В учебнике рассказывается, как использовать функцию "Промежуточные итоги" в Excel для автоматического суммирования, подсчета или усреднения различных групп ячеек. Вы также узнаете, как отображать или скрывать сведения о промежуточных итогах, копировать только строки с промежуточными итогами и как удалять промежуточные итоги.

Рабочие листы с большим количеством данных часто могут выглядеть беспорядочными и сложными для восприятия. К счастью, Microsoft Excel предоставляет мощную функцию "Промежуточный итог", которая позволяет быстро суммировать различные группы данных и создавать контур для рабочих листов. Пожалуйста, нажмите на следующие ссылки, чтобы узнать подробности.

Что такое промежуточный итог в Excel?

Вообще говоря, промежуточный итог - это сумма набора чисел, которая затем добавляется к другому набору (наборам) чисел для получения общего итога.

В Microsoft Excel функция подведения итогов не ограничивается только суммированием подмножеств значений в наборе данных. Она позволяет группировать и обобщать данные с помощью функций SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX и других. Кроме того, она создает иерархию групп, известную как контур, который позволяет отображать или скрывать детали для каждого подведения итогов, или просматривать только сводку подведенных итогов и общую сумму.итоги.

Например, вот как могут выглядеть промежуточные итоги в Excel:

Как вставить промежуточные итоги в Excel

Чтобы быстро добавить промежуточные итоги в Excel, выполните следующие действия.

1. организация исходных данных

Функция Excel Subtototal требует, чтобы исходные данные были расположены в правильном порядке и не содержали пустых строк.

Поэтому, прежде чем добавлять промежуточные итоги, убедитесь, что сортировать столбец, по которому вы хотите сгруппировать данные. Самый простой способ сделать это - нажать кнопку Фильтр кнопка на Данные вкладку, затем нажмите стрелку фильтра и выберите сортировку от A до Z или от Z до A:

Чтобы удалить пустые ячейки, не испортив данные, следуйте следующим рекомендациям: Как удалить все пустые строки в Excel.

2. Добавить промежуточные итоги

Выберите любую ячейку в наборе данных, перейдите в меню Данные вкладка> Конспект группу, и нажмите кнопку Промежуточный итог .

Совет. Если вы хотите добавить промежуточные итоги только для некоторой части ваших данных, выберите нужный диапазон перед тем, как нажать кнопку Промежуточный итог кнопка.

3. Определите параметры промежуточного итога

В диалоговом окне Subtotal укажите три основные вещи - по какому столбцу группировать, какую функцию суммирования использовать и по каким столбцам подводить итоги:

• В При каждой смене коробки выберите столбец, содержащий данные, по которым вы хотите сгруппировать данные.
• В Использовать функциональный блок выберите одну из следующих функций:
  • Sum - сложить числа.
  • Count - подсчитать непустые ячейки (это позволит вставить формулы Subtotal с функцией COUNTA).
  • Среднее - вычисление среднего значения чисел.
  • Max - возвращает наибольшее значение.
  • Min - возвращает наименьшее значение.
  • Продукт - вычисление произведения ячеек.
  • Count Numbers - подсчет ячеек, содержащих числа (это позволит вставить формулы Subtotal с функцией COUNT).
  • StdDev - вычисление стандартного отклонения популяции на основе выборки чисел.
  • StdDevp - возвращает стандартное отклонение на основе всей совокупности чисел.
  • Var - оценка дисперсии совокупности на основе выборки чисел.
  • Varp - оценка дисперсии совокупности на основе всей совокупности чисел.
• Под Добавьте промежуточный итог к Установите флажок для каждого столбца, который вы хотите просуммировать.

В этом примере мы группируем данные по следующим признакам Регион столбца, и используйте функцию SUM для суммирования чисел в столбце Продажи и Прибыль колонны.

Кроме того, вы можете выбрать любой из следующих вариантов:

• Чтобы вставить автоматический разрыв страницы после каждого промежуточного итога, выберите параметр Разрыв страницы между группами коробка.
• Чтобы отобразить итоговую строку над строкой подробностей, снимите флажок Сводка нижеприведенных данных флажок. Чтобы показать итоговую строку под строкой подробностей, установите этот флажок (обычно он установлен по умолчанию).
• Чтобы перезаписать все существующие промежуточные итоги, сохраните значение Заменить текущие промежуточные итоги установлен флажок, в противном случае снимите этот флажок.

Наконец, нажмите кнопку OK Промежуточные итоги появятся под каждой группой данных, а общий итог будет добавлен в конец таблицы.

После вставки промежуточных итогов в рабочий лист они будут автоматически пересчитываться по мере редактирования исходных данных.

Совет. Если промежуточные итоги и общая сумма не пересчитываются, убедитесь, что в вашей рабочей книге установлены формулы для автоматического расчета ( Файл > Опции > Формулы> Варианты расчетов > Расчет по трудовой книжке > Автоматический ).

3 вещи, которые вы должны знать о функции подведения итогов в Excel

Excel Subtotal является очень мощной и универсальной функцией, и в то же время это очень специфическая функция с точки зрения того, как она вычисляет данные. Ниже вы найдете подробное объяснение особенностей Subtotal.

1. Подсчитываются только видимые строки

По сути, Excel Subtotal вычисляет значения в видимых ячейках и игнорирует отфильтрованные строки. Однако он включает значения в строках, скрытых вручную, т.е. в строках, которые были скрыты с помощью функции Скрыть строки команда на Главная вкладка> Клетки группа> Формат > Скрыть & Скрыть или щелкнув правой кнопкой мыши по строкам, а затем нажав кнопку Скрыть Следующие несколько абзацев объясняют технические моменты.

Применение функции Subtotal в Excel автоматически создает формулы SUBTOTAL, которые выполняют определенный тип вычислений, такой как сумма, подсчет, среднее и т.д. Функция определяется числом в первом аргументе (function_num), которое принадлежит к одному из следующих наборов:

• 1 - 11 игнорируют отфильтрованные ячейки, но включают скрытые вручную строки.
• 101 - 111 игнорируют все скрытые строки (отфильтрованные и скрытые вручную).

Функция Excel Subtototal вставляет формулы с номером функции 1-11.

В приведенном выше примере вставка промежуточных итогов с помощью функции Sum создает такую формулу: ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ(9, C2:C5) . Где 9 представляет функцию SUM, а C2:C5 - первая группа ячеек для подведения итогов.

Если вы отфильтруете, скажем, Лимоны и Апельсины то они будут автоматически удалены из промежуточных итогов. Однако если вы скроете эти строки вручную, они будут включены в промежуточные итоги. На рисунке ниже показана разница:

На исключение скрытых вручную строк чтобы вычислялись только видимые ячейки, измените формулу Subtotal, заменив номер функции 1-11 на соответствующий номер 101-111.

В нашем примере, чтобы суммировать только видимые ячейки, исключая скрытые вручную строки, измените SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) к SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

Для получения дополнительной информации об использовании формул Subtototal в Excel ознакомьтесь с учебником по функции SUBTOTAL.

2. на основе исходных данных рассчитываются общие итоги

Функция Excel Subtototal рассчитывает общие итоги по исходным данным, а не по значениям промежуточных итогов.

Например, вставка промежуточных итогов с помощью функции Average вычисляет среднее арифметическое всех исходных значений в ячейках C2:C19, пренебрегая значениями в строках промежуточных итогов. Просто сравните следующие скриншоты, чтобы увидеть разницу:

3. Промежуточные итоги недоступны в таблицах Excel

Если кнопка Subtotal на ленте выделена серым цветом, то, скорее всего, вы работаете с таблицей Excel. Поскольку функция Subtotal не может быть использована с таблицами Excel, вам нужно сначала преобразовать таблицу в обычный диапазон. Пожалуйста, ознакомьтесь с этим руководством для получения подробной информации: Как преобразовать таблицу Excel в диапазон.

Как добавить несколько промежуточных итогов в Excel (вложенные промежуточные итоги)

В предыдущем примере было показано, как вставить один уровень промежуточных итогов. А теперь давайте пойдем дальше и добавим промежуточные итоги для внутренних групп внутри соответствующих внешних групп. Более конкретно, мы сгруппируем данные нашей выборки по следующим признакам Регион сначала, а затем разбить его на Пункт .

1. сортировка данных по нескольким столбцам

При вставке вложенных промежуточных итогов в Excel важно отсортировать данные во всех столбцах, по которым вы хотите сгруппировать промежуточные итоги. Для этого перейдите в меню Данные вкладка> Сортировка и фильтр группу, нажмите кнопку Сортировать кнопка , и добавить два или более уровней сортировки:

Подробные инструкции см. в разделе Как сортировать по нескольким столбцам.

В результате значения в первых двух колонках сортируются в алфавитном порядке:

2. Вставьте первый уровень промежуточных итогов

Выберите любую ячейку в списке данных и добавьте первый, внешний уровень промежуточных итогов, как показано в предыдущем примере. В результате у вас будет Продажи и Прибыль промежуточные итоги за Регион :

3. Вставка вложенных уровней промежуточных итогов

Установив внешние промежуточные итоги, нажмите кнопку Данные > Промежуточные итоги еще раз, чтобы добавить внутренний уровень промежуточных итогов:

• В При каждом изменении в выберите второй столбец, по которому вы хотите сгруппировать данные.
• В Функция использования выберите нужную функцию сводки.
• Под Добавьте промежуточный итог к Выберите столбец (столбцы), для которого нужно вычислить промежуточные итоги. Это может быть тот же столбец (столбцы), что и во внешних промежуточных итогах, или разные столбцы.

Наконец, очистите Заменить текущие промежуточные итоги box. Это ключевой момент, который предотвращает перезапись внешнего уровня промежуточных итогов.

Повторите этот шаг, чтобы добавить больше вложенных промежуточных итогов, если это необходимо.

В этом примере внутренний уровень промежуточных итогов будет группировать данные по показателю Пункт столбец, и суммировать значения в Продажи и Прибыль колонны:

В результате Excel рассчитает итоговые значения для каждого элемента в каждом регионе, как показано на скриншоте ниже:

Для удобства размещения Восточный регион группа разворачивается для отображения вложенных Пункт промежуточные итоги, а 3 другие группы регионов свернуты (как это сделать, объясняется в следующем разделе: Отображение или скрытие промежуточных итогов).

Добавление различных промежуточных итогов для одного и того же столбца

При использовании промежуточных итогов в Excel вы не ограничены вставкой только одного промежуточного итога в столбец. На самом деле, вы можете суммировать данные в одном и том же столбце с помощью любого количества различных функций.

Например, в нашей таблице-образце, в дополнение к итоговым значениям по регионам, мы могли бы отобразить среднее значение для Продажи и Прибыль колонны:

Чтобы получить результат, подобный тому, что вы видите на скриншоте выше, выполните действия, описанные в разделе Как добавить несколько промежуточных итогов в Excel. Только не забудьте очистить параметр Заменить текущие промежуточные итоги поле каждый раз при добавлении второго и всех последующих уровней промежуточных итогов.

Как использовать промежуточные итоги в Excel

Теперь, когда вы знаете, как делать промежуточные итоги в Excel, чтобы мгновенно получить сводку по различным группам данных, следующие советы помогут вам взять функцию промежуточных итогов Excel под свой полный контроль.

Показать или скрыть информацию о промежуточных итогах

Чтобы отобразить сводку данных, т.е. только промежуточные и общие итоги, щелкните один из символов контура которые появляются в левом верхнем углу рабочего листа:

• Номер 1 отображает только общие итоги.
• Последняя цифра отображает как промежуточные итоги, так и отдельные значения.
• В зависимости от того, сколько промежуточных итогов вы вставили в рабочий лист, в контуре может быть одно, два, три или более промежуточных чисел.

В нашем примере рабочего листа щелкните номер 2, чтобы отобразить первую группировку по Регион :

Или нажмите цифру 3, чтобы отобразить вложенные промежуточные итоги на Пункт :

Чтобы отобразить или скрыть строки данных для индивидуальные промежуточные итоги , используйте и символы.

Или нажмите кнопку Показать подробности и Скрыть подробности кнопки на Данные во вкладке Конспект группа.

Копировать только строки с промежуточным итогом

Как видите, использовать промежуточные итоги в Excel очень просто... пока не нужно копировать промежуточные итоги в другое место.

Самый очевидный способ, который приходит на ум - отобразить нужные промежуточные итоги, а затем скопировать эти строки в другое место - не сработает! Excel скопирует и вставит все строки, а не только видимые строки, включенные в выделение.

Чтобы скопировать только видимые строки, содержащие промежуточные итоги, выполните следующие действия:

1. Отобразите только те строки промежуточных итогов, которые вы хотите скопировать, используя контурные номера или символы плюс и минус.
2. Выберите любую ячейку с промежуточным итогом, а затем нажмите Ctrl+A, чтобы выделить все ячейки.
3. Выбрав промежуточные итоги, перейдите в раздел Главная вкладка> Редактирование группу, и нажмите кнопку Найти и выбрать > Перейти к специальному...

Совет. Вместо того чтобы использовать Перейти к специальному Вы можете нажать Alt + ;, чтобы выделить только видимые ячейки.

Готово! В результате у вас есть только сводка данных, скопированная на другой рабочий лист. Обратите внимание, что этот метод копирует промежуточные значения а не формулы:

Совет. Вы можете использовать тот же прием, чтобы изменить форматирование всех итоговых строк одним махом.

Как изменить промежуточные итоги

Чтобы быстро изменить существующие промежуточные итоги, просто сделайте следующее:

1. Выберите любую ячейку с промежуточным итогом.
2. Перейти к Данные вкладку и нажмите кнопку Промежуточный итог .
3. В Промежуточный итог В диалоговом окне внесите любые изменения, касающиеся ключевого столбца, функции подведения итогов и значений для подведения итогов.
4. Убедитесь, что Заменить текущие промежуточные итоги выбран.
5. Нажмите OK.

Примечание. Если для одного и того же набора данных было добавлено несколько промежуточных итогов, отредактировать их невозможно. Единственный способ - удалить все существующие промежуточные итоги, а затем вставить их заново.

Как удалить промежуточные итоги в Excel

Чтобы удалить промежуточные итоги, выполните следующие действия:

1. Выберите любую ячейку в диапазоне промежуточных итогов.
2. Перейти к Данные вкладка> Конспект группу, и нажмите кнопку Промежуточный итог .
3. В Промежуточный итог диалогового окна, нажмите кнопку Удалить все кнопка.

Это позволит разгруппировать данные и удалить все существующие промежуточные итоги.

Помимо функции Excel Subtotal, которая вставляет промежуточные итоги автоматически, существует "ручной" способ добавления промежуточных итогов в Excel - с помощью функции SUBTOTAL. Она обеспечивает еще большую универсальность, а в приведенном выше учебном пособии показана пара полезных приемов.