Сьогодні я покажу тобі як до створювати Шаблони електронної пошти Outlook з випадаючими полями. Ми будемо витягувати інформацію з набору даних і заповнювати електронне повідомлення на льоту. Звучить весело? Тоді давайте почнемо!

Створення та використання наборів даних у спільних шаблонах листів

Перш ніж ми почнемо з основ, я напишу кілька рядків вступу для тих, хто нещодавно приєднався до нашого блогу і ще не знає, що таке Shared Email Templates і що таке макрос WHAT TO ENTER, про який я говорю. Shared Templates - це інструмент, який може перетворити вашу повсякденну рутину в Outlook в кілька кліків. Бачите, ви створюєте набір шаблонів з необхідним форматуванням, посиланнями, картинками тощо.і миттєво вставити потрібний шаблон. Більше не потрібно набирати та форматувати відповіді, готовий до відправки лист створюється "на льоту".

Щодо того, ЩО вводити, то цей макрос я описав у попередньому уроці, не соромтеся освіжити пам'ять ;)

Як створити новий набір даних і використовувати його в шаблонах

Тепер повернемося до нашої основної теми - заповнюваних шаблонів Outlook. Ви вже знаєте, що за допомогою макросу WhatToEnter можна вставити необхідні дані в одне або кілька місць листа. Я покажу, як ще більше автоматизувати вашу рутину і навчу вас працювати з наборами даних. Простіше кажучи, це таблиця з даними, з якої ви будете витягувати необхідні значення. Коли ви застосовуєте WHAT TO ENTERви обираєте запис, який хочете отримати з цієї таблиці, і він заповнює вашу електронну пошту. Як би дивно це не звучало, але на практиці це досить просто :)

Починаючи з самого початку, нам потрібно спочатку створити таблицю. Відкрийте надбудову, клацніть правою кнопкою миші по будь-якій папці і виберіть " Новий набір даних " з випадаючого списку:

Надбудова відкриє нову веб-сторінку у вашому браузері за замовчуванням, де ви повинні створити свій набір даних. Дайте йому назву та почніть заповнювати його рядки та стовпці.

Зверніть увагу на перший стовпець вашого набору даних, оскільки він буде ключовим. Заповніть його значеннями, які допоможуть вам ідентифікувати ваші рядки і легко вибрати той, з якого вам потрібно буде взяти дані.

Будь ласка, майте на увазі, що набір даних обмежений 32 рядками, 32 стовпчиками та 255 символами в комірці.

Порада: Ви також можете імпортувати набори даних до Спільних шаблонів листів. Ваша таблиця має бути збережена у форматі .txt або .csv та містити не більше 32 рядків/стовпців (решта буде відрізана).

Після того, як ви додали і заповнили нові рядки і стовпці інформацією, яка може знадобитися у ваших шаблонах, просто додайте макрос WHAT TO ENTER до тексту. Ось мій зразок шаблону з макросом, який я налаштував для вставки ставки дисконтування з набору даних:

Привіт,

Це підтвердження вашого сьогоднішнього замовлення. До речі, ви отримали свою спеціальну знижку ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] ;)

Дякуємо, що обираєте нас. Гарного дня!

Бачите, я щойно вибрав значення з ключового стовпчика і відповідна знижка прийшла мені на пошту. Я ж казав, що ключовий стовпчик важливий :)

Редагування та видалення наборів даних

Якщо ви помітили помилку або хочете додати/видалити деякі з входів, ви завжди можете відредагувати свій набір даних. Просто виберіть його на панелі надбудови і натисніть Редагувати :

Ви знову будете переключені в браузер, де зможете модифікувати таблицю. Ви можете додавати рядки і стовпці, змінювати їх вміст і переміщати їх так, як вам потрібно. Після цього натисніть кнопку Зберегти і всі внесені зміни будуть доступні одразу.

Якщо вам більше не потрібен цей набір даних, просто виберіть його і натисніть Видалити :

Це був простий приклад набору даних з одним полем, щоб ви могли отримати уявлення про цю функцію. Далі ми продовжимо вивчати її та вчитися отримувати максимальну користь від наборів даних :)

Як використовувати багатополюсні набори даних при написанні листів Outlook

Оскільки тепер ми маємо чітке розуміння того, як створюються та використовуються набори даних, настав час створити більш складну та інформативну таблицю і заповнити одразу декілька місць вашого листа.

Я імпортую свою заздалегідь збережену таблицю, щоб не втомлювати вас заповненням даних і трохи модифікую свій шаблон, щоб заповнилися всі необхідні поля. Я хочу, щоб мій набір даних був таким:

• Вставте суму знижки;
• Додайте персональне посилання клієнта;
• Заповніть кілька рядків спеціальних умов оплати клієнта;
• Вставте миле зображення "Дякую";
• Прикріпіть договір до листа.

Я шукаю занадто багато? Ні, оскільки я підготував свій набір даних :) Подивіться, як я заповнюю всю цю інформацію на льоту:

Ви могли помітити, що деякі макроси були попередньо збережені в шаблоні. Я показав, як налаштувати макрос для отримання даних з набору даних і об'єднати їх з іншим макросом. Якщо вам потрібно більше прикладів або додаткові роз'яснення, будь ласка, залиште свій відгук у формі зворотного зв'язку Коментарі розділ ;)

Так чи інакше, ось остаточний текст мого шаблону:

Привіт,

Це підтвердження вашого сьогоднішнього замовлення. До речі, ви отримали свою спеціальну знижку ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] ;)

Ось ваше персональне посилання: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}]

Є також кілька деталей, на які слід звернути увагу:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ]]]

Дякуємо, що обираєте нас. Гарного дня!

Порада: Якщо вам потрібно дізнатися або згадати, як об'єднати макроси, зверніться до цієї частини підручника з макросів WhatToEnter або до повного списку макросів для шаблонів спільних листів.

Якщо ви не вірите відео вище, просто встановіть Shared Email Templates з Microsoft Store, перевірте набори даних самостійно і поділіться своїм досвідом зі мною та іншими в коментарях ;)

Заповніть таблицю, використовуючи набір даних в листах Outlook

На цьому перелік можливостей набору даних не вичерпується. Уявіть собі - ваш клієнт все ще сумнівається, яку кількість товарів придбати, і хотів би дізнатися більше про знижки та умови оплати. Замість того, щоб писати все це одним довгим реченням, краще створити таблицю з кожною доступною опцією та її характеристиками.

Я б не назвав створення нової таблиці та заповнення її даними, які вже є у вашому наборі даних, дуже економним витрачанням часу. Однак для цього випадку є швидкий обхідний шлях. Ви можете прив'язати ваш набір даних до таблиці, і ваша електронна пошта миттєво заповниться інформацією з набору даних. Вам потрібно буде це зробити:

1. Відкрийте шаблон і створіть таблицю з мінімум двома рядками (кількість стовпців - на ваш розсуд).
2. Заповніть перший рядок таблиці, оскільки це буде наш заголовок.
3. Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці другого рядка і виберіть "Прив'язати до набору даних".
4. Виберіть набір даних, з якого потрібно витягти дані, і натисніть кнопку "ОК".
5. Коли ви вставите цей шаблон, вам буде запропоновано вибрати колонки для додавання. Відмітьте всі або тільки деякі з них і продовжуйте.
6. Смачного ;)

Якщо ви хочете додати щось візуальне до наведеного вище тексту, ви можете переглянути покрокові скріншоти зв'язування наборів даних у наших документах або переглянути невелике відео нижче.

Коротше кажучи, ви створюєте таблицю, заповнюєте її заголовок і підключаєте її до вашого набору даних. При вставці шаблону ви просто встановлюєте рядки для вставки, і інструмент заповнить вашу таблицю за секунду.

Ось як мій шаблон почав виглядати після прив'язки набору даних:

Привіт!

Ось деталі, про які ви просили:

У випадку, якщо Вам необхідно відв'язати набір даних, просто видаліть "зв'язаний" рядок.

Бачите, простіше не буває :)

Крім того, вам може бути цікаво зробити динамічний шаблон Outlook, який автоматично перемикає зображення, вкладення і текст індивідуально для кожного користувача.

Висновок

У цій статті я розглянув ще одну опцію нашого суперкорисного макросу під назвою WHAT TO ENTER. Тепер ви знаєте, як створювати, редагувати та використовувати набори даних у шаблонах спільних листів і, я дуже сподіваюся, почнете їх використовувати :)

Дякуємо за увагу, до наступних уроків ;)