Ce tutoriel explique comment utiliser la fonction de sous-total d'Excel pour additionner, compter ou calculer automatiquement la moyenne de différents groupes de cellules. Vous apprendrez également à afficher ou à masquer les détails du sous-total, à copier uniquement les lignes de sous-total et à supprimer les sous-totaux.

Les feuilles de travail contenant un grand nombre de données peuvent souvent sembler désordonnées et difficiles à comprendre. Heureusement, Microsoft Excel offre une puissante fonction de sous-total qui vous permet de résumer rapidement différents groupes de données et de créer un plan pour vos feuilles de travail. Veuillez cliquer sur les liens suivants pour en savoir plus.

Qu'est-ce que le sous-total dans Excel ?

En général, le sous-total est la somme d'un ensemble de chiffres, qui est ensuite ajoutée à un ou plusieurs autres ensembles de chiffres pour obtenir le grand total.

Dans Microsoft Excel, la fonction de sous-total n'est pas limitée à la totalisation de sous-ensembles de valeurs dans un ensemble de données. Elle vous permet de regrouper et de résumer vos données à l'aide des fonctions SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX et autres. En outre, elle crée une hiérarchie de groupes, connue sous le nom de contour, qui vous permet d'afficher ou de masquer les détails de chaque sous-total, ou de visualiser uniquement un résumé des sous-totaux et du grand total.totaux.

Par exemple, voici à quoi peuvent ressembler vos sous-totaux Excel :

Comment insérer des sous-totaux dans Excel

Pour ajouter rapidement des sous-totaux dans Excel, procédez comme suit.

1. organiser les données sources

La fonction de sous-total d'Excel exige que les données sources soient disposées dans un ordre approprié et ne doivent pas contenir de lignes vides.

Ainsi, avant d'ajouter des sous-totaux, veillez à trier la colonne par laquelle vous voulez regrouper vos données. La façon la plus simple de procéder est de cliquer sur le bouton Filtre sur le bouton Données puis cliquez sur la flèche de filtrage et choisissez de trier de A à Z ou de Z à A :

Pour supprimer les cellules vides sans altérer vos données, veuillez suivre les instructions suivantes : Comment supprimer toutes les lignes vides dans Excel.

2. ajouter des sous-totaux

Sélectionnez n'importe quelle cellule de votre ensemble de données, allez dans la section Données tab> ; Grandes lignes et cliquez sur Sous-total .

Conseil : si vous souhaitez ajouter des sous-totaux uniquement pour une partie de vos données, sélectionnez la plage souhaitée avant de cliquer sur le bouton Sous-total bouton.

3. définir les options du sous-total

Dans la boîte de dialogue Sous-total, spécifiez les trois éléments principaux : la colonne à regrouper, la fonction de résumé à utiliser et les colonnes à sous-totaler :

• Dans le A chaque changement de boîte sélectionnez la colonne contenant les données que vous souhaitez regrouper.
• Dans le Utiliser la boîte de fonctions sélectionnez l'une des fonctions suivantes :
  • Somme - additionnez les chiffres.
  • Count - comptez les cellules non vides (ceci insère les formules de sous-total avec la fonction COUNTA).
  • Moyenne - calcule la moyenne des nombres.
  • Max - retourne la plus grande valeur.
  • Min - renvoie la plus petite valeur.
  • Produit - calcule le produit des cellules.
  • Compter les nombres - comptez les cellules qui contiennent des nombres (cela permet d'insérer des formules de sous-total avec la fonction COUNT).
  • StdDev - calcule l'écart type d'une population à partir d'un échantillon de nombres.
  • StdDevp - renvoie l'écart type basé sur une population entière de nombres.
  • Var - estime la variance d'une population à partir d'un échantillon de nombres.
  • Varp - estime la variance d'une population sur la base d'une population entière de nombres.
• Sous Ajouter le sous-total à sélectionnez la case à cocher de chaque colonne que vous voulez sous-toter.

Dans cet exemple, nous regroupons les données selon les critères suivants Région et utilisez la fonction SUM pour totaliser les chiffres de la colonne Ventes et Profit colonnes.

En outre, vous pouvez choisir l'une des options suivantes :

• Pour insérer un saut de page automatique après chaque sous-total, sélectionnez l'option Saut de page entre les groupes boîte.
• Pour afficher une ligne récapitulative au-dessus de la ligne de détails, désactivez la case à cocher Résumé des données ci-dessous Pour afficher une ligne de résumé sous la ligne de détails, cochez cette case (généralement sélectionnée par défaut).
• Pour écraser les sous-totaux existants, conservez l'attribut Remplacer les sous-totaux actuels sélectionné, sinon désactivez cette case.

Enfin, cliquez sur le bouton OK Les sous-totaux apparaissent sous chaque groupe de données, et le total général est ajouté à la fin du tableau.

Une fois les sous-totaux insérés dans votre feuille de calcul, ils seront recalculés automatiquement lorsque vous modifierez les données sources.

Conseil : si les sous-totaux et le total général ne sont pas recalculés, assurez-vous de configurer votre classeur pour qu'il calcule automatiquement les formules ( Fichier > ; Options > ; Formules> ; Options de calcul > ; Calcul du classeur > ; Automatique ).

3 choses que vous devez savoir sur la fonction de sous-total d'Excel

Le sous-total d'Excel est très puissant et polyvalent, et en même temps c'est une fonction très spécifique en termes de calcul des données. Vous trouverez ci-dessous les explications détaillées des spécificités du sous-total.

1. seules les lignes visibles sont sous-totalisées

Par essence, le sous-total Excel calcule les valeurs dans les cellules visibles et ignore les lignes filtrées. Toutefois, il inclut les valeurs dans les lignes masquées manuellement, c'est-à-dire les lignes qui ont été masquées à l'aide de l'attribut Masquer les rangées sur le Accueil tab> ; Cellules groupe> ; Format > ; Masquer & Démasquer ou en faisant un clic droit sur les lignes, puis en cliquant sur Cacher Les quelques paragraphes suivants expliquent les détails techniques.

L'application de la fonction Sous-total dans Excel crée automatiquement des formules SOUS-TOTAL qui effectuent un type de calcul spécifique tel que la somme, le compte, la moyenne, etc. La fonction est définie par le numéro du premier argument (function_num) qui appartient à l'un des ensembles suivants :

• 1 - 11 ignorent les cellules filtrées, mais incluent les lignes masquées manuellement.
• 101 - 111 ignorent toutes les lignes cachées (filtrées et cachées manuellement).

La fonction de sous-total d'Excel insère des formules avec les numéros de fonction 1 à 11.

Dans l'exemple ci-dessus, l'insertion de sous-totaux avec la fonction Somme crée cette formule : SOUS-TOTAL(9, C2:C5) Où 9 représente la fonction SUM, et C2:C5 est le premier groupe de cellules à sous-total.

Si vous filtrez, dites, Citrons et Oranges Cependant, si vous masquez ces lignes manuellement, elles seront incluses dans les sous-totaux. L'image ci-dessous illustre la différence :

A exclure les lignes cachées manuellement afin que seules les cellules visibles soient calculées, modifiez la formule Sous-total en remplaçant le numéro de fonction 1-11 par le numéro correspondant 101-111.

Dans notre exemple, pour additionner uniquement les cellules visibles en excluant les lignes masquées manuellement, modifiez SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) à SUBTOTAL( 109 ,C2:C5) :

Pour plus d'informations sur l'utilisation des formules de sous-total dans Excel, veuillez consulter le tutoriel sur la fonction SOUS-TOTAL.

2. les grands totaux sont calculés à partir des données originales.

La fonction de sous-total d'Excel calcule les totaux généraux à partir des données d'origine, et non à partir des valeurs des sous-totaux.

Par exemple, l'insertion de sous-totaux avec la fonction Moyenne calcule la grande moyenne en tant que moyenne arithmétique de toutes les valeurs originales dans les cellules C2:C19, en négligeant les valeurs des lignes de sous-totaux. Il suffit de comparer les captures d'écran suivantes pour voir la différence :

3. les sous-totaux ne sont pas disponibles dans les tableaux Excel

Si le bouton Sous-total est grisé sur votre ruban, il est fort probable que vous travaillez avec un tableau Excel. Comme la fonction Sous-total ne peut pas être utilisée avec les tableaux Excel, vous devez d'abord convertir votre tableau en une plage ordinaire. Veuillez consulter ce tutoriel pour les étapes détaillées : Comment convertir un tableau Excel en plage.

Comment ajouter plusieurs sous-totaux dans Excel (sous-totaux imbriqués) ?

L'exemple précédent a montré comment insérer un niveau de sous-totaux. Maintenant, allons plus loin et ajoutons des sous-totaux pour les groupes internes dans les groupes externes correspondants. Plus précisément, nous allons regrouper nos données d'échantillon par Région d'abord, et ensuite le décomposer par Article .

1. trier les données sur plusieurs colonnes

Lorsque vous insérez des sous-totaux imbriqués dans Excel, il est important de trier les données dans toutes les colonnes sur lesquelles vous souhaitez regrouper vos sous-totaux. Données tab> ; Trier et filtrer cliquez sur le bouton Trier bouton , et ajouter deux ou plusieurs niveaux de tri :

Pour des instructions détaillées, veuillez consulter la rubrique Comment trier par plusieurs colonnes.

En conséquence, les valeurs des deux premières colonnes sont triées par ordre alphabétique :

2. insérer le premier niveau de sous-totaux

Sélectionnez n'importe quelle cellule de votre liste de données et ajoutez le premier niveau extérieur de sous-totaux, comme indiqué dans l'exemple précédent. Ventes et Profit sous-totaux par Région :

3. insérer des niveaux imbriqués de sous-totaux

Avec les sous-totaux extérieurs en place, cliquez sur Données > ; Sous-totaux à nouveau pour ajouter un niveau de sous-total interne :

• Dans le A chaque changement de sélectionnez la deuxième colonne par laquelle vous souhaitez regrouper vos données.
• Dans le Fonction d'utilisation sélectionnez la fonction de résumé souhaitée.
• Sous Ajouter le sous-total à Sélectionnez la ou les colonnes pour lesquelles vous souhaitez calculer les sous-totaux, qu'il s'agisse de la même colonne que celle des sous-totaux externes ou de colonnes différentes.

Enfin, effacez le Remplacer les sous-totaux actuels C'est le point clé qui empêche l'écrasement du niveau extérieur des sous-totaux.

Répétez cette étape pour ajouter d'autres sous-totaux imbriqués, si nécessaire.

Dans cet exemple, le niveau de sous-total interne regroupera les données en fonction des éléments suivants Article et additionner les valeurs dans la colonne Ventes et Profit colonnes :

En conséquence, Excel calculera les totaux pour chaque élément dans chaque région, comme le montre la capture d'écran ci-dessous :

Pour des raisons de place, le Région Est est élargi pour afficher le groupe imbriqué Article les sous-totaux, et 3 autres groupes de régions sont réduits (la section suivante explique comment faire : Afficher ou masquer les détails des sous-totaux).

Ajouter différents sous-totaux pour la même colonne

Lorsque vous utilisez des sous-totaux dans Excel, vous n'êtes pas limité à l'insertion d'un seul sous-total par colonne. En fait, vous pouvez résumer les données d'une même colonne avec autant de fonctions différentes que vous le souhaitez.

Par exemple, dans notre tableau d'exemple, en plus des totaux des régions, nous pourrions afficher une moyenne pour les Ventes et Profit colonnes :

Pour obtenir un résultat similaire à celui que vous voyez dans la capture d'écran ci-dessus, effectuez les étapes décrites dans Comment ajouter plusieurs sous-totaux dans Excel. N'oubliez pas d'effacer le champ Remplacer les sous-totaux actuels chaque fois que vous ajoutez le deuxième niveau et tous les niveaux suivants de sous-totaux.

Comment utiliser les sous-totaux dans Excel

Maintenant que vous savez comment faire des sous-totaux dans Excel pour obtenir instantanément un résumé de différents groupes de données, les conseils suivants vous aideront à maîtriser parfaitement la fonction de sous-total d'Excel.

Afficher ou masquer les détails du sous-total

Pour afficher le résumé des données, c'est-à-dire uniquement les sous-totaux et les totaux généraux, cliquez sur l'un des symboles de contour. qui apparaissent dans le coin supérieur gauche de votre feuille de calcul :

• Le numéro 1 affiche uniquement les totaux généraux.
• Le dernier chiffre affiche à la fois les sous-totaux et les valeurs individuelles.
• En fonction du nombre de sous-totaux que vous avez insérés dans votre feuille de calcul, il peut y avoir un, deux, trois ou plusieurs chiffres intermédiaires dans le schéma.

Dans notre exemple de feuille de calcul, cliquez sur le numéro 2 pour afficher le premier regroupement par Région :

Ou bien, cliquez sur le numéro 3 pour afficher les sous-totaux imbriqués par Article :

Pour afficher ou masquer les lignes de données pour sous-totaux individuels utilisez le et des symboles.

Ou bien, cliquez sur le bouton Afficher les détails et Cacher les détails sur l'écran Données dans l'onglet Grandes lignes groupe.

Copier uniquement les lignes de sous-total

Comme vous le voyez, l'utilisation du sous-total dans Excel est facile... jusqu'à ce qu'il s'agisse de copier uniquement les sous-totaux vers un autre endroit.

La solution la plus évidente qui vient à l'esprit - afficher les sous-totaux souhaités, puis copier ces lignes à un autre endroit - ne fonctionne pas ! Excel copiera et collera toutes les lignes, et pas seulement les lignes visibles incluses dans la sélection.

Pour copier uniquement les lignes visibles contenant des sous-totaux, procédez comme suit :

1. Affichez uniquement les lignes de sous-total que vous souhaitez copier en utilisant des numéros de contour ou des symboles plus et moins.
2. Sélectionnez une cellule de sous-total, puis appuyez sur Ctrl+A pour sélectionner toutes les cellules.
3. Avec les sous-totaux sélectionnés, passez à l'onglet Accueil tab> ; Modification de et cliquez sur Trouver et sélectionner > ; Aller à Spécial...

Conseil : au lieu d'utiliser le Aller à Spécial vous pouvez appuyer sur Alt + ; pour ne sélectionner que les cellules visibles.

Le résultat est que le résumé des données a été copié sur une autre feuille de calcul. Veuillez noter que cette méthode copie les données de l'onglet valeurs du sous-total et non les formules :

Astuce : vous pouvez utiliser la même astuce pour modifier l'adresse de l'utilisateur. mise en forme de toutes les lignes de sous-total en un seul coup.

Comment modifier les sous-totaux

Pour modifier rapidement les sous-totaux existants, il suffit de procéder comme suit :

1. Sélectionnez n'importe quelle cellule de sous-total.
2. Allez à la Données et cliquez sur Sous-total .
3. Dans le Sous-total Effectuez toutes les modifications souhaitées concernant la colonne clé, la fonction de résumé et les valeurs à sous-totaliser.
4. Assurez-vous que le Remplacer les sous-totaux actuels est sélectionnée.
5. Cliquez sur OK.

Remarque : si plusieurs sous-totaux ont été ajoutés pour le même ensemble de données, il n'est pas possible de les modifier. La seule solution consiste à supprimer tous les sous-totaux existants, puis à les insérer à nouveau.

Comment supprimer les sous-totaux dans Excel

Pour supprimer les sous-totaux, procédez comme suit :

1. Sélectionnez n'importe quelle cellule dans la plage des sous-totaux.
2. Allez à la Données tab> ; Grandes lignes et cliquez sur Sous-total .
3. Dans le Sous-total cliquez sur le bouton Retirer tout bouton.

Cela va dégrouper vos données et supprimer tous les sous-totaux existants.

Outre la fonction de sous-total d'Excel, qui insère automatiquement des sous-totaux, il existe un moyen "manuel" d'ajouter des sous-totaux dans Excel, à savoir la fonction SOUS-TOTAL, qui offre une plus grande polyvalence et dont le tutoriel ci-dessus présente quelques astuces utiles.