Sa tuwing nagtatrabaho ka sa malalaking Google spreadsheet, malamang na palagi mong sinasala ang talahanayan upang makita at masuri ang partikular na impormasyon lamang.

Hindi ba pinakamainam na hatiin ang impormasyong iyon sa maraming magkakahiwalay na sheet o kahit na mga spreadsheet ( file) sa Drive? Sa personal, nakita ko ang pagkakaroon ng bawat sheet na nakatuon sa sarili nitong bagay — kung ito man ay isang pangalan, numero, petsa, atbp. — sobrang maginhawa. Pabayaan na lang ang umuusbong na posibilidad na magbahagi lamang ng kaugnay na impormasyon sa ibang tao.

Kung iyon ang iyong layunin, hatiin natin ang aming mga sheet at spreadsheet nang magkasama. Piliin ang paraan na gusto mong makuha ang iyong data at sundin ang mga hakbang na inilarawan doon.

Hatiin ang isang sheet batay sa mga halaga ng column

Isipin mo ito: sinusubaybayan mo ang mga gastos sa isang Google Dokumento ng mga sheet. Sa bawat araw na ilalagay mo ang petsa, ang halagang ginastos, at ang kategorya. Lumalaki ang talahanayan, kaya mas makatuwirang hatiin ang talahanayan ayon sa kategorya:

Isaalang-alang natin ang iyong mga pagpipilian.

Hatiin ang isang sheet sa iba't ibang mga sheet sa loob ng file

Kung okay ka sa pagkakaroon ng maraming sheet (bawat isa ay may sariling kategorya) sa isang Google spreadsheet, makakatulong ang dalawang function.

Halimbawa 1. FILTER function

Malamang na unang pumasok sa isip mo ang function na FILTER. Sinasala nito ang iyong hanay ayon sa isang partikular na kundisyon at ibinabalik lamang ang mga nauugnay na halaga na parang hinahati ang sheet sa pamamagitan ng mga karaniwang halaga:

Tandaan. akoay hindi saklaw ang mga pangunahing kaalaman sa pag-andar dito dahil ang FILTER ay nagmamay-ari na ng tutorial nito sa aming blog.

Hayaan akong magsimula sa pamamagitan ng pagdadala ng lahat ng gastusin para sa Eating Out sa isa pang sheet.

Gumawa muna ako ng bagong sheet sa aking spreadsheet, at ilagay ang sumusunod na formula doon:

=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Eating Out")

Tulad ng nakikita mo, literal kong kinukuha ang lahat ng umiiral na tala mula sa aking orihinal na sheet — Sheet1!A2:G101 — at pumili lamang ang mga may Eating Out sa column B — Sheet1!B2:B101 = "Eating Out" .

Gaya ng naisip mo na, kailangan mong lumikha kasing dami ng mga sheet nang manu-mano dahil may mga kategoryang hahatiin at ayusin ang isang formula para sa bawat bagong sheet. Kung hindi iyon ang iyong jam, gayunpaman, mayroong mas mahusay na paraan na walang formula upang hatiin ang isang sheet. Huwag mag-atubiling pumunta dito.

Halimbawa 2. QUERY function

Ang susunod ay ang function na maaaring hindi mo pa naririnig — QUERY. Napag-usapan ko rin ito sa aming blog. Para itong si Nathan sa uncharted waters ng Google Sheets — tumatalakay sa imposible :) Oo, hinahati pa ang sheet sa mga karaniwang value!

Tandaan. Gumagamit ito ng kakaibang wika (katulad ng mga command sa SQL) kaya kung hindi mo pa ito nagamit noon, siguraduhing tingnan ang artikulong ito tungkol dito.

Kaya ano ang hitsura ng formula ng QUERY para makuha nito ang lahat ng gastos para sa Kumain sa Sa labas ?

=QUERY(Sheet1!A1:G101,"select * where B = 'Eating Out'")

Ang lohika ay pareho:

1. ito ay tumitingin sabuong saklaw mula sa aking source sheet — Sheet1!A1:G101
2. at pinipili ang lahat kung saan ang halaga sa column B ay katumbas ng Eating Out — "piliin * kung saan B = 'Eating Out'"

Naku, maraming manu-manong paghahanda dito: kakailanganin mo pa ring magdagdag ng bagong sheet para sa bawat kategorya at maglagay ng bagong formula doon.

Kung ayaw mong mag-abala sa mga formula, mayroong itong add-on — Split Sheet — na gagawin ang lahat para sa iyo. Tingnan sa ibaba.

Hatiin ang iyong sheet sa ilang mga sheet sa isa pang file

Kung hindi mo gustong bumuo ng maramihang mga sheet sa loob ng isang spreadsheet, mayroong isang opsyon upang hatiin ang sheet at ilagay ang resulta sa isa pang file.

Ang QUERY + IMPORTRANGE duo ay makakatulong.

Tingnan natin. Gumagawa ako ng bagong spreadsheet sa aking Drive at inilagay ang aking formula doon:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI","Sheet1!A1:G101"),"select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. Ginagawa ng QUERY ang katulad ng nabanggit ko sa itaas: ito pumunta sa aking orihinal na mesa at kinuha ang mga hilera kung saan naglalaman ang B ng Eating Out . Para bang hinahati ang mesa!
2. Ano kaya ang IMPORTRANGE? Well, ang aking orihinal na talahanayan ay nasa ibang dokumento. Ang IMPORTRANGE ay parang susi na nagbubukas ng file na iyon at kumukuha ng kailangan ko. Kung wala ito, hindi papasa ang QUERY :)

Tip. Inilarawan ko nang detalyado ang IMPORTRANGE kanina sa aming blog, tingnan mo.

Kapag gumamit ka ng IMPORTRANGE, kailangan mo itong bigyan ng access upang ikonekta ang iyong bagong file sa orihinal sa pamamagitan ng pagpindot sakaukulang pindutan. Kung hindi, error lang ang makukuha mo:

Ngunit kapag na-hit mo ang Payagan ang pag-access , maglo-load ang lahat ng data sa loob ng ilang segundo (well, o minuto kung mayroong maraming data na kukunin).

Tulad ng nakikita mo, ang paraang ito ay nagpapahiwatig na handa kang manu-manong lumikha ng bagong spreadsheet na may mga bagong sheet sa loob nito, at bumuo ng QUERY + IMPORTRANGE function para sa bawat isa. kinakailangang halaga.

Kung ito ay sobra, hinihimok kong subukan mo ang aming Split Sheet add-on na inilalarawan sa ibaba — Nangangako ako, hindi mo ito pagsisisihan.

Hatiin ang iyong sheet sa maramihang hiwalay na mga spreadsheet na walang mga formula

Ang susunod na hakbang ay ang hatiin ang bawat kategorya sa sarili nitong Google Sheets file.

At gusto kong tumuon sa pinakamadaling paraan ng user-friendly na mayroon — Hatiin Add-on ng sheet. Ang pangunahing layunin nito ay hatiin ang iyong Google sheet sa maramihang mga sheet/spreadsheet ayon sa mga halaga sa isang column na iyong pinili.

Ang kailangan mo lang ayusin ay nasa isang window lang:

• ilang checkbox — mga column na hahatiin ng
• isang drop-down — na may mga lugar para sa resulta
• at ang finishing button

Ito ay literal na tatagal lamang ilang mga pag-click upang i-set up ang iyong mga kinakailangan. Gagawin ng Split Sheet ang natitira:

I-install ang Split Sheet mula sa Google Sheets store at hatiin ang iyong mga sheet sa ilang mga sheet o file tulad ng isang propesyonal — sa ilang mga pag-click at minuto lamang .

Hatiin ang isang Google spreadsheet sa hiwalay na Google Drivemga file sa pamamagitan ng mga tab

Minsan hindi sapat ang paghahati lamang ng isang talahanayan sa maramihang mga sheet. Minsan, maaaring gusto mong pumunta pa at ilagay ang bawat talahanayan (sheet/tab) sa isang hiwalay na Google spreadsheet (file) sa iyong Drive. Sa kabutihang-palad, may ilang paraan din para doon.

I-duplicate ang mga spreadsheet at alisin ang mga hindi gustong tab

Ang unang solusyon na ito ay medyo clumsy ngunit isa pa rin itong solusyon.

Tip. Kung ayaw mong mag-aksaya ng iyong oras sa mga clumsy na solusyon, narito ang isang link para makilala kaagad ang pinakamadaling paraan.

1. Hanapin at piliin ang spreadsheet na gusto mong hatiin sa Drive:

Tip. O kahit na lumikha ng isang espesyal na folder at ilipat ang lahat ng mga spreadsheet na ito doon:

Copy ang bawat tab sa isang bagong spreadsheet nang manu-mano

Mayroong isa pang karaniwang solusyon — medyo mas elegante:

1. Buksan ang spreadsheet na gusto mong hatiin sa maraming spreadsheet ayon sa mga tab.
2. I-right click ang bawat sheet na gusto mong makita saisa pang file at piliin ang Kopyahin sa > Bagong spreadsheet :

Tip. Gagawa ng bagong spreadsheet sa iyong Drive, ngunit ito ay walang pamagat. Huwag mag-alala — sa bawat sheet na kinokopya sa isang bagong spreadsheet, makakakuha ka ng link upang buksan ang file na iyon sa isang bagong tab:

at palitan ang pangalan nito nang naaayon:

Tip. May paraan para maiwasan ang manu-manong pagkopya na ito — Add-on ng Sheets Manager. Nakikita nito ang lahat ng mga sheet sa file at mabilis na hinahati ang mga ito upang paghiwalayin ang mga file sa Drive. Ipinakilala ko ito sa pinakadulo.

Kopyahin ang mga range gamit ang IMPORTRANGE function

Palaging may function para sa anumang gawain sa Google Sheets, tama ba? Ang paghahati ng isang Google spreadsheet sa maraming magkakahiwalay na spreadsheet ayon sa mga tab ay hindi eksepsiyon. At ang IMPORTRANGE function ay muling perpekto para sa gawain.

Narito ang mga hakbang na dapat sundin para sa bawat sheet sa iyong Google Sheets file:

1. Magsimula sa pamamagitan ng paggawa ng bagong spreadsheet sa Drive.
2. Buksan ito, at ilagay ang iyong IMPORTRANGE function:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ","I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ ay isang susi mula sa URL ng orihinal na spreadsheet. Sa pamamagitan ng ' isang key ' ang ibig kong sabihin ay ang natatanging halo ng mga character sa pagitan ng ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' at ' /edit#gid=0 ' sa URL bar na humahantong ditopartikular na spreadsheet.
   • I quarter!A1:G31 ay isang reference sa isang sheet at isang hanay na gusto kong makuha sa aking bagong file.
3. Siyempre, hindi gagana ang function hangga't hindi ko ito binibigyan ng access na kumuha ng data mula sa aking orihinal na spreadsheet. Kailangan kong i-hover ang mouse sa ibabaw ng A1 dahil may hawak itong IMPORTRANGE, at pindutin ang kaukulang button:

Sa sandaling tapos na ito, hihilahin at ipapakita ng formula ang data mula sa source spreadsheet. Maaari mong bigyan ng pangalan ang sheet na ito at alisin ang parehong sheet mula sa orihinal na file.

Gayundin, ulitin ito para sa natitirang mga tab.

Add-on ng Sheets Manager — mabilis na ilipat ang ilang Google sheet sa maramihang mga bagong spreadsheet

Habang ang lahat ng nabanggit na paraan ay unti-unting nagbubukas ng solusyon at nangangailangan ng maraming manipulasyon, hayaan mo akong kumuha ng isa pa, ang pinakamabilis at pinakamadaling paraan upang hatiin ang iyong spreadsheet mula sa aking tool belt.

Inililista ng add-on ng Sheets Manager ang lahat ng sheet sa sidebar nito at nagbibigay ng button para sa bawat aksyon. Oo, kabilang ang paghahati sa spreadsheet ayon sa mga sheet sa maraming iba't ibang mga file sa Drive.

I-install ito at 2 bagay lang ang kailangan mong gawin:

1. Piliin ang lahat ng sheet (sa add -sa sidebar) na wala na sa iyong kasalukuyang bukas na spreadsheet.

   Tip. Pindutin ang Shift upang pumili ng magkadikit na mga sheet at Ctrl para sa mga indibidwal na sheet. O gamitin ang mga checkbox sa tabi ng mga pangalan ng sheet.

   

2. At i-click lamang ang isang opsyon: Ilipat sa > Maramihang bagong spreadsheet :

Puputulin ng add-on ang mga sheet mula sa iyong kasalukuyang spreadsheet at i-paste ang mga ito sa mga bagong spreadsheet sa iyong Drive. Makikita mo ang mga file na iyon sa isang folder na pinangalanan sa iyong orihinal na file:

Ipapaalam din sa iyo ng Sheets Manager ang isang mensahe ng resulta at bibigyan ka ng link para buksan ang bagong folder na iyon gamit ang split sheet sa isang bagong tab ng browser kaagad:

At iyon na!

Hindi na kailangang bumuo ng mga formula at kopyahin ang mga ito, manu-manong lumikha ng mga bagong file nang maaga, atbp. Ginagawa ng add-on ang lahat para sa iyo kapag na-click mo ang kaukulang button.

Kunin ito mula sa Google Sheets store bilang isang tool o bilang bahagi ng Power Tools kasama ng 30+ pang oras- saver para sa mga spreadsheet.

Sana ay makakatulong sa iyo ang mga solusyong ito! Kung hindi, makikilala kita sa seksyon ng mga komento sa ibaba ;)