V učbeniku je razloženo, kako uporabiti funkcijo vmesnih seštevkov v Excelu za samodejno seštevanje, štetje ali povprečenje različnih skupin celic. Naučili se boste tudi, kako prikazati ali skriti podrobnosti vmesnega seštevka, kopirati samo vrstice vmesnega seštevka in kako odstraniti vmesne seštevke.

Delovni listi z veliko podatki so lahko pogosto videti nepregledni in težko razumljivi. Na srečo Microsoft Excel ponuja zmogljivo funkcijo vmesnega seštevka, s katero lahko hitro povzamete različne skupine podatkov in ustvarite obris delovnih listov. Kliknite naslednje povezave in se seznanite s podrobnostmi.

Kaj je vmesni seštevek v programu Excel?

V splošnem je vmesni seštevek vsota niza številk, ki se nato prišteje drugemu(-im) nizu(-om) številk, da dobimo skupni seštevek.

V programu Microsoft Excel funkcija vmesnih seštevkov ni omejena le na seštevanje podskupin vrednosti v podatkovnem nizu. Omogoča združevanje in povzemanje podatkov z uporabo funkcij SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX in drugih. Poleg tega ustvarja hierarhijo skupin, znano kot obris, ki omogoča prikaz ali skrivanje podrobnosti za vsak vmesni seštevek ali prikaz samo povzetka vmesnih seštevkov in velikih seštevkov.skupni seštevki.

Na primer, tako so lahko videti vmesne vsote programa Excel:

Kako vstaviti vmesne seštevke v Excelu

Za hitro dodajanje vmesnih seštevkov v Excelu izvedite naslednje korake.

1. Organizirajte izvorne podatke

Funkcija Excelovega vmesnega seštevka zahteva, da so izvorni podatki urejeni v pravilnem vrstnem redu in ne smejo vsebovati praznih vrstic.

Pred dodajanjem vmesnih seštevkov se prepričajte, da razvrščanje stolpec, po katerem želite združiti podatke. To najlažje storite tako, da kliknete Filter gumb na Podatki nato kliknite puščico za filtriranje in izberite razvrščanje od A do Z ali od Z do A:

Če želite odstraniti prazne celice, ne da bi pri tem poškodovali podatke, upoštevajte naslednja navodila: Kako odstraniti vse prazne vrstice v Excelu.

2. Dodajte vmesne seštevke

Izberite katero koli celico v naboru podatkov, pojdite v Podatki zavihek> Osnutek in kliknite Vmesni seštevek .

Nasvet. Če želite dodati vmesne seštevke samo za določen del podatkov, izberite želeno območje, preden kliknete Vmesni seštevek gumb.

3. Opredelite možnosti vmesnega seštevka

V pogovornem oknu Vmesni seštevek določite tri osnovne stvari - po katerem stolpcu naj se grupira, katero funkcijo povzetka naj se uporabi in kateri stolpci naj se seštejejo:

• V Ob vsaki spremembi polja , izberite stolpec s podatki, ki jih želite razvrstiti v skupine.
• V Uporabite polje funkcij , izberite eno od naslednjih funkcij:
  • Seštevek - seštejte številke.
  • Count - preštejte neprazne celice (s funkcijo COUNTA vstavite formule za vmesni seštevek).
  • Povprečje - izračunajte povprečje številk.
  • Max - vrne največjo vrednost.
  • Min - vrne najmanjšo vrednost.
  • Izdelek - izračunajte produkt celic.
  • Številke - preštejte celice, ki vsebujejo številke (s tem vstavite formule za vmesni seštevek s funkcijo COUNT).
  • StdDev - izračunajte standardni odklon populacije na podlagi vzorca števil.
  • StdDevp - vrne standardni odklon na podlagi celotne populacije števil.
  • Var - ocena variance populacije na podlagi vzorca števil.
  • Varp - ocena variance populacije na podlagi celotne populacije števil.
• Pod naslovom Dodaj vmesni seštevek na , označite potrditveno polje za vsak stolpec, ki ga želite sešteti.

V tem primeru smo podatke združili po Regija in uporabite funkcijo SUM za seštevanje številk v stolpcu Prodaja in . Dobiček stolpci.

Poleg tega lahko izberete katero koli od naslednjih možnosti:

• Če želite vstaviti samodejni prelom strani po vsakem vmesnem seštevku, izberite Prekinitev strani med skupinami škatla.
• Če želite prikazati zbirno vrstico nad vrstico s podrobnostmi, počistite polje Povzetek podatkov v nadaljevanju Če želite prikazati zbirno vrstico pod vrstico s podrobnostmi, označite to potrditveno polje (običajno je privzeto izbrano).
• Če želite prepisati vse obstoječe vmesne seštevke, ohranite Zamenjajte trenutne vmesne seštevke izbrano polje, v nasprotnem primeru to polje počistite.

Na koncu kliknite V REDU Pod vsako skupino podatkov se prikažejo vmesne vsote, na koncu tabele pa se doda skupni seštevek.

Ko so vmesni seštevki vstavljeni v delovni list, se ob urejanju izvornih podatkov samodejno preračunajo.

Nasvet. Če se vmesni seštevki in skupni seštevek ne preračunajo, se prepričajte, da ste v delovnem zvezku nastavili samodejno izračunavanje formul ( Datoteka > Možnosti > Formule> Možnosti izračuna > Izračun v delovnem zvezku > Samodejno ).

3 stvari, ki jih morate vedeti o funkciji vmesnega seštevka programa Excel

Excelov vmesni seštevek je zelo zmogljiv in vsestranski, hkrati pa je zelo specifična funkcija glede načina izračuna podatkov. V nadaljevanju najdete podrobne razlage posebnosti vmesnega seštevka.

1. Seštevajo se samo vidne vrstice

Excelov vmesni seštevek v bistvu izračuna vrednosti v vidnih celicah in ne upošteva filtriranih vrstic. Vendar vključuje vrednosti v ročno skritih vrsticah, tj. vrsticah, ki so bile skrite z uporabo Skrij vrstice ukaza na Domov zavihek> Celice skupina> Format > Skrij & amp; Odkriti ali tako, da z desno tipko miške kliknete vrstice in nato kliknete Skrij V naslednjih odstavkih so pojasnjene tehnične podrobnosti.

Uporaba funkcije vmesnega seštevka v Excelu samodejno ustvari formule SUBTOTAL, ki izvajajo določeno vrsto izračuna, kot so vsota, število, povprečje itd. Funkcija je opredeljena s številko v prvem argumentu (številka_funkcije), ki pripada enemu od naslednjih naborov:

• 1 - 11 ne upoštevajo filtriranih celic, vendar vključujejo ročno skrite vrstice.
• 101 - 111 ne upoštevajte vseh skritih vrstic (filtriranih in skritih ročno).

Funkcija Excelovega vmesnega seštevka vstavi formule s številko funkcije 1-11.

V zgornjem primeru se z vstavljanjem vmesnih seštevkov s funkcijo Sum ustvari ta formula: VMESNI SEŠTEVEK(9, C2:C5) kjer 9 predstavlja funkcijo SUM, C2:C5 pa je prva skupina celic za seštevanje.

Če filtrirate, recimo, Limone in . Pomaranče , bodo samodejno odstranjene iz vmesnih seštevkov. Če pa te vrstice skrijete ročno, bodo vključene v vmesne seštevke. Spodnja slika prikazuje razliko:

Na naslov izključitev ročno skritih vrstic da se izračunajo samo vidne celice, spremenite formulo Vmesni seštevek tako, da številko funkcije 1-11 zamenjate z ustrezno številko 101-111.

V našem primeru, če želite sešteti samo vidne celice brez ročno skritih vrstic, spremenite SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) za SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

Če želite več informacij o uporabi formul za vmesni seštevek v Excelu, si oglejte vadnico o funkciji SUBTOTAL.

2. Veliki seštevki se izračunajo iz prvotnih podatkov

Funkcija Excelovega vmesnega seštevka izračuna glavne seštevke iz prvotnih podatkov in ne iz vrednosti vmesnih seštevkov.

Na primer, vstavljanje vmesnih seštevkov s funkcijo Povprečje izračuna veliko povprečje kot aritmetično sredino vseh izvirnih vrednosti v celicah C2:C19, pri čemer zanemari vrednosti v vrsticah vmesnih seštevkov. Primerjajte naslednje posnetke zaslona, da vidite razliko:

3. V Excelovih tabelah niso na voljo vmesne vsote

Če je gumb za vmesni seštevek na traku siv, potem najverjetneje delate z Excelovo tabelo. Ker funkcije vmesnega seštevka ni mogoče uporabljati z Excelovimi tabelami, morate tabelo najprej pretvoriti v običajno območje. Za podrobne korake si oglejte to navodilo: Kako pretvoriti Excelovo tabelo v območje.

Kako dodati več vmesnih seštevkov v Excelu (vgnezdeni vmesni seštevki)

Prejšnji primer je pokazal, kako vstaviti eno raven vmesnih seštevkov. Zdaj pa pojdimo še dlje in dodajmo vmesne seštevke za notranje skupine znotraj ustreznih zunanjih skupin. Natančneje, naše vzorčne podatke bomo združili po Regija in ga nato razčlenite po Artikel .

1. Razvrstite podatke po več stolpcih

Pri vstavljanju vgnezdenih vmesnih seštevkov v Excelu je pomembno, da razvrstite podatke v vseh stolpcih, po katerih želite združiti vmesne seštevke. Podatki zavihek> Razvrsti in filtriraj kliknite skupino Razvrsti gumb , in dodajte dve ali več ravni razvrščanja:

Za podrobna navodila glejte Kako razvrščati po več stolpcih.

Tako so vrednosti v prvih dveh stolpcih razvrščene po abecednem vrstnem redu:

2. Vstavite prvo raven vmesnih seštevkov

Izberite katero koli celico na seznamu podatkov in dodajte prvo, zunanjo raven vmesnih seštevkov, kot je prikazano v prejšnjem primeru. Kot rezultat boste imeli Prodaja in . Dobiček vmesne vsote na Regija :

3. Vstavljanje ugnezdenih ravni vmesnih seštevkov

Ko so zunanje vmesne vsote nameščene, kliknite Podatki > Vmesne vsote ponovno dodajte notranjo raven vmesnega seštevka:

• V Ob vsaki spremembi izberite drugi stolpec, po katerem želite združiti podatke.
• V Uporaba funkcije izberite želeno funkcijo povzetka.
• Pod naslovom Dodaj vmesni seštevek na , izberite stolpec(-e), za katere želite izračunati vmesne seštevke. To so lahko isti stolpec(-ci) kot v zunanjih vmesnih seštevkih ali različni.

Na koncu počistite Zamenjajte trenutne vmesne seštevke To je ključna točka, ki preprečuje prepisovanje zunanje ravni vmesnih seštevkov.

Ta korak ponovite in po potrebi dodajte več vgnezdenih vmesnih seštevkov.

V tem primeru bo notranja raven vmesnega seštevka podatke združila po Artikel in seštejte vrednosti v stolpcu Prodaja in . Dobiček stolpci:

Tako bo Excel izračunal vsote za vsako postavko v vsaki regiji, kot je prikazano na spodnji sliki zaslona:

Zaradi prostora je Vzhodna regija skupina se razširi, da se prikažejo vgnezdene Artikel vmesne seštevke, 3 druge skupine regij pa so skrčene (v naslednjem razdelku je pojasnjeno, kako to storiti: Prikaži ali skrij podrobnosti o vmesnih seštevkih).

Dodajanje različnih vmesnih vsot za isti stolpec

Pri uporabi vmesnih seštevkov v Excelu niste omejeni na vstavljanje samo enega vmesnega seštevka na stolpec. Pravzaprav lahko podatke v istem stolpcu povzamete s poljubnim številom različnih funkcij.

Na primer, v naši vzorčni preglednici bi lahko poleg skupnih vrednosti za regije prikazali tudi povprečje za Prodaja in . Dobiček stolpci:

Če želite dobiti rezultat, podoben tistemu na zgornji sliki zaslona, izvedite korake, opisane v poglavju Kako dodati več vmesnih seštevkov v Excelu. Ne pozabite le počistiti Zamenjajte trenutne vmesne seštevke polje vsakič, ko dodajate drugo in vse naslednje ravni vmesnih seštevkov.

Kako uporabljati vmesne seštevke v programu Excel

Zdaj, ko veste, kako v Excelu izdelati vmesne seštevke, da takoj dobite povzetek za različne skupine podatkov, vam bodo naslednji nasveti pomagali, da boste imeli funkcijo vmesnega seštevka v Excelu popolnoma pod nadzorom.

Prikaži ali skrij podrobnosti o vmesnem seštevku

Če želite prikazati povzetek podatkov, tj. samo vmesne seštevke in velike seštevke, kliknite enega od simbolov obrisa. ki so prikazani v zgornjem levem kotu delovnega lista:

• Številka 1 prikazuje samo glavne vsote.
• Zadnja številka prikazuje vmesne seštevke in posamezne vrednosti.
• Vmesne številke prikazujejo skupine. Glede na to, koliko vmesnih seštevkov ste vstavili v delovni list, je lahko v obrisu ena, dve, tri ali več vmesnih številk.

V našem vzorčnem delovnem listu kliknite številko 2, da se prikaže prvo razvrščanje v skupine po Regija :

Ali pa kliknite številko 3, da prikažete vgnezdene vmesne seštevke po Artikel :

Prikaz ali skrivanje podatkovnih vrstic za posamezni vmesni seštevki , uporabite in . simboli.

Lahko pa kliknete Prikaži podrobnosti in . Skrij podrobnosti gumbi na Podatki v zavihku Osnutek skupina.

Kopirajte samo vrstice vmesnega seštevka

Kot vidite, je uporaba vmesnih seštevkov v Excelu preprosta... dokler ni treba kopirati samo vmesnih seštevkov kam drugam.

Najočitnejši način, ki pride na misel - prikaz želenih vmesnih seštevkov in nato kopiranje teh vrstic na drugo mesto - ne bo deloval! Excel bo kopiral in prilepil vse vrstice, ne le vidnih vrstic, ki so vključene v izbor.

Če želite kopirati samo vidne vrstice z vmesnimi seštevki, naredite naslednje korake:

1. Prikažite samo vrstice vmesnih seštevkov, ki jih želite kopirati, z uporabo številk v obrisu ali simbolov plus in minus.
2. Izberite katero koli celico vmesnega seštevka in nato pritisnite Ctrl+A, da izberete vse celice.
3. Z izbranimi vmesnimi seštevki pojdite na Domov zavihek> Urejanje in kliknite Poišči & amp; Izberite > Pojdite na Posebno...

Namig. Namesto uporabe Pojdi na poseben lahko pritisnete kombinacijo tipk Alt + ;, da izberete samo vidne celice.

Končano! Rezultat je le povzetek podatkov, ki je kopiran v drug delovni list. Upoštevajte, da ta metoda kopira vrednosti vmesnega seštevka in ne formule:

Nasvet. Z enakim trikom lahko spremenite oblikovanje vseh vrstic vmesnega seštevka v enem zamahu.

Kako spremeniti vmesne seštevke

Če želite hitro spremeniti obstoječe vmesne seštevke, naredite naslednje:

1. Izberite katero koli celico vmesnega seštevka.
2. Pojdite na Podatki in kliknite zavihek Vmesni seštevek .
3. V Vmesni seštevek v pogovornem oknu vnesite vse želene spremembe, ki se nanašajo na ključni stolpec, funkcijo povzetka in vrednosti za seštevanje.
4. Prepričajte se, da je Zamenjajte trenutne vmesne seštevke je izbrano polje.
5. Kliknite V redu.

Opomba: Če je bilo za isti niz podatkov dodanih več vmesnih seštevkov, jih ni mogoče urejati. Edini način je, da odstranite vse obstoječe vmesne seštevke in jih nato vstavite na novo.

Kako odstraniti vmesne seštevke v programu Excel

Če želite odstraniti vmesne seštevke, sledite naslednjim korakom:

1. Izberite katero koli celico v območju vmesnih seštevkov.
2. Pojdite na Podatki zavihek> Osnutek in kliknite Vmesni seštevek .
3. V Vmesni seštevek pogovorno okno, kliknite Odstrani vse gumb.

S tem boste podatke razporedili v skupine in izbrisali vse obstoječe vmesne seštevke.

Poleg funkcije Excelovega vmesnega seštevka, ki samodejno vstavlja vmesne seštevke, obstaja tudi "ročni" način dodajanja vmesnih seštevkov v Excelu - z uporabo funkcije SUBTOTAL. Ta omogoča še večjo vsestranskost, v zgoraj povezanem učbeniku pa je prikazanih nekaj uporabnih trikov.