บทช่วยสอนอธิบายวิธีใช้คุณลักษณะผลรวมย่อยของ Excel เพื่อรวม นับ หรือเฉลี่ยกลุ่มเซลล์ต่างๆ โดยอัตโนมัติ คุณจะได้เรียนรู้วิธีแสดงหรือซ่อนรายละเอียดผลรวมย่อย คัดลอกเฉพาะแถวผลรวมย่อย และวิธีลบผลรวมย่อย

เวิร์กชีตที่มีข้อมูลจำนวนมากมักดูรกและเข้าใจยาก โชคดีที่ Microsoft Excel มีฟีเจอร์ Subtotal ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้คุณสรุปกลุ่มข้อมูลต่างๆ และสร้างโครงร่างสำหรับเวิร์กชีตของคุณได้อย่างรวดเร็ว โปรดคลิกลิงก์ต่อไปนี้เพื่อดูรายละเอียด

ผลรวมย่อยใน Excel คืออะไร

โดยทั่วไป ผลรวมย่อยคือผลรวมของชุดตัวเลข ซึ่งก็คือ จากนั้นเพิ่มไปยังชุดตัวเลขอื่นเพื่อสร้างผลรวมทั้งหมด

ใน Microsoft Excel คุณสมบัติผลรวมย่อยไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการรวมค่าย่อยของชุดข้อมูลเท่านั้น ช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่มและสรุปข้อมูลของคุณโดยใช้ SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX และฟังก์ชันอื่นๆ นอกจากนี้ ยังสร้างลำดับชั้นของกลุ่มที่เรียกว่า เค้าร่าง ซึ่งช่วยให้คุณแสดงหรือซ่อนรายละเอียดสำหรับผลรวมย่อยแต่ละรายการ หรือดูเฉพาะข้อมูลสรุปของผลรวมย่อยและผลรวมทั้งหมด

ตัวอย่างเช่น นี่คือวิธีการ ผลรวมย่อยใน Excel ของคุณจะมีลักษณะดังนี้:

วิธีแทรกผลรวมย่อยใน Excel

หากต้องการเพิ่มผลรวมย่อยใน Excel อย่างรวดเร็ว ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. จัดระเบียบแหล่งข้อมูล

คุณลักษณะผลรวมย่อยของ Excelไปที่กลุ่ม หน้าแรก > การแก้ไข แล้วคลิก ค้นหา & เลือก > ไปที่แบบพิเศษ...

เคล็ดลับ แทนที่จะใช้คุณลักษณะ ไปที่แบบพิเศษ คุณสามารถกด Alt + ; เพื่อเลือกเฉพาะเซลล์ที่มองเห็นได้

เสร็จสิ้น! ด้วยเหตุนี้ คุณจึงมีเพียงข้อมูลสรุปที่คัดลอกไปยังเวิร์กชีตอื่น โปรดทราบว่าวิธีนี้จะคัดลอก ค่าผลรวมย่อย ไม่ใช่สูตร:

เคล็ดลับ คุณสามารถใช้เคล็ดลับเดียวกันนี้เพื่อเปลี่ยน การจัดรูปแบบ ของแถวผลรวมย่อยทั้งหมดในคราวเดียว

วิธีเปลี่ยนผลรวมย่อย

หากต้องการแก้ไขผลรวมย่อยที่มีอยู่อย่างรวดเร็ว ให้ทำดังนี้:

1. เลือกเซลล์ผลรวมย่อยใดก็ได้
2. ไปที่ ข้อมูล แท็บ และคลิก ผลรวมย่อย .
3. ในกล่องโต้ตอบ ผลรวมย่อย ให้ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการเกี่ยวกับคอลัมน์หลัก ฟังก์ชันสรุป และค่าต่างๆ เพื่อเป็นผลรวมย่อย
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่อง แทนที่ผลรวมย่อยปัจจุบัน แล้ว
5. คลิก ตกลง

หมายเหตุ หากมีการเพิ่มผลรวมย่อยหลายรายการสำหรับชุดข้อมูลเดียวกัน คุณจะไม่สามารถแก้ไขได้ วิธีเดียวคือการลบผลรวมย่อยที่มีอยู่ทั้งหมด แล้วแทรกเข้าไปใหม่

วิธีลบผลรวมย่อยใน Excel

หากต้องการลบผลรวมย่อย ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เลือกเซลล์ใดก็ได้ในช่วงผลรวมย่อย
2. ไปที่ปุ่ม กลุ่มข้อมูล > เค้าร่าง แล้วคลิก ผลรวมย่อย .
3. ในกล่องโต้ตอบ ผลรวมย่อย ให้คลิกปุ่ม ลบทั้งหมด ปุ่ม

การดำเนินการนี้จะยกเลิกการจัดกลุ่มข้อมูลของคุณและลบผลรวมย่อยทั้งหมดที่มีอยู่

นอกเหนือจากผลรวมย่อยของ Excel คุณลักษณะที่แทรกผลรวมย่อยโดยอัตโนมัติ มีวิธี "ด้วยตนเอง" ในการเพิ่มผลรวมย่อยใน Excel - โดยใช้ฟังก์ชัน SUBTOTAL มีความสามารถรอบด้านมากยิ่งขึ้น และบทช่วยสอนตามลิงก์ด้านบนแสดงเคล็ดลับที่มีประโยชน์สองสามข้อ

ดังนั้น ก่อนที่จะเพิ่มผลรวมย่อย อย่าลืม จัดเรียง คอลัมน์ที่คุณต้องการจัดกลุ่มข้อมูลของคุณ โดย. วิธีที่ง่ายที่สุดคือคลิกปุ่ม ตัวกรอง บนแท็บ ข้อมูล จากนั้นคลิกลูกศรตัวกรอง และเลือกเพื่อจัดเรียง A ถึง Z หรือ Z ถึง A:<3

หากต้องการลบเซลล์ว่างโดยไม่ทำให้ข้อมูลของคุณยุ่งเหยิง โปรดปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้: วิธีลบแถวว่างทั้งหมดใน Excel

2. เพิ่มผลรวมย่อย

เลือกเซลล์ใดก็ได้ภายในชุดข้อมูลของคุณ ไปที่กลุ่ม ข้อมูล > เค้าร่าง แล้วคลิก ผลรวมย่อย

เคล็ดลับ หากคุณต้องการเพิ่มผลรวมย่อยเฉพาะบางส่วนของข้อมูลของคุณ ให้เลือกช่วงที่ต้องการก่อนคลิกปุ่ม ผลรวมย่อย

3. กำหนดตัวเลือกผลรวมย่อย

ในกล่องโต้ตอบผลรวมย่อย ระบุสิ่งหลักสามประการ ได้แก่ คอลัมน์ใดที่จะจัดกลุ่มตาม ฟังก์ชันสรุปที่จะใช้ และคอลัมน์ใดสำหรับผลรวมย่อย:

• ใน ที่ช่องการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ เลือกคอลัมน์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจัดกลุ่มตาม
• ในช่อง ใช้ฟังก์ชัน เลือกหนึ่งในฟังก์ชันต่อไปนี้ :
  • ผลรวม - บวกตัวเลข
  • นับ - นับเซลล์ที่ไม่ว่าง (ซึ่งจะแทรกสูตรผลรวมย่อยด้วยฟังก์ชัน COUNTA)
  • ค่าเฉลี่ย - คำนวณค่าเฉลี่ย ของตัวเลข
  • สูงสุด - ส่งกลับค่าที่ใหญ่ที่สุดค่า
  • ต่ำสุด - ส่งกลับค่าที่น้อยที่สุด
  • สินค้า - คำนวณผลคูณของเซลล์
  • นับจำนวน - นับเซลล์ที่มีตัวเลข (ซึ่งจะแทรกสูตรผลรวมย่อยด้วย ฟังก์ชัน COUNT)
  • StdDev - คำนวณส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐานของประชากรตามตัวอย่างตัวเลข
  • StdDevp - ส่งกลับค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานตามจำนวนประชากรทั้งหมด
  • Var - ประมาณค่าความแปรปรวนของประชากรโดยพิจารณาจากตัวอย่างตัวเลข
  • Varp - ประมาณความแปรปรวนของประชากรโดยพิจารณาจากจำนวนประชากรทั้งหมด
• ใต้ เพิ่มผลรวมย่อยใน เลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับแต่ละคอลัมน์ที่คุณต้องการรวมย่อย

ในตัวอย่างนี้ เราจัดกลุ่มข้อมูลตาม ภูมิภาค คอลัมน์ และใช้ฟังก์ชัน SUM เพื่อรวมตัวเลขในคอลัมน์ ยอดขาย และ กำไร

นอกจากนี้ คุณสามารถ เลือกตัวเลือกใดๆ ต่อไปนี้:

• หากต้องการแทรกตัวแบ่งหน้าอัตโนมัติหลังผลรวมย่อยแต่ละรายการ ให้เลือกตัวเลือก ตัวแบ่งหน้า k ระหว่างกลุ่ม กล่อง
• หากต้องการแสดงแถวสรุปเหนือแถวรายละเอียด ให้ล้างกล่อง สรุปด้านล่างข้อมูล หากต้องการแสดงแถวสรุปใต้แถวรายละเอียด ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายนี้ (โดยปกติจะถูกเลือกไว้ตามค่าเริ่มต้น)
• หากต้องการเขียนทับผลรวมย่อยใดๆ ที่มีอยู่ ให้คงช่อง แทนที่ผลรวมย่อยปัจจุบัน มิฉะนั้น ให้ยกเลิกการเลือกช่องนี้ กล่อง

สุดท้าย คลิกปุ่ม ตกลง เดอะผลรวมย่อยจะปรากฏด้านล่างแต่ละกลุ่มข้อมูล และผลรวมทั้งหมดจะถูกเพิ่มที่ส่วนท้ายของตาราง

เมื่อใส่ผลรวมย่อยในเวิร์กชีตของคุณแล้ว ผลรวมย่อยจะคำนวณใหม่โดยอัตโนมัติเป็น คุณแก้ไขแหล่งข้อมูล

เคล็ดลับ หากไม่ได้คำนวณผลรวมย่อยและผลรวมทั้งหมดใหม่ อย่าลืมตั้งค่าสมุดงานของคุณให้คำนวณสูตรโดยอัตโนมัติ ( ไฟล์ > ตัวเลือก > สูตร > ตัวเลือกการคำนวณ > การคำนวณสมุดงาน > อัตโนมัติ )

3 สิ่งที่คุณควรทราบเกี่ยวกับฟีเจอร์ผลรวมย่อยของ Excel

ผลรวมย่อยของ Excel มีประสิทธิภาพและหลากหลายมาก และในขณะเดียวกันก็เป็นฟีเจอร์เฉพาะในแง่ของวิธีการคำนวณข้อมูล ด้านล่างนี้ คุณจะพบคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับความเฉพาะเจาะจงของผลรวมย่อย

1. เฉพาะแถวที่มองเห็นเท่านั้นที่จะเป็นผลรวมย่อย

โดยพื้นฐานแล้ว ผลรวมย่อยของ Excel จะคำนวณค่าในเซลล์ที่มองเห็นและละเว้นแถวที่ถูกกรองออก อย่างไรก็ตาม จะรวมค่าในแถวที่ซ่อนด้วยตนเอง เช่น แถวที่ถูกซ่อนโดยใช้คำสั่ง ซ่อนแถว บนแท็บ หน้าแรก > เซลล์ กลุ่ม > รูปแบบ > ซ่อน & ยกเลิกการซ่อน หรือโดยการคลิกขวาที่แถว แล้วคลิก ซ่อน ย่อหน้าต่อไปนี้จะอธิบายด้านเทคนิค

การใช้คุณลักษณะผลรวมย่อยใน Excel จะสร้างสูตรผลรวมย่อยโดยอัตโนมัติซึ่งดำเนินการประเภทการคำนวณเฉพาะ เช่น ผลรวม การนับ ค่าเฉลี่ย เป็นต้นฟังก์ชันถูกกำหนดโดยตัวเลขในอาร์กิวเมนต์แรก (function_num) ซึ่งอยู่ในชุดใดชุดหนึ่งต่อไปนี้:

• 1 - 11 ละเว้นเซลล์ที่ถูกกรองออก แต่รวมแถวที่ซ่อนด้วยตนเอง
• 101 - 111 ละเว้นแถวที่ซ่อนอยู่ทั้งหมด (กรองออกและซ่อนด้วยตนเอง)

คุณลักษณะผลรวมย่อยของ Excel จะแทรกสูตรที่มีฟังก์ชันหมายเลข 1-11

ในตัวอย่างข้างต้น การใส่ผลรวมย่อยด้วยฟังก์ชัน Sum จะสร้างสูตรนี้: SUBTOTAL(9, C2:C5) โดยที่ 9 แทนฟังก์ชัน SUM และ C2:C5 คือกลุ่มเซลล์แรกสำหรับผลรวมย่อย

ถ้าคุณกรองออก ให้พูดว่า มะนาว และ ส้ม จะถูกลบออกจากผลรวมย่อยโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม หากคุณซ่อนแถวเหล่านั้นด้วยตนเอง แถวเหล่านั้นจะถูกรวมไว้ในผลรวมย่อย ภาพด้านล่างแสดงความแตกต่าง:

หากต้องการ ยกเว้นแถวที่ซ่อนอยู่ด้วยตนเอง เพื่อให้มีการคำนวณเฉพาะเซลล์ที่มองเห็นได้ ให้แก้ไขสูตรผลรวมย่อยโดยแทนที่หมายเลขฟังก์ชัน 1-11 ด้วยหมายเลขที่สอดคล้องกัน 101-111

ในตัวอย่างของเรา หากต้องการรวมเฉพาะเซลล์ที่มองเห็น ยกเว้นแถวที่ซ่อนด้วยตนเอง ให้เปลี่ยน SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) เป็น SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้สูตร Subtotal ใน Excel โปรดดูบทช่วยสอนเกี่ยวกับฟังก์ชัน SUBTOTAL

2. ผลรวมทั้งหมดจะคำนวณจากข้อมูลต้นฉบับ

คุณลักษณะผลรวมย่อยของ Excel จะคำนวณผลรวมทั้งหมดจากข้อมูลต้นฉบับ ไม่ใช่จากค่าผลรวมย่อย

ตัวอย่างเช่น การแทรกผลรวมย่อยด้วยฟังก์ชัน Average จะคำนวณค่าเฉลี่ยแกรนด์เป็นค่าเฉลี่ยเลขคณิตของค่าดั้งเดิมทั้งหมดในเซลล์ C2:C19 โดยไม่สนใจค่าในแถวผลรวมย่อย เพียงเปรียบเทียบภาพหน้าจอต่อไปนี้เพื่อดูความแตกต่าง:

3. ผลรวมย่อยไม่พร้อมใช้งานในตาราง Excel

หากปุ่มผลรวมย่อยเป็นสีเทาบน Ribbon แสดงว่าเป็นไปได้มากว่าคุณกำลังทำงานกับตาราง Excel เนื่องจากคุณลักษณะผลรวมย่อยไม่สามารถใช้กับตาราง Excel ได้ คุณจะต้องแปลงตารางเป็นช่วงปกติก่อน โปรดดูบทช่วยสอนนี้สำหรับขั้นตอนโดยละเอียด: วิธีแปลงตาราง Excel เป็นช่วง

วิธีเพิ่มผลรวมย่อยหลายรายการใน Excel (ผลรวมย่อยที่ซ้อนกัน)

ตัวอย่างก่อนหน้านี้สาธิตวิธีแทรกหนึ่งระดับ ของผลรวมย่อย และตอนนี้ มาดำเนินการเพิ่มเติมและเพิ่มผลรวมย่อยสำหรับกลุ่มภายในภายในกลุ่มภายนอกที่สอดคล้องกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เราจะจัดกลุ่มข้อมูลตัวอย่างของเราตาม ภูมิภาค ก่อน จากนั้นแบ่งตาม รายการ .

1 จัดเรียงข้อมูลตามหลายคอลัมน์

เมื่อแทรกผลรวมย่อยที่ซ้อนกันใน Excel สิ่งสำคัญคือคุณต้องจัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์ทั้งหมดที่คุณต้องการจัดกลุ่มผลรวมย่อย ในการดำเนินการนี้ ให้ไปที่แท็บ ข้อมูล > จัดเรียง & กรอง กลุ่ม คลิกปุ่ม เรียงลำดับ , และเพิ่มระดับการเรียงลำดับสองระดับขึ้นไป:

สำหรับรายละเอียดคำแนะนำ โปรดดูวิธีจัดเรียงตามหลายคอลัมน์

ด้วยเหตุนี้ ค่าในสองคอลัมน์แรกจึงเรียงตามลำดับตัวอักษร:

2 . แทรกผลรวมย่อยระดับแรก

เลือกเซลล์ใดก็ได้ภายในรายการข้อมูลของคุณ และเพิ่มผลรวมย่อยระดับแรกชั้นนอกตามที่แสดงในตัวอย่างก่อนหน้า ดังนั้น คุณจะมี ยอดขาย และ กำไร ผลรวมย่อยต่อ ภูมิภาค :

3 แทรกระดับที่ซ้อนกันของผลรวมย่อย

เมื่อรวมผลรวมย่อยด้านนอกแล้ว ให้คลิก ข้อมูล > ผลรวมย่อย อีกครั้งเพื่อเพิ่มระดับผลรวมย่อยภายใน:

• ในช่อง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในแต่ละครั้ง เลือกคอลัมน์ที่สองที่คุณต้องการจัดกลุ่มข้อมูลตาม
• ในช่อง ใช้ฟังก์ชัน เลือกข้อมูลสรุปที่ต้องการ ฟังก์ชัน
• ภายใต้ เพิ่มผลรวมย่อยใน เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการคำนวณผลรวมย่อย ซึ่งอาจเป็นคอลัมน์เดียวกับผลรวมย่อยภายนอกหรือคอลัมน์อื่นก็ได้

สุดท้าย ให้ล้างช่อง แทนที่ผลรวมย่อยปัจจุบัน ซึ่งเป็นจุดสำคัญที่ป้องกันไม่ให้เขียนทับผลรวมย่อยระดับภายนอก

ทำซ้ำขั้นตอนนี้เพื่อเพิ่มผลรวมย่อยที่ซ้อนกัน หากจำเป็น

ในตัวอย่างนี้ ระดับผลรวมย่อยภายในจะจัดกลุ่มข้อมูลตาม คอลัมน์ สินค้า และสรุปค่าในคอลัมน์ ยอดขาย และ กำไร :

เป็นผลลัพธ์ , Excel จะคำนวณผลรวมสำหรับแต่ละรายการภายในแต่ละภูมิภาค ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง:

เพื่อประโยชน์ของห้อง กลุ่ม ภูมิภาคตะวันออก ถูกขยายเพื่อแสดงผลรวมย่อย รายการ ที่ซ้อนกัน และกลุ่มภูมิภาคอื่นๆ อีก 3 กลุ่มถูกยุบ (ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีดำเนินการ: แสดงหรือซ่อนรายละเอียดผลรวมย่อย)

เพิ่มผลรวมย่อยที่แตกต่างกันสำหรับคอลัมน์เดียวกัน

เมื่อใช้ผลรวมย่อยใน Excel คุณจะ ไม่จำกัดเพียงการแทรกผลรวมย่อยเพียงหนึ่งรายการต่อคอลัมน์ ในความเป็นจริง คุณสามารถสรุปข้อมูลในคอลัมน์เดียวกันกับฟังก์ชันต่างๆ ได้มากเท่าที่คุณต้องการ

ตัวอย่างเช่น ในตารางตัวอย่างของเรา นอกจากผลรวมของภูมิภาคแล้ว เรายังแสดงค่าเฉลี่ยสำหรับ ยอดขายได้ และ กำไร คอลัมน์:

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คล้ายกับที่คุณเห็นในภาพหน้าจอด้านบน ให้ทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในวิธีเพิ่ม ผลรวมย่อยหลายรายการใน Excel อย่าลืมล้างช่อง แทนที่ผลรวมย่อยปัจจุบัน ทุกครั้งที่คุณเพิ่มผลรวมย่อยระดับที่สองและระดับถัดไปทั้งหมด

วิธีใช้ผลรวมย่อยใน Excel

ตอนนี้คุณ รู้วิธีทำผลรวมย่อยใน Excel เพื่อรับข้อมูลสรุปสำหรับกลุ่มข้อมูลต่างๆ ในทันที เคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยให้คุณได้รับคุณลักษณะผลรวมย่อยของ Excel ภายใต้การควบคุมทั้งหมดของคุณ

แสดงหรือซ่อนรายละเอียดผลรวมย่อย

หากต้องการแสดงผลสรุปข้อมูล เช่น เฉพาะผลรวมย่อยและผลรวมทั้งหมด คลิกหนึ่งในสัญลักษณ์โครงร่าง ที่ปรากฏที่มุมซ้ายบนของเวิร์กชีตของคุณ:

• Number1 แสดงเฉพาะผลรวมทั้งหมด
• ตัวเลขสุดท้ายแสดงทั้งผลรวมย่อยและค่าแต่ละค่า
• ตัวเลขระหว่างตัวเลขจะแสดงการจัดกลุ่ม ขึ้นอยู่กับจำนวนผลรวมย่อยที่คุณแทรกในเวิร์กชีตของคุณ อาจมีหนึ่ง สอง สาม หรือมากกว่านั้นอยู่ระหว่างตัวเลขในโครงร่าง

ในเวิร์กชีตตัวอย่าง คลิกหมายเลข 2 เพื่อแสดงผล การจัดกลุ่มครั้งแรกตาม ภูมิภาค :

หรือคลิกหมายเลข 3 เพื่อแสดงผลรวมย่อยที่ซ้อนกันตาม รายการ :

หากต้องการแสดงหรือซ่อนแถวข้อมูลสำหรับ ผลรวมย่อยแต่ละรายการ ให้ใช้สัญลักษณ์ และ

หรือคลิกปุ่ม แสดงรายละเอียด และ ซ่อนรายละเอียด บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เค้าร่าง

คัดลอกเฉพาะแถวผลรวมย่อย

อย่างที่คุณเห็น การใช้ผลรวมย่อยใน Excel นั้นง่ายมาก... จนกระทั่งมาถึงการคัดลอกเฉพาะผลรวมย่อยไปที่อื่น

วิธีที่ชัดเจนที่สุดที่อยู่ในใจ - แสดงผลรวมย่อยที่ต้องการแล้วคัดลอกแถวเหล่านั้นไปยังตำแหน่งอื่น - จะไม่ทำงาน! Excel จะคัดลอกและวางแถวทั้งหมด ไม่ใช่เฉพาะแถวที่มองเห็นซึ่งรวมอยู่ในส่วนที่เลือก

หากต้องการคัดลอกเฉพาะแถวที่มองเห็นซึ่งมีผลรวมย่อย ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. แสดงเท่านั้น แถวผลรวมย่อยที่คุณต้องการคัดลอกโดยใช้ตัวเลขเค้าร่างหรือเครื่องหมายบวกและลบ
2. เลือกเซลล์ผลรวมย่อย จากนั้นกด Ctrl+A เพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมด
3. เมื่อเลือกผลรวมย่อยแล้ว , ไป