I handledningen förklaras hur du använder Excel-funktionen Totalsumma för att automatiskt summera, räkna eller beräkna medelvärdet för olika grupper av celler. Du lär dig också hur du visar eller döljer detaljerna för subtotalen, hur du kopierar endast rader med subtotal och hur du tar bort subtotaler.

Arbetsblad med många data kan ofta se röriga och svåra att förstå. Som tur är har Microsoft Excel en kraftfull funktion för delsummor som gör att du snabbt kan sammanfatta olika datagrupper och skapa en översikt för dina arbetsblad. Klicka på följande länkar för att få mer information.

Vad är delsumma i Excel?

Generellt sett är subtotal summan av en uppsättning siffror som sedan läggs till en eller flera andra uppsättningar siffror för att få en totalsumma.

I Microsoft Excel är funktionen Deltotal inte begränsad till att bara summera delmängder av värden i en datamängd. Den låter dig gruppera och sammanfatta dina data med hjälp av SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX och andra funktioner. Dessutom skapar den en hierarki av grupper, en så kallad outline, som gör att du kan visa eller dölja detaljerna för varje delsumma, eller bara visa en sammanfattning av delsummorna och totalsumman.totaler.

Så här kan till exempel delningstalen i Excel se ut:

Hur man infogar subtotaler i Excel

Om du snabbt vill lägga till subtotaler i Excel utför du följande steg.

1. Organisera källdata

Excel-funktionen för delsummor kräver att källdata är ordnade i rätt ordning och att de inte innehåller några tomma rader.

Innan du lägger till subtotaler ska du alltså se till att sortera kolumnen som du vill gruppera dina data efter. Det enklaste sättet att göra detta är att klicka på kolumnen Filter på knappen på Uppgifter Klicka sedan på filterpilen och välj att sortera antingen från A till Z eller från Z till A:

Om du vill ta bort tomma celler utan att förstöra dina data följer du de här riktlinjerna: Så här tar du bort alla tomma rader i Excel.

2. Lägg till delsummor

Välj en cell i datasetet, gå till Uppgifter flik> Översikt grupp och klicka på Delsumma .

Tips: Om du vill lägga till subtotaler endast för en del av dina data, välj det önskade intervallet innan du klickar på knappen Delsumma knapp.

3. Definiera alternativen för subtotal

I dialogrutan Deltotal anger du de tre viktigaste sakerna - vilken kolumn som ska grupperas, vilken sammanfattningsfunktion som ska användas och vilka kolumner som ska räknas samman:

• I Vid varje byte av box Välj den kolumn som innehåller de data som du vill gruppera efter.
• I Använd funktionsruta Välj en av följande funktioner:
  • Summa - summera siffrorna.
  • Räkna - räkna icke-tomma celler (detta kommer att infoga formler för delsumma med funktionen COUNTA).
  • Medelvärde - beräknar medelvärdet av siffror.
  • Max - återger det största värdet.
  • Min - återger det minsta värdet.
  • Produkt - beräknar produkten av celler.
  • Räkna siffror - räkna celler som innehåller siffror (detta kommer att infoga formler för delsumma med funktionen Räkna).
  • StdDev - beräknar standardavvikelsen för en population baserat på ett urval av siffror.
  • StdDevp - återger standardavvikelsen baserad på en hel population av siffror.
  • Var - uppskattar variansen för en population utifrån ett urval av siffror.
  • Varp - uppskattar variansen för en population baserat på en hel population av siffror.
• Under Lägg till delsumma till Markera kryssrutan för varje kolumn som du vill summera.

I det här exemplet grupperar vi uppgifterna efter Region kolumnen och använda funktionen SUM för att summera siffrorna i kolumnen Försäljning och Vinst kolumner.

Dessutom kan du välja något av följande alternativ:

• Om du vill infoga en automatisk sidbrytning efter varje delsumma väljer du Sidbrytning mellan grupperna box.
• Om du vill visa en sammanfattningsrad ovanför detaljraden, avmarkerar du Sammanfattning av uppgifterna nedan Om du vill visa en sammanfattningsrad under detaljraden markerar du den här kryssrutan (är vanligtvis markerad som standard).
• Om du vill skriva över befintliga delsummor behåller du Ersätt nuvarande subtotaler markerad, annars ska du avmarkera rutan.

Slutligen klickar du på OK Delbetygen visas under varje datagrupp och totalsumman läggs till i slutet av tabellen.

När subtotaler har lagts in i arbetsbladet kommer de att räknas om automatiskt när du redigerar källdata.

Tips: Om delsummorna och totalsumman inte räknas om, se till att arbetsboken är inställd på att automatiskt beräkna formler ( Fil > Alternativ > Formler> Beräkningsalternativ > Beräkning i arbetsboken > Automatisk ).

3 saker du bör veta om Excel-funktionen Subtotal

Excel Subtotal är mycket kraftfullt och mångsidigt, men samtidigt är det en mycket specifik funktion när det gäller hur den beräknar data. Nedan hittar du detaljerade förklaringar av Subtotalens särdrag.

1. Endast synliga rader räknas samman.

Excel Subtotal beräknar värden i synliga celler och ignorerar bortfiltrerade rader, men inkluderar värden i rader som döljs manuellt, dvs. rader som döljs med hjälp av Dölj rader kommandot på Hem flik> Celler grupp> Format > Dölj & Avsluta , eller genom att högerklicka på raderna och sedan klicka på Dölj I de följande punkterna förklaras de tekniska detaljerna.

Genom att använda funktionen SUBTOTAL i Excel skapas automatiskt SUBTOTAL-formler som utför en specifik beräkningstyp, t.ex. summa, antal, medelvärde etc. Funktionen definieras av numret i det första argumentet (function_num) som tillhör en av följande uppsättningar:

• 1 - 11 ignorerar filtrerade celler, men inkluderar manuellt dolda rader.
• 101 - 111 ignorerar alla dolda rader (filtrerade och dolda manuellt).

Excel-funktionen Subtotal infogar formler med funktionsnummer 1-11.

I exemplet ovan skapas denna formel genom att infoga delsummor med funktionen Summa: DELSUMMA(9, C2:C5) Där 9 representerar funktionen SUM och C2:C5 är den första gruppen av celler som ska summeras.

Om du filtrerar bort, till exempel, Citroner och Apelsiner tas de automatiskt bort från delsummorna. Om du däremot döljer dessa rader manuellt kommer de att ingå i delsummorna. Bilden nedan visar skillnaden:

Till utesluta manuellt dolda rader så att endast synliga celler beräknas, ändrar du formeln Subtotal genom att ersätta funktionsnumret 1-11 med motsvarande nummer 101-111.

I vårt exempel, för att summera endast synliga celler exklusive manuellt dolda rader, ändra SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) till SUBTOTAL( 109 , C2:C5):

För mer information om hur du använder formler för delsumma i Excel, se instruktionen för SUBTOTAL-funktionen.

2. Totalsummor beräknas från de ursprungliga uppgifterna.

Excel-funktionen Totalsumma beräknar totalsumman från de ursprungliga uppgifterna, inte från subtotalvärdena.

Om du till exempel infogar delsummor med funktionen Medelvärde beräknas det stora medelvärdet som ett aritmetiskt medelvärde av alla ursprungliga värden i cellerna C2:C19, utan att ta hänsyn till värdena i delsummoraderna. Jämför bara följande skärmdumpar för att se skillnaden:

3. Subtotaler är inte tillgängliga i Excel-tabeller.

Om knappen Delsumma är grå på bandet arbetar du troligen med en Excel-tabell. Eftersom funktionen Delsumma inte kan användas med Excel-tabeller måste du först konvertera din tabell till ett vanligt intervall. Läs den här handledningen för detaljerade steg: Hur man konverterar en Excel-tabell till ett intervall.

Hur man lägger till flera subtotaler i Excel (inbäddade subtotaler)

Föregående exempel visade hur man infogar en nivå av subtotaler. Nu ska vi gå vidare och lägga till subtotaler för inre grupper inom motsvarande yttre grupper. Mer specifikt kommer vi att gruppera våra provdata efter Region först, och sedan dela upp den efter Artikel .

1. Sortera data efter flera kolumner

När du infogar inbäddade subtotaler i Excel är det viktigt att du sorterar data i alla de kolumner som du vill gruppera dina subtotaler efter. Uppgifter flik> Sortera & Filtrera grupp, klickar du på Sortera knapp , och lägga till två eller fler sorteringsnivåer:

Detaljerade instruktioner finns i Hur man sorterar efter flera kolumner.

Värdena i de två första kolumnerna sorteras i alfabetisk ordning:

2. Infoga den första nivån av subtotaler.

Markera en valfri cell i din datalista och lägg till den första, yttre nivån av delsummor enligt exemplet ovan. Resultatet blir följande Försäljning och Vinst delsummor per Region :

3. Infoga inbäddade nivåer av delsummor

När de yttre subtotalen är på plats klickar du på Uppgifter > Totalsummor igen för att lägga till en inre mellantalsnivå:

• I Vid varje förändring av Välj den andra kolumnen som du vill gruppera data efter.
• I Använd funktion Välj önskad sammanfattningsfunktion.
• Under Lägg till delsumma till Välj den eller de kolumner för vilka du vill beräkna subtotaler. Det kan vara samma kolumn eller kolumner som i de yttre subtotalen eller olika kolumner.

Slutligen, rensa Ersätt nuvarande subtotaler Det är den viktigaste punkten som förhindrar att den yttre nivån av delsummor skrivs över.

Upprepa det här steget för att lägga till fler inbäddade delsummor, om det behövs.

I det här exemplet grupperar den inre subtotalsnivån data enligt Artikel kolumnen och summera värdena i kolumnen Försäljning och Vinst kolumner:

Excel kommer att beräkna totalerna för varje objekt inom varje region, vilket visas i skärmdumpen nedan:

För att skapa utrymme för Östra regionen expanderas för att visa de inbäddade Artikel delsummor, och 3 andra regiongrupper är hopfällda (i följande avsnitt förklaras hur man gör: Visa eller dölja detaljer om delsummor).

Lägg till olika subtotaler för samma kolumn

När du använder delsummor i Excel är du inte begränsad till att bara infoga en delsumma per kolumn. Du kan faktiskt summera data i samma kolumn med så många olika funktioner som du vill.

I vår exempeltabell kan vi till exempel, förutom regionernas totaler, visa ett genomsnitt för Försäljning och Vinst kolumner:

För att få ett resultat som liknar det du ser i skärmbilden ovan, utför de steg som beskrivs i Hur man lägger till flera delsummor i Excel. Kom ihåg att rensa Ersätt nuvarande subtotaler varje gång du lägger till den andra och alla följande nivåer av delsummor.

Hur man använder subtotaler i Excel

Nu när du vet hur du gör subtotaler i Excel för att omedelbart få en sammanfattning av olika datagrupper hjälper följande tips dig att få full kontroll över Excel-funktionen Subtotal.

Visa eller dölja information om delsummor

Om du vill visa sammanfattningen av data, dvs. endast delsummor och slutsummor, klickar du på en av symbolerna för översiktsbilderna. som visas i det övre vänstra hörnet av arbetsbladet:

• Nummer 1 visar endast totalsumman.
• Det sista numret visar både delsummor och enskilda värden.
• Mellanliggande siffror visar grupperingar. Beroende på hur många delsummor du har infogat i arbetsbladet kan det finnas en, två, tre eller fler mellanliggande siffror i översikten.

I vårt exempelarbetsblad klickar du på nummer 2 för att visa den första grupperingen enligt Region :

Eller klicka på nummer 3 för att visa de inbäddade delsummorna med Artikel :

Visa eller dölja datarader för enskilda delsummor , använda och symboler.

Eller klicka på Visa detaljer och Dölj detaljer knapparna på Uppgifter på fliken Översikt grupp.

Kopiera endast rader med subtotal

Som du ser är det enkelt att använda delsumma i Excel... tills det gäller att kopiera endast delsummor till någon annan plats.

Det mest uppenbara sättet att visa de önskade delsummorna och sedan kopiera dessa rader till en annan plats fungerar inte! Excel kopierar och klistrar in alla rader, inte bara de synliga raderna som ingår i urvalet.

Om du bara vill kopiera de synliga raderna som innehåller delsummor utför du följande steg:

1. Visa endast de rader med delsummor som du vill kopiera med hjälp av kontursiffror eller plus- och minussymboler.
2. Markera en cell för subtotal och tryck sedan på Ctrl+A för att markera alla celler.
3. När du har markerat delsummorna går du till Hem flik> Redigering av grupp och klicka på Hitta & Välj > Gå till Special...

Tips: Istället för att använda Gå till Special kan du trycka på Alt + ; för att bara välja synliga celler.

Färdiga! Resultatet är att du bara har kopierat datasammanfattningen till ett annat kalkylblad. Observera att denna metod kopierar delvärden för subtotal och inte formlerna:

Tips: Du kan använda samma knep för att ändra formatering av alla rader med subtotal i ett enda svep.

Hur man ändrar subtotaler

Om du snabbt vill ändra befintliga subtotaler gör du bara följande:

1. Markera en valfri cell för subtotal.
2. Gå till Uppgifter och klickar på Delsumma .
3. I Delsumma gör du de ändringar du vill göra i nyckelkolumnen, sammanfattningsfunktionen och de värden som ska räknas samman.
4. Kontrollera att Ersätt nuvarande subtotaler är markerad.
5. Klicka på OK.

Observera: Om flera subtotaler har lagts till för samma dataset är det inte möjligt att redigera dem. Det enda sättet är att ta bort alla befintliga subtotaler och sedan lägga in dem på nytt.

Hur man tar bort subtotaler i Excel

Följ de här stegen för att ta bort delsummor:

1. Markera en valfri cell i intervallet för delsummor.
2. Gå till Uppgifter flik> Översikt grupp och klicka på Delsumma .
3. I Delsumma dialogrutan, klickar du på Ta bort alla knapp.

Detta kommer att ta bort grupperingen av dina data och radera alla befintliga delsummor.

Förutom Excel-funktionen Subtotal som infogar subtotaler automatiskt finns det ett "manuellt" sätt att lägga till subtotaler i Excel - genom att använda SUBTOTAL-funktionen. Det ger ännu mer mångsidighet och den ovan länkade handledningen visar ett par användbara knep.