У посібнику пояснюються основи форматування в Excel чисел, тексту, валюти, відсотків, бухгалтерських чисел, наукових позначень тощо. Також демонструються швидкі способи форматування комірок у всіх версіях Excel 365, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 та нижчих версіях.

Коли мова йде про форматування комірок в Excel, більшість користувачів знають, як застосовувати основні текстові та числові формати. Але чи знаєте ви, як відобразити необхідну кількість знаків після коми або певний символ валюти, як застосувати саме ті наукові позначення або бухгалтерський формат чисел? А чи знаєте ви гарячі клавіші форматування чисел в Excel, щоб застосувати потрібне форматування в один клік?

Основи формату Excel

За замовчуванням всі комірки на аркушах Microsoft Excel відформатовані з використанням формату Генеральний При форматуванні за замовчуванням все, що ви вводите в комірку, зазвичай залишається без змін і відображається так, як було введено.

У деяких випадках Excel може відображати значення комірки не в тому вигляді, в якому ви його ввели, хоча формат комірки залишається загальним. Наприклад, якщо ви вводите велике число у вузькому стовпчику, Excel може відобразити його у форматі наукової нотації, наприклад, 2.5E+07. Але якщо ви подивитеся на число в рядку формул, ви побачите оригінальне число, яке ви ввели (25000000).

Існують ситуації, коли Excel може автоматично змінити загальний формат на інший на основі значення, яке ви вводите в комірку. Наприклад, якщо ви введете 1/4/2016 або 1/4, Excel розглядатиме це як дату і відповідно змінить формат комірки.

Швидкий спосіб перевірити формат, застосований до певної комірки, полягає у виділенні комірки і перегляді Формат номера у вікні на сайті Головна сторінка у вкладці Кількість група:

Важливо пам'ятати, що форматування комірок в Excel змінює тільки зовнішній вигляд, або візуальне представлення значення комірки, але не саме значення.

Наприклад, якщо в якійсь комірці є число 0,5678 і ви відформатуєте цю комірку так, щоб вона відображала тільки 2 знаки після коми, число буде відображатися як 0,57. Але основне значення не зміниться, і Excel буде використовувати вихідне значення (0,5678) у всіх обчисленнях.

Аналогічно, ви можете змінити представлення значень дати і часу на екрані так, як вам потрібно, але Excel збереже вихідне значення (порядкові номери для дат і десяткові дроби для часу) і використовуватиме ці значення у всіх функціях Дата і час та інших формулах.

Щоб побачити значення, що стоїть за числовим форматом, виділіть комірку і подивіться на рядок формул:

Як відформатувати комірки в Excel

Якщо ви хочете змінити вигляд числа або дати, відобразити межі комірок, змінити вирівнювання та орієнтацію тексту або внести будь-які інші зміни у форматування, скористайтеся кнопкою Формат комірок І оскільки це найбільш часто використовувана функція форматування комірок в Excel, Microsoft зробила її доступною різними способами.

4 способи відкриття діалогового вікна Форматування комірок

Щоб змінити форматування певної комірки або блоку комірок, виділіть комірку (комірки), яку потрібно відформатувати, і виконайте одну з наведених нижче дій:

1. Натисніть комбінацію клавіш Ctrl + 1.
2. Клацніть правою кнопкою миші по комірці (або натисніть клавіші Shift+F10 ) і виберіть Формат комірок... у спливаючому меню.

   

3. Натисніть на кнопку Засіб запуску діалогових вікон стрілка в правому нижньому куті сторінки Кількість , Вирівнювання або Шрифт щоб відкрити відповідну вкладку в групі Формат комірок діалог:

   

4. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Клітини у групі, натисніть на кнопку Формат а потім натисніть кнопку Формат комірок...

   

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Формат комірок з'явиться діалогове вікно, в якому можна почати форматування виділеної клітинки (клітинок), використовуючи різні опції на будь-якій з шести вкладок.

Діалогове вікно форматування клітинок в Excel

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Формат комірок діалогове вікно має шість вкладок, які надають різні можливості форматування виділених клітинок. Щоб дізнатися більше про кожну вкладку, натисніть на відповідне посилання:

Вкладка Число - застосування певного формату до числових значень

Використовуйте цю вкладку, щоб застосувати потрібний формат з точки зору числа, дати, валюти, часу, відсотка, дробу, наукових позначень, формату бухгалтерського номера або тексту. Доступні варіанти форматування залежать від обраної опції Категорія .

Формат числа Excel

Для чисел можна змінити наступні параметри:

• Скільки десяткові знаки на екран.
• Показати або приховати роздільник тисяч .
• Спеціальний формат для від'ємні числа .

За замовчуванням формат Excel Число вирівнює значення прямо в комірках.

Порада. Під Зразок ви можете переглянути життя попередній перегляд як буде відформатовано номер на аркуші.

Валюта та формати звітності

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Валюта дозволяє налаштувати наступні три опції:

• Кількість знаків після коми для відображення
• Символ валюти для використання
• Формат для від'ємних чисел

Порада. Для швидкого нанесення формат валюти за замовчуванням з 2 знаками після коми, виділити комірку або діапазон комірок і натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+$.

Excel Бухгалтерський облік передбачає тільки перші два з перерахованих вище варіантів, від'ємні числа завжди відображаються в круглих дужках:

Для відображення грошових значень використовуються як валютний, так і бухгалтерський формати, різниця між якими полягає в наступному:

• Excel Валюта символ валюти розміщується безпосередньо перед першою цифрою в комірці.
• Excel Бухгалтерський облік числовий формат вирівнює символ валюти ліворуч і значення праворуч, нулі відображаються у вигляді тире.

Порада. Деякі з найбільш часто використовуваних параметрів формату бухгалтерського обліку також доступні на стрічці. Більш детально див. розділ Параметри формату бухгалтерського обліку на стрічці.

Формати дати та часу

Microsoft Excel надає різноманітні заздалегідь визначені Дата і Час формати для різних локацій:

Для отримання додаткової інформації та детальної інструкції щодо створення користувацькі дата та час у форматі Excel, будь ласка, дивіться:

• Формат Excel Дата
• Формат Excel Час

Формат у відсотках

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. У відсотках відображає значення комірки з символом відсотків. Єдиний параметр, який можна змінити - це кількість знаків після коми.

Для швидкого застосування формату Відсотки без десяткових знаків використовуйте комбінацію клавіш Ctrl+Shift+%.

Примітка: якщо ви застосовуєте У відсотках до існуючих чисел, числа будуть помножені на 100.

Для отримання додаткової інформації, будь ласка, дивіться Як показати відсотки в Excel.

Формат дробу

Цей формат дозволяє обирати з безлічі вбудованих стилів дробу:

Примітка. При введенні дробу в комірку, яка не відформатована як Фракція Перед дробовою частиною, можливо, доведеться ввести нуль і пробіл. Наприклад, якщо ви введете 1/8, то комірка буде відформатована як Генеральний Excel перетворить його на дату (08 січня). Щоб ввести дріб, введіть у комірку 0 1/8.

Науковий формат

Науковий формат (також відомий як Стандартний або Стандартний індекс ) - це компактний спосіб відображення дуже великих або дуже малих чисел. Він широко використовується математиками, інженерами та науковцями.

Наприклад, замість запису 0,0000000012 можна написати 1,2 х 10-9. А якщо до комірки, що містить 0,0000000012, застосувати формат наукових позначень Excel, то число відобразиться як 1,2Е-09.

При використанні формату наукових позначень в Excel єдиний параметр, який можна задати - це кількість знаків після коми:

Для швидкого застосування стандартного формату наукових позначень Excel з 2 знаками після коми натисніть на клавіатурі комбінацію клавіш Ctrl+Shift+^.

Excel Текстовий формат

Якщо клітинку відформатовано як "Текст", програма Excel розглядатиме значення клітинки як текстовий рядок, навіть якщо ви введете число або дату. За замовчуванням текстовий формат Excel вирівнює значення, що залишилися в клітинці. При застосуванні формату "Текст" до виділених клітинок за допомогою кнопки Формат комірок діалогового вікна, немає жодної опції, яку можна було б змінити.

Звертаємо Вашу увагу на те, що в Excel Текст формат, що застосовується до цифри або дати Числові значення, відформатовані як текст, призводять до того, що у верхньому лівому куті комірок з'являється маленький зелений трикутник, який вказує на те, що з форматом комірки щось не так. І якщо ваша, здавалося б, правильна формула Excel не працює або повертає неправильний результат, в першу чергу слід перевірити числові значення, відформатовані як текст.

Щоб виправити текст-число, недостатньо встановити формат комірки Загальний або Число. Найпростіший спосіб перетворення тексту в число - виділити проблемну комірку (комірки), клацнути по попереджувальному знаку, що з'явився, а потім натиснути кнопку Перетворити на номер Декілька інших способів описані в розділі "Як перетворити цифри текстового формату в число".

Спеціальний формат

Спеціальний формат дозволяє відображати номери у форматі, звичному для поштових індексів, телефонних номерів та номерів соціального страхування:

Нестандартний формат

Якщо жоден із вбудованих форматів не відображає дані так, як вам потрібно, ви можете створити власний формат чисел, дат і часу. Зробити це можна або шляхом модифікації одного із заздалегідь визначених форматів, близького до бажаного результату, або шляхом використання символів форматування у власних комбінаціях. У наступній статті ми надамо докладні інструкції та приклади створення власного формату чисел в Excel.

Вкладка "Вирівнювання" - зміна вирівнювання, положення та напрямку

Як випливає з назви, ця вкладка дозволяє змінювати вирівнювання тексту в комірці. Крім того, вона надає ряд інших опцій, в тому числі:

• Вирівняти вміст комірки по горизонталі, вертикалі або по центру. Також ви можете вирівняти значення по центру по всьому виділеному фрагменту (чудова альтернатива злиттю клітин!) або відступ з будь-якого краю камери.

• Обгортка текст у декілька рядків залежно від ширини стовпця та довжини вмісту комірки.
• Стискається до потрібного розміру - ця опція автоматично зменшує видимий розмір шрифту таким чином, щоб всі дані в комірці поміщалися в стовпці без обтікання. Реальний розмір шрифту, застосований до комірки, не змінюється.
• Злиття двох або більше камер в одну камеру.
• Змініть напрямок тексту За замовчуванням встановлено Контекст, але ви можете змінити його на Праворуч-ліворуч або Зліва-направо.
• Змініть текст орієнтація Додатне число, що вводиться в Ступені повертає вміст комірки з лівого нижнього кута в правий верхній, а від'ємний ступінь - з лівого верхнього в правий нижній. Ця опція може бути недоступна, якщо для даної комірки вибрані інші опції вирівнювання.

На наведеному нижче скріншоті показано налаштування вкладки "Вирівнювання" за замовчуванням:

Вкладка "Шрифт" - зміна типу, кольору та стилю шрифту

Використовуйте опції вкладки Шрифт для зміни типу, кольору, розміру, стилю, ефектів шрифту та інших елементів шрифту:

Вкладка Межі - створення меж комірок різних стилів

За допомогою параметрів вкладки "Межа" можна створити рамку навколо виділених клітинок за кольором і стилем на свій розсуд. Якщо ви не бажаєте видаляти наявну рамку, виберіть Немає .

Порада. приховати лінії сітки в певному діапазоні комірок можна застосувати білі рамки (Outline і Inside) до виділених комірок, як показано на скріншоті нижче:

Більш детально див. розділ Створення, зміна та видалення межі комірки Excel.

Вкладка Заливка - зміна кольору фону комірки

За допомогою опцій цієї вкладки можна заливати комірки різними кольорами, візерунками та спеціальними ефектами заливки.

Вкладка "Захист" - блокування та приховування комірок

За допомогою параметрів захисту можна заблокувати або приховати певні клітинки під час захисту аркуша. Для отримання додаткової інформації ознайомтеся з наступними навчальними матеріалами:

• Як заблокувати та розблокувати комірки в Excel
• Як приховати та заблокувати формули в Excel

Параметри форматування комірок на стрічці

Як ви щойно бачили, в Україні розпочався Формат комірок діалогове вікно надає великий вибір варіантів форматування. Для зручності найбільш часто використовувані функції також доступні на стрічці.

Найшвидший спосіб застосувати формати чисел Excel за замовчуванням

Для швидкого застосування одного з форматів Excel за замовчуванням по числу, даті, часу, валюті, відсоткам і т.д., виконайте наступне:

• Виділіть комірку або діапазон комірок, формат яких потрібно змінити.
• Натисніть на маленьку стрілочку поруч з Формат номера у вікні на сайті Головна сторінка у вкладці Кількість та оберіть потрібний формат:

Параметри формату обліку на стрічці

Окрім зміни формату комірок, у Кількість у групі наведені деякі з найбільш використовуваних варіантів формату бухгалтерського обліку:

• Для застосування формату бухгалтерського номера Excel з символ валюти за замовчуванням виберіть комірку (комірки) та натисніть кнопку Формат облікового номера значок .
• Для того, щоб вибрати символ валюти клацніть стрілку поруч з пунктом Бухгалтерський облік Кількість і виберіть потрібну валюту зі списку. Якщо ви хочете використовувати інший символ валюти, натисніть Більше форматів звітності... в кінці списку відкриється вікно Формат комірок діалогове вікно з більшою кількістю опцій.

• Для того, щоб скористатися роздільник тисяч натисніть на іконку з комою .
• Щоб відобразити більше або менше десяткові знаки натисніть на кнопку Збільшення Десятковий або Зменшення Десятковий Ця опція може бути використана для формату Excel Бухгалтерія, а також для форматів Число, Відсоток та Валюта.

Інші параметри форматування на стрічці

Про це йдеться на Головна сторінка стрічки Excel можна знайти набагато більше можливостей форматування, таких як зміна меж комірок, кольору заливки і шрифту, вирівнювання, орієнтація тексту тощо.

Наприклад, щоб швидко додати межі до виділених клітинок, натисніть стрілку поруч з кнопкою Кордон кнопку в розділі Шрифт та оберіть потрібний макет, колір та стиль:

Комбінації клавіш форматування Excel

Якщо ви уважно стежили за попередніми частинами цього посібника, ви вже знаєте більшість комбінацій клавіш форматування Excel. У таблиці нижче наведено їх короткий опис.

Не працює формат чисел Excel

Якщо після застосування одного з форматів чисел Excel у комірці з'являється кілька хеш-символів (######), це, як правило, пов'язано з однією з наступних причин:

• Комірка недостатньо широка для відображення даних у вибраному форматі. Щоб виправити це, достатньо збільшити ширину стовпчика, перетягнувши праву межу. Або двічі клацніть праву межу, щоб автоматично змінити розмір стовпчика відповідно до найбільшого значення в стовпчику.
• Комірка містить від'ємну дату або дату за межами підтримуваного діапазону дат (1/1/1900 - 31.12.9999).

Щоб розрізнити ці два випадки, наведіть курсор миші на комірку з хеш-знаками. Якщо комірка містить дійсне значення, яке занадто велике, щоб поміститися в комірці, Excel відобразить підказку зі значенням. Якщо комірка містить невірну дату, ви отримаєте повідомлення про проблему:

Ось так використовуються основні параметри форматування чисел в Excel. У наступному уроці ми розглянемо найшвидші способи копіювання та очищення форматування комірок, а після цього дослідимо розширені методи створення користувацьких форматів чисел. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас знову наступного тижня!