У цьому уроці ви дізнаєтеся, як автоматично виділяти дублікати в Excel після того, як щось було набрано. Ми детально розглянемо, як затінити повторювані комірки, цілі рядки або послідовні дублікати за допомогою умовного форматування та спеціального інструменту.

Минулого тижня ми розглядали різні способи виявлення дублікатів в Excel за допомогою формул. Безсумнівно, ці рішення дуже корисні, але виділення дублікатів певним кольором могло б зробити аналіз даних ще простішим.

Найшвидший спосіб знайти та виділити дублікати в Excel - це використання умовного форматування. Найбільша перевага цього методу полягає в тому, що він не тільки показує дублікати в існуючих даних, але й автоматично перевіряє нові дані на наявність дублікатів безпосередньо при введенні їх на аркуш.

Ці методи працюють у всіх версіях Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 і нижче.

Як виділити дублікати в Excel

У всіх версіях Excel існує заздалегідь визначене правило виділення комірок, що повторюються. Щоб застосувати це правило на своїх робочих аркушах, виконайте наступні дії:

1. Виберіть дані, які потрібно перевірити на наявність дублікатів. Це може бути стовпець, рядок або діапазон комірок.
2. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Стилі групу, натисніть Умовне форматування > Правила виділення комірок > Дублікати значень...

   

3. На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Дублікати значень відкриється діалогове вікно з вибраним за замовчуванням форматом "Світло-червона заливка" та "Темно-червоний текст". Щоб застосувати формат за замовчуванням, просто натисніть кнопку ГАРАЗД. .

Окрім червоної заливки та форматування тексту, у випадаючому списку доступні декілька інших попередньо визначених форматів. Щоб зафарбувати дублікати іншим кольором, натисніть Нестандартний формат... (останній пункт у випадаючому списку) та оберіть заливку та/або колір шрифту на свій смак.

Порада. Щоб виділити унікальні значення, виберіть Унікальний у лівій скриньці.

За допомогою вбудованого правила можна виділити дублікати в одній колонці або в декількох колонках, як показано на наступному скріншоті:

Примітка: При застосуванні вбудованого правила пошуку дублікатів до двох або більше стовпців Excel не порівнює значення в цих стовпцях, а просто виділяє всі дублікати в діапазоні. Якщо ви хочете знайти і виділити збіги і відмінності між 2 стовпцями, скористайтеся прикладами, наведеними в підручнику, на який дано посилання вище.

Використовуючи вбудоване правило Excel для виділення значень, що повторюються, будь ласка, пам'ятайте про наступні дві речі:

• Працює тільки для окремих осередків. виділити рядки, що повторюються вам потрібно буде створити власні правила або на основі значень у конкретному стовпчику, або шляхом порівняння значень у кількох стовпчиках.
• Він затінює повторювані комірки, включаючи їх перші входження. Щоб виділити всі повторення крім перших інстанцій створіть правило умовного форматування на основі формули, як показано в наступному прикладі.

Як виділити дублікати без 1-го входження

Щоб виділити 2-е і всі наступні повторення, виділіть комірки, які потрібно зафарбувати, і створіть таким чином правило на основі формули:

1. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Стилі групу, натисніть Умовне форматування > Нове правило> Використання формули для визначення, які комірки форматувати .
2. В рамках проекту Значення формату, для яких ця формула істинна введіть формулу, подібну до цієї:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Де A2 - крайня верхня комірка вибраного діапазону.

Якщо ви не маєте великого досвіду роботи з умовним форматуванням в Excel, ви знайдете детальні кроки створення правила на основі формули в наступному уроці: Умовне форматування в Excel на основі іншого значення клітинки.

В результаті, повторювані комірки, за винятком перших екземплярів, будуть виділені обраним Вами кольором:

Як показати 3-й, 4-й і всі наступні записи, що повторюються

Щоб переглянути дублікати, починаючи з N-го входження, створіть правило умовного форматування на основі формули, як у попередньому прикладі, з тією лише різницею, що в кінці формули замініть>1 на потрібне число. Наприклад,>1>1>1>1>1>1>1>1:

Для виділення 3-го і всіх наступних повторюваних екземплярів створіть правило умовного форматування на основі цієї формули:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>=3

Для затінення 4-го і всіх наступних записів, що повторюються, використовуйте цю формулу:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>=4

Щоб виділити тільки конкретні випадки, використовуйте що дорівнює Наприклад, щоб виділити тільки 2-й екземпляр, можна скористатися такою формулою:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)=2

Як виділити дублікати в діапазоні (кілька стовпців)

Якщо ви хочете перевірити наявність дублікатів у декількох стовпцях, не порівнюючи стовпці між собою, а знайти всі екземпляри одного і того ж елемента у всіх стовпцях, скористайтеся одним з наступних рішень.

Виділіть дублікати в декількох колонках, включаючи 1-е входження

Якщо перший екземпляр елемента, який з'являється в наборі даних більше одного разу, вважається дублікатом, найпростіший спосіб - скористатися вбудованим правилом Excel для дублікатів.

Або створити умовне правило форматування з цією формулою:

Наприклад, для виділення дублікатів в діапазоні A2:C8 формула виглядає наступним чином:

=COUNTIF($A$2:$C$8, A2)>1

Зверніть увагу на використання абсолютних посилань на клітинки для діапазону ($A$2:$C$8) та відносних посилань для верхньої клітинки (A2).

Виділіть дублікати в декількох колонках, крім 1-го входження

Рішення для цього сценарію набагато складніше, недарма в Excel немає вбудованого правила для нього :)

Щоб виділити повторювані записи в декількох стовпцях, ігноруючи 1-е входження, доведеться створити 2 правила з наступними формулами:

Правило 1. застосовується до першої колонки

Тут використовується точно така ж формула, яку ми використовували для виділення дублікатів без 1-го входження в одному стовпчику (детальні кроки можна знайти тут).

У цьому прикладі ми створюємо правило для комірок A2:A8 за такою формулою:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

В результаті в крайньому лівому стовпчику діапазону виділяються повторювані позиції без 1-го входження (в нашому випадку така позиція лише одна):

Правило 2. застосовується до всіх наступних колонок

Для виділення дублікатів у решті колонок (B2:C8) використовуйте цю формулу:

=COUNTIF(A$2:$A$8,B2)+COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

У наведеній вище формулі перша функція COUNTIF підраховує входження даного елемента в першому стовпчику, а друга COUNTIF робить те ж саме для всіх наступних стовпчиків. А потім ви складаєте ці числа і перевіряєте, чи сума більша за 1.

В результаті знайдено та виділено всі дублікати, за винятком їх 1-го входження:

Виділити дублі у всіх колонках одним правилом

Іншим можливим рішенням є додавання порожнього стовпчика зліва від вашого набору даних і об'єднання наведених вище формул в одну формулу, як показано нижче:

=IF(COLUMNS($B2:B2)>1,COUNTIF(A$2:$B$8,B2),0) + COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

Де B2 - верхня комірка з даними у 2-му стовпчику цільового діапазону.

Щоб краще зрозуміти формулу, розбиваємо її на 2 основні частини:

• Для першого стовпчика (B) умова IF ніколи не виконується, тому обчислюється лише друга функція COUNTIF (ми використовували цю формулу для пошуку дублікатів, окрім перших входжень в одному стовпчику).
• Для всіх наступних стовпців (C2:D8) ключовим моментом є розумне використання абсолютних і відносних посилань у двох функціях COUNTIF. Щоб полегшити розуміння, я скопіював його в стовпець G, щоб ви могли побачити, як формула змінюється при застосуванні до інших комірок:

Оскільки умова ЕСЛИ завжди ІСТИНА для всіх стовпців, крім першого (кількість стовпців більше 1), то формула працює таким чином:

• Підраховує кількість входжень заданого елемента (D5 на скріншоті вище) у всіх стовпчиках зліва від даного стовпчика: COUNTIF(B$2:$C$8,D5)
• Підраховує кількість входжень даного елемента в стовпці елемента, аж до комірки елемента: COUNTIF(D$2:D5,D5)
• Нарешті, формула додає результати обох функцій COUNTIF. Якщо загальна кількість більше 1, тобто якщо є більше одного входження елемента, застосовується правило і елемент виділяється.

Підсвічування цілих рядків на основі значень, що повторюються в одному стовпчику

Якщо ваша таблиця містить кілька стовпців, ви можете виділити цілі рядки на основі записів, що повторюються в певному стовпці.

Як ви вже знаєте, вбудоване правило Excel для дублікатів працює тільки на рівні комірок. Але користувальницьке правило на основі формул не має проблем із затіненням рядків. Ключовим моментом є те, що вибрати цілі рядки а потім створіть правило з однією з наступних формул:

• Щоб виділити рядки, що повторюються без урахування 1-го випадку :

=COUNTIF($A$2:$A2, $A2)>1

=COUNTIF($A$2:$A$15, $A2)>1

Де A2 - перша комірка, а A15 - остання використана комірка в стовпці, яку потрібно перевірити на наявність дублікатів. Як бачите, розумне використання абсолютних і відносних посилань на комірки - це те, що має значення.

Наступний скріншот демонструє обидва правила в дії:

Як виділити повторювані рядки в Excel

У попередньому прикладі було продемонстровано, як зафарбовувати цілі рядки на основі значень, що повторюються в певному стовпчику. Але що робити, якщо потрібно переглянути рядки, які мають однакові значення в декількох стовпчиках? Або як виділити абсолютні рядки-дублікати, тобто ті, які мають абсолютно однакові значення у всіх стовпчиках?

Для цього використовуйте функцію СРЗНАЧ, яка дозволяє порівнювати комірки за кількома критеріями. Наприклад, щоб виділити повторювані рядки, які мають однакові значення в стовпчиках А і В, використовуйте одну з наведених нижче формул:

• Щоб виділити рядки, що повторюються крім 1-го випадку :

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

=COUNTIFS($A$2:$A$15, $A2, $B$2:$B$15, $B2)>1

Результат демонструє наступний скріншот:

Як ви розумієте, наведений вище приклад носить виключно демонстраційний характер. Виділяючи повторювані рядки в реальних таблицях, ви, природно, не обмежуєтеся порівнянням значень тільки в 2 стовпцях, функція COUNTIFS може обробляти до 127 пар діапазонів/критеріїв.

Виділення послідовно повторюваних комірок в Excel

Іноді може виникнути потреба не виділяти всі повтори в стовпці, а показати тільки послідовні повтори, тобто ті, що знаходяться поруч. Для цього виділіть комірки з даними (без урахування заголовка стовпця) і створіть правило умовного форматування за однією з наведених нижче формул:

• Для виділення послідовних дублікатів без 1-го випадку :

=$A1=$A2

=OR($A1=$A2, $A2=$A3)

Наступний скріншот демонструє виділення тексту, що повторюється підряд, але ці правила також працюватимуть для послідовних повторень чисел і дат, що повторюються підряд:

Якщо на вашому аркуші Excel можуть бути порожні рядки, і ви не хочете, щоб послідовні порожні клітинки підсвічувалися, внесіть наступні вдосконалення у формули:

• Для виділення комірок, що повторюються підряд без 1-го випадку і ігнорувати порожні клітинки :

=AND($A2"", $A1=$A2)

=AND($A2"", АБО($A1=$A2, $A2=$A3))

Як бачите, виділити дублікати в Excel за допомогою умовного форматування не складає особливих труднощів. Однак є ще більш швидкий і простий спосіб. Про нього ви дізнаєтеся, прочитавши наступний розділ цього уроку.

Як виділити дублікати в Excel за допомогою Duplicate Remover

Надбудова Duplicate Remover - це універсальне рішення для роботи з повторюваними записами в Excel. Вона може знаходити, виділяти, копіювати або переміщати повторювані комірки або цілі повторювані рядки.

Незважаючи на свою назву, доповнення може швидко виділяти дублікати різними кольорами без видалення їх.

Duplicate Remover додає 3 нові функції до стрічки Excel:

• Таблиця дедукції - одразу знаходити та виділяти дублікати в одній таблиці.
• Duplicate Remover - покроковий майстер з розширеними опціями для виявлення та виділення дублікатів або унікальних значень в 1 таблиці.
• Порівняйте 2 таблиці - знайти і виділити дублікати, порівнюючи два стовпчики або дві окремі таблиці.

Після установки Ultimate Suite for Excel ви знайдете ці інструменти на вкладці Дані про абіти у вкладці Dedupe група:

Виділення дублікатів в Excel в пару кліків

Для цього прикладу я створив наступну таблицю з кількома сотнями рядків. І наша мета - виділити повторювані рядки, які мають однакові значення у всіх трьох стовпчиках:

Хочете вірте, хочете ні, але отримати бажаний результат можна всього за 2 кліки мишкою :)

1. Виділивши будь-яку комірку в таблиці, натисніть кнопку Таблиця дедукції і розумне доповнення підхопить всю таблицю.
2. На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Таблиця дедукції відкриється діалогове вікно, в якому автоматично будуть вибрані всі стовпці, а кнопка Кольорові дублікати Отже, все, що вам потрібно зробити, це натиснути кнопку "ОК" :) Готово!

Порада: Якщо ви хочете виявити повторення рядків по одному або декільком стовпчикам, зніміть галочки з усіх нерелевантних стовпчиків і залиште тільки ключовий(і) стовпчик(и).

І результат виглядав би приблизно так:

Як видно на наведеному вище зображенні, інструмент "Дублікат таблиці" виділив рядки, що повторюються без перших інстанцій .

Якщо ви хочете виділити дублікати у тому числі вперше виявлено або якщо ви хочете зафарбувати унікальні записи, а не дублікати, або якщо вам не подобається червоний колір за замовчуванням, то використовуйте Майстер видалення дублікатів який має всі ці функції і багато іншого.

Виділяємо дублікати в Excel за допомогою розширеного покрокового майстра

У порівнянні зі свифтом Таблиця дедукції інструментом, то Duplicate Remover Майстер вимагає на кілька кліків більше, але компенсує це низкою додаткових опцій. Дозвольте продемонструвати його в дії:

1. Виділіть будь-яку комірку в таблиці, в якій потрібно виділити дублікати, і натисніть кнопку Duplicate Remover Запуститься майстер, який виділить всю таблицю. Доповнення також запропонує створити резервну копію таблиці, про всяк випадок. Якщо вам це не потрібно, зніміть галочку з цього пункту.

   Переконайтеся, що таблиця обрана правильно і натисніть Далі .

   

2. Виберіть один з наступних типів даних, які ви хочете знайти:
   • Дублікати, крім 1-го примірника
   • Дублікати з 1-м входженням
   • Унікальні цінності
   • Унікальні значення та 1-е повторення

   Для цього прикладу знайдемо Дублікати + 1-е входження :

   

3. Тепер виберіть стовпці для перевірки на наявність дублікатів. Оскільки ми хочемо виділити повністю повторювані рядки, я виділив всі 3 стовпці.

Крім того, надбудова дозволяє вказати, чи має ваша таблиця заголовки і чи потрібно пропускати порожні клітинки. Обидві опції вибрані за замовчуванням.

З сьогоднішнього дня ми вивчаємо різні шляхи для того, щоб родзинка дублікатів в Excel, наш вибір очевидний :) Отже, вибираємо Наповнити кольором і виберіть один із стандартних кольорів теми, або натисніть Більше кольорів... і виберіть будь-який користувацький колір RGB або HSL.

Натисніть на кнопку Фініш і насолоджуйтесь результатом :)

Ось так ви виділяєте дублікати в Excel за допомогою нашої надбудови Duplicate Remover. Якщо вам цікаво спробувати цей інструмент на власних аркушах, ласкаво просимо завантажити повнофункціональну пробну версію Ultimate Suite, яка включає в себе всі наші інструменти для економії часу в Excel. А ваші відгуки в коментарях будуть дуже вдячні!