Tutorial menerangkan cara menggunakan ciri Excel Subtotal untuk menjumlahkan, mengira atau purata kumpulan sel yang berbeza secara automatik. Anda juga akan belajar cara memaparkan atau menyembunyikan butiran subjumlah, menyalin baris subjumlah sahaja dan cara mengalih keluar subjumlah.

Lembaran kerja yang mempunyai banyak data selalunya kelihatan berselerak dan sukar untuk difahami. Nasib baik, Microsoft Excel menyediakan ciri Subtotal yang berkuasa yang membolehkan anda meringkaskan kumpulan data yang berbeza dengan cepat dan membuat garis besar untuk lembaran kerja anda. Sila klik pada pautan berikut untuk mengetahui butirannya.

Apakah Subtotal dalam Excel?

Secara umumnya, subtotal ialah jumlah set nombor, iaitu kemudian ditambah pada set nombor lain untuk membuat jumlah besar.

Dalam Microsoft Excel, ciri Subtotal tidak terhad kepada hanya menjumlahkan subset nilai dalam set data. Ia membolehkan anda mengumpulkan dan meringkaskan data anda menggunakan SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX dan fungsi lain. Selain itu, ia mewujudkan hierarki kumpulan, dikenali sebagai garis besar, yang membolehkan anda memaparkan atau menyembunyikan butiran untuk setiap subjumlah atau melihat ringkasan subjumlah dan jumlah besar sahaja.

Sebagai contoh, beginilah caranya subtotal Excel anda boleh kelihatan seperti:

Cara untuk memasukkan subtotal dalam Excel

Untuk menambah subtotal dalam Excel dengan cepat, lakukan langkah berikut.

1. Susun data sumber

Ciri Subjumlah Excelke tab Laman Utama > Mengedit kumpulan dan klik Cari & Pilih > Pergi ke Istimewa…

Petua. Daripada menggunakan ciri Go To Special , anda boleh menekan Alt + ; untuk memilih sel yang kelihatan sahaja.

Selesai! Hasilnya, anda hanya mempunyai ringkasan data yang disalin ke lembaran kerja lain. Sila ambil perhatian, kaedah ini menyalin nilai subjumlah dan bukan formula:

Petua. Anda boleh menggunakan helah yang sama untuk menukar pemformatan semua baris subjumlah dalam satu masa.

Cara menukar subjumlah

Untuk mengubah suai subjumlah yang sedia ada dengan pantas, cuma lakukan perkara berikut:

1. Pilih mana-mana sel subjumlah.
2. Pergi ke Data tab, dan klik Subtotal .
3. Dalam kotak dialog Subtotal , buat sebarang perubahan yang anda mahukan berkaitan dengan lajur kunci, fungsi ringkasan dan nilai untuk disubjumlahkan.
4. Pastikan kotak Ganti subjumlah semasa dipilih.
5. Klik OK.

Nota. Jika berbilang subjumlah telah ditambahkan untuk set data yang sama, anda tidak boleh mengeditnya. Satu-satunya cara ialah mengalih keluar semua subjumlah sedia ada, dan kemudian memasukkannyabaru.

Cara mengalih keluar subjumlah dalam Excel

Untuk mengalih keluar subjumlah, ikut langkah berikut:

1. Pilih mana-mana sel dalam julat subjumlah.
2. Pergi ke Tab Data > Kerangka kumpulan dan klik Subtotal .
3. Dalam kotak dialog Subtotal , klik <11 Butang>Alih Keluar Semua .

Ini akan menyahhimpun data anda dan memadamkan semua subjumlah yang sedia ada.

Selain daripada Jumlah Kecil Excel ciri yang memasukkan subtotal secara automatik, terdapat cara "manual" untuk menambah subtotal dalam Excel - dengan menggunakan fungsi SUBTOTAL. Ia memberikan lebih banyak kepelbagaian, dan tutorial yang dipautkan di atas menunjukkan beberapa helah berguna.

Jadi, sebelum menambah jumlah kecil, pastikan anda mengisih lajur yang anda ingin kumpulkan data anda oleh. Cara paling mudah untuk melakukan ini, ialah klik butang Penapis pada tab Data , kemudian klik anak panah penapis dan pilih untuk mengisih sama ada A ke Z atau Z ke A:

Untuk mengalih keluar sel kosong tanpa mengacaukan data anda, sila ikut garis panduan ini: Cara mengalih keluar semua baris kosong dalam Excel.

2. Tambahkan subjumlah

Pilih mana-mana sel dalam set data anda, pergi ke tab Data > Kerangka kumpulan dan klik Subjumlah .

Petua. Jika anda ingin menambah subjumlah hanya untuk beberapa bahagian data anda, pilih julat yang dikehendaki sebelum mengklik butang Subtotal .

3. Takrifkan pilihan subjumlah

Dalam kotak dialog Subjumlah, nyatakan tiga perkara utama - lajur mana untuk dikumpulkan, fungsi ringkasan apa yang hendak digunakan dan lajur mana untuk jumlah kecil:

• Dalam Pada setiap perubahan dalam kotak , pilih lajur yang mengandungi data yang anda mahu kumpulkan.
• Dalam kotak guna fungsi , pilih salah satu fungsi berikut :
  • Jumlah - tambah nombor.
  • Kira - kira sel tidak kosong (ini akan memasukkan formula Subjumlah dengan fungsi COUNTA).
  • Purata - kira purata daripada nombor.
  • Maks - pulangkan yang terbesarnilai.
  • Min - kembalikan nilai terkecil.
  • Produk - kira hasil darab sel.
  • Kira Nombor - kira sel yang mengandungi nombor (ini akan memasukkan formula Subjumlah dengan fungsi COUNT).
  • StdDev - mengira sisihan piawai populasi berdasarkan sampel nombor.
  • StdDevp - mengembalikan sisihan piawai berdasarkan keseluruhan populasi nombor.
  • Var - menganggarkan varians populasi berdasarkan sampel nombor.
  • Varp - menganggarkan varians populasi berdasarkan keseluruhan populasi nombor.
• Di bawah Tambah subjumlah pada , pilih kotak semak untuk setiap lajur yang anda mahu subjumlah.

Dalam contoh ini, kami mengumpulkan data mengikut Wilayah dan gunakan fungsi SUM kepada jumlah nombor dalam lajur Jualan dan Untung .

Selain itu, anda boleh pilih mana-mana pilihan berikut:

• Untuk memasukkan pemisah halaman automatik selepas setiap subjumlah, pilih Pecah halaman k antara kumpulan kotak.
• Untuk memaparkan baris ringkasan di atas baris butiran, kosongkan kotak Ringkasan di bawah data . Untuk menunjukkan baris ringkasan di bawah baris butiran, pilih kotak semak ini (biasanya dipilih secara lalai).
• Untuk menulis ganti mana-mana subjumlah sedia ada, pastikan kotak Ganti subjumlah semasa dipilih, jika tidak kosongkan ini kotak.

Akhir sekali, klik butang OK . Thesubjumlah akan muncul di bawah setiap kumpulan data, dan jumlah besar akan ditambahkan pada penghujung jadual.

Setelah subjumlah dimasukkan dalam lembaran kerja anda, mereka akan mengira semula secara automatik sebagai anda mengedit data sumber.

Petua. Jika jumlah kecil dan jumlah besar tidak dikira semula, pastikan anda menetapkan buku kerja anda untuk mengira formula secara automatik ( Fail > Pilihan > Formula > Pilihan pengiraan > Pengiraan Buku Kerja > Automatik ).

3 perkara yang perlu anda ketahui tentang ciri Excel Subtotal

Excel Subtotal sangat berkuasa dan serba boleh, dan pada masa yang sama ia merupakan ciri yang sangat khusus dari segi cara ia mengira data. Di bawah, anda akan menemui penjelasan terperinci tentang kekhususan Subtotal.

1. Hanya baris kelihatan dijumlahkan

Pada dasarnya, Excel Subtotal mengira nilai dalam sel kelihatan dan mengabaikan baris yang ditapis. Walau bagaimanapun, ia termasuk nilai dalam baris yang disembunyikan secara manual, iaitu baris yang disembunyikan dengan menggunakan perintah Hide Rows pada tab Home > Sel kumpulan > Format > Sembunyikan & Nyahsembunyikan atau dengan mengklik kanan baris dan kemudian mengklik Sembunyikan . Beberapa perenggan berikut menerangkan teknikal.

Menggunakan ciri Subtotal dalam Excel secara automatik mencipta formula SUBTOTAL yang melaksanakan jenis pengiraan tertentu seperti jumlah, kiraan, purata, dsb.fungsi ditakrifkan oleh nombor dalam argumen pertama (function_num) yang dimiliki oleh salah satu set berikut:

• 1 - 11 abaikan sel yang ditapis, tetapi masukkan baris tersembunyi secara manual.
• 101 - 111 mengabaikan semua baris tersembunyi (ditapis keluar dan disembunyikan secara manual).

Ciri Excel Subtotal memasukkan formula dengan fungsi nombor 1-11.

Dalam contoh di atas, memasukkan subtotal dengan fungsi Sum menghasilkan formula ini: SUBTOTAL(9, C2:C5) . Di mana 9 mewakili fungsi SUM dan C2:C5 ialah kumpulan pertama sel kepada subtotal.

Jika anda menapis keluar, katakan, Lemon dan Oren , ia akan dialih keluar secara automatik daripada subjumlah. Walau bagaimanapun, jika anda menyembunyikan baris tersebut secara manual, baris tersebut akan disertakan dalam jumlah kecil. Imej di bawah menggambarkan perbezaan:

Untuk mengecualikan baris tersembunyi secara manual supaya hanya sel yang kelihatan dikira, ubah suai formula Subtotal dengan menggantikan nombor fungsi 1-11 dengan nombor yang sepadan 101-111.

Dalam contoh kami, untuk menjumlahkan hanya sel yang kelihatan tidak termasuk baris tersembunyi secara manual, tukar SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) kepada SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

Untuk mendapatkan maklumat lanjut tentang menggunakan formula Subtotal dalam Excel, sila lihat tutorial fungsi SUBTOTAL.

2. Jumlah besar dikira daripada data asal

Ciri Subtotal Excel mengira jumlah keseluruhan daripada data asal, bukan daripadanilai subjumlah.

Sebagai contoh, memasukkan subjumlah dengan fungsi Purata mengira Purata Besar sebagai min aritmetik bagi semua nilai asal dalam sel C2:C19, mengabaikan nilai dalam baris subjumlah. Cuma bandingkan tangkapan skrin berikut untuk melihat perbezaan:

3. Subjumlah tidak tersedia dalam jadual Excel

Jika butang Subjumlah dikelabukan pada reben anda, kemungkinan besar anda sedang bekerja dengan jadual Excel. Memandangkan ciri Subtotal tidak boleh digunakan dengan jadual Excel, anda perlu menukar jadual anda kepada julat biasa terlebih dahulu. Sila lihat tutorial ini untuk langkah terperinci: Cara menukar jadual Excel kepada julat.

Cara menambah berbilang subjumlah dalam Excel (subjumlah kecil)

Contoh sebelumnya menunjukkan cara memasukkan satu tahap daripada subjumlah. Dan sekarang, mari kita lanjutkan dan tambahkan subjumlah untuk kumpulan dalam dalam kumpulan luar yang sepadan. Lebih khusus lagi, kami akan mengumpulkan data sampel kami mengikut Wilayah dahulu, dan kemudian memecahkannya mengikut Item .

1. Isih data mengikut beberapa lajur

Apabila memasukkan subtotal bersarang dalam Excel, adalah penting anda mengisih data dalam semua lajur yang anda ingin kumpulkan subjumlah anda. Untuk melakukan ini, pergi ke tab Data > Isih & Tapis kumpulan, klik butang Isih , dan tambahkan dua atau lebih tahap pengisihan:

Untuk butiran terperinciarahan, sila lihat Cara mengisih mengikut beberapa lajur.

Hasilnya, nilai dalam dua lajur pertama diisih mengikut susunan abjad:

2 . Masukkan tahap pertama subjumlah

Pilih mana-mana sel dalam senarai data anda dan tambah tahap pertama, luar, subjumlah seperti yang ditunjukkan dalam contoh sebelumnya. Hasilnya, anda akan mempunyai Jualan dan Keuntungan subjumlah bagi setiap Wilayah :

3. Sisipkan tahap bersarang subjumlah

Dengan subjumlah luar tersedia, klik Data > Subjumlah sekali lagi untuk menambah tahap subjumlah dalam:

• Dalam kotak Pada setiap perubahan dalam , pilih lajur kedua yang anda mahu kumpulkan data anda.
• Dalam kotak Gunakan fungsi , pilih ringkasan yang diingini fungsi.
• Di bawah Tambah subjumlah pada , pilih lajur yang anda mahu kira subjumlah. Ini boleh menjadi lajur yang sama seperti dalam subjumlah luar atau yang berbeza.

Akhir sekali, kosongkan kotak Ganti subjumlah semasa . Ia merupakan perkara utama yang menghalang penggantian tahap luar subjumlah.

Ulangi langkah ini untuk menambah lebih banyak subjumlah bersarang, jika perlu.

Dalam contoh ini, tahap subjumlah dalam akan mengumpulkan data mengikut lajur Item dan jumlah nilai dalam lajur Jualan dan Keuntungan :

Hasilnya , Excel akan mengira jumlah untuk setiap item dalam setiap rantau, seperti yang ditunjukkan dalamtangkapan skrin di bawah:

Demi ruang, kumpulan Wilayah Timur dikembangkan untuk memaparkan subjumlah Item bersarang, dan 3 kumpulan rantau lain diruntuhkan (bahagian berikut menerangkan cara untuk melakukan ini: Paparkan atau sembunyikan butiran subjumlah).

Tambah subjumlah yang berbeza untuk lajur yang sama

Apabila menggunakan subjumlah dalam Excel, anda tidak terhad kepada memasukkan hanya satu subjumlah bagi setiap lajur. Malah, anda boleh meringkaskan data dalam lajur yang sama dengan seberapa banyak fungsi berbeza yang anda mahu.

Sebagai contoh, dalam jadual sampel kami, sebagai tambahan kepada jumlah Wilayah, kami boleh memaparkan purata untuk Jualan Lajur dan Untung :

Untuk mendapatkan hasil yang serupa dengan apa yang anda lihat dalam tangkapan skrin di atas, lakukan langkah yang diterangkan dalam Cara menambah berbilang subjumlah dalam Excel. Hanya ingat untuk mengosongkan kotak Ganti subjumlah semasa setiap kali anda menambah tahap kedua dan semua peringkat subjumlah berikutnya.

Cara menggunakan subjumlah dalam Excel

Sekarang anda mengetahui cara melakukan subtotal dalam Excel untuk mendapatkan ringkasan bagi kumpulan data yang berbeza serta-merta, petua berikut akan membantu anda mendapatkan ciri Excel Subtotal di bawah kawalan penuh anda.

Tunjukkan atau sembunyikan butiran subtotal

Untuk memaparkan ringkasan data, iaitu hanya subjumlah dan jumlah besar, klik salah satu simbol garis besar yang muncul di penjuru kiri sebelah atas lembaran kerja anda:

• Nombor1 hanya memaparkan jumlah besar.
• Nombor terakhir memaparkan kedua-dua subjumlah dan nilai individu.
• Nombor di antara menunjukkan kumpulan. Bergantung pada bilangan subjumlah yang telah anda masukkan dalam lembaran kerja anda, mungkin terdapat satu, dua, tiga atau lebih di antara nombor dalam garis besar.

Dalam contoh lembaran kerja kami, klik nombor 2 untuk memaparkan pengumpulan pertama mengikut Wilayah :

Atau, klik nombor 3 untuk memaparkan subjumlah bersarang mengikut Item :

Untuk memaparkan atau menyembunyikan baris data bagi subjumlah individu , gunakan simbol dan .

Atau, klik butang Tunjukkan Butiran dan Sembunyikan Butiran pada tab Data , dalam kumpulan Kerangka .

Salin hanya subjumlah baris

Seperti yang anda lihat, menggunakan Subtotal dalam Excel adalah mudah… sehingga ia datang untuk menyalin hanya subjumlah ke tempat lain.

The cara paling jelas yang terlintas di fikiran - paparkan subjumlah yang dikehendaki, dan kemudian salin baris tersebut ke lokasi lain - tidak akan berfungsi! Excel akan menyalin dan menampal semua baris, bukan sahaja baris yang kelihatan termasuk dalam pilihan.

Untuk menyalin hanya baris kelihatan yang mengandungi subjumlah, lakukan langkah ini:

1. Paparan sahaja baris subjumlah yang anda ingin salin dengan menggunakan nombor garis besar atau simbol tambah dan tolak.
2. Pilih mana-mana sel subjumlah dan kemudian tekan Ctrl+A untuk memilih semua sel.
3. Dengan subjumlah dipilih , pergi