I denne vejledning forklares det, hvordan du bruger Excel-funktionen Subtotal til automatisk at summere, tælle eller beregne gennemsnittet af forskellige grupper af celler. Du lærer også, hvordan du viser eller skjuler subtotaldetaljerne, kun kopierer subtotalrækker og fjerner subtotaler.

Regneark med mange data kan ofte se rodet ud og være svært at forstå. Heldigvis har Microsoft Excel en effektiv Subtotal-funktion, som gør det muligt hurtigt at opsummere forskellige grupper af data og skabe en oversigt for dine regneark. Klik på følgende links for at få flere oplysninger.

Hvad er subtotal i Excel?

Generelt set er subtotal summen af et sæt tal, som derefter lægges sammen med et eller flere andre sæt tal for at danne det samlede beløb.

I Microsoft Excel er funktionen Subtotal ikke begrænset til kun at summere delmængder af værdier i et datasæt. Den giver dig mulighed for at gruppere og opsummere dine data ved hjælp af SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX og andre funktioner. Derudover oprettes der et hierarki af grupper, kendt som en skitse, som giver dig mulighed for at vise eller skjule detaljerne for hver subtotal eller blot at få vist et resumé af subtotalerne og de samledetotaler.

Sådan kan dine Excel subtotaler f.eks. se ud:

Sådan indsætter du subtotaler i Excel

Du kan hurtigt tilføje subtotaler i Excel ved at udføre følgende trin.

1. Organiser kildedataene

Excel-funktionen Subtotal kræver, at kildedataene er arrangeret i en korrekt rækkefølge og ikke indeholder tomme rækker.

Så før du tilføjer subtotaler, skal du sørge for at sortere den kolonne, som du vil gruppere dine data efter. Det er nemmest at gøre dette ved at klikke på Filter på knappen på Data og klik derefter på filterpilen, og vælg at sortere enten fra A til Z eller fra Z til A:

Hvis du vil fjerne tomme celler uden at ødelægge dine data, skal du følge disse retningslinjer: Sådan fjerner du alle tomme rækker i Excel.

2. Tilføj subtotaler

Vælg en vilkårlig celle i dit datasæt, gå til Data faneblad> Oversigt gruppe, og klik på Subtotal .

Tip. Hvis du kun vil tilføje subtotaler for en del af dine data, skal du vælge det ønskede område, før du klikker på knappen Subtotal knap.

3. Definer mulighederne for subtotal

I dialogboksen Subtotal skal du angive de tre vigtigste ting - hvilken kolonne der skal grupperes efter, hvilken opsummeringsfunktion der skal bruges, og hvilke kolonner der skal deles op i subtotal:

• I den Ved hvert skift i rubrik , vælg den kolonne, der indeholder de data, som du vil gruppere efter.
• I den Brug funktionsboks , vælg en af følgende funktioner:
  • Sum - læg tallene sammen.
  • Count - tæller ikke-tomme celler (dette vil indsætte Subtotal-formler med funktionen COUNTA).
  • Gennemsnit - beregner gennemsnittet af tal.
  • Max - returnerer den største værdi.
  • Min - returnerer den mindste værdi.
  • Produkt - beregner produktet af celler.
  • Tælle tal - tæller celler, der indeholder tal (dette indsætter formler for subtotal med funktionen TÆLTE).
  • StdDev - beregner standardafvigelsen for en population baseret på en stikprøve af tal.
  • StdDevp - returnerer standardafvigelsen baseret på en hel population af tal.
  • Var - estimat af variansen for en population baseret på en stikprøve af tal.
  • Varp - estimat af variansen for en population baseret på en hel population af tal.
• Under Tilføj subtotal til markerer du afkrydsningsfeltet for hver kolonne, du ønsker at foretage en subtotal.

I dette eksempel grupperer vi dataene efter Region kolonnen, og bruge funktionen SUM til at summere tallene i kolonnen Salg og Overskud søjler.

Derudover kan du vælge en af følgende muligheder:

• Hvis du vil indsætte et automatisk sideskift efter hver subtotal, skal du vælge Sideskift mellem grupper boks.
• Hvis du vil vise en oversigtsrække over detaljerækken, skal du fjerne markeringen Oversigt over nedenstående data Hvis du vil vise en oversigtsrække under detaljerækken, skal du markere dette afkrydsningsfelt (normalt markeret som standard).
• Hvis du vil overskrive eventuelle eksisterende subtotaler, skal du beholde Udskift nuværende subtotaler afkrydses, ellers skal du fjerne markeringen i dette felt.

Endelig skal du klikke på OK Undertotalerne vises under hver datagruppe, og det samlede beløb tilføjes til sidst i tabellen.

Når subtotaler er indsat i dit regneark, vil de automatisk blive genberegnet, når du redigerer kildedataene.

Tip. Hvis subtotalerne og den samlede sum ikke genberegnes, skal du sørge for at indstille din projektmappe til automatisk at beregne formler ( Fil > Indstillinger > Formler> Beregningsmuligheder > Beregning i arbejdsbogen > Automatisk ).

3 ting, du bør vide om Excel Subtotal-funktionen

Excel Subtotal er meget kraftfuld og alsidig, og samtidig er det en meget specifik funktion med hensyn til, hvordan den beregner data. Nedenfor finder du detaljerede forklaringer på Subtotal's særlige kendetegn.

1. Kun synlige rækker subtotaliseres

Excel Subtotal beregner i det væsentlige værdier i synlige celler og ignorerer filtrerede rækker. Den inkluderer dog værdier i rækker, der er skjult manuelt, dvs. de rækker, der blev skjult ved hjælp af Skjul rækker kommando på den Hjem faneblad> Celler gruppe> Format > Skjul & Fjern skjul , eller ved at højreklikke på rækkerne og derefter klikke på Skjul I de følgende afsnit forklares de tekniske detaljer.

Ved at anvende funktionen Subtotal i Excel oprettes der automatisk SUBTOTAL-formler, der udfører en bestemt beregningstype, f.eks. sum, tælling, gennemsnit osv. Funktionen defineres af tallet i det første argument (function_num), der tilhører et af følgende sæt:

• 1 - 11 ignorerer filtrerede celler, men omfatter manuelt skjulte rækker.
• 101 - 111 ignorerer alle skjulte rækker (filtreres og skjules manuelt).

Excel-funktionen Subtotal indsætter formler med funktionsnummer 1-11.

I ovenstående eksempel skaber indsættelse af subtotaler med funktionen Sum denne formel ved at indsætte subtotaler: SUBTOTAL(9, C2:C5) Hvor 9 repræsenterer funktionen SUM, og C2:C5 er den første gruppe af celler, der skal tælles sammen.

Hvis du filtrerer ud, f.eks, Citroner og Appelsiner fjernes de automatisk fra subtotalerne. Hvis du derimod skjuler disse rækker manuelt, vil de blive medtaget i subtotalerne. Billedet nedenfor illustrerer forskellen:

Til udelukke manuelt skjulte rækker så kun de synlige celler beregnes, skal du ændre formlen Subtotal ved at erstatte funktionsnummeret 1-11 med det tilsvarende nummer 101-111.

I vores eksempel skal du for kun at summere synlige celler uden manuelt skjulte rækker ændre SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) til SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

Du kan få flere oplysninger om brugen af subtotalformler i Excel ved at læse tutorialen om SUBTOTAL-funktionen.

2. De samlede totaler beregnes ud fra de oprindelige data

Excel-funktionen Subtotal beregner totaler ud fra de oprindelige data, ikke ud fra subtotalværdierne.

Hvis du f.eks. indsætter subtotaler med funktionen Gennemsnit, beregnes det store gennemsnit som et aritmetisk gennemsnit af alle de oprindelige værdier i cellerne C2:C19, idet værdierne i subtotalrækkerne ikke medregnes. Sammenlign blot de følgende skærmbilleder for at se forskellen:

3. Subtotaler er ikke tilgængelige i Excel-tabeller

Hvis knappen Subtotal er gråtonet på dit bånd, arbejder du højst sandsynligt med en Excel-tabelle. Da funktionen Subtotal ikke kan bruges med Excel-tabeller, skal du først konvertere din tabel til et almindeligt område. Se denne vejledning for at få detaljerede trin: Sådan konverteres Excel-tabellen til et område.

Sådan tilføjes flere subtotaler i Excel (indlejrede subtotaler)

Det foregående eksempel viste, hvordan man indsætter et niveau af subtotaler. Lad os nu gå videre og tilføje subtotaler for indre grupper inden for de tilsvarende ydre grupper. Mere specifikt vil vi gruppere vores eksempeldata efter Region først, og derefter opdele den efter Varen .

1. Sortere data efter flere kolonner

Når du indsætter indlejrede subtotaler i Excel, er det vigtigt, at du sorterer dataene i alle de kolonner, som du vil gruppere dine subtotaler efter. For at gøre dette skal du gå til Data faneblad> Sortere & Filtrere gruppe, skal du klikke på Sortere knap , og tilføje to eller flere sorteringsniveauer:

Du kan finde en detaljeret vejledning i Hvordan man sorterer efter flere kolonner under Sådan sorteres efter flere kolonner.

Resultatet er, at værdierne i de to første kolonner er sorteret i alfabetisk rækkefølge:

2. Indsæt det første niveau af subtotaler

Vælg en vilkårlig celle i din dataliste, og tilføj det første, yderste niveau af subtotaler som vist i det foregående eksempel. Som resultat vil du have Salg og Overskud subtotaler pr. Region :

3. Indsæt indlejrede niveauer af subtotaler

Når de ydre subtotaler er på plads, skal du klikke på Data > Subtotaler igen for at tilføje et indre subtotalniveau:

• I den Ved hver ændring i feltet, skal du vælge den anden kolonne, du vil gruppere dine data efter.
• I den Brug funktion boksen, vælg den ønskede oversigtsfunktion.
• Under Tilføj subtotal til , vælg den eller de kolonner, som du vil beregne subtotaler for. Det kan være den samme kolonne eller de samme kolonner som i de ydre subtotaler eller andre kolonner.

Endelig skal du rydde Udskift nuværende subtotaler Det er nøglepunktet, der forhindrer, at det ydre niveau af subtotalerne overskrives.

Gentag dette trin for at tilføje flere indlejrede subtotaler, hvis det er nødvendigt.

I dette eksempel vil det indre subtotalniveau gruppere data efter den Varen kolonnen og summerer værdierne i Salg og Overskud søjler:

Som resultat heraf beregner Excel totalerne for hver post inden for hver region, som vist i nedenstående skærmbillede:

Af hensyn til pladsen er det Region øst gruppen udvides for at vise de indlejrede Varen subtotaler, og 3 andre regionsgrupper er klappet sammen (i det følgende afsnit forklares det, hvordan du gør: Vis eller skjul subtotaloplysninger).

Tilføj forskellige subtotaler for den samme kolonne

Når du bruger subtotaler i Excel, er du ikke begrænset til kun at indsætte én subtotal pr. kolonne. Faktisk kan du opsummere data i den samme kolonne med så mange forskellige funktioner, som du vil.

I vores eksempeltabel kunne vi f.eks. ud over regionstotalerne også vise et gennemsnit for de Salg og Overskud søjler:

For at få et resultat, der ligner det, du ser i skærmbilledet ovenfor, skal du udføre de trin, der er beskrevet i Sådan tilføjer du flere subtotaler i Excel. Husk blot at slette Udskift nuværende subtotaler feltet hver gang du tilføjer det andet og alle efterfølgende niveauer af subtotaler.

Sådan bruger du subtotaler i Excel

Nu hvor du ved, hvordan du kan lave subtotaler i Excel for straks at få et resumé for forskellige grupper af data, vil følgende tips hjælpe dig med at få fuld kontrol over Excel-funktionen Subtotal.

Vis eller skjul subtotaloplysninger

Hvis du vil vise dataoversigten, dvs. kun subtotaler og totaler, skal du klikke på et af symbolerne for konturerne der vises i øverste venstre hjørne af regnearket:

• Nummer 1 viser kun de samlede totaler.
• Det sidste tal viser både subtotaler og individuelle værdier.
• Mellemtallene viser grupperinger. Afhængigt af hvor mange subtotaler du har indsat i dit regneark, kan der være et, to, tre eller flere mellemtallene i overskriften.

Klik på nummer 2 i vores regneark for at få vist den første gruppering efter Region :

Eller klik på nummer 3 for at få vist de indlejrede subtotaler efter Varen :

Sådan vises eller skjules datarækker for individuelle subtotaler , bruge og symboler.

Eller klik på Vis detaljer og Skjul detaljer på knapperne på Data under fanen, i fanen Oversigt gruppe.

Kopier kun subtotalrækker

Som du kan se, er det nemt at bruge subtotal i Excel... indtil du skal kopiere subtotalerne til et andet sted.

Den mest indlysende måde, der falder mig ind - vis de ønskede subtotaler, og kopier derefter disse rækker til et andet sted - virker ikke! Excel kopierer og indsætter alle rækker, ikke kun de synlige rækker, der er inkluderet i markeringen.

Hvis du kun vil kopiere de synlige rækker med subtotaler, skal du udføre disse trin:

1. Vis kun de subtotalrækker, som du vil kopiere, ved hjælp af konturnumre eller plus- og minussymboler.
2. Vælg en celle med subtotal, og tryk derefter på Ctrl+A for at vælge alle celler.
3. Med subtotalerne markeret skal du gå til Hjem faneblad> Redigering af gruppe, og klik på Find & Vælg > Gå til Special...

Tip. I stedet for at bruge Gå til Special kan du trykke på Alt + ; for kun at markere synlige celler.

Færdig! Resultatet er, at du blot har kopieret dataoversigten til et andet regneark. Bemærk venligst, at denne metode kopierer subtotal værdier og ikke formlerne:

Tip. Du kan bruge det samme trick til at ændre formatering af alle subtotalrækker i ét hug.

Sådan ændrer du subtotaler

For hurtigt at ændre de eksisterende subtotaler skal du blot gøre følgende:

1. Vælg en vilkårlig subtotalcelle.
2. Gå til Data fanen, og klik på Subtotal .
3. I den Subtotal dialogboksen kan du foretage de ønskede ændringer vedrørende nøglespalten, oversigtsfunktionen og de værdier, der skal subtotaliseres.
4. Sørg for, at den Udskift nuværende subtotaler feltet er markeret.
5. Klik på OK.

Bemærk: Hvis der er tilføjet flere subtotaler for det samme datasæt, er det ikke muligt at redigere dem. Den eneste måde er at fjerne alle eksisterende subtotaler og derefter indsætte dem på ny.

Sådan fjerner du subtotaler i Excel

Du kan fjerne subtotaler ved at følge disse trin:

1. Vælg en celle i området for subtotaler.
2. Gå til Data faneblad> Oversigt gruppe, og klik på Subtotal .
3. I den Subtotal dialogboksen, skal du klikke på Fjern alle knap.

Dette vil fjerne grupperingen af dine data og slette alle de eksisterende subtotaler.

Ud over Excel-funktionen Subtotal, der indsætter subtotaler automatisk, er der en "manuel" måde at tilføje subtotaler i Excel på - ved at bruge funktionen SUBTOTAL. Det giver endnu mere alsidighed, og den ovenfor linkede tutorial viser et par nyttige tricks.