Bu eğitimde Excel'de özel Veri Doğrulama kurallarının nasıl oluşturulacağı gösterilmektedir. xcel veri doğrulama formülleri, belirli hücrelerde yalnızca sayılara veya metin değerlerine veya yalnızca belirli karakterlerle başlayan metinlere izin verir, yinelemeleri önleyen benzersiz verilere izin verir ve daha fazlasını yapar.

Dünkü eğitimde Excel Veri Doğrulama konusunu incelemeye başladık - amacı nedir, nasıl çalışır ve çalışma sayfalarınızdaki verileri doğrulamak için yerleşik kuralları nasıl kullanabilirsiniz. Bugün bir adım daha ileri giderek Excel'de özel veri doğrulamanın incelikli yönlerinden bahsedecek ve birkaç farklı doğrulama formülünü deneyeceğiz.

Formül ile özel veri doğrulama nasıl oluşturulur

Microsoft Excel'in sayılar, tarihler ve metinler için çeşitli yerleşik veri doğrulama kuralları vardır, ancak bunlar yalnızca en temel senaryoları kapsar. Hücreleri kendi ölçütlerinizle doğrulamak istiyorsanız, bir formüle dayalı özel bir doğrulama kuralı oluşturun:

1. Doğrulamak için bir veya daha fazla hücre seçin.
2. Veri Doğrulama iletişim kutusunu açın. Bunun için Veri Doğrulama üzerindeki Veri sekmesinde Veri Araçları grubunu seçin veya Alt> D> L tuş dizisine basın (her tuşa ayrı ayrı basılmalıdır).
3. Üzerinde Ayarlar sekmesinin Veri Doğrulama iletişim penceresinde Özel içinde İzin ver kutusuna veri doğrulama formülünüzü girin ve Formül Kutu.
4. Tıklayın TAMAM. .

İsteğe bağlı olarak, kullanıcı sırasıyla doğrulanan hücreyi seçtiğinde veya geçersiz veri girdiğinde gösterilecek özel bir giriş mesajı ve Hata uyarısı ekleyebilirsiniz.

Aşağıda, farklı veri türleri için birkaç özel doğrulama kuralı örneği bulacaksınız.

Not: Yerleşik ve özel tüm Excel veri doğrulama kuralları, yalnızca kuralı oluşturduktan sonra bir hücreye yazılan yeni verileri doğrular. Kopyalanan veriler doğrulanmaz ve kuralı oluşturmadan önce hücreye girilen veriler de doğrulanmaz. Veri doğrulama ölçütlerinizi karşılamayan mevcut girişleri belirlemek için Daire Geçersiz Veri Excel'de geçersiz veriler nasıl bulunur bölümünde gösterildiği gibi özellik.

Yalnızca sayılara izin vermek için Excel veri doğrulaması

Şaşırtıcı bir şekilde, dahili Excel veri doğrulama kurallarının hiçbiri, kullanıcıların belirli hücrelere yalnızca sayı girmesini kısıtlamanız gereken çok tipik bir durumu karşılamaz. Ancak bu, bunun gibi ISNUMBER işlevini temel alan özel bir veri doğrulama formülü ile kolayca yapılabilir:

=ISNUMBER(C2)

Burada C2, doğrulamak istediğiniz aralığın en üst hücresidir.

Not: ISNUMBER işlevi, Excel açısından sayı olan tarih ve saatlerin yanı sıra tam sayılar, ondalık sayılar ve kesirler de dahil olmak üzere, doğrulanan hücrelerde herhangi bir sayısal değere izin verir.

Yalnızca metne izin vermek için Excel veri doğrulaması

Bunun tersini arıyorsanız - belirli bir hücre aralığında yalnızca metin girişlerine izin vermek istiyorsanız, örneğin ISTEXT işleviyle özel bir kural oluşturun:

=ISTEXT(D2)

Burada D2, seçilen aralığın en üst hücresidir.

Metnin belirli karakter(ler)le başlamasına izin ver

Belirli bir aralıktaki tüm değerlerin belirli bir karakter veya alt dizeyle başlaması gerekiyorsa, joker karakter içeren COUNTIF işlevine dayalı Excel veri doğrulaması yapın:

Örneğin, A sütunundaki tüm sipariş kimliklerinin "AA-", "aa-", "Aa-" veya "aA-" önekiyle (büyük/küçük harfe duyarlı olmayan) başlamasını sağlamak için bu veri doğrulama formülüyle özel bir kural tanımlayın:

=COUNTIF(A2, "aa-*")

VEYA mantığı ile doğrulama formülü (çoklu kriter)

2 veya daha fazla geçerli önek olması durumunda, Excel veri doğrulama kuralınızın VEYA mantığıyla çalışması için birkaç COUNTIF işlevi ekleyin:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Büyük/küçük harfe duyarlı doğrulama formülü

Karakterin büyük/küçük harf durumu önemliyse, belirli bir metinle başlayan girişler için büyük/küçük harfe duyarlı bir doğrulama formülü oluşturmak üzere LEFT işleviyle birlikte EXACT işlevini kullanın:

Örneğin, yalnızca "AA-" ile başlayan sipariş kimliklerine izin vermek için (ne "aa-" ne de "Aa-" izin verilir), bu formülü kullanın:

=EXACT(LEFT(A2,3), "AA-")

Yukarıdaki formülde, LEFT işlevi A2 hücresinden ilk 3 karakteri çıkarır ve EXACT, sabit kodlanmış alt dizeyle (bu örnekte "AA-") büyük/küçük harfe duyarlı bir karşılaştırma gerçekleştirir. İki alt dize tam olarak eşleşirse, formül TRUE döndürür ve doğrulama geçer; aksi takdirde FALSE döndürülür ve doğrulama başarısız olur.

Belirli metinleri içeren girişlere izin ver

Bir hücrenin herhangi bir yerinde (başında, ortasında veya sonunda) belirli bir metin içeren girişlere izin vermek için, büyük/küçük harfe duyarlı veya duyarsız eşleştirme istediğinize bağlı olarak BUL veya ARA ile birlikte ISNUMBER işlevini kullanın:

• Harfe duyarlı olmayan doğrulama: ISNUMBER(SEARCH( Metin , hücre ))
• Büyük/küçük harfe duyarlı doğrulama: ISNUMBER(FIND( Metin , hücre ))

Örnek veri setimizde, A2:A6 hücrelerinde yalnızca "AA" metnini içeren girişlere izin vermek için aşağıdaki formüllerden birini kullanın:

Harf büyüklüğüne duyarsız:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Harfe duyarlı:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Formüller aşağıdaki mantıkla çalışır:

A2 hücresindeki "AA" alt dizesini BUL veya ARA kullanarak ararsınız ve her ikisi de alt dizedeki ilk karakterin konumunu döndürür. Metin bulunamazsa, bir hata döndürülür. Arama sonucunda döndürülen herhangi bir sayısal değer için, ISNUMBER işlevi DOĞRU sonucunu verir ve veri doğrulama başarılı olur. Hata durumunda, ISNUMBER YANLIŞ sonucunu verir ve girişin bir hücreye girmesine izin verilmez.

Yalnızca benzersiz girişlere izin vermek ve kopyalara izin vermemek için veri doğrulama

Belirli bir sütunun veya hücre aralığının yinelenen girdiler içermemesi gereken durumlarda, yalnızca benzersiz girdilere izin vermek için özel bir veri doğrulama kuralı yapılandırın. Bunun için, yinelenenleri belirlemek üzere klasik COUNTIF formülünü kullanacağız:

Örneğin, A2 ila A6 hücrelerine yalnızca benzersiz sipariş kimliklerinin girildiğinden emin olmak için, bu veri doğrulama formülüyle özel bir kural oluşturun:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Benzersiz bir değer girildiğinde, formül DOĞRU değerini döndürür ve doğrulama başarılı olur. Aynı değer belirtilen aralıkta zaten varsa (sayı 1'den büyükse), EĞERSAY YANLIŞ değerini döndürür ve girdi doğrulama işleminde başarısız olur.

Lütfen aralığı mutlak hücre referanslarıyla (A$2:$A$6) kilitlediğimize ve formülün doğrulanan aralıktaki her hücre için düzgün şekilde ayarlanmasını sağlamak üzere en üst hücre (A2) için göreli bir referans kullandığımıza dikkat edin.

Not: Bu veri doğrulama formülleri büyük/küçük harf duyarsız büyük ve küçük harfli metinleri ayırt etmez.

Tarihler ve saatler için doğrulama formülleri

Dahili tarih doğrulaması, kullanıcıların yalnızca belirttiğiniz iki tarih arasındaki, daha büyük, daha küçük veya belirli bir tarihe eşit tarihleri girmelerini kısıtlamak için oldukça fazla sayıda önceden tanımlanmış kriter sağlar.

Çalışma sayfalarınızda veri doğrulama üzerinde daha fazla kontrol istiyorsanız, yerleşik işlevselliği özel bir kuralla çoğaltabilir veya Excel veri doğrulamasının yerleşik yeteneklerinin ötesine geçen kendi formülünüzü yazabilirsiniz.

İki tarih arasındaki tarihlere izin ver

Girişi belirli bir aralıktaki bir tarihle sınırlamak için, "between" kriteriyle önceden tanımlanmış Tarih kuralını kullanabilir veya bu genel formülle özel bir doğrulama kuralı oluşturabilirsiniz:

Nerede?

• hücre doğrulanan aralıktaki en üst hücre ve
• başla ve son tarihler, DATE işlevi aracılığıyla sağlanan geçerli tarihler veya tarihleri içeren hücrelere yapılan referanslardır.

Örneğin, yalnızca 2017 yılının Temmuz ayındaki tarihlere izin vermek için aşağıdaki formülü kullanın:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Veya başlangıç tarihini ve bitiş tarihini bazı hücrelere girin (bu örnekte F1 ve F2) ve formülünüzde bu hücrelere referans verin:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Lütfen sınır tarihlerinin mutlak hücre referansları ile kilitlendiğine dikkat edin.

Sadece hafta içi veya hafta sonu izin verin

Bir kullanıcının yalnızca hafta içi veya hafta sonu girmesini kısıtlamak için WEEKDAY işlevini temel alan özel bir doğrulama kuralı yapılandırın.

ile return_type bağımsız değişkeni 2 olarak ayarlandığında, WEEKDAY 1 (Pazartesi) ile 7 (Pazar) arasında değişen bir tamsayı döndürür. Dolayısıyla, hafta içi günler (Pzt-Cuma) için formülün sonucu 6'dan küçük ve hafta sonları (Sat ve Sun) için 5'ten büyük olmalıdır.

Sadece izin ver İŞ GÜNLERİ :

Sadece izin ver hafta sonları :

Örneğin, C2:C6 hücrelerine yalnızca iş günlerinin girilmesine izin vermek için şu formülü kullanın:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Tarihleri bugünün tarihine göre doğrulama

Birçok durumda, izin verilen tarih aralığının başlangıç tarihi olarak bugünün tarihini kullanmak isteyebilirsiniz. Geçerli tarihi almak için BUGÜN işlevini kullanın ve ardından bitiş tarihini hesaplamak için buna istediğiniz gün sayısını ekleyin.

Örneğin, veri girişini şu andan itibaren 6 günle (bugün dahil 7 gün) sınırlamak için, formül tabanlı ölçütlerle birlikte yerleşik Tarih kuralını kullanacağız:

1. Seçiniz Tarih içinde İzin ver
2. Seçiniz arasında içinde Veri
3. İçinde Başlangıç tarihi kutusuna şunu girin =TODAY()
4. İçinde Bitiş tarihi kutusuna şunu girin =TODAY() + 6

Benzer bir şekilde, kullanıcıların bugünün tarihinden önceki veya sonraki tarihleri girmesini kısıtlayabilirsiniz. Bunun için aşağıdakilerden birini seçin daha az veya daha büyük içinde Veri kutusuna girin ve ardından =TODAY() içinde Bitiş tarih veya Başlangıç tarih kutusu, sırasıyla.

Geçerli saate göre zamanları doğrulama

Verileri geçerli saate göre doğrulamak için, kendi veri doğrulama formülünüzle birlikte önceden tanımlanmış Zaman kuralını kullanın:

1. İçinde İzin ver kutusunu seçin, ardından Zaman .
2. İçinde Veri kutusundan birini seçin daha az yalnızca geçerli saatten önceki zamanlara izin vermek için veya daha büyük geçerli saatten sonraki zamanlara izin vermek için.
3. İçinde Bitiş zamanı veya Başlangıç zamanı kutusuna (önceki adımda hangi kriteri seçtiğinize bağlı olarak) aşağıdaki formüllerden birini girin:
   • Doğrulamak için tari̇hler ve saatler geçerli tarih ve saati temel alır:

     =ŞİMDİ()

   • Doğrulamak için zamanlar geçerli saate göre:

     =TIME( SAAT(ŞIMDI()), DAKIKA(ŞIMDI()), SANIYE(ŞIMDI())

Aşağıdaki ekran görüntüsü, yalnızca geçerli saatten daha büyük zamanlara izin veren bir kuralı göstermektedir:

Özel Excel veri doğrulama kuralı çalışmıyor

Formül tabanlı veri doğrulama kuralınız beklendiği gibi çalışmıyorsa, kontrol etmeniz gereken 3 ana nokta vardır:

• Veri doğrulama formülü doğru
• Doğrulama formülü boş bir hücreye başvurmuyor
• Uygun hücre referansları kullanılır

Excel veri doğrulama formülünüzün doğruluğunu kontrol edin

Yeni başlayanlar için, doğrulama formülünüzü bir hücreye kopyalayarak #N/A, #VALUE veya #DIV/0! gibi bir hata döndürmediğinden emin olun.

Eğer bir özel kural formül, sırasıyla TRUE ve FALSE mantıksal değerlerini veya bunlara eşit olan 1 ve 0 değerlerini döndürmelidir.

Formül tabanlı bir ölçüt kullanırsanız yerleşik kural (geçerli saate göre zamanları doğrulamak için yaptığımız gibi), başka bir sayısal değer de döndürebilir.

Excel veri doğrulama formülü boş bir hücreye başvurmamalıdır

Birçok durumda, eğer Boşluğu yoksay kutusunu işaretlediğinizde (genellikle varsayılan olarak seçilir) ve formülünüzde başvurulan bir veya daha fazla hücre boş olduğunda, doğrulanan hücrede herhangi bir değere izin verilecektir.

İşte en basit haliyle bir örnek:

Veri doğrulama formüllerinde mutlak ve göreli hücre referansları

Formül tabanlı bir Excel doğrulama kuralı oluştururken, lütfen formülünüzdeki tüm hücre başvurularının sol üst hücreye göre seçilen aralıkta.

Birden fazla hücre için bir kural oluşturuyorsanız ve doğrulama ölçütleriniz aşağıdakilere bağlıysa spesifik hücreler mutlak hücre referanslarını ($A$1 gibi $ işaretiyle birlikte) kullandığınızdan emin olun, aksi takdirde kuralınız yalnızca ilk hücre için doğru şekilde çalışacaktır. Konuyu daha iyi açıklamak için lütfen aşağıdaki örneği göz önünde bulundurun.

D2 ila D5 hücrelerindeki veri girişini 1 (minimum değer) ile A2'nin B2'ye bölünmesinin sonucu arasındaki tam sayılarla sınırlamak istediğinizi varsayalım. Bu nedenle, maksimum değeri şu basit formülle hesaplarsınız =A2/B2 aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi:

Sorun şu ki, görünüşte doğru olan bu formül D3 ila D5 hücreleri için çalışmayacaktır çünkü göreli referanslar satır ve sütunların göreli konumuna göre değişir. Dolayısıyla, D3 hücresi için formül şu şekilde değişecektir =A3/B3 ve D4 için şu hale gelecektir =A4/B4 veri doğrulamayı tamamen yanlış yapıyor!

Formülü düzeltmek için sütun ve satır referanslarından önce "$" yazarak bunları kilitleyin: =$A$2/$B$2 Ya da farklı referans türleri arasında geçiş yapmak için F4 tuşuna basın.

Her hücreyi kendi ölçütlerine göre doğrulamak istediğiniz durumlarda, formülün her satır ve/veya sütun için ayarlanmasını sağlamak için $ işareti olmadan göreli hücre başvurularını kullanın:

Gördüğünüz gibi, "mutlak doğru" yoktur, aynı formül duruma ve özel görevinize bağlı olarak doğru veya yanlış olabilir.

Excel'de veri doğrulamayı kendi formüllerinizle bu şekilde kullanabilirsiniz. Daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki örnek çalışma kitabımızı indirmekten ve kural ayarlarını incelemekten çekinmeyin. Okuduğunuz için teşekkür eder, gelecek hafta blogumuzda görüşmeyi dilerim!

İndirmek için pratik çalışma kitabı

Excel Veri Doğrulama örnekleri (.xlsx dosyası)