Ipinapaliwanag ng tutorial kung paano gamitin ang tampok na Excel Subtotal upang awtomatikong magsama, magbilang o mag-average ng iba't ibang grupo ng mga cell. Matututuhan mo rin kung paano ipakita o itago ang mga subtotal na detalye, kopyahin lang ang mga subtotal na row, at kung paano mag-alis ng mga subtotal.

Ang mga worksheet na may maraming data ay kadalasang mukhang kalat at mahirap intindihin. Sa kabutihang-palad, ang Microsoft Excel ay nagbibigay ng isang malakas na tampok na Subtotal na nagbibigay-daan sa iyong mabilis na ibuod ang iba't ibang pangkat ng data at lumikha ng isang balangkas para sa iyong mga worksheet. Mangyaring mag-click sa mga sumusunod na link upang matutunan ang mga detalye.

Ano ang Subtotal sa Excel?

Sa pangkalahatan, ang subtotal ay ang kabuuan ng isang hanay ng mga numero, na kung saan ay pagkatapos ay idinagdag sa isa pang (mga) hanay ng mga numero upang maging malaking kabuuan.

Sa Microsoft Excel, ang tampok na Subtotal ay hindi limitado sa kabuuang mga subset ng mga halaga sa loob ng isang set ng data. Binibigyang-daan ka nitong pagpangkatin at ibuod ang iyong data gamit ang SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX at iba pang mga function. Bukod pa rito, lumilikha ito ng hierarchy ng mga grupo, na kilala bilang isang outline, na nagbibigay-daan sa iyong ipakita o itago ang mga detalye para sa bawat subtotal, o tingnan lamang ang isang buod ng mga subtotal at grand total.

Halimbawa, ganito ang iyong mga Excel subtotal ay maaaring magmukhang:

Paano magpasok ng mga subtotal sa Excel

Upang mabilis na magdagdag ng mga subtotal sa Excel, gawin ang mga sumusunod na hakbang.

1. Ayusin ang source data

Ang Excel Subtotal na featuresa tab na Home > Pag-edit , at i-click ang Hanapin & Piliin ang > Pumunta sa Espesyal...

Tip. Sa halip na gamitin ang tampok na Go To Special , maaari mong pindutin ang Alt + ; upang pumili lamang ng mga nakikitang cell.

Tapos na! Bilang resulta, nakopya mo lang ang buod ng data sa isa pang worksheet. Pakitandaan, kinokopya ng pamamaraang ito ang mga subtotal na halaga at hindi ang mga formula:

Tip. Maaari mong gamitin ang parehong trick upang baguhin ang pag-format ng lahat ng subtotal na row sa isang mabilis na hakbang.

Paano baguhin ang mga subtotal

Upang mabilis na mabago ang mga kasalukuyang subtotal, gawin lang ang sumusunod:

1. Pumili ng anumang subtotal na cell.
2. Pumunta sa Data tab, at i-click ang Subtotal .
3. Sa dialog box na Subtotal , gumawa ng anumang mga pagbabagong gusto mo patungkol sa key column, summary function at value para ma-subtotal.
4. Tiyaking napili ang kahon na Palitan ang kasalukuyang mga subtotal .
5. I-click ang OK.

Tandaan. Kung maraming subtotal ang idinagdag para sa parehong dataset, hindi posibleng i-edit ang mga ito. Ang tanging paraan ay alisin ang lahat ng umiiral na subtotal, at pagkatapos ay ipasok ang mga itopanibago.

Paano mag-alis ng mga subtotal sa Excel

Upang mag-alis ng mga subtotal, sundin ang mga hakbang na ito:

1. Pumili ng anumang cell sa hanay ng mga subtotal.
2. Pumunta sa Data tab > Outline na grupo, at i-click ang Subtotal .
3. Sa Subtotal dialog box, i-click ang Button na Alisin Lahat .

Aalisin nito ang iyong data at tatanggalin ang lahat ng umiiral nang subtotal.

Bukod sa Excel Subtotal feature na awtomatikong naglalagay ng mga subtotal, mayroong "manual" na paraan upang magdagdag ng mga subtotal sa Excel - sa pamamagitan ng paggamit ng SUBTOTAL function. Nagbibigay ito ng higit pang versatility, at ang naka-link na tutorial sa itaas ay nagpapakita ng ilang kapaki-pakinabang na trick.

Kaya, bago magdagdag ng mga subtotal, siguraduhing pag-uri-uriin ang column na gusto mong pangkatin ang iyong data sa pamamagitan ng. Ang pinakamadaling paraan para gawin ito, ay i-click ang button na Filter sa tab na Data , pagkatapos ay i-click ang filter arrow, at piliin na pagbukud-bukurin ang alinman sa A hanggang Z o Z hanggang A:

Upang alisin ang mga blangkong cell nang hindi ginugulo ang iyong data, mangyaring sundin ang mga alituntuning ito: Paano alisin ang lahat ng mga blangkong row sa Excel.

2. Magdagdag ng mga subtotal

Pumili ng anumang cell sa loob ng iyong dataset, pumunta sa tab na Data > Outline , at i-click ang Subtotal .

Tip. Kung gusto mong magdagdag ng mga subtotal para lang sa ilang bahagi ng iyong data, piliin ang gustong hanay bago i-click ang button na Subtotal .

3. Tukuyin ang mga subtotal na opsyon

Sa Subtotal na dialog box, tukuyin ang tatlong pangunahing bagay - kung aling column ang ipapangkat ayon sa, anong buod na function ang gagamitin, at aling mga column ang subtotal:

• Sa ang Sa bawat pagbabago sa kahon , piliin ang column na naglalaman ng data na gusto mong igrupo.
• Sa Gamitin ang function box , pumili ng isa sa mga sumusunod na function :
  • Sum - dagdagan ang mga numero.
  • Bilang - bilangin ang mga cell na walang laman (ito ay maglalagay ng mga subtotal na formula na may function na COUNTA).
  • Average - kalkulahin ang average ng mga numero.
  • Max - ibalik ang pinakamalakivalue.
  • Min - ibalik ang pinakamaliit na value.
  • Produkto - kalkulahin ang produkto ng mga cell.
  • Count Numbers - bilangin ang mga cell na naglalaman ng mga numero (ito ay maglalagay ng Subtotal formula na may ang COUNT function).
  • StdDev - kalkulahin ang standard deviation ng isang populasyon batay sa isang sample ng mga numero.
  • StdDevp - ibalik ang standard deviation batay sa isang buong populasyon ng mga numero.
  • Var - tantyahin ang pagkakaiba-iba ng isang populasyon batay sa isang sample ng mga numero.
  • Varp - tantyahin ang pagkakaiba-iba ng isang populasyon batay sa isang buong populasyon ng mga numero.
• Sa ilalim ng Magdagdag ng subtotal sa , piliin ang check box para sa bawat column na gusto mong subtotal.

Sa halimbawang ito, pinapangkat namin ang data ayon sa Rehiyon column, at gamitin ang SUM function sa kabuuang bilang sa Sales at Profit column.

Bukod dito, maaari mong piliin ang alinman sa sumusunod na opsyon:

• Upang magpasok ng awtomatikong page break pagkatapos ng bawat subtotal, piliin ang Page brea k sa pagitan ng mga grupo na kahon.
• Upang magpakita ng buod na row sa itaas ng row ng mga detalye, i-clear ang kahon na Buod sa ibaba ng data . Upang magpakita ng row ng buod sa ibaba ng row ng mga detalye, piliin ang check box na ito (karaniwang pinipili bilang default).
• Upang i-overwrite ang anumang mga kasalukuyang subtotal, panatilihing napili ang Palitan ang kasalukuyang mga subtotal , kung hindi, i-clear ito box.

Sa wakas, i-click ang button na OK . Anglilitaw ang mga subtotal sa ibaba ng bawat pangkat ng data, at ang kabuuang kabuuan ay idaragdag sa dulo ng talahanayan.

Kapag naipasok na ang mga subtotal sa iyong worksheet, awtomatiko silang magre-recalculate bilang i-edit mo ang source data.

Tip. Kung ang mga subtotal at grand total ay hindi muling kalkulahin, tiyaking itakda ang iyong workbook upang awtomatikong kalkulahin ang mga formula ( File > Options > Formulas > Mga opsyon sa pagkalkula > Pagkalkula ng Workbook > Awtomatiko ).

3 bagay na dapat mong malaman tungkol sa tampok na Excel Subtotal

Ang Excel Subtotal ay napakalakas at maraming nalalaman, at sa parehong oras ito ay isang napaka-espesipikong tampok sa mga tuntunin ng kung paano ito kinakalkula ang data. Sa ibaba, makikita mo ang mga detalyadong paliwanag ng mga detalye ng Subtotal.

1. Ang mga nakikitang row lang ang subtotaled

Sa esensya, kinakalkula ng Excel Subtotal ang mga value sa mga nakikitang cell at binabalewala ang mga na-filter na row. Gayunpaman, kabilang dito ang mga value sa mga row na nakatago nang manu-mano, ibig sabihin, ang mga row na itinago sa pamamagitan ng paggamit ng Hide Rows command sa Home tab > Cells group > Format > Itago & I-unhide , o sa pamamagitan ng pag-right click sa mga row, at pagkatapos ay pag-click sa Itago . Ang mga sumusunod na ilang talata ay nagpapaliwanag sa mga teknikalidad.

Ang paglalapat ng Subtotal na feature sa Excel ay awtomatikong gumagawa ng SUBTOTAL na mga formula na nagsasagawa ng isang partikular na uri ng pagkalkula gaya ng sum, count, average, atbp. Angang function ay tinutukoy ng numero sa unang argument (function_num) na kabilang sa isa sa mga sumusunod na hanay:

• 1 - 11 huwag pansinin ang mga na-filter na cell, ngunit isama ang mga manu-manong nakatagong row.
• 101 - 111 balewalain ang lahat ng nakatagong row (na-filter out at manu-manong itinago).

Ang Excel Subtotal feature ay naglalagay ng mga formula na may function number 1-11.

Sa halimbawa sa itaas, Ang pagpasok ng mga subtotal gamit ang Sum function ay lumilikha ng formula na ito: SUBTOTAL(9, C2:C5) . Kung saan ang 9 ay kumakatawan sa SUM function, at ang C2:C5 ay ang unang pangkat ng mga cell sa subtotal.

Kung mag-filter ka, sabihin, Lemons at Mga Orange , awtomatiko silang aalisin sa mga subtotal. Gayunpaman, kung manu-mano mong itatago ang mga row na iyon, isasama ang mga ito sa mga subtotal. Ang larawan sa ibaba ay naglalarawan ng pagkakaiba:

Upang ibukod ang mga manu-manong nakatagong row upang ang mga nakikitang cell lamang ang kalkulahin, baguhin ang Subtotal na formula sa pamamagitan ng pagpapalit sa numero ng function 1-11 na may katumbas na numero 101-111.

Sa aming halimbawa, upang isama lamang ang mga nakikitang cell na hindi kasama ang mga manu-manong nakatagong row, baguhin ang SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) sa SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

Para sa higit pang impormasyon tungkol sa paggamit ng mga Subtotal na formula sa Excel, pakitingnan ang SUBTOTAL function na tutorial.

2. Kinakalkula ang mga malalaking kabuuan mula sa orihinal na data

Kinakalkula ng tampok na Excel Subtotal ang mga kabuuang kabuuan mula sa orihinal na data, hindi mula sasubtotal values.

Halimbawa, ang pagpasok ng mga subtotal na may Average na function ay kinakalkula ang Grand Average bilang arithmetic mean ng lahat ng orihinal na value sa mga cell C2:C19, na pinababayaan ang mga value sa mga subtotal na row. Ihambing lang ang mga sumusunod na screenshot para makita ang pagkakaiba:

3. Hindi available ang mga subtotal sa mga talahanayan ng Excel

Kung naka-gray out ang button na Subtotal sa iyong ribbon, malamang na nagtatrabaho ka sa isang talahanayan ng Excel. Dahil hindi magagamit ang feature na Subtotal sa mga Excel table, kakailanganin mo munang i-convert ang iyong table sa isang ordinaryong range. Pakitingnan ang tutorial na ito para sa mga detalyadong hakbang: Paano i-convert ang Excel table sa range.

Paano magdagdag ng maramihang subtotal sa Excel (nested subtotals)

Ang nakaraang halimbawa ay nagpakita kung paano magpasok ng isang level ng mga subtotal. At ngayon, dagdagan pa natin ito at magdagdag ng mga subtotal para sa mga panloob na grupo sa loob ng kaukulang mga panlabas na grupo. Mas partikular, papangkatin muna namin ang aming sample na data ayon sa Rehiyon , at pagkatapos ay hatiin ito ayon sa Item .

1. Pagbukud-bukurin ang data ayon sa ilang column

Kapag naglalagay ng mga nested subtotal sa Excel, mahalagang pagbukud-bukurin mo ang data sa lahat ng column kung saan mo gustong pagpangkatin ang iyong mga subtotal. Upang gawin ito, pumunta sa tab na Data > Pagbukud-bukurin & I-filter ang grupong , i-click ang button na Pag-uri-uriin , at magdagdag ng dalawa o higit pang antas ng pag-uuri:

Para sa detalyadongmga tagubilin, pakitingnan ang Paano mag-uri-uri ayon sa ilang column.

Bilang resulta, ang mga value sa unang dalawang column ay pinagsunod-sunod ayon sa alpabetikong pagkakasunud-sunod:

2 . Ipasok ang unang antas ng mga subtotal

Pumili ng anumang cell sa loob ng iyong listahan ng data, at idagdag ang una, panlabas na antas, ng mga subtotal gaya ng ipinakita sa nakaraang halimbawa. Bilang resulta, magkakaroon ka ng Mga Benta at Profit na mga subtotal sa bawat Rehiyon :

3. Ipasok ang mga nested na antas ng mga subtotal

Kapag nakalagay ang mga panlabas na subtotal, i-click muli ang Data > Subtotals upang magdagdag ng panloob na subtotal na antas:

• Sa kahon na Sa bawat pagbabago sa , piliin ang pangalawang column kung saan mo gustong pagpangkatin ang iyong data.
• Sa kahon ng Gamitin ang function , piliin ang gustong buod function.
• Sa ilalim ng Magdagdag ng subtotal sa , piliin ang (mga) column kung saan mo gustong kalkulahin ang mga subtotal. Ito ay maaaring pareho sa (mga) column tulad ng sa mga panlabas na subtotal o iba.

Sa wakas, i-clear ang Palitan ang kasalukuyang mga subtotal na kahon. Ito ang pangunahing punto na pumipigil sa pag-overwrite sa panlabas na antas ng mga subtotal.

Ulitin ang hakbang na ito upang magdagdag ng higit pang mga nested subtotal, kung kinakailangan.

Sa halimbawang ito, ang panloob na antas ng subtotal ay magpapangkat ng data ayon sa ang column na Item , at buod ng mga value sa mga column na Benta at Profit :

Bilang resulta , Kakalkulahin ng Excel ang mga kabuuan para sa bawat item sa loob ng bawat rehiyon, tulad ng ipinapakita saang screenshot sa ibaba:

Para sa kapakanan ng silid, ang grupong East Region ay pinalawak upang ipakita ang mga nested Item subtotal, at 3 iba pang pangkat ng rehiyon ay na-collapse (ang sumusunod na seksyon ay nagpapaliwanag kung paano ito gawin: Ipakita o itago ang mga subtotal na detalye).

Magdagdag ng iba't ibang subtotal para sa parehong column

Kapag gumagamit ng mga subtotal sa Excel, ikaw ay hindi limitado sa pagpasok lamang ng isang subtotal bawat column. Sa katunayan, maaari mong ibuod ang data sa parehong column na may maraming iba't ibang function hangga't gusto mo.

Halimbawa, sa aming sample na talahanayan, bilang karagdagan sa mga kabuuan ng Rehiyon maaari kaming magpakita ng average para sa Mga Benta Mga column na at Profit :

Upang makakuha ng resultang katulad ng nakikita mo sa screenshot sa itaas, gawin ang mga hakbang na inilalarawan sa Paano magdagdag maramihang mga subtotal sa Excel. Tandaan lamang na i-clear ang Palitan ang kasalukuyang mga subtotal na kahon sa tuwing idaragdag mo ang pangalawa at lahat ng kasunod na antas ng mga subtotal.

Paano gumamit ng mga subtotal sa Excel

Ngayong ikaw ay alam kung paano gumawa ng mga subtotal sa Excel upang agad na makakuha ng buod para sa iba't ibang grupo ng data, ang mga sumusunod na tip ay makakatulong sa iyong makuha ang Excel Subtotal na feature sa ilalim ng iyong buong kontrol.

Ipakita o itago ang mga subtotal na detalye

Upang ipakita ang buod ng data, ibig sabihin, mga subtotal lang at malalaking kabuuan, i-click ang isa sa mga simbolo ng outline na lalabas sa kaliwang sulok sa itaas ng iyong worksheet:

• NumeroAng 1 ay nagpapakita lamang ng mga engrandeng kabuuan.
• Ang huling numero ay nagpapakita ng parehong mga subtotal at indibidwal na mga halaga.
• Ang mga nasa pagitan ng mga numero ay nagpapakita ng mga pagpapangkat. Depende sa kung gaano karaming mga subtotal ang naipasok mo sa iyong worksheet, maaaring mayroong isa, dalawa, tatlo o higit pa sa pagitan ng mga numero sa outline.

Sa aming sample na worksheet, i-click ang numero 2 upang ipakita ang unang pagpapangkat ayon sa Rehiyon :

O, i-click ang numero 3 upang ipakita ang mga nested subtotal ayon sa Item :

Upang ipakita o itago ang mga row ng data para sa mga indibidwal na subtotal , gamitin ang mga simbolo na at .

O, i-click ang button na Ipakita ang Mga Detalye at Itago ang Mga Detalye sa tab na Data , sa grupong Balangkas .

Kopyahin lang ang mga subtotal na row

Tulad ng nakikita mo, ang paggamit ng Subtotal sa Excel ay madali... hanggang sa pagkopya lang ng mga subtotal sa ibang lugar.

Ang pinaka-halatang paraan na nasa isip - ipakita ang nais na mga subtotal, at pagkatapos ay kopyahin ang mga hilera na iyon sa ibang lokasyon - ay hindi gagana! Kokopyahin at i-paste ng Excel ang lahat ng mga row, hindi lamang ang mga nakikitang row na kasama sa pagpili.

Upang kopyahin lang ang mga nakikitang row na naglalaman ng mga subtotal, gawin ang mga hakbang na ito:

1. Ipakita lang ang mga subtotal na row na gusto mong kopyahin sa pamamagitan ng paggamit ng mga outline na numero o plus at minus na simbolo.
2. Pumili ng anumang subtotal na cell, at pagkatapos ay pindutin ang Ctrl+A upang piliin ang lahat ng mga cell.
3. Gamit ang mga subtotal na napili , pumunta ka