarnir:

Til að fá svipaða niðurstöðu og þú sérð á skjámyndinni hér að ofan skaltu framkvæma skrefin sem lýst er í Hvernig á að bæta við margar undirtölur í Excel. Mundu bara að hreinsa Skiptu út núverandi millisamtölum í hvert skipti sem þú ert að bæta við öðru og öllum síðari stigum undirsamtalna.

Hvernig á að nota millisamtölur í Excel

Nú þegar þú vita hvernig á að gera millisamtölur í Excel til að fá samstundis samantekt fyrir mismunandi gagnahópa, eftirfarandi ráð munu hjálpa þér að ná fullri stjórn á Excel Subtotal eiginleikanum.

Sýna eða fela upplýsingar um undirsamtölur

Til að birta gagnayfirlitið, þ.e.a.s. aðeins undirsamtölur og heildarsamtölur, smelltu á eitt af útlínutáknunum sem birtast í efra vinstra horninu á vinnublaðinu þínu:

• Númer1 sýnir aðeins heildartölur.
• Síðasta talan sýnir bæði undirsamtölur og einstök gildi.
• Tölur á milli sýna hópa. Það fer eftir því hversu margar undirsamtölur þú hefur sett inn í vinnublaðið þitt, það geta verið ein, tvær, þrjár eða fleiri tölur á milli í útlínunni.

Í sýnishorninu okkar skaltu smella á númer 2 til að birta fyrst flokkað eftir Svæði :

Eða smelltu á númer 3 til að birta hreiðra undirsamtölur eftir Item :

Til að birta eða fela gagnalínur fyrir einstakar undirsamtölur , notaðu og táknin.

Eða smelltu á hnappana Sýna upplýsingar og Fela upplýsingar á flipanum Gögn , í hópnum Outline .

Afrita aðeins undirsamtöluraðir

Eins og þú sérð er auðvelt að nota Subtotal í Excel… þar til það kemur að því að afrita aðeins millisamtölur eitthvað annað.

The augljósasta leiðin sem mér dettur í hug - birta tilskildar undirsamtölur og afritaðu síðan þessar línur á annan stað - mun ekki virka! Excel mun afrita og líma allar línurnar, ekki aðeins sýnilegu línurnar sem eru í valinu.

Til að afrita aðeins sýnilegu línurnar sem innihalda undirsamtölur skaltu framkvæma þessi skref:

1. Aðeins birta undirsamtölulínurnar sem þú vilt afrita með því að nota útlínutölur eða plús og mínustákn.
2. Veldu hvaða millisamtöluhólf sem er og ýttu svo á Ctrl+A til að velja alla reiti.
3. Með millisamtölum valin , farðu