این آموزش نحوه استفاده از ویژگی Excel Subtotal را برای جمع، شمارش یا میانگین گروه های مختلف سلول ها به طور خودکار توضیح می دهد. همچنین یاد خواهید گرفت که چگونه جزئیات جزئی را نمایش یا پنهان کنید، فقط ردیف های فرعی را کپی کنید، و چگونه جمع های فرعی را حذف کنید.

کاربرگ هایی با داده های زیاد اغلب ممکن است به هم ریخته به نظر برسند و درک آن دشوار باشد. خوشبختانه، مایکروسافت اکسل یک ویژگی قدرتمند Subtotal را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد به سرعت گروه های مختلف داده را خلاصه کنید و یک طرح کلی برای کاربرگ های خود ایجاد کنید. لطفاً روی پیوندهای زیر کلیک کنید تا جزئیات را بیاموزید.

Subtotal در اکسل چیست؟

به طور کلی، subtotal مجموع مجموعه ای از اعداد است که برابر است با سپس به مجموعه(های) دیگری از اعداد اضافه می شود تا مجموع کل بدست آید.

در مایکروسافت اکسل، ویژگی Subtotal تنها به جمع کردن زیرمجموعه های مقادیر در یک مجموعه داده محدود نمی شود. این به شما امکان می دهد داده های خود را با استفاده از SUM، COUNT، AVERAGE، MIN، MAX و سایر توابع گروه بندی و خلاصه کنید. به‌علاوه، سلسله مراتبی از گروه‌ها را ایجاد می‌کند که به عنوان طرح کلی شناخته می‌شود، که به شما امکان می‌دهد جزئیات را برای هر زیرمجموعه نمایش یا پنهان کنید، یا فقط خلاصه‌ای از مجموع‌های فرعی و کل کل را مشاهده کنید.

برای مثال، به این صورت است. جمع‌های فرعی اکسل شما می‌تواند به شکل زیر باشد:

نحوه درج جمع‌های فرعی در اکسل

برای افزودن سریع جمع‌های فرعی در اکسل، مراحل زیر را انجام دهید.

1. سازماندهی داده های منبع

ویژگی Excel Subtotalبه گروه صفحه اصلی > ویرایش بروید و روی یافتن & انتخاب > رفتن به ویژه…

نکته. به جای استفاده از ویژگی Go To Special ، می توانید Alt + را فشار دهید. برای انتخاب فقط سلول های قابل مشاهده

تمام شد! در نتیجه، شما فقط خلاصه داده ها را در کاربرگ دیگری کپی می کنید. لطفاً توجه داشته باشید، این روش مقادیر فرعی را کپی می کند و نه فرمول ها:

نکته. می‌توانید از همین ترفند برای تغییر قالب‌بندی همه ردیف‌های فرعی در یک لحظه استفاده کنید.

نحوه تغییر مجموع های فرعی

برای تغییر سریع جمع های فرعی موجود، کافی است موارد زیر را انجام دهید:

1. هر سلول فرعی را انتخاب کنید.
2. به <1 بروید تب>داده ، و روی Subtotal کلیک کنید.
3. در کادر محاوره ای Subtotal ، هر تغییری را که می خواهید در مورد ستون کلید، تابع خلاصه و مقادیر انجام دهید. برای جمع‌بندی فرعی.
4. مطمئن شوید که کادر جایگزینی مجموع‌های فرعی فعلی انتخاب شده است.
5. OK را کلیک کنید.

توجه داشته باشید. اگر چند مجموع فرعی برای یک مجموعه داده اضافه شده باشد، امکان ویرایش آنها وجود ندارد. تنها راه این است که تمام جمع های فرعی موجود را حذف کنید و سپس آنها را درج کنیددوباره

نحوه حذف جمع‌های فرعی در اکسل

برای حذف جمع‌های فرعی، این مراحل را دنبال کنید:

1. هر سلولی را در محدوده مجموع‌های فرعی انتخاب کنید.
2. به <بروید 1>برگه داده > Outline گروه، و روی Subtotal کلیک کنید.
3. در کادر گفتگوی Subtotal ، روی <11 کلیک کنید. دکمه>حذف همه .

با این کار داده های شما از حالت گروه بندی خارج می شود و همه جمع های فرعی موجود حذف می شوند.

به غیر از مجموع فرعی Excel ویژگی که جمع‌های فرعی را به صورت خودکار درج می‌کند، یک روش دستی برای اضافه کردن جمع‌های فرعی در اکسل وجود دارد - با استفاده از تابع SUBTOTAL. تطبیق پذیری بیشتری را ارائه می دهد و آموزش پیوندی بالا چند ترفند مفید را نشان می دهد.

بنابراین، قبل از افزودن جمع‌های فرعی، حتماً ستونی را که می‌خواهید داده‌های خود را گروه‌بندی کنید، مرتب کنید توسط. ساده ترین راه برای انجام این کار این است که روی دکمه Filter در تب Data کلیک کنید، سپس روی فلش فیلتر کلیک کنید و انتخاب کنید تا A به Z یا Z به A مرتب شود:

برای حذف سلول‌های خالی بدون به هم زدن داده‌های خود، لطفاً این دستورالعمل‌ها را دنبال کنید: نحوه حذف همه ردیف‌های خالی در اکسل.

2. جمع‌های فرعی را اضافه کنید

هر سلولی را در مجموعه داده خود انتخاب کنید، به گروه داده > Outline بروید و روی Subtotal کلیک کنید.

نکته. اگر می‌خواهید فقط برای بخشی از داده‌های خود جمع‌های فرعی اضافه کنید، قبل از کلیک بر روی دکمه Subtotal محدوده مورد نظر را انتخاب کنید.

3. گزینه های زیر مجموع را تعریف کنید

در کادر محاوره ای Subtotal، سه مورد اصلی را مشخص کنید - کدام ستون را بر اساس گروه بندی کنید، از کدام تابع خلاصه استفاده کنید، و کدام ستون ها را جمع آوری کنید:

• در در هر تغییر در کادر ، ستون حاوی داده هایی را که می خواهید بر اساس آن گروه بندی کنید انتخاب کنید.
• در استفاده از کادر تابع ، یکی از توابع زیر را انتخاب کنید. :
  • جمع - اعداد را جمع کنید.
  • شمارش - شمارش سلول های غیر خالی (با این کار فرمول های Subtotal با تابع COUNTA وارد می شود).
  • میانگین - محاسبه میانگین از اعداد.
  • حداکثر - بزرگترین را برگردانیدمقدار.
  • Min - کوچکترین مقدار را برمی‌گرداند.
  • محصول - محاسبه حاصل ضرب سلول‌ها.
  • شمارش اعداد - شمارش سلول‌های حاوی اعداد (با این کار فرمول‌های Subtotal با تابع COUNT).
  • StdDev - انحراف استاندارد یک جمعیت را بر اساس نمونه ای از اعداد محاسبه کنید.
  • StdDevp - انحراف استاندارد را بر اساس کل جمعیت اعداد برمی گرداند.
  • Var - تخمین واریانس یک جامعه بر اساس نمونه ای از اعداد.
  • Varp - تخمین واریانس یک جامعه بر اساس کل جمعیت اعداد.
• در بخش افزودن مجموع فرعی به ، کادر بررسی هر ستونی را که می‌خواهید جمع‌بندی کنید انتخاب کنید.

در این مثال، داده‌ها را بر اساس منطقه<گروه‌بندی می‌کنیم. ستون 2>، و از تابع SUM برای کل اعداد در ستون های فروش و سود استفاده کنید.

علاوه بر این، می توانید یکی از گزینه های زیر را انتخاب کنید:

• برای درج شکست خودکار صفحه بعد از هر جمع فرعی، Page Brea را انتخاب کنید k بین گروه کادر.
• برای نمایش یک ردیف خلاصه در بالای ردیف جزئیات، کادر Summary under data را پاک کنید. برای نشان دادن یک ردیف خلاصه در زیر ردیف جزئیات، این کادر را علامت بزنید (معمولاً به طور پیش فرض انتخاب می شود).
• برای بازنویسی کل زیرمجموعه های موجود، کادر جایگزین کردن جمع های فرعی فعلی را انتخاب کنید، در غیر این صورت این را پاک کنید. کادر.

در نهایت، روی دکمه OK کلیک کنید. راجمع‌های فرعی در زیر هر گروه داده ظاهر می‌شوند و مجموع کل به انتهای جدول اضافه می‌شود.

هنگامی که جمع‌های فرعی در کاربرگ شما درج شدند، به‌طور خودکار دوباره محاسبه می‌شوند. شما داده های منبع را ویرایش می کنید.

نکته. اگر مجموع‌های فرعی و کل کل مجدداً محاسبه نمی‌شوند، حتماً کتاب کار خود را طوری تنظیم کنید که به‌طور خودکار فرمول‌ها را محاسبه کند ( فایل > گزینه‌ها > فرمول‌ها > گزینه های محاسبه > محاسبه کتاب کار > خودکار ).

3 نکته که باید در مورد ویژگی Excel Subtotal بدانید

Excel Subtotal بسیار قدرتمند و همه کاره است و در عین حال از نظر نحوه محاسبه داده ها یک ویژگی بسیار خاص است. در زیر توضیحات مفصلی در مورد مشخصات Subtotal خواهید دید.

1. فقط ردیف‌های قابل مشاهده جمع‌بندی می‌شوند

در اصل، Excel Subtotal مقادیر را در سلول‌های قابل مشاهده محاسبه می‌کند و ردیف‌های فیلتر شده را نادیده می‌گیرد. با این حال، شامل مقادیری در ردیف‌هایی است که به‌صورت دستی پنهان شده‌اند، یعنی ردیف‌هایی که با استفاده از دستور پنهان کردن ردیف‌ها در برگه Home > Cells گروه > قالب > پنهان کردن & Unhide یا با کلیک راست روی ردیف‌ها و سپس کلیک کردن روی Hide . چند پاراگراف زیر نکات فنی را توضیح می دهد.

استفاده از ویژگی Subtotal در اکسل به طور خودکار فرمول های SUBTOTAL ایجاد می کند که یک نوع محاسبات خاص مانند مجموع، شمارش، میانگین و غیره را انجام می دهد.تابع با عددی در اولین آرگومان (function_num) که به یکی از مجموعه‌های زیر تعلق دارد تعریف می‌شود:

• 1 - 11 سلول‌های فیلتر شده را نادیده می‌گیرد، اما شامل ردیف‌های مخفی دستی می‌شود.
• 101 - 111 همه ردیف های پنهان را نادیده می گیرد (فیلتر شده و به صورت دستی پنهان می شود).

ویژگی Excel Subtotal فرمول هایی را با شماره تابع 1-11 درج می کند.

در مثال بالا، درج جمع‌های فرعی با تابع Sum این فرمول را ایجاد می‌کند: SUBTOTAL(9, C2:C5) . جایی که 9 نشان‌دهنده تابع SUM است، و C2:C5 اولین گروهی از سلول‌ها است که جمع‌بندی می‌شود.

اگر فیلتر کنید، مثلاً Lemons و نارنجی ، آنها به طور خودکار از جمع های فرعی حذف خواهند شد. با این حال، اگر آن ردیف‌ها را به صورت دستی پنهان کنید، در جمع‌های فرعی گنجانده می‌شوند. تصویر زیر این تفاوت را نشان می‌دهد:

برای رد کردن ردیف‌های پنهان دستی به طوری که فقط سلول‌های قابل مشاهده محاسبه شوند، فرمول Subtotal را با جایگزین کردن شماره تابع تغییر دهید. 1-11 با عدد مربوطه 101-111.

در مثال ما، برای جمع کردن تنها سلول های قابل مشاهده به استثنای ردیف های پنهان دستی، SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) را به SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

برای اطلاعات بیشتر در مورد استفاده از فرمول های Subtotal در اکسل، لطفاً آموزش تابع SUBTOTAL را بررسی کنید.

2. مجموع کل از داده های اصلی محاسبه می شود

ویژگی Excel Subtotal مجموع کل را از داده های اصلی محاسبه می کند، نه از داده های اصلیمقادیر فرعی.

به عنوان مثال، درج مجموع های فرعی با تابع Average، میانگین کل را به عنوان میانگین حسابی تمام مقادیر اصلی در سلول های C2:C19 محاسبه می کند، و از مقادیر موجود در ردیف های فرعی صرف نظر می کند. فقط اسکرین شات های زیر را مقایسه کنید تا تفاوت را ببینید:

3. زیر مجموع ها در جداول اکسل موجود نیستند

اگر دکمه Subtotal روی روبان شما خاکستری است، به احتمال زیاد شما با جدول Excel کار می کنید. از آنجایی که ویژگی Subtotal را نمی توان با جداول اکسل استفاده کرد، ابتدا باید جدول خود را به یک محدوده معمولی تبدیل کنید. لطفاً این آموزش را برای مراحل دقیق بررسی کنید: نحوه تبدیل جدول اکسل به محدوده.

نحوه اضافه کردن چند مجموع فرعی در اکسل (جمع‌های فرعی تودرتو)

مثال قبلی نحوه درج یک سطح را نشان داد. از جمع های فرعی و اکنون، بیایید آن را جلوتر ببریم و جمع‌های فرعی را برای گروه‌های داخلی در گروه‌های بیرونی مربوطه اضافه کنیم. به طور دقیق تر، ابتدا داده های نمونه خود را بر اساس منطقه گروه بندی می کنیم و سپس آن را بر اساس Item تجزیه می کنیم.

1. مرتب سازی داده ها بر اساس چندین ستون

هنگام درج جمع های فرعی تو در تو در اکسل، مهم است که داده ها را در تمام ستون هایی که می خواهید جمع های فرعی خود را بر اساس گروه بندی کنید، مرتب کنید. برای انجام این کار، به برگه داده بروید > مرتب سازی & گروه را فیلتر کنید، روی دکمه مرتب سازی ، کلیک کنید و دو یا چند سطح مرتب سازی را اضافه کنید:

برای جزئیات بیشتردستورالعمل ها، لطفاً نحوه مرتب سازی بر اساس چندین ستون را ببینید.

در نتیجه، مقادیر دو ستون اول به ترتیب حروف الفبا مرتب می شوند:

2 . اولین سطح جمع‌های فرعی را وارد کنید

هر سلولی را در فهرست داده‌های خود انتخاب کنید و اولین سطح بیرونی جمع‌های فرعی را همانطور که در مثال قبلی نشان داده شد اضافه کنید. در نتیجه، جمع‌های فرعی فروش و سود در هر منطقه :

3 خواهید داشت. درج سطوح تودرتوی جمع‌های فرعی

با جمع‌های فرعی بیرونی، دوباره روی Data > Subtotals کلیک کنید تا یک سطح زیرمجموعه داخلی اضافه شود:

• در کادر در هر تغییر در ، ستون دومی را که می خواهید داده های خود را بر اساس گروه بندی کنید انتخاب کنید.
• در کادر استفاده از تابع ، خلاصه مورد نظر را انتخاب کنید. تابع.
• در قسمت جمع فرعی به ، ستون(هایی) را که می خواهید جمع های فرعی را برای آنها محاسبه کنید، انتخاب کنید. این می‌تواند همان ستون(های) باشد که در جمع‌های فرعی بیرونی یا ستون‌های مختلف وجود دارد.

در نهایت، کادر جایگزین کردن جمع‌های فرعی فعلی را پاک کنید. این نکته کلیدی است که از بازنویسی سطح بیرونی جمع‌های فرعی جلوگیری می‌کند.

این مرحله را تکرار کنید تا در صورت نیاز، جمع‌های فرعی تودرتوی بیشتری اضافه کنید.

در این مثال، سطح زیرجمع داخلی داده‌ها را بر اساس گروه‌بندی می‌کند. ستون آیتم و مقادیر را در ستون‌های فروش و سود جمع‌بندی کنید:

در نتیجه اکسل مجموع هر مورد را در هر منطقه محاسبه می کند، همانطور که در نشان داده شده استتصویر زیر:

برای فضای اتاق، گروه East Region برای نمایش جمع‌های فرعی Item تودرتو گسترش می‌یابد. و 3 گروه منطقه دیگر جمع می شوند (بخش زیر نحوه انجام این کار را توضیح می دهد: نمایش یا پنهان کردن جزئیات جزئی).

جمع های فرعی مختلف برای یک ستون اضافه کنید

هنگام استفاده از مجموع فرعی در اکسل، شما محدود به درج یک جمع فرعی در هر ستون نیست. در واقع، می‌توانید داده‌ها را در همان ستون با هر تعداد توابع مختلف که می‌خواهید خلاصه کنید.

به عنوان مثال، در جدول نمونه ما، علاوه بر مجموع منطقه، می‌توانیم میانگینی را برای فروش نمایش دهیم. ستون‌های و سود :

برای دریافت نتیجه مشابه آنچه در تصویر بالا می‌بینید، مراحل توضیح داده شده در نحوه افزودن را انجام دهید. چند مجموع فرعی در اکسل فقط به یاد داشته باشید که هر بار که دومین و تمام سطوح بعدی جمع‌های فرعی را اضافه می‌کنید، کادر Replace subtotals فعلی را پاک کنید.

نحوه استفاده از جمع‌های فرعی در Excel

اکنون که شما می‌دانید چگونه جمع‌های فرعی را در اکسل انجام دهید تا فوراً خلاصه‌ای برای گروه‌های مختلف داده به دست آورید، نکات زیر به شما کمک می‌کند تا قابلیت Excel Subtotal را کاملاً تحت کنترل خود درآورید.

نمایش یا پنهان کردن جزئیات جزئی

برای نمایش خلاصه داده ها، یعنی فقط جمع های فرعی و کل کل، روی یکی از نمادهای کلی که در گوشه سمت چپ بالای کاربرگ شما ظاهر می شود کلیک کنید:

• Number1 فقط مجموع کل را نشان می دهد.
• آخرین عدد هم مجموع فرعی و هم مقادیر فردی را نمایش می دهد.
• اعداد بین گروه بندی را نشان می دهد. بسته به تعداد زیرمجموعه هایی که در کاربرگ خود درج کرده اید، ممکن است یک، دو، سه یا چند عدد در بین آنها در طرح کلی وجود داشته باشد.

در کاربرگ نمونه ما، روی شماره 2 کلیک کنید تا نشان داده شود. اولین گروه بندی بر اساس منطقه :

یا روی عدد 3 کلیک کنید تا جمع های فرعی تو در تو بر اساس مورد :

برای نمایش یا پنهان کردن ردیف های داده برای مجموع فرعی ، از نمادهای و استفاده کنید.

یا روی دکمه‌های نمایش جزئیات و پنهان کردن جزئیات در برگه داده ، در گروه Outline کلیک کنید.

کپی کردن فقط زیر مجموع ردیف‌ها

همانطور که می‌بینید، استفاده از Subtotal در اکسل آسان است... تا زمانی که فقط زیر مجموع‌ها را در جای دیگری کپی کنید.

واضح ترین روشی که به ذهن می رسد - نمایش جمع های فرعی مورد نظر، و سپس کپی کردن آن ردیف ها در مکان دیگری - کار نخواهد کرد! اکسل همه ردیف‌ها را کپی و جای‌گذاری می‌کند، نه تنها ردیف‌های قابل مشاهده موجود در انتخاب را.

برای کپی کردن فقط ردیف‌های قابل مشاهده حاوی جمع‌های فرعی، این مراحل را انجام دهید:

1. فقط نمایش زیر مجموع ردیف هایی که می خواهید با استفاده از اعداد طرح کلی یا نمادهای مثبت و منفی کپی کنید.
2. هر سلول فرعی را انتخاب کنید و سپس Ctrl+A را فشار دهید تا همه سلول ها انتخاب شوند.
3. با جمع های فرعی انتخاب شده است. ، برو