Як надати спільний доступ до календаря Outlook

Michael Brown

04-06-2023 Перспективи
  • Поділитися Цим
Michael Brown

У навчальному посібнику показано різні способи створення спільного календаря в Outlook для облікових записів Office 365 і Exchange, пояснюється, як надати спільний доступ до календаря в Outlook без Exchange і усунути різні проблеми з синхронізацією.

Хочете, щоб ваші колеги, друзі та члени сім'ї знали, що у вашому розкладі, щоб вони могли бачити ваш вільний час? Найпростіший спосіб - поділитися з ними своїм календарем Outlook. Залежно від того, чи використовуєте ви локально встановлений додаток для настільних комп'ютерів або Outlook Online, обліковий запис Exchange Server у вашій організації або приватний обліковий запис POP3 / IMAP вдома, будуть доступні різні варіанти, щобтебе.

Цей навчальний посібник зосереджується на Робочий стіл Outlook що використовується разом із сервером Exchange та Outlook для Office 365. Якщо ви використовуєте Outlook Online, див. статтю Як надати спільний доступ до календаря в Outlook в Інтернеті.

    Спільний доступ до календаря Outlook

    Оскільки Microsoft Outlook надає кілька різних варіантів спільного доступу до календаря, дуже важливо розуміти, що саме робить кожна опція, щоб вибрати ту, яка найкраще відповідає вашим потребам.

    Відправлення запрошення на спільний доступ до календаря

    Надсилаючи запрошення іншим користувачам, ви дозволяєте їм переглядати ваш календар у власному Outlook. Ви можете вказати різний рівень доступу для кожного одержувача, і спільний календар буде автоматично оновлюватися на їхньому боці. Ця опція доступна для облікових записів Exchange і Office 365, а також Outlook.com і Outlook Online (також відомий як Outlook в Інтернеті або OWA). Дізнайтеся, як надати спільний доступ до календаря Outlook.

    Публікація календаря в Інтернеті

    Опублікувавши календар Outlook в Інтернеті, ви можете дати можливість будь-кому переглянути його як веб-сторінку в браузері або імпортувати посилання ICS у свій Outlook. Ця функція доступна в облікових записах на базі Exchange, облікових записах, які мають доступ до веб-сервера з підтримкою протоколу WebDAV, Outlook on the Web і Outlook.com. Дізнайтеся, як опублікувати календар Outlook.

    Відправлення знімка календаря на електронну пошту

    Статична копія календаря надсилається одержувачу як вкладення в електронному листі. Одержувач бачитиме лише знімок ваших зустрічей на момент надсилання електронного листа, жодні оновлення, які ви зробите пізніше, не будуть йому доступні. Ця функція доступна в Outlook 2016, Outlook 2013 і Outlook 2010, але більше не підтримується в Office 365 і Outlook 2019. Дізнайтеся, як надсилати календарі Outlook електронною поштою.

    Як надати спільний доступ до календаря Outlook

    Для облікових записів Office 365 або Exchange корпорація Майкрософт надає можливість надавати спільний доступ до календаря, який оновлюється автоматично. Для цього потрібно просто надіслати запрошення на спільний доступ своїм колегам або людям за межами вашої компанії.

    Примітка: скріншоти зроблені в Outlook для Office 365. Кроки для облікових записів Exchange Server з Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 і Outlook 2010 по суті однакові, хоча в інтерфейсі можуть бути невеликі відмінності.

    Щоб надати спільний доступ до календаря Outlook, виконайте такі дії:

    1. Відкрийте свій календар у програмі Outlook.
    2. На Головна сторінка у вкладці Керування календарями групу, натисніть Календар акцій та оберіть потрібний у випадаючому меню.

  • На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Властивості календаря з'являється діалогове вікно з кнопкою Дозволи Тут ви можете побачити список користувачів, які на даний момент мають доступ до вашого календаря. За замовчуванням відкривається вкладка " Можна переглядати, коли я зайнятий " надається кожному внутрішньому користувачеві, хоча цей параметр може бути змінений Вашим ІТ-адміністратором різними способами.

    • Щоб надіслати запрошення до спільного доступу особам у вашій організації або за її межами, натисніть кнопку Додати кнопку.

  • В рамках проекту Додати користувачів виконайте пошук користувачів з вашої адресної книги, виберіть ім'я в списку і натисніть Додати Або введіть адреси електронної пошти безпосередньо в поле Додати Після цього натисніть ГАРАЗД. .

    • Примітка: знак заборони (кружечок з зворотною рискою) біля імені користувача означає, що календар не може бути наданий цьому користувачеві.

  • Повертаючись до Властивості календаря виберіть користувача і виберіть рівень доступу, який ви хочете надати ( переглянути всі деталі за замовчуванням). Після завершення натисніть ГАРАЗД. .

    • Запрошення до спільного доступу буде надіслано кожному одержувачу, якого ви додали. Після того, як користувач у вашій організації натисне Прийняти ваш календар з'явиться в їхньому Outlook в розділі Спільні календарі Для зовнішніх користувачів процес дещо відрізняється, для більш детальної інформації див. статтю Як додати спільний календар в Outlook.

    Порада. Спільний доступ не обмежується календарями за замовчуванням, автоматично створеними для кожного профілю Outlook. Ви також можете створити новий загальний календар Для цього в папці Календар натисніть Головна сторінка вкладка> Додати календар > Створити новий чистий календар , збережіть його в будь-яку папку за вашим вибором, а потім надайте доступ до нього, як описано вище.

    Припиніть ділитися календарем Outlook

    Щоб припинити надання спільного доступу до свого календаря конкретному користувачеві, ось що потрібно зробити:

    1. Відкрийте Дозволи календаря діалогове вікно ( Головна сторінка вкладка> Календар акцій ).
    2. Про це йдеться на Дозволи виберіть користувача, доступ якого ви хочете відкликати, і натисніть Видалити .
    3. Натисніть ГАРАЗД. .

    Примітка: Office 365 може знадобитися деякий час для синхронізації та видалення календаря з Outlook користувача.

    Дозволи на спільний календар Outlook

    У спільному календарі Outlook дозволи означають рівень доступу, який ви хочете надати іншим користувачам. Параметри відрізняються для користувачів у вашій організації та за її межами.

    Перші три рівні можуть надаватися як внутрішнім, так і зовнішнім користувачам:

    • Можна переглядати, коли я зайнятий - одержувач може бачити тільки той час, коли ви зайняті.
    • Можливість перегляду назв і локацій - одержувач побачить вашу доступність, а також тему і місце зустрічі.
    • Можна переглянути всі деталі - одержувач побачить всю інформацію, що стосується ваших подій, так само, як бачите її ви.

    Дві додаткові опції доступні для людей всередині вашої компанії:

    • Можна редагувати - одержувач може редагувати дані про зустріч.
    • Делегат - дозволяє діяти від вашого імені, наприклад, відповідати на запити про зустріч для вас та створювати нові зустрічі.

    Ще одна опція доступна для всієї організації, а не для окремих користувачів:

    • Немає - немає доступу до календаря.

    Як змінити права доступу до спільного календаря

    Щоб змінити права доступу того, хто в даний момент має доступ до вашого календаря, виконайте наступне:

    1. Клацніть правою кнопкою миші цільовий календар на панелі навігації та виберіть Дозволи на спільний доступ з контекстного меню (або натисніть Календар акцій на Головна сторінка та оберіть календар).

    Це дозволить відкрити Властивості календаря діалогове вікно на сторінці Дозволи на вкладці "Користувачі" відображаються всі користувачі, яким надано доступ до вашого календаря, а також їхні права доступу до нього.

  • Виберіть користувача та рівень дозволів, який ви бажаєте надати.
  • Натисніть кнопку ОК, щоб зберегти зміни та закрити вікно.

    • Одержувач отримає повідомлення про зміну дозволів, а оновлений вигляд календаря відобразиться в його програмі Outlook.

    Не працюють дозволи спільного календаря Outlook

    Більшість проблем і помилок виникають через різні проблеми з конфігурацією або дозволами. Нижче ви знайдете найпоширеніші проблеми і способи їх вирішення.

    Календар спільного доступу в Outlook виділено сірим кольором або відсутній

    У разі, якщо Календар акцій неактивна або недоступна у вашому Outlook, швидше за все, у вас немає облікового запису Exchange, або ваш мережевий адміністратор вимкнув спільний доступ до календаря для вашого облікового запису.

    Помилка "Цим календарем не можна поділитися"

    Якщо ви не можете надіслати запрошення на спільний доступ через помилку "До цього календаря не можна надати спільний доступ одному або кільком користувачам...", можливо, адреса електронної пошти, яку ви додали, є недійсною, або вона вже є в групі Office 365, або у вашому списку спільного доступу.

    Не оновлюються дозволи на спільний доступ до календаря

    Досить часто проблеми викликають застарілі і дублюючі записи в списку Дозволів. Щоб виправити це, відкрийте розділ Властивості календаря діалогове вікно на сторінці Дозволи і перевірте список користувачів на наявність дублікатів записів. Також видаліть користувачів, які звільнилися з організації або не мають доступу до календаря. На деяких форумах повідомлялося, що видалення всіх поточних дозволів, крім дозволів за замовчуванням, вирішує проблему. Якщо жодна з наведених вище пропозицій не допомагає, спробуйте ці загальні виправлення в Outlook:

    • Вимкніть кешований режим обміну, з детальною інструкцією можна ознайомитися тут.
    • Оновіть свій Office до останньої версії.
    • Запустіть Outlook в безпечному режимі. Для цього вставте прогноз / безпечний у вікні пошуку та натисніть Enter.

    Якщо проблема не зникає, причина може бути на стороні сервера Exchange, тому спробуйте звернутися за допомогою до ваших ІТ-спеціалістів.

    Як надати спільний доступ до календаря Outlook без Exchange

    Функція спільного доступу, описана в попередніх розділах, доступна лише для облікових записів Outlook на базі Office 365 та Exchange. Якщо ви використовуєте Outlook як окрему програму з особистим обліковим записом POP3 або IMAP, розгляньте наступні альтернативи.

    Публікуйте свій календар онлайн

    Опублікуйте календар Outlook в Інтернеті, а потім опублікуйте або HTML-посилання для відкриття календаря в браузері, або ICS-посилання для підписки на Інтернет-календар. Для отримання додаткової інформації див:

    • Як опублікувати календар в Outlook Online
    • Як додати Інтернет-календар на робочий стіл Outlook
    • Як підписатися на Інтернет-календар в Outlook в Інтернеті

    Перенесіть свій календар на Outlook.com, а потім діліться ним

    Якщо публікація не працює, найпростішим способом може бути створення нового або імпорт існуючого календаря в Outlook.com, а потім використання функції спільного доступу до календаря.

    Будь ласка, майте на увазі, що вам необхідно підтримувати актуальну копію вашого календаря в Outlook.com, якщо ви бажаєте, щоб подальші оновлення синхронізувалися автоматично.

    З детальною інструкцією можна ознайомитися за посиланням:

    • Як зберегти календар Outlook у форматі .ics
    • Як імпортувати файл iCal в Outlook.com
    • Як поділитися календарем в Outlook.com

    Як опублікувати календар Outlook

    Якщо ви бажаєте поділитися календарем з кількома користувачами без надсилання індивідуальних запрошень, ви можете опублікувати календар в Інтернеті та надати пряме посилання, за яким люди зможуть переглянути його в режимі реального часу.

    Нижче наведено кроки для публікації календаря з Outlook:

    1. У папці Календар перейдіть на вкладку Головна сторінка вкладка> Поділитися групу і натисніть Публікуйте онлайн > Публікація на WebDAV сервер ...

  • У діалоговому вікні, що з'явилося, вкажіть наступні реквізити:

    • В рамках проекту Місце видання введіть місце розташування вашого WebDAV-сервера.
    • Обирайте Часовий проміжок .
    • Від Детальна інформація у випадаючому списку оберіть, який вид доступу ви бажаєте надати: Тільки в наявності , Обмежена кількість деталей (наявність та тематика) або Повна інформація .

  • За бажанням, натисніть кнопку Просунутий... та оберіть, чи має календар оновлюватися автоматично, чи ні. На скріншоті нижче показані налаштування за замовчуванням, які рекомендуються в більшості випадків.

  • Коли ви будете готові опублікувати календар, натисніть ГАРАЗД. в Публікація календаря на власний сервер вікно.
  • Введіть облікові дані для доступу до сервера WebDAV, коли з'явиться відповідний запит.

    • Outlook повідомить вас про успішне завершення публікації.

    Нотатки:

    1. Для використання цієї функції необхідно мати доступ до веб-сервера, який підтримує протокол World Wide Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV).
    2. На Обмін ви побачите поштову скриньку, ви побачите Опублікувати цей календар опція, яка дозволяє публікувати календар безпосередньо на сервері Exchange, а не на сервері WebDAV.
    3. За допомогою Office 365 можна також публікувати на WebDAV-сервері за умови, що з політики спільного доступу буде видалено {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple}. Для отримання додаткової інформації зверніться до свого адміністратора.
    4. Якщо така опція недоступна у вашому Outlook, скористайтеся Outlook в Інтернеті або Outlook.com для публікації календаря в Інтернеті.

    Як поділитися знімком календаря Outlook в електронному листі

    Якщо ви хочете поділитися неоновлюваною копією календаря, просто надішліть її як вкладення. Ця опція може стати в нагоді, наприклад, коли ви зробили остаточну версію календаря подій, яка не підлягає подальшим змінам, і хочете, щоб усі учасники мали її копію.

    Щоб надіслати електронною поштою знімок календаря Outlook, виконайте такі дії:

    1. У папці Календар перейдіть на вкладку Головна сторінка вкладка> Поділитися групу і натисніть Електронний календар (Або клацніть правою кнопкою миші календар на панелі навігації, а потім виберіть Поділитися > Календар електронної пошти... )

  • У діалоговому вікні, що відкриється, вкажіть інформацію, яку Ви бажаєте включити:

    • Від Календар у випадаючому списку оберіть календар, до якого необхідно надати спільний доступ.
    • В рамках проекту Діапазон дат вкажіть часовий період.
    • Від Детальна інформація у випадаючому списку оберіть обсяг інформації, якою хочете поділитися: Тільки в наявності , Обмежена кількість деталей або Повна інформація .

    За бажанням, натисніть кнопку Показати кнопку поруч з Просунутий та налаштувати додаткові опції:

    • Виберіть, чи потрібно включати приватні предмети та вкладення.
    • Оберіть макет листа: щоденний розклад або список подій.

    Після завершення натисніть OK.

  • Буде автоматично створено нове електронне повідомлення з прикріпленим календарем. Вам залишається тільки ввести одержувачів в поле Кому і натиснути кнопку Надіслати .

    • Ваші одержувачі отримають електронний лист і зможуть переглянути деталі календаря безпосередньо в тексті повідомлення. Або вони можуть натиснути кнопку Відкрити цей календар вгорі або двічі клацніть прикріплений файл .ics, щоб додати календар до свого Outlook.

    Нотатки:

    1. Ця функція підтримується в Outlook 2016, Outlook 2013 і Outlook 2010, але більше не доступна в Outlook 2019 і Outlook для Office 365. У нових версіях ви можете експортувати свій календар як ICS-файл і поділитися цим файлом з іншими користувачами, щоб вони могли імпортувати його у свій власний Outlook або іншу програму календаря.
    2. Реципієнти отримують статична копія вашого календаря на вказаний діапазон дат, але вони не побачать жодних змін, які ви внесете до календаря після надсилання його електронною поштою.

    Ось так можна створити спільний календар в Outlook. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!

    Попередній пост Вставка зображення в лист Outlook зі сховища OneDrive за допомогою шаблонів спільних електронних листів
    Наступний пост Як зробити Vlookup з урахуванням регістру в Excel - приклади формул

    Майкл Браун — відданий ентузіаст технологій із пристрастю до спрощення складних процесів за допомогою програмних засобів. Маючи понад десятирічний досвід роботи в технологічній індустрії, він відточив свої навички роботи з Microsoft Excel і Outlook, а також із Google Таблицями та Документами. Блог Майкла присвячений тому, щоб поділитися своїми знаннями та досвідом з іншими, надаючи прості поради та навчальні посібники для підвищення продуктивності та ефективності. Незалежно від того, чи є ви досвідченим професіоналом чи початківцем, блог Майкла пропонує цінну інформацію та практичні поради щодо отримання максимальної користі від цих основних програмних інструментів.