Bu eğitimde, farklı hücre gruplarını otomatik olarak toplamak, saymak veya ortalamasını almak için Excel Alt Toplam özelliğinin nasıl kullanılacağı açıklanmaktadır. Ayrıca, alt toplam ayrıntılarını nasıl görüntüleyeceğinizi veya gizleyeceğinizi, yalnızca alt toplam satırlarını nasıl kopyalayacağınızı ve alt toplamları nasıl kaldıracağınızı da öğreneceksiniz.

Çok sayıda veri içeren çalışma sayfaları genellikle dağınık ve anlaşılması zor görünebilir. Neyse ki Microsoft Excel, farklı veri gruplarını hızlı bir şekilde özetlemenizi ve çalışma sayfalarınız için bir taslak oluşturmanızı sağlayan güçlü bir Alt Toplam özelliği sunar. Ayrıntıları öğrenmek için lütfen aşağıdaki bağlantılara tıklayın.

Excel'de Ara Toplam Nedir?

Genel olarak, ara toplam bir dizi sayının toplamıdır ve daha sonra genel toplamı oluşturmak için başka bir sayı kümesine (kümelerine) eklenir.

Microsoft Excel'de Alt Toplam özelliği, yalnızca bir veri kümesindeki değerlerin alt kümelerini toplamakla sınırlı değildir. TOPLA, SAY, ORTALAMA, MİN, MAKS ve diğer işlevleri kullanarak verilerinizi gruplandırmanıza ve özetlemenize olanak tanır. Ayrıca, her bir alt toplamın ayrıntılarını görüntülemenize veya gizlemenize ya da yalnızca alt toplamların ve genel toplamların bir özetini görüntülemenize olanak tanıyan ve anahat olarak bilinen bir grup hiyerarşisi oluşturur.Toplamlar.

Örneğin, Excel alt toplamlarınız bu şekilde görünebilir:

Excel'de alt toplamlar nasıl eklenir

Excel'de hızlı bir şekilde alt toplamlar eklemek için aşağıdaki adımları uygulayın.

1. Kaynak verileri düzenleyin

Excel Alt Toplam özelliği, kaynak verilerin uygun bir sırada düzenlenmesini ve boş satır içermemesini gerektirir.

Bu nedenle, alt toplamları eklemeden önce şunları yaptığınızdan emin olun sırala Verilerinizi gruplamak istediğiniz sütunu seçin. Bunu yapmanın en kolay yolu Filtre üzerindeki Veri sekmesine tıklayın, ardından filtre okuna tıklayın ve A'dan Z'ye ya da Z'den A'ya sıralamayı seçin:

Verilerinizi bozmadan boş hücreleri kaldırmak için lütfen şu yönergeleri izleyin: Excel'de tüm boş satırlar nasıl kaldırılır.

2. Alt toplamları ekleyin

Veri kümenizdeki herhangi bir hücreyi seçin ve Veri tab> Anahatlar grubunu seçin ve Ara Toplam .

İpucu: Verilerinizin yalnızca bir kısmı için alt toplamlar eklemek istiyorsanız Ara Toplam Düğme.

3. Alt toplam seçeneklerini tanımlayın

Alt Toplam iletişim kutusunda, üç temel şeyi belirtin - hangi sütuna göre gruplama yapılacağını, hangi özet işlevinin kullanılacağını ve hangi sütunların alt toplamının alınacağını:

• İçinde Kutudaki her değişiklikte ile gruplamak istediğiniz verileri içeren sütunu seçin.
• İçinde İşlev kutusunu kullan , aşağıdaki işlevlerden birini seçin:
  • Topla - sayıları toplayın.
  • Count - boş olmayan hücreleri sayın (bu, COUNTA işleviyle Alt Toplam formülleri ekleyecektir).
  • Ortalama - sayıların ortalamasını hesaplayın.
  • Maks - en büyük değeri döndürür.
  • Min - en küçük değeri döndürür.
  • Çarpım - hücrelerin çarpımını hesaplar.
  • Sayıları Say - sayı içeren hücreleri sayın (bu, COUNT işleviyle Alt Toplam formülleri ekleyecektir).
  • StdDev - bir sayı örneğine dayalı olarak bir popülasyonun standart sapmasını hesaplar.
  • StdDevp - tüm sayı popülasyonuna dayalı standart sapmayı döndürür.
  • Var - bir sayı örneğine dayalı olarak bir popülasyonun varyansını tahmin edin.
  • Varp - tüm sayı popülasyonuna dayalı olarak bir popülasyonun varyansını tahmin eder.
• Altında Alt toplamı şuraya ekleyin , alt toplamını almak istediğiniz her sütun için onay kutusunu seçin.

Bu örnekte, verileri aşağıdakilere göre gruplandırıyoruz Bölge sütunundaki sayıları toplamak için SUM işlevini kullanın. Satış ve Kâr sütunlar.

Ek olarak, aşağıdaki seçeneklerden herhangi birini seçebilirsiniz:

• Her alt toplamdan sonra otomatik bir sayfa sonu eklemek için Gruplar arasında sayfa sonu Kutu.
• Ayrıntılar satırının üzerinde bir özet satırı görüntülemek için Aşağıdaki verilerin özeti Ayrıntı satırının altında bir özet satırı göstermek için bu onay kutusunu seçin (genellikle varsayılan olarak seçilidir).
• Mevcut alt toplamların üzerine yazmak için Geçerli alt toplamları değiştir kutusunu işaretleyin, aksi takdirde bu kutuyu temizleyin.

Son olarak TAMAM. düğmesine basın. Alt toplamlar her veri grubunun altında görünecek ve genel toplam tablonun sonuna eklenecektir.

Alt toplamlar çalışma sayfanıza eklendikten sonra, siz kaynak verileri düzenledikçe otomatik olarak yeniden hesaplanacaktır.

İpucu: Alt toplamlar ve genel toplam yeniden hesaplanmazsa, çalışma kitabınızı formülleri otomatik olarak hesaplayacak şekilde ayarladığınızdan emin olun ( Dosya > Seçenekler > Formüller> Hesaplama seçenekleri > Çalışma Kitabı Hesaplama > Otomatik ).

Excel Ara Toplam özelliği hakkında bilmeniz gereken 3 şey

Excel Alt Toplam çok güçlü ve çok yönlüdür ve aynı zamanda verileri nasıl hesapladığı açısından çok özel bir özelliktir. Aşağıda, Alt Toplam'ın özelliklerinin ayrıntılı açıklamalarını bulacaksınız.

1. Yalnızca görünür satırların alt toplamı alınır

Özünde, Excel Alt Toplamı görünür hücrelerdeki değerleri hesaplar ve filtrelenmiş satırları yok sayar. Ancak, manuel olarak gizlenmiş satırlardaki değerleri, yani Satırları Gizle üzerinde komut Ev tab> Hücreler grup> Biçim > Gizle & Göster veya satırlara sağ tıklayarak ve ardından Gizle Aşağıdaki birkaç paragraf teknik hususları açıklamaktadır.

Excel'de Alt Toplam özelliğinin uygulanması, otomatik olarak toplam, sayım, ortalama vb. gibi belirli bir hesaplama türünü gerçekleştiren ALTTOPLAM formülleri oluşturur. İşlev, aşağıdaki kümelerden birine ait olan ilk bağımsız değişkendeki (işlev_sayısı) sayı ile tanımlanır:

• 1 - 11 filtrelenmiş hücreleri göz ardı eder, ancak manuel olarak gizlenmiş satırları içerir.
• 101 - 111 tüm gizli satırları yok sayar (manuel olarak filtrelenir ve gizlenir).

Excel Ara Toplam özelliği, 1-11 işlev numaralı formüller ekler.

Yukarıdaki örnekte, alt toplamların Toplam işleviyle eklenmesi bu formülü oluşturur: ALT TOPLAM(9, C2:C5) . 9 burada TOPLA işlevini temsil eder ve C2:C5 alt toplamı alınacak ilk hücre grubudur.

Eğer filtrelerseniz, diyelim ki, Limonlar ve Portakallar satırları otomatik olarak alt toplamlardan kaldırılacaktır. Ancak, bu satırları manuel olarak gizlerseniz, alt toplamlara dahil edileceklerdir. Aşağıdaki görüntü farkı göstermektedir:

için manuel olarak gizlenmiş satırları hariç tutma Yalnızca görünür hücrelerin hesaplanması için, 1-11 işlev numarasını karşılık gelen 101-111 numarasıyla değiştirerek Ara Toplam formülünü değiştirin.

Örneğimizde, manuel olarak gizlenmiş satırlar hariç yalnızca görünür hücreleri toplamak için SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) ila ALTTOPLAM( 109 ,C2:C5):

Excel'de Ara Toplam formüllerini kullanma hakkında daha fazla bilgi için lütfen ALTTOPLAM işlevi eğitimine göz atın.

2. Büyük toplamlar orijinal verilerden hesaplanır

Excel Alt Toplam özelliği, genel toplamları alt toplam değerlerinden değil, orijinal verilerden hesaplar.

Örneğin, Ortalama işleviyle alt toplamlar eklendiğinde Büyük Ortalama, alt toplam satırlarındaki değerler ihmal edilerek C2:C19 hücrelerindeki tüm orijinal değerlerin aritmetik ortalaması olarak hesaplanır. Farkı görmek için aşağıdaki ekran görüntülerini karşılaştırmanız yeterlidir:

3. Excel tablolarında alt toplamlar mevcut değildir

Şeridinizde Alt Toplam düğmesi gri renkteyse, büyük olasılıkla bir Excel tablosuyla çalışıyorsunuz demektir. Alt Toplam özelliği Excel tablolarıyla kullanılamadığından, önce tablonuzu sıradan bir aralığa dönüştürmeniz gerekir. Ayrıntılı adımlar için lütfen şu eğitime göz atın: Excel tablosunu aralığa dönüştürme.

Excel'de birden çok alt toplam nasıl eklenir (iç içe alt toplamlar)

Bir önceki örnekte bir seviye alt toplamın nasıl ekleneceği gösterilmişti. Şimdi bunu daha da ileri götürelim ve karşılık gelen dış gruplar içindeki iç gruplar için alt toplamlar ekleyelim. Daha spesifik olarak, örnek verilerimizi aşağıdakilere göre gruplayacağız Bölge ilk olarak, ve daha sonra Öğe .

1. Verileri birkaç sütuna göre sıralayın

Excel'de iç içe alt toplamlar eklerken, alt toplamlarınızı gruplamak istediğiniz tüm sütunlardaki verileri sıralamanız önemlidir. Bunu yapmak için Veri tab> Sırala ve Filtrele grubuna girmek için Sırala düğme , ve iki veya daha fazla sıralama düzeyi ekleyin:

Ayrıntılı talimatlar için lütfen Birkaç sütuna göre nasıl sıralama yapılır bölümüne bakın.

Sonuç olarak, ilk iki sütundaki değerler alfabetik sıraya göre sıralanır:

2. Alt toplamların ilk düzeyini ekleyin

Veri listenizdeki herhangi bir hücreyi seçin ve önceki örnekte gösterildiği gibi alt toplamların ilk, dış düzeyini ekleyin. Sonuç olarak, aşağıdakilere sahip olacaksınız Satış ve Kâr başına alt toplamlar Bölge :

3. İç içe geçmiş alt toplam seviyeleri ekleyin

Dış alt toplamlar yerindeyken Veri > Alt Toplamlar bir iç alt toplam seviyesi eklemek için tekrar:

• İçinde Her değişiklikte kutusunda, verilerinizi gruplamak istediğiniz ikinci sütunu seçin.
• İçinde İşlevi kullanın kutusunda istediğiniz özet işlevini seçin.
• Altında Alt toplamı şuraya ekleyin alt toplamlarını hesaplamak istediğiniz sütun(lar)ı seçin. Bu, dış alt toplamlardaki sütun(lar) ile aynı veya farklı sütun(lar) olabilir.

Son olarak, temizleyin Geçerli alt toplamları değiştir kutusu. Alt toplamların dış düzeyinin üzerine yazılmasını engelleyen kilit noktadır.

Gerekirse daha fazla iç içe alt toplam eklemek için bu adımı tekrarlayın.

Bu örnekte, iç alt toplam düzeyi verileri Öğe sütunundaki değerleri toplayın ve Satış ve Kâr sütunlar:

Sonuç olarak Excel, aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi her bir bölgedeki her bir öğe için toplamları hesaplayacaktır:

Yer açmak için Doğu Bölgesi grubu genişletilerek iç içe geçmiş Öğe alt toplamlar ve diğer 3 bölge grubu daraltılır (aşağıdaki bölümde bunun nasıl yapılacağı açıklanmaktadır: Alt toplam ayrıntılarını görüntüle veya gizle).

Aynı sütun için farklı alt toplamlar ekleme

Excel'de alt toplamları kullanırken, sütun başına yalnızca bir alt toplam eklemekle sınırlı değilsiniz. Aslında, aynı sütundaki verileri istediğiniz kadar farklı işlevle özetleyebilirsiniz.

Örneğin, örnek tablomuzda, Bölge toplamlarına ek olarak, aşağıdakiler için bir ortalama görüntüleyebiliriz Satış ve Kâr sütunlar:

Yukarıdaki ekran görüntüsünde gördüğünüze benzer bir sonuç elde etmek için Excel'de birden çok alt toplam nasıl eklenir bölümünde açıklanan adımları uygulayın. Geçerli alt toplamları değiştir kutusunu ikinci ve sonraki tüm alt toplam düzeylerini her eklediğinizde işaretleyin.

Excel'de alt toplamlar nasıl kullanılır?

Artık farklı veri grupları için anında bir özet elde etmek için Excel'de alt toplamları nasıl yapacağınızı bildiğinize göre, aşağıdaki ipuçları Excel Alt Toplam özelliğini tam kontrolünüz altına almanıza yardımcı olacaktır.

Alt toplam ayrıntılarını gösterme veya gizleme

Veri özetini, yani yalnızca alt toplamları ve genel toplamları görüntülemek için anahat sembollerinden birine tıklayın çalışma sayfanızın sol üst köşesinde görünür:

• 1 numara yalnızca genel toplamları görüntüler.
• Son sayı hem alt toplamları hem de tek tek değerleri görüntüler.
• Aradaki sayılar gruplamaları gösterir. Çalışma sayfanıza kaç tane alt toplam eklediğinize bağlı olarak, anahatta bir, iki, üç veya daha fazla aradaki sayı olabilir.

Örnek çalışma sayfamızda, ilk gruplamayı görüntülemek için 2 numaraya tıklayın Bölge :

Veya iç içe geçmiş alt toplamları şu şekilde görüntülemek için 3 numaraya tıklayın Öğe :

Veri satırlarını görüntülemek veya gizlemek için bireysel alt toplamlar 'yi kullanın. ve semboller.

Veya, tıklayın Detayları Göster ve Detayları Gizle üzerindeki düğmeler Veri sekmesinde Anahatlar Grup.

Yalnızca ara toplam satırlarını kopyala

Gördüğünüz gibi, Excel'de Alt Toplam kullanmak kolaydır... ta ki iş yalnızca alt toplamları başka bir yere kopyalamaya gelene kadar.

Akla gelen en belirgin yol - istenen alt toplamları görüntülemek ve ardından bu satırları başka bir konuma kopyalamak - işe yaramaz! Excel, yalnızca seçime dahil olan görünür satırları değil, tüm satırları kopyalayıp yapıştıracaktır.

Yalnızca alt toplamları içeren görünür satırları kopyalamak için aşağıdaki adımları uygulayın:

1. Anahat numaralarını veya artı ve eksi sembollerini kullanarak yalnızca kopyalamak istediğiniz ara toplam satırlarını görüntüleyin.
2. Herhangi bir ara toplam hücresini seçin ve ardından tüm hücreleri seçmek için Ctrl+A tuşlarına basın.
3. Alt toplamlar seçili durumdayken Ev tab> Düzenleme grubunu seçin ve Bul & Seç > Özel'e git...

İpucu. Özel'e Git özelliğini kullanarak, yalnızca görünür hücreleri seçmek için Alt + ; tuşlarına basabilirsiniz.

Sonuç olarak, sadece veri özetini başka bir çalışma sayfasına kopyalamış olursunuz. Lütfen bu yöntemin alt toplam değerler formülleri değil:

İpucu: Aynı numarayı Biçimlendirme tüm alt toplam satırlarını tek bir hamlede.

Alt toplamlar nasıl değiştirilir

Mevcut alt toplamları hızlı bir şekilde değiştirmek için aşağıdakileri yapmanız yeterlidir:

1. Herhangi bir ara toplam hücresini seçin.
2. Şuraya git Veri sekmesine tıklayın ve Ara Toplam .
3. İçinde Ara Toplam iletişim kutusunda, anahtar sütun, özet işlevi ve alt toplamı alınacak değerlerle ilgili istediğiniz değişiklikleri yapın.
4. Emin olun Geçerli alt toplamları değiştir kutusu seçilidir.
5. Tamam'a tıklayın.

Not: Aynı veri kümesi için birden fazla alt toplam eklenmişse, bunları düzenlemek mümkün değildir. Tek yol, mevcut tüm alt toplamları kaldırmak ve ardından bunları yeniden eklemektir.

Excel'de alt toplamlar nasıl kaldırılır

Alt toplamları kaldırmak için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Alt toplamlar aralığındaki herhangi bir hücreyi seçin.
2. Şuraya git Veri tab> Anahatlar grubunu seçin ve Ara Toplam .
3. İçinde Ara Toplam iletişim kutusunda Tümünü Kaldır Düğme.

Bu, verilerinizin grubunu kaldıracak ve mevcut tüm alt toplamları silecektir.

Alt toplamları otomatik olarak ekleyen Excel Alt Toplam özelliğinin yanı sıra, Excel'de alt toplamlar eklemenin "manuel" bir yolu vardır - ALT TOPLAM işlevini kullanarak. Bu daha da fazla çok yönlülük sağlar ve yukarıda bağlantısı verilen eğitimde birkaç yararlı püf noktası gösterilmektedir.