O titorial explica como usar a función Subtotal de Excel para sumar, contar ou promediar automaticamente diferentes grupos de celas. Tamén aprenderá a mostrar ou ocultar os detalles do subtotal, a copiar só filas de subtotais e a eliminar os subtotais.

As follas de traballo con moitos datos adoitan parecer desordenadas e difíciles de comprender. Afortunadamente, Microsoft Excel ofrece unha poderosa función de subtotal que che permite resumir rapidamente diferentes grupos de datos e crear un esquema para as túas follas de traballo. Faga clic nas seguintes ligazóns para coñecer os detalles.

Que é o subtotal en Excel?

En xeral, o subtotal é a suma dun conxunto de números, que é despois engádese a outro(s) conxunto(s) de números para facer o total xeral.

En Microsoft Excel, a función Subtotal non se limita a sumar só subconxuntos de valores dentro dun conxunto de datos. Permíteche agrupar e resumir os teus datos mediante SUMA, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX e outras funcións. Ademais, crea unha xerarquía de grupos, coñecida como esquema, que che permite mostrar ou ocultar os detalles de cada subtotal, ou ver só un resumo dos subtotais e dos totais.

Por exemplo, así é como os teus subtotais de Excel poden verse así:

Como inserir subtotais en Excel

Para engadir subtotais rapidamente en Excel, siga os seguintes pasos.

1. Organiza os datos de orixe

A función Subtotal de Excelao grupo Inicio > Edición e faga clic en Buscar & Seleccione > Ir a especial...

Consello. En lugar de usar a función Ir a especial , pode premer Alt + ; para seleccionar só celas visibles.

Feito! Como resultado, só tes o resumo dos datos copiado noutra folla de traballo. Teña en conta que este método copia os valores subtotales e non as fórmulas:

Consello. Podes usar o mesmo truco para cambiar o formato de todas as filas subtotales dunha soa vez.

Como cambiar os subtotais

Para modificar rapidamente os subtotais existentes, só tes que facer o seguinte:

1. Selecciona calquera cela de subtotal.
2. Vaia ao Datos e faga clic en Subtotal .
3. Na caixa de diálogo Subtotal , faga os cambios que desexe relativos á columna clave, á función de resumo e aos valores. para subtotalizar.
4. Asegúrate de que a caixa Substituír subtotais actuais está seleccionada.
5. Fai clic en Aceptar.

Nota. Se se engadiron varios subtotais para o mesmo conxunto de datos, non é posible editalos. O único xeito é eliminar todos os subtotais existentes e despois inserilosde novo.

Como eliminar subtotais en Excel

Para eliminar subtotais, siga estes pasos:

1. Seleccione calquera cela do intervalo de subtotais.
2. Vaia ao Datos > Grupo Esquema e faga clic en Subtotal .
3. No cadro de diálogo Subtotal , faga clic no <11 Botón>Eliminar todo .

Isto desagrupará os teus datos e eliminará todos os subtotais existentes.

Ademais do subtotal de Excel característica que insire subtotais automaticamente, hai un xeito "manual" de engadir subtotais en Excel, usando a función SUBTOTAL. Ofrece aínda máis versatilidade e o titorial ligado anterior mostra un par de trucos útiles.

Entón, antes de engadir subtotais, asegúrate de ordenar a columna na que queres agrupar os teus datos. por. A forma máis sinxela de facelo é facer clic no botón Filtro da pestana Datos , despois facer clic na frecha do filtro e seleccionar para ordenar de A a Z ou de Z a A:

Para eliminar celas en branco sen estropear os seus datos, siga estas pautas: Como eliminar todas as filas en branco en Excel.

2. Engade subtotais

Selecciona calquera cela do teu conxunto de datos, vai á pestana Datos > Esquema e fai clic en Subtotal .

Consello. Se desexa engadir subtotais só para algunha parte dos seus datos, seleccione o intervalo desexado antes de facer clic no botón Subtotal .

3. Defina as opcións de subtotal

No cadro de diálogo Subtotal, especifique as tres cousas principais: por que columna agrupar, que función de resumo usar e que columnas quere subtotal:

• En o En cada cambio no cadro , seleccione a columna que contén os datos polos que desexa agrupar.
• No Usar caixa de funcións , seleccione unha das seguintes funcións. :
  • Suma: suma os números.
  • Conta: conta as celas non baleiras (isto inserirá fórmulas de subtotal coa función CONTAR).
  • Media: calcula a media de números.
  • Máx.: devolve o maiorvalor.
  • Mín.: devolve o valor máis pequeno.
  • Produto: calcula o produto das celas.
  • Números de conta: conta as celas que conteñen números (isto inserirá fórmulas de subtotal con a función COUNT).
  • StdDev: calcula a desviación estándar dunha poboación a partir dunha mostra de números.
  • StdDevp: devolve a desviación estándar baseándose nunha poboación enteira de números.
  • Var: estima a varianza dunha poboación a partir dunha mostra de números.
  • Varp: estima a varianza dunha poboación a partir dunha poboación enteira de números.
• En Engadir subtotal a , seleccione a caixa de verificación de cada columna que quere subtotalizar.

Neste exemplo, agrupamos os datos pola Rexión e use a función SUMA para sumar os números nas columnas Vendas e Beneficio .

Ademais, pode seleccione calquera das seguintes opcións:

• Para inserir un salto de páxina automático despois de cada subtotal, seleccione a Pausa de páxina k entre grupos caixa.
• Para mostrar unha fila de resumo enriba da fila de detalles, desmarque a caixa Resumo debaixo dos datos . Para mostrar unha fila de resumo debaixo da fila de detalles, seleccione esta caixa de verificación (normalmente seleccionada por defecto).
• Para sobrescribir os subtotais existentes, manteña seleccionada a caixa Substituír subtotais actuais ;

Finalmente, faga clic no botón Aceptar . Oos subtotais aparecerán debaixo de cada grupo de datos e o total xeral engadirase ao final da táboa.

Unha vez que os subtotais se insiran na súa folla de traballo, volveranse calcular automaticamente como edita os datos de orixe.

Consello. Se os subtotais e o total xeral non se recalculan, asegúrate de configurar o teu libro de traballo para calcular automaticamente fórmulas ( Ficheiro > Opcións > Fórmulas > Opcións de cálculo > Cálculo do libro de traballo > Automático ).

3 cousas que debes saber sobre a función Subtotal de Excel

Excel Subtotal é moi potente e versátil e, ao mesmo tempo, é unha función moi específica en canto a como calcula os datos. A continuación, atoparás as explicacións detalladas das especificidades do subtotal.

1. Só se subtotalizan as filas visibles

En esencia, o subtotal de Excel calcula os valores nas celas visibles e ignora as filas filtradas. Non obstante, inclúe valores nas filas ocultas manualmente, é dicir, as filas que se ocultaron mediante o comando Ocultar filas na pestana Inicio > Grupo de celas > Formato > Ocultar & Mostrar ou premendo co botón dereito nas filas e, a continuación, facendo clic en Ocultar . Os seguintes parágrafos explican os aspectos técnicos.

A aplicación da función Subtotal en Excel crea automaticamente fórmulas de SUBTOTAL que realizan un tipo de cálculo específico, como suma, conta, media, etc.A función defínese polo número do primeiro argumento (núm_función) que pertence a un dos seguintes conxuntos:

• 1 - 11 ignoran as celas filtradas, pero inclúen filas ocultas manualmente.
• 101 - 111 ignora todas as filas ocultas (filtradas e ocultas manualmente).

A función Subtotal de Excel insire fórmulas co número de función 1-11.

No exemplo anterior, ao inserir subtotais coa función Suma créase esta fórmula: SUBTOTAL(9, C2:C5) . Onde 9 representa a función SUMA e C2:C5 é o primeiro grupo de celas para subtotalizar.

Se filtras, por exemplo, Limóns e Laranxas , eliminaranse automaticamente dos subtotais. Non obstante, se ocultas esas filas manualmente, incluiranse nos subtotais. A seguinte imaxe ilustra a diferenza:

Para excluír filas ocultas manualmente para que só se calculen as celas visibles, modifique a fórmula Subtotal substituíndo o número da función 1-11 co número correspondente 101-111.

No noso exemplo, para sumar só as celas visibles excluíndo as filas ocultas manualmente, cambie SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) a SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

Para obter máis información sobre como usar fórmulas de subtotal en Excel, consulte o tutorial da función SUBTOTAL.

2. Os totais xerais calcúlanse a partir dos datos orixinais

A función Subtotal de Excel calcula os totais xerais a partir dos datos orixinais, non a partir dovalores de subtotais.

Por exemplo, ao inserir subtotais coa función Media calcúlase a Gran Media como unha media aritmética de todos os valores orixinais das celas C2:C19, descoidando os valores das filas de subtotal. Simplemente compare as seguintes capturas de pantalla para ver a diferenza:

3. Os subtotais non están dispoñibles nas táboas de Excel

Se o botón Subtotal está atenuado na fita, o máis probable é que estea a traballar cunha táboa de Excel. Dado que a función Subtotal non se pode usar con táboas de Excel, primeiro tería que converter a súa táboa nun intervalo normal. Consulte este tutorial para ver os pasos detallados: Como converter a táboa de Excel en intervalo.

Como engadir varios subtotais en Excel (subtotais anidados)

O exemplo anterior demostrou como inserir un nivel de subtotais. E agora, imos ir máis lonxe e engadir subtotais para grupos internos dentro dos correspondentes grupos externos. Máis concretamente, primeiro agruparemos os nosos datos de mostra por Rexión e despois desglosaremos por Elemento .

1. Ordenar os datos por varias columnas

Ao inserir subtotais aniñados en Excel, é importante que clasifiques os datos en todas as columnas polas que queres agrupar os teus subtotais. Para facelo, vai á pestana Datos > Ordenar & Filtrar , faga clic no botón Ordenar , e engada dous ou máis niveis de clasificación:

Para obter información detalladainstrucións, consulte Como ordenar por varias columnas.

Como resultado, os valores das dúas primeiras columnas ordénanse por orde alfabética:

2 . Insira o primeiro nivel de subtotais

Seleccione calquera cela da súa lista de datos e engade o primeiro nivel externo de subtotais como se demostrou no exemplo anterior. Como resultado, terás Vendas e Beneficios por Rexión :

3. Insira niveis anidados de subtotais

Cos subtotais externos no seu lugar, faga clic de novo en Datos > Subtotais para engadir un nivel de subtotal interno:

• Na caixa En cada cambio en , seleccione a segunda columna pola que desexa agrupar os seus datos.
• Na caixa Usar función , seleccione o resumo desexado
• En Engadir subtotal a , seleccione a(s) columna(s) para as que desexa calcular os subtotais. Esta(s) pode ser a(s) mesma(s) columna(s) que nos subtotais externos ou outras diferentes.

Finalmente, desmarque a caixa Substituír subtotais actuais . É o punto clave que impide sobrescribir o nivel externo dos subtotais.

Repita este paso para engadir máis subtotais aniñados, se é necesario.

Neste exemplo, o nivel de subtotal interno agrupará os datos por a columna Artículo e suma os valores nas columnas Vendas e Beneficio :

Como resultado , Excel calculará os totais de cada elemento dentro de cada rexión, como se mostra ena seguinte captura de pantalla:

Por mor do espazo, o grupo Rexión Leste amplíase para mostrar os subtotais de Item anidados. e outros 3 grupos de rexións están contraídos (a seguinte sección explica como facelo: Mostrar ou ocultar os detalles dos subtotais).

Engade diferentes subtotais para a mesma columna

Ao utilizar subtotais en Excel, non se limitan a inserir só un subtotal por columna. De feito, pode resumir os datos na mesma columna con tantas funcións diferentes como queira.

Por exemplo, na nosa táboa de mostra, ademais dos totais da rexión poderiamos mostrar unha media para as Vendas. Columnas e Beneficio :

Para obter un resultado similar ao que ves na captura de pantalla anterior, siga os pasos descritos en Como engadir múltiples subtotais en Excel. Lembre-se de limpar a caixa Substituír subtotais actuais cada vez que engade o segundo e todos os niveis posteriores de subtotais.

Como usar os subtotais en Excel

Agora que está sabe como facer subtotais en Excel para obter instantáneamente un resumo de diferentes grupos de datos, as seguintes suxestións axudaranche a que a función de subtotais de Excel sexa baixo o teu control total.

Mostra ou oculta os detalles do subtotal

Para mostrar o resumo de datos, é dicir, só os subtotais e os totais xerais, faga clic nun dos símbolos de esquema que aparecen na esquina superior esquerda da súa folla de traballo:

• Número1 mostra só os totais xerais.
• O último número mostra tanto os subtotais como os valores individuais.
• Os números intermedios mostran agrupacións. Dependendo de cantos subtotais inseriches na túa folla de traballo, pode haber un, dous, tres ou máis números intermedios no esquema.

Na nosa folla de traballo de mostra, fai clic no número 2 para mostrar o primeiro agrupación por Rexión :

Ou, fai clic no número 3 para mostrar os subtotais anidados por Elemento :

Para mostrar ou ocultar filas de datos de subtotais individuais , use os símbolos e .

Ou, fai clic nos botóns Mostrar detalles e Ocultar detalles da pestana Datos , no grupo Esquema .

Copiar só filas de subtotales

Como ves, usar Subtotal en Excel é doado... ata que se trata de copiar só subtotais noutro lugar.

O A forma máis obvia que se me ocorre - mostrar os subtotais desexados e, a continuación, copiar esas filas noutro lugar - non funcionará! Excel copiará e pegará todas as filas, non só as visibles incluídas na selección.

Para copiar só as filas visibles que conteñan subtotais, siga estes pasos:

1. Mostrar só as filas de subtotais que quere copiar mediante números de esquema ou símbolos máis e menos.
2. Seleccione calquera cela de subtotal e, a continuación, prema Ctrl+A para seleccionar todas as celas.
3. Cos subtotais seleccionados. , vai