Упатството објаснува како да се користи функцијата Excel Subtotal за автоматско сумирање, броење или просек на различни групи ќелии. Исто така, ќе научите како да ги прикажувате или сокриете подвкупните детали, да копирате само подвкупни редови и како да ги отстраните подзбирките.

Работните листови со многу податоци честопати може да изгледаат пренатрупани и тешко разбирливи. За среќа, Microsoft Excel обезбедува моќна функција Subtotal која ви овозможува брзо да сумирате различни групи на податоци и да креирате преглед за вашите работни листови. Ве молиме кликнете на следните врски за да ги дознаете деталите.

Што е Субтотал во Excel?

Општо земено, субтотал е збир од множество броеви, што е потоа се додава на друг множество(и) броеви за да се направи вкупната сума.

Во Microsoft Excel, функцијата Subtotal не е ограничена само на вкупување на подмножества на вредности во множество податоци. Ви овозможува да ги групирате и сумирате вашите податоци користејќи SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX и други функции. Дополнително, тој создава хиерархија на групи, позната како преглед, која ви овозможува да ги прикажете или скриете деталите за секој потвкуп, или да прегледате само резиме на подвкупните збирки и големи збирови.

На пример, вака вашите подзбирки на Excel може да изгледаат вака:

Како да вметнете подзбирки во Excel

За брзо додавање подзбирки во Excel, направете ги следните чекори.

Функцијата Excel Subtotalво групата Дома > Уредување и кликнете Најди & Изберете > Оди во Специјални…

Совет. Наместо да ја користите функцијата Оди во специјално , можете да притиснете Alt + ; за да изберете само видливи ќелии.

Готово! Како резултат на тоа, само резимето на податоците е копирано на друг работен лист. Ве молиме имајте предвид, овој метод ги копира потвкупните вредности , а не формулите:

Совет. Можете да го користите истиот трик за да го промените форматирањето на сите подвкупни редови со еден удар.

Како да ги смените подвкупните суми

За брзо менување на постојните подвкупни суми, само направете го следново:

1. Изберете која било подвкупна ќелија.
2. Одете на <1 табот>Податоци и кликнете Подвкупно .
3. Во полето за дијалог Подвкупно , направете какви било промени што сакате да се однесуваат на клучната колона, функцијата за резиме и вредностите да се подвкупи.
4. Проверете дали е избрано полето Замени тековни подвкупни .
5. Кликнете на ОК.

Забелешка. Ако се додадени повеќе подзбирови за истата база на податоци, не е можно да се уредуваат. Единствениот начин е да се отстранат сите постоечки подзбирови, а потоа да се вметнатодново.

Како да се отстранат подвкупните суми во Excel

За да ги отстраните подвкупните суми, следете ги овие чекори:

1. Изберете која било ќелија во опсегот на подзбирки.
2. Одете во Податоци табот > Outline група и кликнете Subtotal .
3. Во полето за дијалог Subtotal , кликнете на <11 Копче>Отстрани ги сите .

Ова ќе ги одгрупира вашите податоци и ќе ги избрише сите постоечки подвкупни збирки.

Покрај подзбирот на Excel функција која автоматски вметнува подзбирки, постои „рачен“ начин за додавање подзбирки во Excel - со користење на функцијата SUBTOTAL. Обезбедува уште поголема разновидност, а горенаведениот туторијал покажува неколку корисни трикови.

Затоа, пред да додадете подзбирки, задолжително сортирајте колоната што сакате да ги групирате вашите податоци од страна на. Најлесен начин да го направите ова, е да кликнете на копчето Филтер на табулаторот Податоци , потоа кликнете на стрелката за филтер и изберете да подредите А до Ш или Ш во А:

За да ги отстраните празните ќелии без да ги расипувате податоците, следете ги овие упатства: Како да ги отстраните сите празни редови во Excel.

2. Додајте подзбирови

Изберете која било ќелија во вашата база на податоци, одете во табулаторот Податоци > Преглед и кликнете Подзбир .

Совет. Ако сакате да додавате подзбирки само за некој дел од вашите податоци, изберете го саканиот опсег пред да кликнете на копчето Потвкупно .

3. Дефинирајте ги опциите за субтотал

Во полето за дијалог Subtotal, наведете ги трите основни работи - по која колона да се групира, која функција за резиме да се користи и кои колони да се подвкупат:

• Во При секоја промена во полето , изберете ја колоната што ги содржи податоците по кои сакате да се групирате.
• Во полето Користи функција , изберете една од следните функции :
  • Сум - собирај ги броевите.
  • Броење - брои непразни ќелии (ова ќе вметне формули на Субтотал со функцијата COUNTA).
  • Просек - пресметај го просекот на броеви.
  • Max - врати го најголемиотвредност.
  • Min - вратете ја најмалата вредност.
  • Производ - пресметајте го производот на ќелиите.
  • Брои броеви - брои ќелии што содржат броеви (ова ќе вметне формули за Субтотален број со функцијата COUNT).
  • StdDev - пресметајте ја стандардната девијација на популација врз основа на примерок од броеви.
  • StdDevp - вратете ја стандардната девијација врз основа на цела популација на броеви.
  • Var - проценете ја варијансата на популација врз основа на примерок од броеви.
  • Varp - проценете ја варијансата на популација врз основа на цела популација на броеви.
• Под Додај потвкуп на , изберете го полето за избор за секоја колона што сакате да ја подвкупите.

Во овој пример, ги групираме податоците по Регион колона и користете ја функцијата SUM за вкупните броеви во колоните Продажба и Профит .

Дополнително, можете да изберете која било од следнава опција:

• За да внесете автоматско прекинување на страницата по секој подзбир, изберете го Одделот на страницата k помеѓу групи поле.
• За да се прикаже резиме ред над редот со детали, избришете го полето Резиме под податоци . За да се прикаже резиме ред под редот со детали, изберете го ова поле (обично избрано стандардно).
• За да ги пребришете постоечките подвкупни збирки, држете го избраното полето Замени тековните подзбирки , инаку избришете го ова поле.

Конечно, кликнете на копчето OK . Наподзбирките ќе се појават под секоја податочна група, а вкупната сума ќе се додаде на крајот од табелата.

Откако ќе се вметнат подзбирките во вашиот работен лист, тие автоматски ќе се пресметуваат како ги уредувате изворните податоци.

Совет. Ако подвкупните збирки и вкупната сума не се пресметуваат повторно, погрижете се да ја поставите работната книга автоматски да пресметува формули ( Датотека > Опции > Формули > Опции за пресметка > Пресметка на работната книга > Автоматско ).

3 работи што треба да ги знаете за функцијата Excel Subtotal

Excel Subtotal е многу моќен и разноврсен, а во исто време е многу специфична карактеристика во однос на тоа како ги пресметува податоците. Подолу ќе најдете детални објаснувања за специфичностите на Субтотал.

1. Само видливите редови се подвкупираат

Во суштина, Excel Subtotal ги пресметува вредностите во видливите ќелии и ги игнорира филтрираните редови. Сепак, тој ги вклучува вредностите во редовите скриени рачно, т.е. редовите што беа скриени со користење на командата Сокриј редови на картичката Дома > Ќелии групата > Форматирај > Скриј & Откриј или со десен клик на редовите, а потоа кликнување на Скриј . Следниве неколку параграфи ги објаснуваат техничките карактеристики.

Со примена на функцијата Subtotal во Excel автоматски се создаваат SUBTOTAL формули кои вршат специфичен тип на пресметка како збир, броење, просек итн.функцијата е дефинирана со бројот во првиот аргумент (function_num) кој припаѓа на едно од следниве множества:

• 1 - 11 игнорира филтрирани ќелии, но вклучува рачно скриени редови.
• 101 - 111 игнорирајте ги сите скриени редови (филтрирани и скриени рачно).

Функцијата Excel Subtotal вметнува формули со функција број 1-11.

Во горниот пример, со вметнување на подзбирки со функцијата Sum се создава оваа формула: SUBTOTAL(9, C2:C5) . Каде што 9 ја претставува функцијата SUM, а C2:C5 е првата група на ќелии што се собираат.

Ако филтрирате, да речеме, Лимони и Портокалови , тие автоматски ќе се отстранат од подзбирките. Меѓутоа, ако рачно ги скриете тие редови, тие ќе бидат вклучени во подзбирките. Сликата подолу ја илустрира разликата:

За да се исклучат рачно скриените редови така што ќе се пресметуваат само видливи ќелии, изменете ја формулата Subtotal со замена на бројот на функцијата 1-11 со соодветниот број 101-111.

Во нашиот пример, за да се сумираат само видливи ќелии со исклучок на рачно скриените редови, сменете SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) во SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

За повеќе информации во врска со користењето на формулите Subtotal во Excel, проверете го упатството за функцијата SUBTOTAL.

2. Големите збирки се пресметуваат од оригиналните податоци

Функцијата Excel Subtotal ги пресметува големите збирови од оригиналните податоци, а не одподвкупни вредности.

На пример, со вметнување на подзбирки со функцијата Просек се пресметува Големиот просек како аритметичка средина на сите оригинални вредности во ќелиите C2:C19, занемарувајќи ги вредностите во редовите на потвкупниот број. Само споредете ги следните слики од екранот за да ја видите разликата:

3. Подвкупите не се достапни во табелите на Excel

Ако копчето Subtotal е сиво на вашата лента, тогаш најверојатно работите со табела на Excel. Бидејќи функцијата Subtotal не може да се користи со табелите на Excel, прво треба да ја претворите вашата табела во обичен опсег. Проверете го ова упатство за деталните чекори: Како да конвертирате табела на Excel во опсег.

Како да додадете повеќе подзбирови во Excel (вгнездени подзбирови)

Претходниот пример покажа како да се вметне едно ниво на потзбирови. И сега, да го земеме понатаму и да додадеме подзбирки за внатрешните групи во соодветните надворешни групи. Поконкретно, прво ќе ги групираме нашите примероци на податоци по Регион , а потоа ќе ги разделиме по Item .

1. Подредете ги податоците по неколку колони

Кога вметнувате вгнездени подзбирки во Excel, важно е да ги сортирате податоците во сите колони по кои сакате да ги групирате вашите подзбирови. За да го направите ова, одете во табулаторот Податоци > Сортирај & Филтрирај група, кликнете на копчето Подреди , и додадете две или повеќе нивоа на сортирање:

За деталнитеинструкции, ве молиме погледнете Како се подредува по неколку колони.

Како резултат на тоа, вредностите во првите две колони се подредени по азбучен ред:

2 . Вметнете го првото ниво на подзбирки

Изберете која било ќелија во списокот со податоци и додајте го првото, надворешно ниво, на подзбирки како што е прикажано во претходниот пример. Како резултат на тоа, ќе имате подзбирови Продажба и Профит по Регион :

3. Вметнете вгнездени нивоа на подзбирки

Со надворешните подзбирки на место, кликнете на Податоци > Подвкупни повторно за да додадете внатрешно ниво на подвкупно:

• Во полето При секоја промена во , изберете ја втората колона по која сакате да ги групирате вашите податоци.
• Во полето Користете ја функцијата , изберете го саканото резиме функција.
• Под Додадете потвкуп на , изберете ја колоната(ите) за кои сакате да ги пресметате подзбирките. Ова може да биде истата(и) колона(и) како во надворешните подзбирови или различни.

Конечно, исчистете го полето Заменете ги тековните подзбирки . Тоа е клучната точка што го спречува препишувањето на надворешното ниво на подзбирови.

Повторете го овој чекор за да додадете повеќе вгнездени подзбирови, доколку е потребно.

Во овој пример, внатрешното ниво на подзбирот ќе ги групира податоците според колоната Ставка и сумирајте ги вредностите во колоните Продажба и Профит :

Како резултат , Excel ќе ги пресмета збирките за секоја ставка во секој регион, како што е прикажано водолунаведената слика од екранот:

Заради простор, групата Источен регион е проширена за да се прикажат вгнездените подзбирови Точка , и 3 други регионални групи се склопени (следниот дел објаснува како да го направите ова: Прикажи или сокриј ги подвкупните детали).

Додавајте различни подвкупи за истата колона

Кога користите подзбирки во Excel, вие не се ограничени на вметнување на само еден подзбир по колона. Всушност, можете да ги сумирате податоците во иста колона со онолку различни функции колку што сакате.

На пример, во нашата примерок табела, покрај вкупните региони, можеме да прикажеме просек за Продажбата Колони и Профит :

За да добиете резултат сличен на она што го гледате на сликата од екранот погоре, извршете ги чекорите опишани во Како да додадете повеќекратни подзбирки во Excel. Само не заборавајте да го исчистите полето Заменете ги тековните подзбирки секој пат кога ги додавате вторите и сите последователни нивоа на подзбирки.

Како да користите подзбирки во Excel

Сега кога знаете како да правите подвкупни суми во Excel за веднаш да добиете резиме за различни групи податоци, следните совети ќе ви помогнат да ја добиете функцијата Excel Subtotal под ваша целосна контрола.

Прикажи или сокриј ги подвкупните детали

За да се прикаже резимето на податоците, т.е. само подвкупните збирки и глобалните збирови, кликнете на еден од симболите за преглед што се појавуваат во горниот лев агол на вашиот работен лист:

• Број1 ги прикажува само големите вкупни збирки.
• Последниот број ги прикажува и подвкупните и поединечните вредности.
• Броевите меѓу нив покажуваат групирања. Во зависност од тоа колку подзбирки сте вметнале во вашиот работен лист, може да има еден, два, три или повеќе меѓу броеви во прегледот.

Во нашиот примерок работен лист, кликнете на бројот 2 за да се прикаже прво групирање по Регион :

Или, кликнете на бројот 3 за да се прикажат вгнездените подзбирови по Точка :

За прикажување или сокривање податочни редови за поединечни подзбирки , користете ги симболите и .

Или, кликнете на копчињата Прикажи детали и Сокриј ги деталите на табулаторот Податоци , во групата Изглед .

Копирај само подвкупни редови

Како што гледате, користењето на Субтотал во Excel е лесно... додека не дојде до копирање само подвкупни на некаде на друго место.

најочигледниот начин што ви паѓа на ум - прикажете ги саканите подзбирови, а потоа копирајте ги тие редови на друга локација - нема да работи! Excel ќе ги копира и залепи сите редови, не само видливите редови вклучени во изборот.

За да ги копирате само видливите редови што содржат подзбирки, направете ги овие чекори:

1. Само приказ подвкупните редови што сакате да ги копирате со користење на контурите броеви или симболите плус и минус.
2. Изберете која било потвкупна ќелија, а потоа притиснете Ctrl+A за да ги изберете сите ќелии.
3. Со избраните подвкупни , оди