У цій статті ви дізнаєтеся про цифровий підпис Outlook, шифрування поштових з'єднань за допомогою SSL / TLS та інші способи безпечної відправки електронної пошти в Outlook 365 - 2010.

Минулого тижня ми зупинилися на різних способах відправки зашифрованої електронної пошти в Outlook. Сьогодні давайте розглянемо ще одну техніку для захисту ваших електронних повідомлень - Цифровий підпис Outlook .

Дійсний цифровий підпис підтверджує автентичність електронного листа і демонструє одержувачу, що повідомлення було створено відомим відправником і його зміст не був змінений під час пересилання.

Далі в цій статті ви дізнаєтеся, як швидко надсилати захищені повідомлення з цифровим підписом в Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 і 2010, а також ознайомитеся з деякими іншими способами захисту електронної пошти:

Надсилайте захищену електронну пошту в Outlook за допомогою електронного цифрового підпису

Цифровий підпис електронного листа в Outlook - це не те саме, що додавання вашого текстового або графічного підпису в кінці вихідних повідомлень. Підпис електронного листа - це просто ваше індивідуальне привітання, яке будь-хто може скопіювати або імітувати.

Цифровий підпис Outlook - це зовсім інша справа - він додає до повідомлення вашу унікальну цифрову позначку. Підписуючи електронний лист цифровим підписом, ви додаєте свій сертифікат і відкритий ключ, пов'язаний з вашим цифровим ідентифікатором (сертифікат підпису). Таким чином, ви доводите одержувачу, що повідомлення надійшло від надійного відправника і що його вміст не пошкоджено.

Щоб мати можливість надсилати захищені електронні листи Outlook з використанням цифрового підпису, вам потрібні дві основні речі:

• Цифровий ідентифікатор (сертифікат електронної пошти). Дізнайтеся, де і як можна отримати цифрову ідентифікацію.
• Налаштування сертифікату підпису в Outlook У попередній статті ми також обговорювали, як можна налаштувати сертифікат шифрування в Outlook. Для налаштування сертифіката підпису ви виконуєте точно такі ж дії з тією лише різницею, що ви вибираєте для додавання Свідоцтво про підписання замість Сертифікат шифрування.

Однак, якщо ваш цифровий ідентифікатор дійсний як для шифрування електронної пошти, так і для цифрового підпису (а більшість сертифікатів електронної пошти є такими), не має значення, який варіант ви оберете, обидва сертифікати будуть налаштовані в будь-якому випадку.

Як підписати один лист Outlook цифровим підписом

Отримавши сертифікат цифрового підпису, виконайте наступні кроки.

У повідомленні, яке ви пишете або на яке відповідаєте, перейдіть на Вкладка Параметри> Група дозволів і натисніть кнопку Знак кнопку.

Якщо ви не бачите Знак потім зробіть наступне:

1. Перейдіть до Опції вкладка> Більше опцій та натисніть на іконку зі стрілкою вниз ( Параметри діалогового вікна запуску ) у нижньому кутку.

   

2. Натисніть кнопку Налаштування безпеки і поставте галочку Додайте до цього повідомлення цифровий підпис.

   

   Дивіться також: Функція ЕСЛИ в Excel з декількома умовами
3. Натисніть OK, щоб закрити діалогове вікно і відправити лист звичайним способом, натиснувши кнопку Надіслати кнопку.

Як накладати цифровий підпис на всі електронні листи, які ви надсилаєте в Outlook

1. У програмі Outlook відкрийте папку Центр довіри діалогове вікно: перейдіть до розділу Вкладка "Файл"; "Параметри"; "Центр довіри і натисніть кнопку Налаштування Центру довіри кнопку.

   

2. Перейдіть на сторінку Безпека електронної пошти і виберіть вкладку Додавання ЕЦП до вихідних повідомлень під Зашифрована пошта .

   

3. Ви можете обрати одну з додаткових опцій, якщо це можливо:
   • Виберіть Відправлення відкритого текстового підписаного повідомлення при відправленні підписаних повідомлень якщо ви хочете, щоб одержувачі, які не мають захисту S/MIME, могли читати відправлені вами повідомлення. Цей прапорець встановлений за замовчуванням.
   • Перевірте. Запит квитанції S/MIME для всіх повідомлень, підписаних S/MIME якщо Ви бажаєте перевірити, що Ваше електронне повідомлення з цифровим підписом отримано без змін адресатами. При виборі цієї опції інформація для перевірки буде надіслана Вам окремим повідомленням.
   • Якщо у вас є кілька сертифікатів підпису, ви можете вибрати правильний цифровий ідентифікатор натиснувши кнопку "Налаштування".
4. Натисніть OK, щоб закрити всі відкриті діалогові вікна.

   Примітка: Якщо ви надсилаєте чутливу або суворо конфіденційну інформацію, ви також можете зашифрувати електронне повідомлення, щоб забезпечити повну конфіденційність.

Інші способи надсилання захищеної електронної пошти в Outlook

Слід визнати, що шифрування електронної пошти та цифровий підпис Outlook є найпоширенішими методами надсилання захищених електронних листів в Outlook та інших поштових клієнтах. Однак, ваш вибір не обмежується цими двома варіантами, і вам доступні ще кілька засобів захисту електронної пошти:

Шифрування поштових з'єднань за допомогою SSL або TLS

Ви можете використовувати Рівень захищених сокетів (SSL) або Безпека транспортного рівня (TLS) шифрування для захисту з'єднання між вашим провайдером електронної пошти та вашим комп'ютером (мобільним телефоном або іншим пристроєм). Ці методи шифрування працюють аналогічно до схем захисту, які використовуються для захисту транзакцій та покупок в Інтернеті.

Якщо ви використовуєте веб-браузер для роботи з електронною поштою, переконайтеся, що шифрування SSL/TLS включено. Якщо воно активне, то адреса веб-сайту (URL) починається з https замість звичайного http як ви можете бачити на скріншоті нижче:

У Microsoft Outlook таким чином можна налаштувати зашифроване з'єднання:

1. Перейдіть на сторінку Вкладка Файл; Налаштування облікового запису; Налаштування облікового запису...
2. Двічі клацніть обліковий запис, для якого ви хочете включити SSL-з'єднання, а потім натисніть кнопку Більше налаштувань... кнопку.

   

3. Перейдіть на вкладку Додатково і поставте галочку Цей сервер вимагає зашифрованого з'єднання (SSL) Ящик.
4. Виберіть тип шифрування у випадаючому списку поруч з Використовуйте наступний тип зашифрованих з'єднань .

   

Який саме тип шифрування обрати, залежить від вимог вашого провайдера електронної пошти. Зазвичай вони надають детальні інструкції з налаштування зашифрованого з'єднання, тому, сподіваємося, у вас не виникне з цим труднощів.

Надсилання захищених паролем zip-файлів

Якщо Вам необхідно надіслати електронною поштою конфіденційну інформацію у вигляді текстового документа, таблиці Excel або іншого файлу, Ви можете вжити додаткових заходів для захисту від несанкціонованого доступу, заархівувавши файл та захистивши його паролем.

Як стиснути / заархівувати файл або папку

Думаю, всі знають, як стискати (або архівувати) файли або папки в Windows. Нагадаю спосіб просто для повноти картини :)

У Провіднику Windows знайдіть файл або папку, яку потрібно стиснути, клацніть по ньому правою кнопкою миші і виберіть Надіслати в> Стиснуту (заархівовану) папку з контекстне меню.

У тому ж місці буде створено нову архівну папку.

Як захистити стиснуту папку паролем

Якщо ви все ще використовуєте Windows XP Ви можете захистити вміст стиснутої папки паролем за допомогою засобів Windows. Процедура дуже проста:

1. Двічі клацніть заархівовану папку, яку потрібно захистити, і натисніть Додати пароль на Файл меню.
2. Введіть пароль у полі Пароль.

Примітка: пам'ятайте, що паролі до стиснутих файлів і папок не відновлюються в Windows. Тому обов'язково використовуйте те, що ви легко запам'ятаєте.

Якщо ви використовуєте Windows 7 або Windows 8 Для мене залишається загадкою, чому Microsoft прибрала функцію захисту паролем, якою багато хто користувався. Адже нові версії програмного забезпечення повинні додавати нові можливості, а не навпаки, чи не так?

У будь-якому випадку, якщо ви використовуєте Windows 7 або Windows 8, ви можете скористатися стороннім програмним забезпеченням для архівації з функцією захисту паролем, наприклад, 7-Zip - безкоштовним архіватором файлів з відкритим вихідним кодом.

Мені особисто більше подобається програма WinRar (її діалогове вікно ви можете побачити на скріншоті нижче), але це лише справа уподобань.

Після того, як ваш важливий документ буде стиснутий та захищений паролем, ви можете безпечно відправити його електронною поштою як вкладення. Тільки не забудьте повідомити пароль вашому одержувачу в окремому електронному повідомленні, по Skype або по телефону.

Порада. Якщо ви мати отримавши сертифікат Digital ID, ви можете додатково зашифрувати свій zip-файл та підписати його цифровим підписом. Для цього клацніть правою кнопкою миші по файлу .exe у Провіднику Windows та виберіть пункт Підписати та зашифрувати з контекстного меню.

Якщо ви надсилаєте дуже конфіденційний документ і хочете забезпечити повну конфіденційність, ви також можете зашифрувати все повідомлення електронної пошти, включаючи вкладення, як описано в розділі Як надсилати зашифровані повідомлення електронної пошти в Outlook.

На цьому на сьогодні все, дякую за увагу!