Зміст
Давайте продовжимо нашу серію статей про зображення в загальних шаблонах електронної пошти і розглянемо ще кілька швидких способів їх вставки в повідомлення Outlook. Ви побачите переваги і недоліки кожного способу, порівняєте їх і вирішите, який з них є кращим варіантом для вас.
Як ви пам'ятаєте з моїх попередніх посібників, наш інструмент "Загальні шаблони" може допомогти вам додавати зображення до повідомлень Outlook з онлайнових сховищ, таких як OneDrive і SharePoint. Хоча це досить просто, деякі з вас можуть подумати, що потрібно виконати занадто багато кроків, щоб вставити лише одне зображення.
Отже, сьогодні я покажу вам, як додати картинку в тіло листа Outlook з Інтернету і вставити зображення прямо з буфера обміну. Ніяких загальних папок, дозволів і входів в систему. Просто посилання і картинка. Це простіше простого!
Про спільні шаблони листів
Перш за все, я хотів би розповісти про спільні шаблони для тих, хто ще не знайомий з нашим новим доповненням. Ми створили цей інструмент, щоб заощадити ваш час і допомогти вам писати та надсилати листи швидко і без зайвих зусиль. Це не просто слова.
Уявіть собі: ви випустили новий продукт, і у всіх ваших клієнтів виникає одне і те ж питання - чим він кращий за ваш попередній продукт і чим він відрізняється від нього? Давайте подивимося ваші варіанти:
- Ви можете відповідати особисто кожному, пишучи одне й те саме різними словами знову і знову.
- Ви можете створити зразок відповіді та скопіювати його з якогось документа, щоб вставити в лист, відновивши форматування, гіперпосилання та зображення вручну.
- Або ви можете запустити Загальні шаблони, вибрати попередньо збережений шаблон і вставити його. Кілька кліків - і ваш лист готовий до відправки. Кілька кліків - і роботу зроблено.
Все, що вам потрібно зробити - це створити шаблон, а Shared Email Templates зробить все інше :) В один клік мишкою ви вставите ідеально відформатований текст зі збереженням всіх необхідних гіперпосилань та зображень. А якщо ви працюєте в команді і хочете, щоб інші теж використовували ваші фрази, то це взагалі не проблема!
Тепер повернемося до картинок і їх вставки в лист за допомогою шаблонів Shared Email Templates. Оскільки це наше нове доповнення до Outlook, я хотів би розповісти про нього і розіслати кілька листів своїм друзям, яким це може бути цікаво. Отже, я напишу текст, додам трохи кольору, зроблю посилання, щоб моїм друзям не довелося шукати його в гуглі. Потім я подивлюся на свій текст і зрозумію, що це - шаблон.Трохи нуднувато читати текст без картинок. Картинки привертають увагу і дають візуальний образ ваших думок. Отже, я вставлю картинку, щоб зробити своє повідомлення повним і інформативним. Тепер мені подобається те, що я бачу :)
Оскільки я не чарівник, то охоче розкрию вам "секрет" створення шаблону з картинками ;)
Вставка зображення в повідомлення Outlook з URL-адреси
Цю главу я присвячу ще одному способу розміщення зображень у шаблонах спільних листів. Не потрібно створювати папку в хмарному сховищі, не потрібно пам'ятати про параметри спільного доступу та електронні адреси ваших колег по команді. Вам потрібно лише посилання на зображення. І все. Просто посилання. Без жартів :)
Дозвольте показати вам макрос ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Як ви можете зрозуміти з його назви, він допомагає вставляти зображення в листи Outlook з URL-адреси. Давайте розглянемо його покроково:
- Запустіть Загальні шаблони листів і почніть створювати шаблон.
- Натисніть на кнопку Вставка макросу та оберіть зі списку ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]:
- Макрос запитає вас про посилання та розмір зображення для вставки. Тут ви також можете встановити ширину та довжину вашого зображення або залишити все як є:
Примітка: зображення повинно бути одного з наступних форматів: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg, інакше макрос не спрацює.
Порада: рекомендуємо залишити опцію "Як приховане вкладення", щоб ваші одержувачі могли бачити зображення незалежно від їхнього поштового клієнта та його налаштувань.
Покажу, як працює макрос ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Наприклад, я хочу відправити посилання на фейсбучний пост на сторінці Ablebits і додати фото, щоб виглядало красиво. Бо чому б і ні :) Отже, знаходжу потрібний пост, отримую його посилання, натиснувши на його мітку часу, потім клацаю правою кнопкою миші по зображенню і копіюю його адресу для макросу. Ось, що у мене вийде:
Однак, я очікував, що фотографія буде вставлена під текстом, щоб моє повідомлення виглядало гарно. І це так!
Зверніть увагу, що в інтернеті існують найрізноманітніші URL-адреси. Посилання, яке ви використовуєте, має вести на картинку, яку можна завантажити. Розумієте, доповненню потрібно завантажити зображення, щоб вставити його у ваш лист. Якщо вас збентежило слово "завантажуване" і ви не знаєте, як перевірити зображення на "завантажуваність", натисніть на нього правою кнопкою миші і перевірте, чи доступна опція "Зберегти зображення як...". Якщо так, то зображення буде збережено.можна завантажити і він чудово підійде для макросу.
Всі інші члени вашої команди, які захочуть використати той самий шаблон і вставити те саме зображення, не зіткнуться з жодними проблемами. Це буде працювати ідеально для всіх, без зайвих дій.
Додавання зображення до листа Outlook з буфера обміну
Є ще один спосіб додати фотографію в Outlook, і ви здивуєтеся, наскільки він очевидний! Ви можете додати фотографію... скопіювавши і вставивши її у свій шаблон :) Ви можете вставити зображення будь-якого формату, але його розмір не повинен перевищувати 64 Кб. Це єдине обмеження, з яким ви зіштовхнетеся.
Просто знайдіть свій файл, відкрийте його в будь-якому графічному редакторі та скопіюйте його звідти. Потім просто вставте його у свій шаблон, він буде виглядати так:
Порада: Ви також можете перетягнути цю картинку прямо з файлового провідника в тіло шаблону.
Як тільки я замінив привітання на яскраву картинку, моє послання стало менш буденним. Це саме те, чого я прагнув!
Основною перевагою цього способу є можливість побачити саме зображення, а не макрос з випадковим набором символів, і бути впевненим, що додано потрібне зображення. Однак, через обмеження в 64 Кб, таким чином можна вставити лише невеликі зображення. При перевищенні цього ліміту ви отримаєте наступне повідомлення про помилку:
В такому випадку Вам потрібно буде переглянути наші посібники на цю тему і вибрати інший спосіб додавання зображення.
Це були два способи додавання зображень до листів Outlook. Якщо ви пропустили мої попередні статті про те, як вбудувати зображення з OneDrive або вставити зображення з SharePoint, перегляньте їх і виберіть спосіб, який вам більше підходить.
Якщо ви бажаєте автоматично додавати зображення залежно від поточного користувача, ви можете знайти кроки в цій статті: Як створити динамічний шаблон Outlook для поточного користувача.
А коли ви вирішите перейти від теорії до практики, просто встановіть Shared Email Templates з Microsoft Store і спробуйте :)
Якщо у вас виникли питання або, можливо, пропозиції щодо того, як зробити наші шаблони ще кращими, будь ласка, залишайте свої думки в розділі "Коментарі" ;)
