Tutorial ini menjelaskan cara menggunakan fitur Subtotal Excel untuk menjumlahkan, menghitung, atau rata-rata kelompok sel yang berbeda secara otomatis. Anda juga akan belajar cara menampilkan atau menyembunyikan detail subtotal, hanya menyalin baris subtotal, dan cara menghapus subtotal.

Lembar kerja dengan banyak data sering kali terlihat berantakan dan sulit dipahami. Untungnya, Microsoft Excel menyediakan fitur Subtotal yang kuat yang memungkinkan Anda dengan cepat meringkas berbagai kelompok data dan membuat garis besar untuk lembar kerja Anda. Silakan klik tautan berikut untuk mempelajari detailnya.

Apa itu Subtotal di Excel?

Secara umum, subtotal adalah jumlah dari sekumpulan angka, yang kemudian ditambahkan ke sekumpulan angka lain untuk membuat total keseluruhan.

Di Microsoft Excel, fitur Subtotal tidak terbatas hanya untuk menjumlahkan subset nilai dalam kumpulan data. Ini memungkinkan Anda untuk mengelompokkan dan meringkas data Anda menggunakan SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, dan fungsi lainnya. Selain itu, ini menciptakan hierarki grup, yang dikenal sebagai garis besar, yang memungkinkan Anda menampilkan atau menyembunyikan detail untuk setiap subtotal, atau hanya melihat ringkasan subtotal dan grandtotal.

Misalnya, seperti inilah tampilan subtotal Excel Anda:

Cara memasukkan subtotal di Excel

Untuk menambahkan subtotal dengan cepat di Excel, lakukan langkah-langkah berikut.

1. Mengatur sumber data

Fitur Excel Subtotal mengharuskan data sumber diatur dalam urutan yang benar dan tidak boleh berisi baris kosong.

Jadi, sebelum menambahkan subtotal, pastikan untuk sortir kolom yang Anda inginkan untuk mengelompokkan data Anda. Cara termudah untuk melakukan ini, adalah klik tombol Filter tombol pada Data tab, kemudian klik tanda panah filter, dan pilih untuk mengurutkan A ke Z atau Z ke A:

Untuk menghapus sel kosong tanpa mengacaukan data Anda, ikuti panduan ini: Cara menghapus semua baris kosong di Excel.

2. Tambahkan subtotal

Pilih sel mana pun di dalam dataset Anda, buka Data tab> Garis besar kelompok, dan klik Subtotal .

Tip. Jika Anda ingin menambahkan subtotal hanya untuk beberapa bagian dari data Anda, pilih rentang yang diinginkan sebelum mengklik tombol Subtotal tombol.

3. Tentukan opsi subtotal

Dalam kotak dialog Subtotal, tentukan tiga hal utama - kolom mana yang akan dikelompokkan, fungsi ringkasan apa yang akan digunakan, dan kolom mana yang akan disubtotal:

• Dalam Pada setiap perubahan dalam kotak pilih kolom yang berisi data yang ingin Anda kelompokkan.
• Dalam Gunakan kotak fungsi pilih salah satu fungsi berikut ini:
  • Jumlah - menjumlahkan angka-angka.
  • Hitung - hitung sel yang tidak kosong (ini akan memasukkan rumus Subtotal dengan fungsi COUNTA).
  • Rata-rata - menghitung rata-rata angka.
  • Max - mengembalikan nilai terbesar.
  • Min - mengembalikan nilai terkecil.
  • Produk - menghitung produk sel.
  • Hitung Angka - menghitung sel yang berisi angka (ini akan memasukkan rumus Subtotal dengan fungsi COUNT).
  • StdDev - menghitung deviasi standar populasi berdasarkan sampel angka.
  • StdDevp - mengembalikan deviasi standar berdasarkan seluruh populasi angka.
  • Var - memperkirakan varians dari suatu populasi berdasarkan sampel angka.
  • Varp - mengestimasi varians dari suatu populasi berdasarkan seluruh populasi angka.
• Di bawah Tambahkan subtotal ke pilih kotak centang untuk setiap kolom yang ingin Anda subtotal.

Dalam contoh ini, kita mengelompokkan data berdasarkan Wilayah dan menggunakan fungsi SUM untuk menjumlahkan angka-angka dalam kolom Penjualan dan Keuntungan kolom.

Selain itu, Anda dapat memilih salah satu opsi berikut ini:

• Untuk menyisipkan jeda halaman otomatis setelah setiap subtotal, pilih tombol Halaman istirahat di antara kelompok kotak.
• Untuk menampilkan baris rangkuman di atas baris detail, kosongkan Ringkasan data di bawah ini Untuk menampilkan baris ringkasan di bawah baris rincian, pilih kotak centang ini (biasanya dipilih secara default).
• Untuk menimpa subtotal yang sudah ada, pertahankan Ganti subtotal saat ini dipilih, jika tidak, kosongkan kotak ini.

Terakhir, klik tombol OK Subtotal akan muncul di bawah masing-masing kelompok data, dan total keseluruhan akan ditambahkan ke akhir tabel.

Setelah subtotal dimasukkan ke dalam lembar kerja Anda, mereka akan menghitung ulang secara otomatis saat Anda mengedit data sumber.

Tip. Jika subtotal dan total keseluruhan tidak dihitung ulang, pastikan untuk mengatur buku kerja Anda untuk secara otomatis menghitung rumus ( Berkas > Opsi > Rumus> Opsi penghitungan > Perhitungan Buku Kerja > Otomatis ).

3 hal yang harus Anda ketahui tentang fitur Subtotal Excel

Subtotal Excel sangat kuat dan serbaguna, dan pada saat yang sama itu adalah fitur yang sangat spesifik dalam hal cara menghitung data. Di bawah ini, Anda akan menemukan penjelasan rinci tentang kekhususan Subtotal.

1. Hanya baris yang terlihat yang disubtotalkan

Intinya, Excel Subtotal menghitung nilai dalam sel yang terlihat dan mengabaikan baris yang difilter. Namun, itu termasuk nilai dalam baris yang disembunyikan secara manual, yaitu baris yang disembunyikan dengan menggunakan Sembunyikan Baris perintah pada Rumah tab> Sel kelompok> Format > Sembunyikan &; Perlihatkan atau dengan mengklik kanan baris, lalu mengklik Sembunyikan Beberapa paragraf berikut ini menjelaskan teknisnya.

Menerapkan fitur Subtotal di Excel secara otomatis membuat rumus SUBTOTAL yang melakukan jenis kalkulasi tertentu seperti jumlah, hitungan, rata-rata, dll. Fungsi ini ditentukan oleh angka di argumen pertama (function_num) yang termasuk dalam salah satu set berikut:

• 1 - 11 mengabaikan sel yang difilter, tetapi menyertakan baris yang disembunyikan secara manual.
• 101 - 111 mengabaikan semua baris tersembunyi (disaring dan disembunyikan secara manual).

Excel Subtotal Fitur Excel menyisipkan rumus dengan nomor fungsi 1-11.

Dalam contoh di atas, memasukkan subtotal dengan fungsi Sum membuat rumus ini: SUBTOTAL(9, C2:C5) . Di mana 9 mewakili fungsi SUM, dan C2: C5 adalah kelompok sel pertama yang akan disubtotal.

Jika Anda menyaring, katakanlah, Lemon dan Jeruk Namun, jika Anda menyembunyikan baris-baris tersebut secara manual, baris-baris tersebut akan dimasukkan ke dalam subtotal. Gambar di bawah ini mengilustrasikan perbedaannya:

Untuk mengecualikan baris yang disembunyikan secara manual sehingga hanya sel yang terlihat yang dihitung, ubah rumus Subtotal dengan mengganti nomor fungsi 1-11 dengan nomor yang sesuai 101-111.

Dalam contoh kita, untuk menjumlahkan hanya sel yang terlihat tidak termasuk baris yang tersembunyi secara manual, ubah SUBTOTAL( 9 C2:C5) ke SUBTOTAL( 109 C2:C5):

Untuk informasi lebih lanjut tentang penggunaan rumus Subtotal di Excel, silakan lihat tutorial fungsi SUBTOTAL.

2. Total keseluruhan dihitung dari data asli

Excel Subtotal Fitur Excel menghitung total keseluruhan dari data asli, bukan dari nilai subtotal.

Misalnya, memasukkan subtotal dengan fungsi Average menghitung Grand Average sebagai rata-rata aritmatika dari semua nilai asli di sel C2: C19, mengabaikan nilai di baris subtotal. Bandingkan saja tangkapan layar berikut untuk melihat perbedaannya:

3. Subtotal tidak tersedia dalam tabel Excel

Jika tombol Subtotal berwarna abu-abu pada ribbonmu, maka kemungkinan besar kamu sedang bekerja dengan tabel Excel. Karena fitur Subtotal tidak bisa digunakan dengan tabel Excel, maka kamu perlu merubah tabelmu menjadi range biasa terlebih dahulu. Silahkan lihat tutorial ini untuk langkah detilnya: Bagaimana cara merubah tabel Excel menjadi range.

Cara menambahkan beberapa subtotal di Excel (subtotal bersarang)

Contoh sebelumnya menunjukkan cara menyisipkan satu tingkat subtotal. Dan sekarang, mari kita lanjutkan dan menambahkan subtotal untuk kelompok dalam di dalam kelompok luar yang sesuai. Lebih khusus lagi, kita akan mengelompokkan data sampel kita berdasarkan Wilayah terlebih dahulu, dan kemudian memecahnya dengan Barang .

1. Urutkan data berdasarkan beberapa kolom

Saat memasukkan subtotal bersarang di Excel, penting bagi Anda untuk mengurutkan data di semua kolom yang Anda inginkan untuk mengelompokkan subtotal Anda. Data tab> Urutkan &; Saring kelompok, klik tombol Sortir tombol , dan menambahkan dua atau lebih level penyortiran:

Untuk instruksi rinci, lihat Bagaimana mengurutkan berdasarkan beberapa kolom.

Hasilnya, nilai dalam dua kolom pertama diurutkan menurut urutan abjad:

2. Masukkan subtotal tingkat pertama

Pilih sel mana pun dalam daftar data Anda, dan tambahkan subtotal pertama, tingkat luar, seperti yang ditunjukkan dalam contoh sebelumnya. Hasilnya, Anda akan memiliki Penjualan dan Keuntungan subtotal per Wilayah :

3. Sisipkan tingkat subtotal bersarang

Dengan subtotal luar di tempatnya, klik Data > Subtotal lagi untuk menambahkan level subtotal bagian dalam:

• Dalam Pada setiap perubahan dalam kotak, pilih kolom kedua yang Anda inginkan untuk mengelompokkan data Anda.
• Dalam Gunakan fungsi kotak, pilih fungsi ringkasan yang diinginkan.
• Di bawah Tambahkan subtotal ke , pilih kolom yang ingin Anda hitung subtotalnya. Ini bisa berupa kolom yang sama seperti di subtotal luar atau yang berbeda.

Terakhir, bersihkan Ganti subtotal saat ini Ini adalah titik kunci yang mencegah penimpaan tingkat luar subtotal.

Ulangi langkah ini untuk menambahkan lebih banyak subtotal bersarang, jika diperlukan.

Dalam contoh ini, level subtotal bagian dalam akan mengelompokkan data berdasarkan Barang kolom, dan menjumlahkan nilai-nilai dalam Penjualan dan Keuntungan kolom:

Hasilnya, Excel akan menghitung total untuk setiap item dalam setiap wilayah, seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar di bawah ini:

Demi ruangan, maka Wilayah Timur grup diperluas untuk menampilkan Barang subtotal, dan 3 kelompok wilayah lainnya diciutkan (bagian berikut ini menjelaskan bagaimana melakukan ini: Menampilkan atau menyembunyikan rincian subtotal).

Menambahkan subtotal yang berbeda untuk kolom yang sama

Saat menggunakan subtotal di Excel, Anda tidak terbatas hanya memasukkan satu subtotal per kolom. Faktanya, Anda dapat meringkas data di kolom yang sama dengan fungsi berbeda sebanyak yang Anda inginkan.

Contohnya, dalam tabel sampel kita, selain total Wilayah, kita bisa menampilkan rata-rata untuk Penjualan dan Keuntungan kolom:

Untuk mendapatkan hasil yang mirip dengan apa yang Anda lihat pada tangkapan layar di atas, lakukan langkah-langkah yang dijelaskan di Cara menambahkan beberapa subtotal di Excel. Ganti subtotal saat ini setiap kali Anda menambahkan subtotal level kedua dan semua level subtotal berikutnya.

Cara menggunakan subtotal di Excel

Sekarang setelah Anda tahu cara melakukan subtotal di Excel untuk langsung mendapatkan ringkasan untuk berbagai grup data, tips berikut akan membantu Anda mendapatkan fitur Excel Subtotal di bawah kendali penuh Anda.

Menampilkan atau menyembunyikan detail subtotal

Untuk menampilkan ringkasan data, yaitu hanya subtotal dan total keseluruhan, klik salah satu simbol garis besar yang muncul di sudut kiri atas lembar kerja Anda:

• Nomor 1 hanya menampilkan total keseluruhan.
• Angka terakhir menampilkan subtotal dan nilai individual.
• Angka di antara menunjukkan pengelompokan. Bergantung pada berapa banyak subtotal yang telah Anda sisipkan di lembar kerja Anda, mungkin ada satu, dua, tiga atau lebih angka di antara dalam garis besar.

Dalam lembar kerja contoh kita, klik nomor 2 untuk menampilkan pengelompokan pertama dengan Wilayah :

Atau, klik nomor 3 untuk menampilkan subtotal bersarang menurut Barang :

Untuk menampilkan atau menyembunyikan baris data untuk subtotal individual , gunakan dan simbol.

Atau, klik tombol Tampilkan Detail dan Sembunyikan Detail tombol pada Data tab, di tab Garis besar kelompok.

Salin hanya baris subtotal

Seperti yang Anda lihat, menggunakan Subtotal di Excel itu mudah... sampai harus menyalin hanya subtotal ke tempat lain.

Cara paling jelas yang terlintas dalam pikiran - menampilkan subtotal yang diinginkan, lalu menyalin baris tersebut ke lokasi lain - tidak akan berhasil! Excel akan menyalin dan menempelkan semua baris, tidak hanya baris yang terlihat yang termasuk dalam pemilihan.

Untuk menyalin hanya baris-baris yang terlihat yang berisi subtotal, lakukan langkah-langkah ini:

1. Tampilkan hanya baris subtotal yang ingin Anda salin dengan menggunakan angka garis besar atau simbol plus dan minus.
2. Pilih sel subtotal mana pun, lalu tekan Ctrl + A untuk memilih semua sel.
3. Dengan subtotal yang dipilih, masuk ke Rumah tab> Penyuntingan kelompok, dan klik Temukan &; Pilih > Pergi ke Special...

Tip. Alih-alih menggunakan Pergi ke Khusus Anda dapat menekan Alt + ; untuk memilih hanya sel yang terlihat.

Selesai! Sebagai hasilnya, Anda hanya memiliki ringkasan data yang disalin ke lembar kerja lain. nilai subtotal dan bukan rumus-rumus:

Tip. Anda bisa menggunakan trik yang sama untuk mengubah memformat dari semua baris subtotal dalam satu gerakan.

Cara mengubah subtotal

Untuk memodifikasi subtotal yang sudah ada dengan cepat, lakukan saja yang berikut ini:

1. Pilih sel subtotal mana pun.
2. Pergi ke Data tab, dan klik Subtotal .
3. Dalam Subtotal kotak dialog, buat perubahan apa pun yang Anda inginkan terkait dengan kolom kunci, fungsi ringkasan, dan nilai yang akan disubtotalkan.
4. Pastikan Ganti subtotal saat ini dipilih.
5. Klik OK.

Catatan. Jika beberapa subtotal ditambahkan untuk dataset yang sama, maka tidak mungkin untuk mengeditnya. Satu-satunya cara adalah dengan menghapus semua subtotal yang ada, dan kemudian menyisipkannya lagi.

Cara menghapus subtotal di Excel

Untuk menghapus subtotal, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Pilih sel mana pun dalam rentang subtotal.
2. Pergi ke Data tab> Garis besar kelompok, dan klik Subtotal .
3. Dalam Subtotal kotak dialog, klik tombol Hapus Semua tombol.

Ini akan memisahkan kelompok data Anda dan menghapus semua subtotal yang ada.

Terlepas dari fitur Excel Subtotal yang menyisipkan subtotal secara otomatis, ada cara "manual" untuk menambahkan subtotal di Excel - dengan menggunakan fungsi SUBTOTAL. Ini memberikan lebih banyak keserbagunaan, dan tutorial yang ditautkan di atas menunjukkan beberapa trik yang berguna.