Ohjeessa kerrotaan, miten Excelin välisummaominaisuutta käytetään automaattisesti eri soluryhmien yhteenlaskemiseen, laskemiseen tai keskiarvojen määrittämiseen. Opit myös, miten välisumman tiedot voidaan näyttää tai piilottaa, kopioida vain välisumman rivejä ja poistaa välisummat.

Työarkit, joissa on paljon tietoja, voivat usein näyttää sekavilta ja vaikeasti hahmotettavilta. Onneksi Microsoft Excel tarjoaa tehokkaan Välisumma-toiminnon, jonka avulla voit tehdä nopeasti yhteenvetoja eri tietoryhmistä ja luoda hahmotelman työarkkeihisi. Lisätietoja saat napsauttamalla seuraavia linkkejä.

Mikä on välisumma Excelissä?

Yleisesti ottaen välisumma on lukujoukon summa, joka lisätään toiseen lukujoukkoon (lukujoukkoihin), jolloin saadaan loppusumma.

Microsoft Excelissä välisummaominaisuus ei rajoitu vain tietokokonaisuuden arvojen osajoukkojen yhteenlaskemiseen. Sen avulla voit ryhmitellä ja tiivistää tietojasi käyttämällä SUMMA-, LASKENTA-, KESKIMÄÄRÄ-, MIN-, MAX- ja muita toimintoja. Lisäksi se luo ryhmien hierarkian, joka tunnetaan nimellä ääriviiva, jonka avulla voit näyttää tai piilottaa kunkin välisumman yksityiskohdat tai tarkastella vain yhteenvetoa välisummista ja kokonaissummasta.yhteensä.

Excelin välisummat voivat näyttää esimerkiksi tältä:

Kuinka lisätä välisummat Excelissä

Voit lisätä välisummat Excelissä nopeasti suorittamalla seuraavat vaiheet.

1. Lähdetietojen järjestäminen

Excelin välisummaominaisuus edellyttää, että lähdetiedot on järjestetty oikeaan järjestykseen eikä niissä saa olla tyhjiä rivejä.

Ennen kuin lisäät välisummia, muista siis tehdä seuraavat asiat lajittele sarake, jonka mukaan haluat ryhmitellä tiedot. Helpoin tapa tehdä tämä on napsauttaa saraketta Suodatin painiketta Tiedot välilehteä, napsauta suodattimen nuolta ja valitse lajittelu joko A:sta Z:hen tai Z:stä A:han:

Jos haluat poistaa tyhjät solut sotkematta tietojasi, noudata seuraavia ohjeita: Miten poistaa kaikki tyhjät rivit Excelissä.

2. Lisää välisummat

Valitse mikä tahansa solu tietokokonaisuudestasi, siirry ikkunaan Tiedot tab> Luonnos ryhmä ja napsauta Yhteensä .

Vihje. Jos haluat lisätä välisummat vain jollekin osalle tietoja, valitse haluamasi alue ennen kuin napsautat painiketta Yhteensä nappi.

3. Määritä välisummavaihtoehdot

Määritä Välisumma-valintaikkunassa kolme ensisijaista asiaa - minkä sarakkeen mukaan ryhmitellään, mitä yhteenvetotoimintoa käytetään ja mitkä sarakkeet vähennetään:

• Vuonna Jokaisen laatikon vaihdon yhteydessä , valitse sarake, joka sisältää tiedot, joiden mukaan haluat ryhmitellä.
• Vuonna Käytä toimintoruutua Valitse jokin seuraavista toiminnoista:
  • Sum - laske luvut yhteen.
  • Count - laskee muut kuin tyhjät solut (tämä lisää välisummakaavat COUNTA-toiminnolla).
  • Keskiarvo - laskee lukujen keskiarvon.
  • Max - palauttaa suurimman arvon.
  • Min - palauttaa pienimmän arvon.
  • Tuote - laskee solujen tulon.
  • Count Numbers - laskee solut, jotka sisältävät numeroita (tämä lisää välisummakaavat COUNT-toiminnolla).
  • StdDev - laskee perusjoukon keskihajonnan otoksen perusteella.
  • StdDevp - palauttaa keskihajonnan, joka perustuu koko lukupopulaatioon.
  • Var - arvioi perusjoukon varianssia otoksen perusteella.
  • Varp - arvioi perusjoukon varianssia koko perusjoukon lukujen perusteella.
• osoitteessa Lisää välisumma , valitse valintaruutu kunkin sarakkeen kohdalla, jonka haluat tehdä vähennyssumman.

Tässä esimerkissä tiedot ryhmitellään seuraavilla tavoilla Alue sarakkeessa, ja käytä SUM-funktiota laskemaan yhteen sarakkeessa Myynti ja Voitto sarakkeet.

Lisäksi voit valita jonkin seuraavista vaihtoehdoista:

• Jos haluat lisätä automaattisen sivunvaihdon jokaisen välisumman jälkeen, valitse vaihtoehto Sivunvaihto ryhmien välillä laatikko.
• Jos haluat näyttää yhteenvetorivin tietorivin yläpuolella, tyhjennä kenttä Yhteenveto alla olevista tiedoista Jos haluat näyttää yhteenvetorivin tietorivin alapuolella, valitse tämä valintaruutu (yleensä oletusarvoisesti valittuna).
• Jos haluat korvata olemassa olevat välisummat, pidä kenttä Korvaa nykyiset välisummat ruutu valittuna, muuten poista tämä ruutu käytöstä.

Napsauta lopuksi OK Välisummat näkyvät kunkin tietoryhmän alapuolella, ja kokonaissumma lisätään taulukon loppuun.

Kun välisummat on lisätty laskentataulukkoon, ne lasketaan automaattisesti uudelleen, kun muokkaat lähdetietoja.

Vihje. Jos välisummia ja loppusummaa ei lasketa uudelleen, muista asettaa työkirja laskemaan kaavat automaattisesti ( Tiedosto > Vaihtoehdot > Kaavat> Laskentavaihtoehdot > Työkirjan laskenta > Automaattinen ).

3 asiaa, jotka sinun pitäisi tietää Excelin välisummaominaisuudesta

Excelin välisumma on erittäin tehokas ja monipuolinen, ja samalla se on hyvin erityinen ominaisuus sen laskentatapojen suhteen. Alla on yksityiskohtaiset selitykset välisumman erityispiirteistä.

1. Vain näkyvissä olevat rivit lasketaan yhteen.

Pohjimmiltaan Excelin välisumma laskee arvot näkyvissä soluissa ja jättää suodatetut rivit huomiotta. Se sisältää kuitenkin arvot manuaalisesti piilotetuilla riveillä, eli rivit, jotka on piilotettu käyttämällä komentoa "Excelin välisumma". Piilota rivit komento Etusivu tab> Solut ryhmä> Muotoilu > Piilota &; Poista piilosta , tai klikkaamalla rivejä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla sen jälkeen Piilota Seuraavissa kohdissa selitetään teknisiä yksityiskohtia.

Välisumma-toiminnon soveltaminen Excelissä luo automaattisesti SUBTOTAL-kaavoja, jotka suorittavat tietyn laskentatyypin, kuten summan, laskennan, keskiarvon jne. Toiminto määritellään ensimmäisen argumentin (function_num) numerolla, joka kuuluu johonkin seuraavista sarjoista:

• 1 - 11 jättää suodatetut solut huomiotta, mutta sisältää manuaalisesti piilotetut rivit.
• 101 - 111 jättää huomiotta kaikki piilotetut rivit (jotka on suodatettu ja piilotettu manuaalisesti).

Excelin välisumma-toiminto lisää kaavoja, joiden toimintonumero on 1-11.

Yllä olevassa esimerkissä välisummien lisääminen Summa-toiminnolla luo tämän kaavan: VÄLISUMMA(9, C2:C5) Jossa 9 edustaa SUM-funktiota, ja C2:C5 on ensimmäinen soluryhmä, josta tehdään välisumma.

Jos suodatat pois esimerkiksi, Sitruunat ja Appelsiinit ne poistetaan automaattisesti välisummista. Jos kuitenkin piilotat nämä rivit manuaalisesti, ne sisällytetään välisummiin. Alla oleva kuva havainnollistaa eroa:

Osoitteeseen jättää manuaalisesti piilotetut rivit pois niin, että vain näkyvissä olevat solut lasketaan, muuta välisumman kaavaa korvaamalla toimintonumero 1-11 vastaavalla numerolla 101-111.

Esimerkissämme, jos haluat laskea yhteen vain näkyvät solut pois lukien manuaalisesti piilotetut rivit, muuta SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) ja SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

Jos haluat lisätietoja välisummakaavojen käytöstä Excelissä, tutustu SUBTOTAL-toiminnon opetusohjelmaan.

2. Suuret kokonaissummat lasketaan alkuperäisistä tiedoista.

Excelin välisumma-toiminto laskee kokonaissummat alkuperäisistä tiedoista, ei välisumma-arvoista.

Esimerkiksi välisummien lisääminen Average-toiminnolla laskee suuren keskiarvon kaikkien solujen C2:C19 alkuperäisten arvojen aritmeettisena keskiarvona, jolloin välisummarivien arvot jätetään huomiotta. Vertaa seuraavia kuvakaappauksia nähdäksesi eron:

3. Välisummat eivät ole käytettävissä Excel-taulukoissa.

Jos Välisumma-painike on harmaana nauhalla, työskentelet todennäköisesti Excel-taulukon kanssa. Koska Välisumma-toimintoa ei voi käyttää Excel-taulukoissa, sinun on ensin muunnettava taulukko tavalliseksi alueeksi. Katso yksityiskohtaiset vaiheet tästä opetusohjelmasta: Excel-taulukon muuntaminen alueeksi.

Kuinka lisätä useita välisummia Excelissä (sisäkkäiset välisummat)?

Edellisessä esimerkissä näytettiin, miten lisätään yhden tason välisummia. Nyt mennään pidemmälle ja lisätään välisummia sisempien ryhmien osalta vastaavien ulompien ryhmien sisälle. Tarkemmin sanottuna ryhmitellään näytetietomme seuraavien ryhmien mukaan Alue ensin, ja jaa se sitten Kohde .

1. Lajittele tiedot useiden sarakkeiden mukaan

Kun lisäät sisäkkäisiä välisummia Excelissä, on tärkeää, että lajittelet tiedot kaikissa niissä sarakkeissa, joiden mukaan haluat ryhmitellä välisummat. Voit tehdä tämän siirtymällä kohtaan Tiedot tab> Lajittele & suodata ryhmää, napsauta Lajittele painike , ja lisätä kaksi tai useampia lajittelutasoja:

Yksityiskohtaiset ohjeet löydät kohdasta Miten lajitella usean sarakkeen mukaan.

Tuloksena kahden ensimmäisen sarakkeen arvot lajitellaan aakkosjärjestykseen:

2. Lisää ensimmäinen välisummien taso.

Valitse mikä tahansa solu tietoluettelostasi ja lisää ensimmäinen, ulompi taso välisummia, kuten edellisessä esimerkissä näytettiin. Tuloksena saat seuraavat tiedot Myynti ja Voitto välisummat per Alue :

3. Lisää sisäkkäisiä välisummien tasoja.

Kun ulommat välisummat ovat paikoillaan, valitse Tiedot > Välisummat uudelleen lisätäksesi sisemmän välisummatason:

• Vuonna Jokaisen muutoksen yhteydessä Valitse toinen sarake, jonka mukaan haluat ryhmitellä tiedot.
• Vuonna Käytä toimintoa Valitse haluamasi yhteenvetotoiminto.
• osoitteessa Lisää välisumma Valitse sarake(t), jonka (joiden) osalta haluat laskea välisummat. Tämä voi olla sama(t) sarake(t) kuin ulommissa välisummissa tai eri sarakkeet.

Tyhjennä lopuksi Korvaa nykyiset välisummat laatikko. Se on avainkohta, joka estää välisummien ulomman tason ylikirjoittamisen.

Toista tämä vaihe lisätäksesi tarvittaessa lisää sisäkkäisiä välisummia.

Tässä esimerkissä sisempi välisummataso ryhmittelee tiedot seuraavasti Kohde sarakkeessa, ja laske yhteen arvot sarakkeessa Myynti ja Voitto sarakkeet:

Tämän tuloksena Excel laskee kunkin alueen kunkin kohteen kokonaissummat, kuten alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy:

Tilan vuoksi Itäinen alue ryhmä laajennetaan näyttämään sisäkkäiset Kohde välisummat, ja 3 muuta alueryhmää suljetaan (seuraavassa osassa selitetään, miten tämä tehdään: Näytä tai piilota välisummatiedot).

Lisää eri välisummat samaan sarakkeeseen

Kun käytät välisummia Excelissä, et ole rajoitettu lisäämään vain yhtä välisummaa saraketta kohti. Itse asiassa voit tehdä yhteenvedon samassa sarakkeessa olevista tiedoista niin monella eri toiminnolla kuin haluat.

Esimerkkitaulukossamme voisimme esimerkiksi näyttää alueiden kokonaissummien lisäksi keskiarvon seuraaville alueille. Myynti ja Voitto sarakkeet:

Saadaksesi samanlaisen tuloksen kuin mitä näet yllä olevassa kuvakaappauksessa, suorita vaiheet, jotka on kuvattu kohdassa Useiden välisummien lisääminen Excelissä. Muista vain tyhjentää kenttä Korvaa nykyiset välisummat ruutuun aina, kun lisäät toisen ja kaikki seuraavat välisummien tasot.

Kuinka käyttää välisummia Excelissä

Nyt kun tiedät, miten Excelissä voidaan tehdä välisummia, jotta saat välittömästi yhteenvedon eri tietoryhmistä, seuraavat vinkit auttavat sinua saamaan Excelin välisummaominaisuuden täysin hallintaasi.

Näytä tai piilota välisumman tiedot

Jos haluat näyttää tietojen yhteenvedon, eli vain välisummat ja kokonaissummat, napsauta jotakin ääriviivasymboleista jotka näkyvät työarkin vasemmassa yläkulmassa:

• Numero 1 näyttää vain kokonaissummat.
• Viimeinen numero näyttää sekä välisummat että yksittäiset arvot.
• Väliluvut osoittavat ryhmittelyjä. Riippuen siitä, kuinka monta välisummaa olet lisännyt laskentataulukkoon, välilukuja voi olla yksi, kaksi, kolme tai useampia.

Klikkaa esimerkkityöarkissamme numeroa 2 näyttääksesi ensimmäisen ryhmittelyn mukaan. Alue :

Tai napsauta numeroa 3 näyttääksesi sisäkkäiset välisummat seuraavasti Kohde :

Tietorivien näyttäminen tai piilottaminen yksittäiset välisummat , käytä ja symbolit.

Tai napsauta Näytä yksityiskohdat ja Piilota yksityiskohdat painikkeet Tiedot välilehdellä, kohdassa Luonnos ryhmä.

Kopioi vain välisumman rivit

Kuten huomaat, välisumman käyttäminen Excelissä on helppoa... kunnes vain välisumman kopioiminen jonnekin muualle on tarpeen.

Ilmeisin mieleen tuleva tapa - näyttää halutut välisummat ja kopioida rivit toiseen paikkaan - ei toimi! Excel kopioi ja liittää kaikki rivit, ei vain valintaan sisältyviä näkyviä rivejä.

Jos haluat kopioida vain näkyvät rivit, jotka sisältävät välisummat, tee seuraavat toimet:

1. Näytä vain ne välisummarivit, jotka haluat kopioida, käyttämällä ääriviivojen numeroita tai plus- ja miinussymboleja.
2. Valitse mikä tahansa välisumman solu ja valitse sitten kaikki solut painamalla Ctrl+A.
3. Kun välisummat on valittu, siirry kohtaan Etusivu tab> Muokkaaminen ja napsauta Etsi & valitse > Siirry kohtaan Special...

Vihje. Sen sijaan, että käyttäisit Siirry erikoisohjelmaan toiminnon avulla voit valita vain näkyvissä olevat solut painamalla Alt + ;.

Valmis! Tuloksena sinulla on vain tietojen yhteenveto kopioitu toiseen laskentataulukkoon. Huomaa, että tällä menetelmällä kopioidaan välisumman arvot eikä kaavoja:

Vinkki. Voit käyttää samaa temppua vaihtaaksesi muotoilu kaikista välisummariveistä yhdellä kertaa.

Kuinka muuttaa välisummia

Voit muuttaa olemassa olevia välisummia nopeasti seuraavasti:

1. Valitse mikä tahansa välisumman solu.
2. Mene osoitteeseen Tiedot välilehteä ja napsauta Yhteensä .
3. Vuonna Yhteensä tee haluamasi muutokset, jotka liittyvät avainsarakkeeseen, yhteenvetotoimintoon ja välisummiin laskettaviin arvoihin.
4. Varmista, että Korvaa nykyiset välisummat ruutu on valittuna.
5. Napsauta OK.

Huomautus: Jos samaan tietokokonaisuuteen on lisätty useita välisummia, niitä ei voi muokata. Ainoa tapa on poistaa kaikki olemassa olevat välisummat ja lisätä ne uudelleen.

Kuinka poistaa välisummat Excelissä

Voit poistaa välisummat seuraavasti:

1. Valitse mikä tahansa solu välisumma-alueelta.
2. Mene osoitteeseen Tiedot tab> Luonnos ja napsauta Yhteensä .
3. Vuonna Yhteensä valintaikkunassa, napsauta Poista kaikki nappi.

Tämä poistaa tietojen ryhmittelyn ja poistaa kaikki olemassa olevat välisummat.

Excelin välisummaominaisuuden lisäksi, joka lisää välisummat automaattisesti, on olemassa "manuaalinen" tapa lisätä välisummia Excelissä - käyttämällä SUBTOTAL-toimintoa. Se tarjoaa vielä enemmän monipuolisuutta, ja edellä linkitetty opetusohjelma näyttää pari hyödyllistä temppua.