Hướng dẫn giải thích cách sử dụng tính năng Tổng phụ của Excel để tự động tính tổng, đếm hoặc lấy trung bình cộng các nhóm ô khác nhau. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách hiển thị hoặc ẩn chi tiết tổng phụ, chỉ sao chép các hàng của tổng phụ và cách xóa tổng phụ.

Các trang tính có nhiều dữ liệu thường có vẻ lộn xộn và khó hiểu. May mắn thay, Microsoft Excel cung cấp tính năng Tổng phụ mạnh mẽ cho phép bạn nhanh chóng tóm tắt các nhóm dữ liệu khác nhau và tạo dàn bài cho trang tính của mình. Vui lòng nhấp vào các liên kết sau để tìm hiểu chi tiết.

Tổng phụ trong Excel là gì?

Nói chung, tổng phụ là tổng của một tập hợp các số, đó là sau đó được thêm vào (các) tập hợp số khác để tạo thành tổng lớn.

Trong Microsoft Excel, tính năng Tổng phụ không giới hạn chỉ tính tổng các tập hợp con giá trị trong tập dữ liệu. Nó cho phép bạn nhóm và tóm tắt dữ liệu của mình bằng các hàm SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX và các hàm khác. Ngoài ra, nó tạo ra một hệ thống phân cấp các nhóm, được gọi là đường viền, cho phép bạn hiển thị hoặc ẩn chi tiết cho từng tổng phụ hoặc chỉ xem tóm tắt tổng phụ và tổng lớn.

Ví dụ: đây là cách thực hiện tổng phụ Excel của bạn có thể trông như sau:

Cách chèn tổng phụ trong Excel

Để nhanh chóng thêm tổng phụ trong Excel, hãy thực hiện các bước sau.

1. Sắp xếp dữ liệu nguồn

Tính năng Excel Subtotalđến nhóm Trang chủ > Chỉnh sửa và nhấp vào Tìm & Chọn > Chuyển tới Đặc biệt…

Mẹo. Thay vì sử dụng tính năng Go To Special , bạn có thể nhấn Alt + ; để chỉ chọn các ô hiển thị.

Hoàn tất! Kết quả là bạn chỉ sao chép tóm tắt dữ liệu sang một trang tính khác. Xin lưu ý, phương pháp này sao chép giá trị tổng phụ chứ không phải công thức:

Mẹo. Bạn có thể sử dụng thủ thuật tương tự để thay đổi định dạng của tất cả các hàng tổng phụ trong một lần thực hiện.

Cách thay đổi tổng phụ

Để nhanh chóng sửa đổi tổng phụ hiện có, chỉ cần làm như sau:

1. Chọn bất kỳ ô tổng phụ nào.
2. Chuyển đến Dữ liệu và nhấp vào Tổng phụ .
3. Trong hộp thoại Tổng phụ , thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn muốn liên quan đến cột chính, hàm tóm tắt và giá trị được tính tổng phụ.
4. Đảm bảo hộp Thay thế tổng phụ hiện tại được chọn.
5. Nhấp vào OK.

Lưu ý. Nếu nhiều tổng phụ được thêm cho cùng một tập dữ liệu thì không thể chỉnh sửa chúng. Cách duy nhất là xóa tất cả các tổng phụ hiện có, rồi chèn chúng vàomột lần nữa.

Cách xóa tổng phụ trong Excel

Để xóa tổng phụ, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong phạm vi tổng phụ.
2. Chuyển đến Dữ liệu nhóm > Phác thảo và nhấp vào Tổng phụ .
3. Trong hộp thoại Tổng phụ , nhấp vào Nút Xóa tất cả .

Thao tác này sẽ tách nhóm dữ liệu của bạn và xóa tất cả các tổng phụ hiện có.

Ngoài Tổng phụ Excel tính năng tự động chèn tổng phụ, có một cách "thủ công" để thêm tổng phụ trong Excel - bằng cách sử dụng hàm SUBTOTAL. Nó thậm chí còn linh hoạt hơn và hướng dẫn được liên kết ở trên cho thấy một số thủ thuật hữu ích.

Vì vậy, trước khi thêm tổng phụ, hãy nhớ sắp xếp cột mà bạn muốn nhóm dữ liệu của mình qua. Cách dễ nhất để thực hiện việc này là nhấp vào nút Bộ lọc trên tab Dữ liệu , sau đó nhấp vào mũi tên bộ lọc và chọn sắp xếp từ A đến Z hoặc từ Z đến A:

Để xóa các ô trống mà không làm xáo trộn dữ liệu của bạn, hãy làm theo các hướng dẫn sau: Cách xóa tất cả các hàng trống trong Excel.

2. Thêm tổng phụ

Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu của bạn, chuyển đến nhóm Dữ liệu > Danh mục và nhấp vào Tổng phụ .

Mẹo. Nếu bạn chỉ muốn thêm tổng phụ cho một phần dữ liệu của mình, hãy chọn phạm vi mong muốn trước khi nhấp vào nút Tổng phụ .

3. Xác định các tùy chọn tổng phụ

Trong hộp thoại Tổng phụ, chỉ định ba mục chính - cột nào cần nhóm theo, hàm tóm tắt nào sẽ sử dụng và cột nào cần tổng phụ:

• Trong hộp Tại mỗi thay đổi trong hộp , hãy chọn cột chứa dữ liệu mà bạn muốn nhóm theo.
• Trong hộp Sử dụng chức năng , hãy chọn một trong các chức năng sau :
  • Tổng - cộng các số.
  • Đếm - đếm các ô không trống (việc này sẽ chèn các công thức Tổng phụ bằng hàm COUNTA).
  • Trung bình - tính trung bình cộng của các số.
  • Tối đa - trả về số lớn nhấtvalue.
  • Min - trả về giá trị nhỏ nhất.
  • Product - tính tích của các ô.
  • Count Numbers - đếm các ô có chứa số (điều này sẽ chèn các công thức Tổng phụ với hàm COUNT).
  • StdDev - tính toán độ lệch chuẩn của một tập hợp dựa trên một mẫu số.
  • StdDevp - trả về độ lệch chuẩn dựa trên toàn bộ tập hợp các số.
  • Var - ước tính phương sai của tổng thể dựa trên một mẫu số.
  • Varp - ước tính phương sai của tổng thể dựa trên toàn bộ tổng thể gồm các số.
• Trong Thêm tổng phụ vào , chọn hộp kiểm cho từng cột mà bạn muốn tính tổng phụ.

Trong ví dụ này, chúng tôi nhóm dữ liệu theo Khu vực và sử dụng hàm SUM để tính tổng các số trong cột Doanh số và Lợi nhuận .

Ngoài ra, bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào sau đây:

• Để chèn ngắt trang tự động sau mỗi tổng phụ, hãy chọn Ngắt trang k giữa các nhóm hộp.
• Để hiển thị hàng tóm tắt phía trên hàng chi tiết, hãy xóa hộp Tóm tắt bên dưới dữ liệu . Để hiển thị một hàng tóm tắt bên dưới hàng chi tiết, hãy chọn hộp kiểm này (thường được chọn theo mặc định).
• Để ghi đè lên bất kỳ tổng phụ hiện có nào, hãy chọn hộp Thay thế tổng phụ hiện tại , nếu không thì xóa hộp này hộp.

Cuối cùng, nhấp vào nút OK . Cáctổng phụ sẽ xuất hiện bên dưới mỗi nhóm dữ liệu và tổng cuối sẽ được thêm vào cuối bảng.

Sau khi tổng phụ được chèn vào trang tính của bạn, chúng sẽ tự động tính toán lại như bạn chỉnh sửa dữ liệu nguồn.

Mẹo. Nếu tổng phụ và tổng cuối không được tính toán lại, hãy nhớ đặt sổ làm việc của bạn tự động tính công thức ( Tệp > Tùy chọn > Công thức > Tùy chọn tính toán > Tính toán sổ làm việc > Tự động ).

3 điều bạn nên biết về tính năng Tổng phụ của Excel

Tổng phụ của Excel rất mạnh mẽ và linh hoạt, đồng thời đây là một tính năng rất cụ thể về cách tính toán dữ liệu. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy giải thích chi tiết về các đặc điểm cụ thể của Tổng phụ.

1. Chỉ những hàng hiển thị mới được tổng phụ

Về bản chất, Tổng phụ Excel tính toán các giá trị trong các ô hiển thị và bỏ qua các hàng đã lọc. Tuy nhiên, nó bao gồm các giá trị trong các hàng được ẩn theo cách thủ công, tức là các hàng đã bị ẩn bằng cách sử dụng lệnh Ẩn Hàng trên tab Trang chủ > Nhóm Ô > Định dạng > Ẩn & Bỏ ẩn hoặc bằng cách nhấp chuột phải vào các hàng rồi nhấp vào Ẩn . Một vài đoạn sau đây giải thích các đặc điểm kỹ thuật.

Việc áp dụng tính năng Tổng phụ trong Excel sẽ tự động tạo các công thức SUBTOTAL thực hiện một loại phép tính cụ thể như tổng, số đếm, trung bình cộng, v.v.hàm được xác định bởi số trong đối số đầu tiên (function_num) thuộc một trong các tập hợp sau:

• 1 - 11 bỏ qua các ô đã lọc nhưng bao gồm các hàng bị ẩn thủ công.
• 101 - 111 bỏ qua tất cả các hàng bị ẩn (được lọc ra và ẩn theo cách thủ công).

Tính năng Tổng phụ của Excel chèn các công thức có số hàm từ 1-11.

Trong ví dụ trên, chèn tổng phụ bằng hàm Sum sẽ tạo ra công thức này: SUBTOTAL(9, C2:C5) . Trong đó 9 đại diện cho hàm SUM và C2:C5 là nhóm ô đầu tiên tính tổng phụ.

Nếu bạn lọc ra, chẳng hạn như Lemons và Cam , chúng sẽ tự động bị xóa khỏi tổng phụ. Tuy nhiên, nếu bạn ẩn các hàng đó theo cách thủ công, chúng sẽ được đưa vào tổng phụ. Hình ảnh bên dưới minh họa sự khác biệt:

Để loại trừ các hàng bị ẩn thủ công sao cho chỉ các ô hiển thị được tính, hãy sửa đổi công thức Tổng phụ bằng cách thay thế hàm số 1-11 với số tương ứng 101-111.

Trong ví dụ của chúng tôi, để chỉ tính tổng các ô hiển thị ngoại trừ các hàng bị ẩn thủ công, hãy thay đổi SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) thành SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng công thức Tổng phụ trong Excel, vui lòng xem hướng dẫn về hàm SUBTOTAL.

2. Tổng cuối được tính từ dữ liệu gốc

Tính năng Tổng phụ của Excel tính toán tổng cuối từ dữ liệu gốc, không phải từ dữ liệu gốcgiá trị tổng phụ.

Ví dụ: chèn tổng phụ bằng hàm Trung bình sẽ tính toán Trung bình Tổng dưới dạng trung bình cộng của tất cả các giá trị ban đầu trong các ô C2:C19, bỏ qua các giá trị trong các hàng tổng phụ. Chỉ cần so sánh các ảnh chụp màn hình sau để thấy sự khác biệt:

3. Tổng phụ không khả dụng trong bảng Excel

Nếu nút Tổng phụ chuyển sang màu xám trên dải băng của bạn, thì rất có thể bạn đang làm việc với bảng Excel. Vì không thể sử dụng tính năng Tổng phụ với các bảng Excel nên trước tiên, bạn cần chuyển đổi bảng của mình thành một phạm vi thông thường. Vui lòng xem hướng dẫn này để biết các bước chi tiết: Cách chuyển đổi bảng Excel thành dải ô.

Cách thêm nhiều tổng phụ trong Excel (tổng phụ lồng nhau)

Ví dụ trước minh họa cách chèn một cấp của tổng phụ. Và bây giờ, hãy tiến xa hơn và cộng các tổng phụ cho các nhóm bên trong với các nhóm bên ngoài tương ứng. Cụ thể hơn, trước tiên, chúng tôi sẽ nhóm dữ liệu mẫu của mình theo Khu vực , sau đó chia nhỏ dữ liệu đó theo Mục .

1. Sắp xếp dữ liệu theo nhiều cột

Khi chèn các tổng phụ lồng nhau trong Excel, điều quan trọng là bạn phải sắp xếp dữ liệu trong tất cả các cột mà bạn muốn nhóm các tổng phụ của mình theo. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab Dữ liệu > Sắp xếp & Lọc nhóm , nhấp vào nút Sắp xếp , và thêm hai hoặc nhiều cấp độ sắp xếp:

Để biết thông tin chi tiếthướng dẫn, vui lòng xem Cách sắp xếp theo nhiều cột.

Kết quả là, các giá trị trong hai cột đầu tiên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái:

2 . Chèn cấp đầu tiên của tổng phụ

Chọn bất kỳ ô nào trong danh sách dữ liệu của bạn và thêm cấp đầu tiên, cấp bên ngoài, của tổng phụ như minh họa trong ví dụ trước. Kết quả là bạn sẽ có các tổng phụ Doanh số và Lợi nhuận cho mỗi Khu vực :

3. Chèn các mức tổng phụ lồng nhau

Khi đã có các tổng phụ bên ngoài, hãy nhấp lại vào Dữ liệu > Tổng phụ để thêm một mức tổng phụ bên trong:

• Trong hộp Tại mỗi thay đổi trong , hãy chọn cột thứ hai mà bạn muốn nhóm dữ liệu của mình theo.
• Trong hộp Sử dụng chức năng , chọn tóm tắt mong muốn hàm.
• Trong Thêm tổng phụ vào , hãy chọn (các) cột mà bạn muốn tính tổng phụ. Đây có thể là (các) cột giống như trong tổng phụ bên ngoài hoặc các cột khác.

Cuối cùng, hãy xóa hộp Thay thế tổng phụ hiện tại . Đây là điểm mấu chốt ngăn việc ghi đè cấp tổng phụ bên ngoài.

Lặp lại bước này để thêm nhiều tổng phụ lồng nhau hơn, nếu cần.

Trong ví dụ này, cấp tổng phụ bên trong sẽ nhóm dữ liệu theo cột Mặt hàng và tính tổng các giá trị trong cột Doanh số và Lợi nhuận :

Kết quả là , Excel sẽ tính toán tổng số cho từng mục trong mỗi vùng, như thể hiện trongảnh chụp màn hình bên dưới:

Để có chỗ trống, nhóm Khu vực phía Đông được mở rộng để hiển thị tổng phụ Mục lồng nhau, và 3 nhóm vùng khác được thu gọn (phần sau giải thích cách thực hiện: Hiển thị hoặc ẩn chi tiết tổng phụ).

Thêm các tổng phụ khác nhau cho cùng một cột

Khi sử dụng tổng phụ trong Excel, bạn không bị giới hạn trong việc chỉ chèn một tổng phụ cho mỗi cột. Trên thực tế, bạn có thể tóm tắt dữ liệu trong cùng một cột với bao nhiêu hàm khác nhau tùy thích.

Ví dụ: trong bảng mẫu của chúng tôi, ngoài tổng số Khu vực, chúng tôi có thể hiển thị giá trị trung bình cho Doanh số Các cột và Lợi nhuận :

Để có được kết quả tương tự như những gì bạn thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, hãy thực hiện các bước được mô tả trong Cách thêm nhiều tổng phụ trong Excel. Chỉ cần nhớ xóa hộp Thay thế tổng phụ hiện tại mỗi khi bạn thêm cấp tổng phụ thứ hai và tất cả các cấp tiếp theo.

Cách sử dụng tổng phụ trong Excel

Bây giờ bạn đã biết biết cách tính tổng phụ trong Excel để ngay lập tức nhận được tóm tắt cho các nhóm dữ liệu khác nhau, các mẹo sau đây sẽ giúp bạn kiểm soát hoàn toàn tính năng Tổng phụ của Excel.

Hiển thị hoặc ẩn chi tiết tổng phụ

Để hiển thị tóm tắt dữ liệu, tức là chỉ tổng phụ và tổng lớn, hãy nhấp vào một trong các ký hiệu đại cương xuất hiện ở góc trên bên trái của trang tính của bạn:

• Số1 chỉ hiển thị tổng lớn.
• Số cuối cùng hiển thị cả tổng phụ và giá trị riêng lẻ.
• Các số ở giữa hiển thị các nhóm. Tùy thuộc vào số lượng tổng phụ mà bạn đã chèn vào trang tính của mình, có thể có một, hai, ba hoặc nhiều số ở giữa trong đường viền.

Trong trang tính mẫu của chúng tôi, hãy nhấp vào số 2 để hiển thị nhóm đầu tiên theo Khu vực :

Hoặc, nhấp vào số 3 để hiển thị các tổng phụ lồng nhau theo Mục :

Để hiển thị hoặc ẩn các hàng dữ liệu cho các tổng phụ riêng lẻ , hãy sử dụng các ký hiệu và .

Hoặc, nhấp vào nút Hiển thị chi tiết và Ẩn chi tiết trên tab Dữ liệu , trong nhóm Đường viền .

Chỉ sao chép các hàng của tổng phụ

Như bạn thấy, việc sử dụng Tổng phụ trong Excel thật dễ dàng… cho đến khi chỉ sao chép các tổng phụ sang một nơi khác.

Các cách rõ ràng nhất mà tôi nghĩ đến - hiển thị các tổng phụ mong muốn, sau đó sao chép các hàng đó sang một vị trí khác - sẽ không hiệu quả! Excel sẽ sao chép và dán tất cả các hàng, không chỉ các hàng hiển thị có trong vùng chọn.

Để chỉ sao chép các hàng hiển thị có chứa tổng phụ, hãy thực hiện các bước sau:

1. Chỉ hiển thị các hàng tổng phụ mà bạn muốn sao chép bằng cách sử dụng số đại cương hoặc ký hiệu cộng và trừ.
2. Chọn bất kỳ ô tổng phụ nào rồi nhấn Ctrl+A để chọn tất cả các ô.
3. Với tổng phụ được chọn , đi