De handleiding legt uit hoe u de functie Excel Subtotaal kunt gebruiken om automatisch verschillende groepen cellen op te tellen, te tellen of te middelen. U leert ook hoe u de details van het subtotaal kunt weergeven of verbergen, alleen rijen met subtotalen kunt kopiëren en subtotalen kunt verwijderen.

Werkbladen met veel gegevens kunnen er vaak onoverzichtelijk en moeilijk te begrijpen uitzien. Gelukkig biedt Microsoft Excel een krachtige Subtotaal-functie waarmee u snel verschillende groepen gegevens kunt samenvatten en een overzicht voor uw werkbladen kunt maken. Klik op de volgende links voor meer informatie.

Wat is Subtotaal in Excel?

In het algemeen is een subtotaal de som van een reeks getallen, die dan bij een andere reeks(en) getallen wordt opgeteld om het eindtotaal te maken.

In Microsoft Excel is de functie Subtotaal niet beperkt tot het optellen van deelverzamelingen van waarden binnen een gegevensverzameling. U kunt uw gegevens groeperen en samenvatten met behulp van SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX en andere functies. Bovendien wordt een hiërarchie van groepen gecreëerd, bekend als een overzicht, waarmee u de details van elk subtotaal kunt weergeven of verbergen, of alleen een samenvatting van de subtotalen en het totaal kunt bekijken.totalen.

Zo kunnen uw Excel-subtotalen er bijvoorbeeld uitzien:

Hoe subtotalen invoegen in Excel

Voer de volgende stappen uit om snel subtotalen toe te voegen in Excel.

1. Organiseer de brongegevens

De functie Excel Subtotaal vereist dat de brongegevens in de juiste volgorde zijn gerangschikt en geen lege rijen bevatten.

Dus, voordat u subtotalen toevoegt, zorg ervoor dat u sorteren de kolom waarop u uw gegevens wilt groeperen. De eenvoudigste manier om dit te doen, is te klikken op de Filter knop op de Gegevens tabblad, klik dan op de filterpijl, en selecteer om te sorteren van A naar Z of van Z naar A:

Om lege cellen te verwijderen zonder uw gegevens te verknoeien, volgt u deze richtlijnen: Hoe verwijdert u alle lege rijen in Excel.

2. Subtotalen toevoegen

Selecteer een willekeurige cel in uw dataset, ga naar de Gegevens tab> Schets groep, en klik op Subtotaal .

Tip. Als u alleen subtotalen wilt toevoegen voor een deel van uw gegevens, selecteer dan het gewenste bereik voordat u op de knop Subtotaal knop.

3. Definieer de subtotaalopties

In het dialoogvenster Subtotaal geeft u de drie belangrijkste dingen aan - op welke kolom u wilt groeperen, welke samenvattingsfunctie u wilt gebruiken en welke kolommen u wilt aftrekken:

• In de Bij elke verandering in doos Selecteer de kolom met de gegevens waarop u wilt groeperen.
• In de Functiebox gebruiken kies een van de volgende functies:
  • Som - tel de nummers op.
  • Count - tel niet-lege cellen (dit voegt Subtotaalformules in met de COUNTA-functie).
  • Gemiddelde - bereken het gemiddelde van getallen.
  • Max - geeft de grootste waarde.
  • Min - geeft de kleinste waarde.
  • Product - bereken het product van cellen.
  • Nummers tellen - cellen met getallen tellen (hiermee worden Subtotaalformules met de functie TELLEN ingevoegd).
  • StdDev - bereken de standaardafwijking van een populatie op basis van een steekproef van getallen.
  • StdDevp - geeft de standaardafwijking op basis van een gehele getallenpopulatie.
  • Var - de variantie van een populatie schatten op basis van een steekproef van getallen.
  • Varp - schatting van de variantie van een populatie op basis van een hele populatie getallen.
• Onder Subtotaal toevoegen aan Schakel het selectievakje in voor elke kolom die u wilt aftrekken.

In dit voorbeeld groeperen we de gegevens volgens de Regio kolom, en gebruik de SUM-functie om de getallen in de Verkoop en Winst kolommen.

Bovendien kunt u een van de volgende opties selecteren:

• Om een automatische pagina-einde in te voegen na elk subtotaal, selecteert u de optie Pagina pauze tussen groepen doos.
• Om een samenvattende rij boven de rij met details weer te geven, verwijdert u de Samenvatting van onderstaande gegevens Om een overzichtsrij onder de detailrij te tonen, schakelt u dit selectievakje in (meestal standaard geselecteerd).
• Om bestaande subtotalen te overschrijven, houdt u de Huidige subtotalen vervangen vakje geselecteerd, anders dit vakje wissen.

Klik ten slotte op de OK De subtotalen verschijnen onder elke gegevensgroep, en het eindtotaal wordt toegevoegd aan het einde van de tabel.

Zodra subtotalen in uw werkblad zijn ingevoegd, worden ze automatisch herberekend wanneer u de brongegevens bewerkt.

Tip. Als de subtotalen en het eindtotaal niet opnieuw worden berekend, moet u uw werkmap zo instellen dat de formules automatisch worden berekend ( Bestand > Opties > Formules> Berekeningsopties > Werkboek berekening > Automatisch ).

3 dingen die u moet weten over de Excel Subtotaal functie

Excel Subtotaal is zeer krachtig en veelzijdig, en tegelijkertijd is het een zeer specifieke functie in termen van hoe het gegevens berekent. Hieronder vindt u de gedetailleerde uitleg van de specifieke kenmerken van Subtotaal.

1. Alleen zichtbare rijen worden gesubtotaliseerd

In wezen berekent Excel Subtotaal waarden in zichtbare cellen en negeert het uitgefilterde rijen. Het omvat echter ook waarden in rijen die handmatig zijn verborgen, d.w.z. de rijen die zijn verborgen door gebruik te maken van de optie Rijen verbergen commando op de Home tab> Cellen groep> Formaat > Verbergen & verbergen of door rechts te klikken op de rijen en dan te klikken op Verberg In de volgende paragrafen worden de technische details uitgelegd.

Door toepassing van de functie Subtotaal in Excel worden automatisch SUBTOTAL-formules gemaakt die een bepaald type berekening uitvoeren, zoals som, telling, gemiddelde, enz:

• 1 - 11 negeren uitgefilterde cellen, maar omvatten handmatig verborgen rijen.
• 101 - 111 negeren alle verborgen rijen (handmatig uitgefilterd en verborgen).

De Excel Subtotaal functie voegt formules in met functienummer 1-11.

In het bovenstaande voorbeeld creëert het invoegen van subtotalen met de functie Som deze formule: SUBTOTAAL(9, C2:C5) Waarbij 9 staat voor de SUM-functie, en C2:C5 de eerste groep cellen is om te subtotaliseren.

Als je filtert, zeg maar, Citroenen en Sinaasappels worden ze automatisch uit de subtotalen verwijderd. Als u die rijen echter handmatig verbergt, worden ze wel in de subtotalen opgenomen. Onderstaande afbeelding illustreert het verschil:

Naar handmatig verborgen rijen uitsluiten zodat alleen zichtbare cellen worden berekend, wijzigt u de Subtotaal-formule door het functienummer 1-11 te vervangen door het overeenkomstige nummer 101-111.

In ons voorbeeld, om alleen zichtbare cellen op te tellen exclusief handmatig verborgen rijen, wijzigt u SUBTOTAL( 9 , C2:C5) naar SUBTOTAL( 109 C2:C5):

Voor meer informatie over het gebruik van subtotaalformules in Excel kunt u de handleiding over de SUBTOTAL-functie raadplegen.

2. De eindtotalen worden berekend op basis van de oorspronkelijke gegevens.

De functie Excel Subtotaal berekent eindtotalen uit de oorspronkelijke gegevens, niet uit de subtotaalwaarden.

Door bijvoorbeeld subtotalen in te voegen met de functie Gemiddelde wordt het grote gemiddelde berekend als een rekenkundig gemiddelde van alle oorspronkelijke waarden in de cellen C2:C19, waarbij de waarden in de rijen met subtotalen worden verwaarloosd. Vergelijk gewoon de volgende schermafbeeldingen om het verschil te zien:

3. Subtotalen zijn niet beschikbaar in Excel-tabellen

Als de knop Subtotaal grijs is weergegeven op uw lint, dan werkt u waarschijnlijk met een Excel-tabel. Aangezien de functie Subtotaal niet kan worden gebruikt met Excel-tabellen, moet u uw tabel eerst converteren naar een gewoon bereik. Bekijk deze handleiding voor de gedetailleerde stappen: Hoe Excel-tabel converteren naar bereik.

Hoe meerdere subtotalen toevoegen in Excel (geneste subtotalen)

Het vorige voorbeeld liet zien hoe je één niveau van subtotalen kunt invoegen. En nu gaan we verder en voegen we subtotalen toe voor binnenste groepen binnen de corresponderende buitenste groepen. Meer specifiek zullen we onze voorbeeldgegevens groeperen per Regio eerst, en dan afbreken door Item .

1. Sorteer gegevens op verschillende kolommen

Bij het invoegen van geneste subtotalen in Excel is het belangrijk dat u de gegevens sorteert in alle kolommen waarop u uw subtotalen wilt groeperen. Ga hiervoor naar het menu Gegevens tab> Sorteren en filteren groep, klik op de Sorteer knop , en voeg twee of meer sorteerniveaus toe:

Voor gedetailleerde instructies, zie Hoe sorteren op verschillende kolommen.

Het resultaat is dat de waarden in de eerste twee kolommen in alfabetische volgorde zijn gesorteerd:

2. Voeg het eerste niveau van subtotalen in

Selecteer een willekeurige cel in uw gegevenslijst en voeg het eerste, buitenste niveau van subtotalen toe zoals in het vorige voorbeeld. Als resultaat hebt u dan Verkoop en Winst subtotalen per Regio :

3. Geneste niveaus van subtotalen invoegen

Met de buitenste subtotalen op hun plaats klikt u op Gegevens > Subtotalen om een intern subtotaal niveau toe te voegen:

• In de Bij elke verandering in selecteert u de tweede kolom waarop u uw gegevens wilt groeperen.
• In de Gebruik functie vak, selecteert u de gewenste samenvattingsfunctie.
• Onder Subtotaal toevoegen aan Selecteer de kolom(len) waarvoor u subtotalen wilt berekenen. Dit kunnen dezelfde kolom(len) zijn als in de buitenste subtotalen of andere.

Maak ten slotte de Huidige subtotalen vervangen vak. Het is het sleutelpunt dat voorkomt dat het buitenste niveau van subtotalen wordt overschreven.

Herhaal deze stap om meer geneste subtotalen toe te voegen, indien nodig.

In dit voorbeeld zal het binnenste subtotaalniveau gegevens groeperen volgens de Item kolom, en som de waarden op in Verkoop en Winst kolommen:

Als resultaat berekent Excel de totalen voor elk item binnen elke regio, zoals in de onderstaande schermafbeelding:

Omwille van de ruimte is de Regio Oost groep wordt uitgebreid om de geneste Item subtotalen, en 3 andere regiogroepen worden ingeklapt (in het volgende deel wordt uitgelegd hoe dat moet: Subtotalen weergeven of verbergen).

Verschillende subtotalen voor dezelfde kolom toevoegen

Bij het gebruik van subtotalen in Excel bent u niet beperkt tot het invoegen van slechts één subtotaal per kolom. In feite kunt u gegevens in dezelfde kolom samenvatten met zoveel verschillende functies als u wilt.

Bijvoorbeeld, in onze voorbeeldtabel zouden we naast de Regio-totalen een gemiddelde kunnen weergeven voor de Verkoop en Winst kolommen:

Om een resultaat te krijgen dat lijkt op wat u in de bovenstaande schermafbeelding ziet, voert u de stappen uit die zijn beschreven in Hoe voeg ik meerdere subtotalen toe in Excel. Vergeet niet om de Huidige subtotalen vervangen vakje telkens wanneer u het tweede en alle volgende niveaus van subtotalen toevoegt.

Hoe subtotalen gebruiken in Excel

Nu u weet hoe u subtotalen kunt maken in Excel om direct een overzicht te krijgen voor verschillende groepen gegevens, helpen de volgende tips u om de functie Excel Subtotaal volledig onder controle te krijgen.

Subtotaal details tonen of verbergen

Om de samenvatting van de gegevens weer te geven, d.w.z. alleen subtotalen en eindtotalen, klikt u op een van de overzichtssymbolen die verschijnen in de linkerbovenhoek van je werkblad:

• Nummer 1 geeft alleen de eindtotalen weer.
• Het laatste getal geeft zowel subtotalen als individuele waarden weer.
• Afhankelijk van het aantal subtotalen dat u in uw werkblad hebt ingevoegd, kunnen er één, twee, drie of meer tussenliggende getallen in het schema staan.

In ons voorbeeldwerkblad klikt u op nummer 2 om de eerste groepering weer te geven per Regio :

Of klik op nummer 3 om de geneste subtotalen weer te geven per Item :

Om gegevensrijen weer te geven of te verbergen voor individuele subtotalen gebruik de en symbolen.

Of klik op de Details tonen en Details verbergen knoppen op de Gegevens tabblad, in de Schets groep.

Alleen subtotaalrijen kopiëren

Zoals u ziet, is het gebruik van Subtotaal in Excel gemakkelijk... totdat het erop aankomt alleen subtotalen naar ergens anders te kopiëren.

De meest voor de hand liggende manier die mij te binnen schiet - de gewenste subtotalen weergeven, en dan die rijen kopiëren naar een andere locatie - werkt niet! Excel zal alle rijen kopiëren en plakken, niet alleen de zichtbare rijen die in de selectie zijn opgenomen.

Voer de volgende stappen uit om alleen de zichtbare rijen met subtotalen te kopiëren:

1. Geef alleen de subtotaalrijen weer die u wilt kopiëren met behulp van contournummers of plus- en minsymbolen.
2. Selecteer een willekeurige subtotaalcel en druk vervolgens op Ctrl+A om alle cellen te selecteren.
3. Met de subtotalen geselecteerd, ga naar de Home tab> Bewerken van groep, en klik op Vinden & selecteren > Ga naar Speciale...

Tip. In plaats van de Ga naar Speciale functie kunt u op Alt + ; drukken om alleen zichtbare cellen te selecteren.

Klaar! Als resultaat heeft u alleen het gegevensoverzicht gekopieerd naar een ander werkblad. Let op, deze methode kopieert de subtotale waarden en niet de formules:

Tip. U kunt dezelfde truc gebruiken om de opmaak van alle subtotale rijen in één klap.

Hoe subtotalen wijzigen

Om snel de bestaande subtotalen te wijzigen, doet u het volgende:

1. Selecteer een willekeurige subtotaalcel.
2. Ga naar de Gegevens en klik op Subtotaal .
3. In de Subtotaal dialoogvenster, breng alle gewenste wijzigingen aan met betrekking tot de sleutelkolom, de samenvattingsfunctie en de te subtoteren waarden.
4. Zorg ervoor dat de Huidige subtotalen vervangen vakje is geselecteerd.
5. Klik op OK.

Opmerking. Als meerdere subtotalen werden toegevoegd voor dezelfde dataset, is het niet mogelijk ze te bewerken. De enige manier is alle bestaande subtotalen te verwijderen en ze opnieuw in te voegen.

Hoe subtotalen verwijderen in Excel

Volg deze stappen om subtotalen te verwijderen:

1. Selecteer een cel in het subtotalenbereik.
2. Ga naar de Gegevens tab> Schets groep, en klik op Subtotaal .
3. In de Subtotaal dialoogvenster, klik op de Alles verwijderen knop.

Hierdoor worden uw gegevens gehergroepeerd en worden alle bestaande subtotalen verwijderd.

Naast de Excel Subtotaal functie die automatisch subtotalen invoegt, is er een "handmatige" manier om subtotalen toe te voegen in Excel - door gebruik te maken van de SUBTOTAL functie. Deze biedt nog meer veelzijdigheid, en de hierboven gelinkte handleiding toont een paar handige trucs.