В урока е обяснено как да използвате функцията за междинни сборове в Excel за автоматично сумиране, преброяване или осредняване на различни групи клетки. Ще научите също как да показвате или скривате подробностите за междинните сборове, да копирате само редове с междинни сборове и как да премахвате междинни сборове.

Работните листове с много данни често могат да изглеждат претрупани и трудни за разбиране. За щастие Microsoft Excel предоставя мощната функция Subtotal (Междинна сума), която ви позволява бързо да обобщавате различни групи данни и да създавате контур за работните си листове. Щракнете върху следните връзки, за да научите подробности.

Какво е междинна сума в Excel?

Най-общо казано, междинната сума е сумата на набор от числа, която след това се добавя към друг(и) набор(и) от числа, за да се получи общата сума.

В Microsoft Excel функцията за междинни сборове не се ограничава само до сумиране на подмножества от стойности в рамките на набор от данни. Тя ви позволява да групирате и обобщавате данните си, като използвате функциите SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX и други. Освен това тя създава йерархия от групи, известна като контур, която ви позволява да показвате или скривате подробностите за всеки междинен сбор или да преглеждате само обобщение на междинните сборове и общия сбор.общи суми.

Например така могат да изглеждат междинните сборове в Excel:

Как да вмъкнете междинни сборове в Excel

За бързо добавяне на междинни сборове в Excel изпълнете следните стъпки.

1. Организиране на изходните данни

Функцията за междинна сума на Excel изисква изходните данни да са подредени в правилен ред и да не съдържат празни редове.

Затова, преди да добавите междинни суми, не забравяйте да сортиране колоната, по която искате да групирате данните си. Най-лесният начин да направите това е да щракнете върху Филтър на бутона Данни след това щракнете върху стрелката за филтриране и изберете да сортирате от A към Z или от Z към A:

За да премахнете празните клетки, без да объркате данните си, следвайте следните насоки: Как да премахнете всички празни редове в Excel.

2. Добавяне на междинни сборове

Изберете която и да е клетка в набора от данни, отидете в Данни tab> Контур и щракнете върху Междинна сума .

Съвет. Ако искате да добавите междинни суми само за част от данните, изберете желания диапазон, преди да щракнете върху Междинна сума бутон.

3. Определете опциите за междинна сума

В диалоговия прозорец Subtotal (Междинна сума) посочете трите основни неща - по коя колона да се групира, каква функция за обобщаване да се използва и кои колони да се извадят:

• В При всяка промяна на кутията , изберете колоната, съдържаща данните, които искате да групирате.
• В Използване на полето за функции , изберете една от следните функции:
  • Сумиране - съберете числата.
  • Count - преброяване на непразни клетки (това ще вмъкне формулите за междинни сборове с функцията COUNTA).
  • Средна стойност - изчислява средната стойност на числата.
  • Max - връща най-голямата стойност.
  • Min - връща най-малката стойност.
  • Продукт - изчислява произведението на клетките.
  • Преброяване на числата - преброяване на клетките, които съдържат числа (това ще вмъкне формулите за междинни сборове с функцията COUNT).
  • StdDev - изчисляване на стандартното отклонение на дадена популация въз основа на извадка от числа.
  • StdDevp - връща стандартното отклонение на базата на цялата популация от числа.
  • Var - оценка на дисперсията на дадена популация въз основа на извадка от числа.
  • Varp - оценка на дисперсията на дадена популация въз основа на цялата популация от числа.
• Под Добавяне на междинна сума към , маркирайте квадратчето за отметка за всяка колона, която искате да извадите.

В този пример групираме данните по Регион и използвайте функцията SUM, за да съберете числата в колоната Продажби и Печалба колони.

Освен това можете да изберете някоя от следните опции:

• За да вмъкнете автоматично прекъсване на страницата след всяка междинна сума, изберете Прекъсване на страницата между групите кутия.
• За да покажете обобщаващ ред над реда с подробности, изчистете Обобщение на данните по-долу За да покажете обобщаващ ред под реда с подробности, поставете отметка в това поле (обикновено е избрано по подразбиране).
• За да презапишете всички съществуващи междинни сборове, запазете Замяна на текущите междинни суми избрано поле, в противен случай изчистете това поле.

Накрая щракнете върху OK Междинните сборове ще се появят под всяка група данни, а общата сума ще бъде добавена в края на таблицата.

След като междинните сборове са вмъкнати в работния лист, те ще се преизчисляват автоматично при редактиране на изходните данни.

Съвет. Ако междинните сборове и общата сума не се преизчисляват, не забравяйте да настроите работната си книга за автоматично изчисляване на формулите ( Файл > Опции > Формули> Опции за изчисление > Изчисляване на работната книга > Автоматичен ).

3 неща, които трябва да знаете за функцията за междинна сума в Excel

Междинната сума на Excel е много мощна и универсална, но в същото време е много специфична функция по отношение на начина на изчисляване на данните. По-долу ще намерите подробни обяснения за спецификите на междинната сума.

1. Само видимите редове се сумират

По същество Excel Subtotal изчислява стойностите във видимите клетки и игнорира филтрираните редове. Въпреки това той включва стойностите в редовете, скрити ръчно, т.е. редовете, които са били скрити с помощта на Скриване на редове команда в Начало tab> Клетки група> Формат > Скриване & amp; Разкриване или като щракнете с десния бутон на мишката върху редовете и след това щракнете върху Скрий В следващите няколко параграфа са обяснени техническите подробности.

Прилагането на функцията SUBTOTAL в Excel автоматично създава формули SUBTOTAL, които изпълняват определен тип изчисления, като например сума, брой, средна стойност и т.н. Функцията се определя от числото в първия аргумент (function_num), което принадлежи към един от следните набори:

• 1 - 11 игнорира филтрираните клетки, но включва ръчно скритите редове.
• 101 - 111 игнорира всички скрити редове (филтрирани и скрити ръчно).

Функцията за междинна сума на Excel вмъква формули с номер на функцията 1-11.

В горния пример вмъкването на междинни сборове с функцията Sum създава тази формула: МЕЖДИННА СУМА(9, C2:C5) . Където 9 представлява функцията SUM, а C2:C5 е първата група клетки за събиране.

Ако филтрирате, например, Лимони и Портокали , те ще бъдат автоматично премахнати от междинните сборове. Ако обаче скриете тези редове ръчно, те ще бъдат включени в междинните сборове. Изображението по-долу илюстрира разликата:

За изключване на ръчно скрити редове така че да се изчисляват само видимите клетки, модифицирайте формулата Subtotal, като замените номера на функцията 1-11 със съответните номера 101-111.

В нашия пример, за да обобщим само видимите клетки, без ръчно скритите редове, променете SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) към SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

За повече информация относно използването на формулите за междинна сума в Excel, моля, разгледайте урока за функцията SUBTOTAL.

2. Големите общи суми се изчисляват от първоначалните данни

Функцията за междинни сборове на Excel изчислява общите суми от първоначалните данни, а не от стойностите на междинните сборове.

Например вмъкването на междинни сборове с функцията Average (Средна стойност) изчислява голямата средна стойност като средноаритметична стойност на всички оригинални стойности в клетките C2:C19, като пренебрегва стойностите в редовете с междинни сборове. Просто сравнете следните екранни снимки, за да видите разликата:

3. Междинните сборове не са налични в таблиците на Excel

Ако бутонът Subtotal (Междинна сума) е сив в лентата, най-вероятно работите с таблица на Excel. Тъй като функцията Subtotal (Междинна сума) не може да се използва с таблици на Excel, първо ще трябва да преобразувате таблицата си в обикновен диапазон. Моля, разгледайте този урок за подробни стъпки: Как да преобразуваме таблица на Excel в диапазон.

Как да добавяте множество междинни сборове в Excel (вложени междинни сборове)

Предишният пример показа как да вмъкнем едно ниво на междинни сборове. А сега нека отидем по-далеч и да добавим междинни сборове за вътрешни групи в рамките на съответните външни групи. По-конкретно, ще групираме нашите примерни данни по Регион първо, а след това го разбийте по Артикул .

1. Сортиране на данни по няколко колони

Когато вмъквате вложени междинни суми в Excel, е важно да сортирате данните във всички колони, по които искате да групирате междинните суми. За да направите това, отидете в Данни tab> Сортиране и филтриране щракнете върху групата Сортиране бутон , и добавете две или повече нива на сортиране:

За подробни инструкции вижте Как да сортираме по няколко колони.

В резултат на това стойностите в първите две колони са подредени по азбучен ред:

2. Въведете първото ниво на междинни суми

Изберете която и да е клетка от списъка с данни и добавете първото, външно ниво на междинни сборове, както е показано в предишния пример. В резултат ще имате Продажби и Печалба междинни суми за Регион :

3. Вмъкване на вложени нива на междинни сборове

След като външните междинни сборове са поставени, щракнете върху Данни > Междинни суми отново, за да добавите вътрешно ниво на междинна сума:

• В При всяка промяна в изберете втората колона, по която искате да групирате данните си.
• В Използване на функция изберете желаната функция за обобщение.
• Под Добавяне на междинна сума към , изберете колоната(ите), за която(ито) искате да изчислите междинни сборове. Това може да бъде същата(ите) колона(и) като във външните междинни сборове или различни.

Накрая изчистете Замяна на текущите междинни суми Това е ключовата точка, която предотвратява презаписването на външното ниво на междинните сборове.

Повторете тази стъпка, за да добавите още вложени междинни суми, ако е необходимо.

В този пример вътрешното ниво на междинна сума ще групира данните по Артикул и да съберете стойностите в колона Продажби и Печалба колони:

В резултат на това Excel ще изчисли общите суми за всеки елемент в рамките на всеки регион, както е показано на снимката по-долу:

За да има място, Източен регион групата се разширява, за да се покажат вложените Артикул междинни суми, а 3 други групи региони са сгънати (в следващия раздел е обяснено как да направите това: Показване или скриване на подробности за междинните суми).

Добавяне на различни междинни сборове за една и съща колона

Когато използвате междинни сборове в Excel, не сте ограничени до вмъкването само на един междинен сбор в колона. Всъщност можете да обобщавате данни в една и съща колона с толкова различни функции, колкото искате.

Например в нашата примерна таблица, освен общите стойности за регионите, можем да покажем и средна стойност за Продажби и Печалба колони:

За да получите резултат, подобен на този, който виждате на горната снимка, изпълнете стъпките, описани в Как да добавяте множество междинни сборове в Excel. Само не забравяйте да изчистите Замяна на текущите междинни суми всеки път, когато добавяте второто и всички следващи нива на междинни сборове.

Как да използвате междинни сборове в Excel

След като вече знаете как да правите междинни сборове в Excel, за да получите незабавно обобщение за различни групи данни, следващите съвети ще ви помогнат да контролирате напълно функцията за междинни сборове в Excel.

Показване или скриване на подробностите за междинната сума

За да покажете обобщението на данните, т.е. само междинните и общите суми, щракнете върху един от символите за очертаване. които се появяват в горния ляв ъгъл на работния лист:

• Номер 1 показва само общите суми.
• Последното число показва както междинни суми, така и отделни стойности.
• Междинните числа показват групи. В зависимост от това колко междинни суми сте вмъкнали в работния си лист, в контура може да има едно, две, три или повече междинни числа.

В нашия примерен работен лист щракнете върху номер 2, за да покажете първото групиране по Регион :

Или щракнете върху номер 3, за да покажете вложените междинни сборове по Артикул :

За показване или скриване на редове с данни за индивидуални междинни сборове , използвайте и символи.

Или щракнете върху Покажи подробности и Скрийте детайлите бутони на Данни в раздела Контур група.

Копиране само на редове с междинни сборове

Както виждате, използването на междинни сборове в Excel е лесно... докато не се стигне до копиране само на междинни сборове на друго място.

Най-очевидният начин, който ви идва наум - да покажете желаните междинни суми и след това да копирате тези редове на друго място - няма да се получи! Excel ще копира и постави всички редове, а не само видимите редове, включени в селекцията.

За да копирате само видимите редове, съдържащи междинни суми, изпълнете следните стъпки:

1. Покажете само редовете с междинни суми, които искате да копирате, като използвате цифри в контур или символи плюс и минус.
2. Изберете която и да е клетка от междинния сбор и след това натиснете Ctrl+A, за да изберете всички клетки.
3. След като изберете междинните суми, отидете в Начало tab> Редактиране на и щракнете върху Намиране & Избор > Отидете на Special...

Съвет. Вместо да използвате Отидете на специален можете да натиснете Alt + ;, за да изберете само видимите клетки.

Готово! В резултат на това имате само обобщение на данните, копирано в друг работен лист. Моля, обърнете внимание, че този метод копира междинни стойности а не формулите:

Съвет. Можете да използвате същия трик, за да промените форматиране на всички редове с междинни сборове с един замах.

Как да промените междинните сборове

За да промените бързо съществуващите междинни суми, просто направете следното:

1. Изберете която и да е клетка от междинния сбор.
2. Отидете в Данни и щракнете върху Междинна сума .
3. В Междинна сума диалогов прозорец, направете всички желани промени, отнасящи се до ключовата колона, функцията за обобщаване и стойностите, които ще бъдат сумирани.
4. Уверете се, че Замяна на текущите междинни суми е избрано полето.
5. Щракнете върху OK.

Забележка: Ако за един и същи набор от данни са добавени няколко междинни суми, не е възможно да ги редактирате. Единственият начин е да премахнете всички съществуващи междинни суми и след това да ги въведете наново.

Как да премахнете междинните сборове в Excel

За да премахнете междинните суми, следвайте следните стъпки:

1. Изберете която и да е клетка от обхвата на междинните сборове.
2. Отидете в Данни tab> Контур и щракнете върху Междинна сума .
3. В Междинна сума диалогов прозорец, щракнете върху Премахване на всички бутон.

Това ще разгрупира данните ви и ще изтрие всички съществуващи междинни суми.

Освен функцията за междинни сборове в Excel, която вмъква междинни сборове автоматично, има и "ръчен" начин за добавяне на междинни сборове в Excel - чрез функцията SUBTOTAL. Тя осигурява още по-голяма гъвкавост, а в посочения по-горе урок са показани няколко полезни трика.