Ipinapaliwanag ng maikling tutorial na ito ang mga pangunahing kaalaman ng isang panlabas na sanggunian sa Excel, at ipinapakita kung paano sumangguni sa isa pang sheet at workbook sa iyong mga formula.

Kapag nagkalkula ng data sa Excel, maaari kang madalas mahanap ang iyong sarili sa isang sitwasyon kung kailan kailangan mong kumuha ng data mula sa isa pang worksheet o kahit na mula sa ibang Excel file. Kaya mo ba yan? Siyempre, kaya mo. Kailangan mo lang gumawa ng link sa pagitan ng mga worksheet (sa loob ng parehong workbook o sa iba't ibang workbook) sa pamamagitan ng paggamit ng tinatawag na external na cell reference o isang link .

External reference Ang sa Excel ay isang reference sa isang cell o isang hanay ng mga cell sa labas ng kasalukuyang worksheet. Ang pangunahing pakinabang ng paggamit ng panlabas na sanggunian ng Excel ay kapag nagbabago ang (mga) reference na cell sa isa pang worksheet, awtomatikong ina-update ang value na ibinalik ng external na sanggunian ng cell.

Bagaman ang mga panlabas na sanggunian sa Excel ay halos kapareho sa cell reference, mayroong ilang mahahalagang pagkakaiba. Sa tutorial na ito, magsisimula tayo sa mga pangunahing kaalaman at ipapakita kung paano gumawa ng iba't ibang uri ng panlabas na reference na may mga detalyadong hakbang, mga screenshot, at mga halimbawa ng formula.

Paano mag-reference ng isa pang sheet sa Excel

Upang mag-reference ng cell o hanay ng mga cell sa isa pang worksheet sa parehong workbook, ilagay ang pangalan ng worksheet na sinusundan ng tandang padamdam (!) bago ang cell address.

Sa madaling salita, sa isang Excel pagtukoy sa ibaworksheet, ginagamit mo ang sumusunod na format:

Reference sa isang indibidwal na cell:

Halimbawa, para sumangguni sa cell A1 sa Sheet2, i-type mo ang Sheet2!A1 .

Reference sa isang range ng mga cell:

Halimbawa, para sumangguni sa mga cell A1:A10 sa Sheet2, i-type mo ang Sheet2!A1:A10 .

Tandaan. Kung ang pangalan ng worksheet ay may kasamang mga puwang o mga hindi alpabetikong character , dapat mong ilakip ito sa mga solong panipi. Halimbawa, ang isang panlabas na sanggunian sa cell A1 sa isang worksheet na pinangalanang Mga Milestone ng Proyekto ay dapat magbasa ng sumusunod: 'Mga Milestone ng Proyekto'!A1.

Sa totoong buhay na formula, na nagpaparami ng value sa cell A1 sa sheet na ' Mga Milestone ng Proyekto' sa 10, ganito ang hitsura ng isang sanggunian sa Excel sheet:

='Project Milestones'!A1*10

Paggawa ng reference sa isa pang sheet sa Excel

Kapag nagsusulat ng formula na tumutukoy sa mga cell sa isa pang worksheet, siyempre maaari mong i-type ang pangalan ng ibang sheet na sinusundan ng tandang padamdam at isang cell reference nang manu-mano, ngunit ito ay magiging isang mabagal at madaling pagkakamali.

Ang isang mas mahusay na paraan ay ituro ang (mga) cell sa isa pang sheet na gusto mong i-refer ng formula, at hayaan ang Excel na pangalagaan ang tamang syntax ng iyong sanggunian sa sheet. Upang magkaroon ng Excel na maglagay ng reference sa isa pang sheet sa iyong formula, gawin ang sumusunod:

1. Simulan ang pag-type ng formula alinman sa isangdestination cell o sa formula bar.
2. Pagdating sa pagdaragdag ng reference sa isa pang worksheet, lumipat sa sheet na iyon at pumili ng cell o isang hanay ng mga cell na gusto mong sumangguni.
3. Tapusin ang pag-type ng formula at pindutin ang Enter key upang makumpleto ito.

Halimbawa, kung mayroon kang listahan ng mga numero ng benta sa sheet Mga Benta at gusto mong kalkulahin ang Value Added Buwis (19%) para sa bawat produkto sa isa pang sheet na pinangalanang VAT , magpatuloy sa sumusunod na paraan:

• Simulang i-type ang formula =19%* sa cell B2 sa sheet VAT .
• Lumipat sa sheet Sales , at mag-click sa cell B2 doon. Kaagad na maglalagay ang Excel ng panlabas na sanggunian sa cell na iyon, tulad ng ipinapakita sa sumusunod na screenshot:

Tandaan . Kapag nagdaragdag ng isang sanggunian sa Excel sa isa pang sheet gamit ang pamamaraan sa itaas, bilang default, ang Microsoft Excel ay nagdaragdag ng isang kamag-anak na sanggunian (na walang $ sign). Kaya, sa halimbawa sa itaas, maaari mo lamang kopyahin ang formula sa iba pang mga cell sa column B sa sheet VAT , ang mga cell reference ay mag-a-adjust para sa bawat row, at magkakaroon ka ng VAT para sa bawat produkto na tama na nakalkula.

Sa katulad na paraan, maaari kang mag-refer ng isang hanay ng mga cell sa isa pang sheet . Ang pagkakaiba lang ay pumili ka ng maraming cell sa source worksheet. Halimbawa, upang malaman ang kabuuang benta sa mga cell B2:B5 sa sheet Mga Benta , ilalagay moang sumusunod na formula:

=SUM(Sales!B2:B5)

Ganito ka sumangguni sa isa pang sheet sa Excel. At ngayon, tingnan natin kung paano ka makakapag-refer sa mga cell mula sa ibang workbook.

Paano mag-refer ng isa pang workbook sa Excel

Sa mga formula ng Microsoft Excel, ipinapakita ang mga panlabas na reference sa isa pang workbook sa dalawang paraan , depende sa kung bukas o sarado ang source workbook.

Panlabas na sanggunian sa isang bukas na workbook

Kapag bukas ang source workbook, kasama sa isang external na sanggunian sa Excel ang pangalan ng workbook sa mga square bracket (kabilang ang ang extension ng file), na sinusundan ng pangalan ng sheet, tandang padamdam (!), at ang reference na cell o isang hanay ng mga cell. Sa madaling salita, ginagamit mo ang sumusunod na format ng sanggunian para sa isang bukas na sanggunian sa workbook:

Halimbawa, narito ang isang panlabas na sanggunian sa mga cell B2:B5 sa sheet Ene sa workbook na pinangalanang Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Kung gusto mo, sabihin, upang kalkulahin ang kabuuan ng mga cell na iyon, ang formula na may sanggunian sa workbook ay magiging ganito ang hitsura:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Panlabas na sanggunian sa isang saradong workbook

Kapag nag-refer ka ng isa pang workbook sa Excel, ang ibang workbook na iyon ay hindi kinakailangang bukas. Kung sarado ang source workbook, dapat mong idagdag ang buong path sa iyong panlabas na sanggunian.

Halimbawa, upang magdagdag ng mga cell B2:B5 sa Ene sheet mula sa Sales.xlsx workbook na nasa loob ng folder na Mga Ulat sa drive D, isusulat mo ang sumusunod na formula:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Narito ang isang breakdown ng reference na bahagi:

• File Path . Itinuturo nito ang drive at direktoryo kung saan nakaimbak ang iyong Excel file ( D:\Reports\ sa halimbawang ito).
• Pangalan ng Workbook . Kabilang dito ang extension ng file (.xlsx, .xls, o .xslm) at palaging nakalagay sa mga square bracket, tulad ng [Sales.xlsx] sa formula sa itaas.
• Pangalan ng Sheet . Kasama sa bahaging ito ng external na reference ng Excel ang pangalan ng sheet na sinusundan ng tandang padamdam kung saan matatagpuan ang (mga) reference na cell ( Ene! sa halimbawang ito).
• Cell Reference . Tumuturo ito sa aktwal na cell o isang hanay ng mga cell na na-reference sa iyong formula.

Kung nakagawa ka ng reference sa isa pang workbook noong bukas ang workbook na iyon, at pagkatapos nito ay isinara mo ang source workbook, ang iyong panlabas na workbook reference ay awtomatikong maa-update upang isama ang buong path.

Tandaan. Kung ang alinman sa pangalan ng workbook o pangalan ng sheet, o pareho, ay may kasamang mga puwang o anumang mga hindi alpabetikong character , dapat mong ilakip ang path sa mga solong panipi. Halimbawa:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Paggawa ng reference sa isa pang workbook sa Excel

Gaya ng paggawa ng Excel formula na tumutukoy sa isa pang sheet, hindi mo kailangang mag-type ng referencesa ibang workbook nang manu-mano. Lumipat lang sa ibang workbook kapag inilalagay ang iyong formula, at pumili ng cell o hanay ng mga cell na gusto mong i-refer. Ang Microsoft Excel na ang bahala sa iba:

Mga Tala:

• Kapag gumagawa ng reference sa isa pang workbook sa pamamagitan ng pagpili sa (mga) cell sa loob nito, Excel palaging naglalagay ng ganap na mga sanggunian sa cell. Kung balak mong kopyahin ang bagong likhang formula sa iba pang mga cell, siguraduhing tanggalin ang dollar sign ($) mula sa mga cell reference upang gawing mga kamag-anak o halo-halong mga sanggunian, depende sa iyong mga layunin.
• Kung pipili ng isang cell o range sa reference na workbook ay hindi awtomatikong gumagawa ng reference sa formula, malamang na ang dalawang file ay bukas sa iba't ibang pagkakataon ng Excel . Upang suriin ito, buksan ang Task Manager at tingnan kung gaano karaming mga instance ng Microsoft Excel ang tumatakbo. Kung higit sa isa, palawakin ang bawat instance upang tingnan kung aling mga file ang naka-nest doon. Upang ayusin ang isyu, isara ang isang file (at instance), at pagkatapos ay buksan itong muli mula sa isa pang file.

Reference sa isang tinukoy na pangalan sa pareho o isa pang workbook

Sa gawing mas compact ang external na reference ng Excel, maaari kang lumikha ng tinukoy na pangalan sa source sheet, at pagkatapos ay sumangguni sa pangalang iyon mula sa isa pang sheet na nasa parehong workbook o sa ibang workbook.

Paggawa ng pangalan sa Excel

Upang gumawa ng pangalan sa Excel, piliin ang lahat ng mga cell na gusto mong gawinisama, at pagkatapos ay pumunta sa tab na Mga Formula > Mga tinukoy na pangalan at i-click ang button na Tukuyin ang pangalan , o pindutin ang Ctrl + F3 at i-click ang Bago .

Sa dialog na Bagong Pangalan , i-type ang anumang pangalan na gusto mo (tandaan na hindi pinapayagan ang mga puwang sa mga pangalan ng Excel), at tingnan kung ang tamang hanay ay ipinapakita sa Tumutukoy sa field.

Halimbawa, ganito kami gumawa ng pangalan ( Jan_sales ) para sa mga cell B2:B5 sa Ene sheet:

Kapag nalikha na ang pangalan, malaya kang gamitin ito sa iyong mga panlabas na sanggunian sa Excel. Ang format ng mga naturang reference ay mas simple kaysa sa format ng isang Excel sheet reference at workbook reference na tinalakay kanina, na ginagawang mas madaling maunawaan ang mga formula na may name reference.

Tandaan. Bilang default, nilikha ang mga pangalan ng Excel para sa antas ng workbook , pakipansin ang field na Saklaw sa screenshot sa itaas. Ngunit maaari ka ring gumawa ng partikular na pangalan ng level ng worksheet sa pamamagitan ng pagpili ng kaukulang sheet mula sa drop-down na listahan ng Saklaw . Para sa mga sanggunian sa Excel, ang saklaw ng isang pangalan ay napakahalaga dahil tinutukoy nito ang lokasyon kung saan kinikilala ang pangalan.

Inirerekomenda na palagi kang lumikha ng mga pangalan sa antas ng workbook (maliban kung mayroon kang partikular na dahilan na huwag gawin), dahil makabuluhang pinapasimple ng mga ito ang paggawa ng mga external na sanggunian ng Excel, gaya ng inilalarawan sa mga sumusunod na halimbawa.

Pagre-refer sa isang pangalansa isa pang sheet sa parehong workbook

Upang mag-reference ng isang pandaigdigang pangalan na workbook-level sa parehong workbook, i-type mo lang ang pangalang iyon sa argument ng isang function:

Halimbawa, upang mahanap ang kabuuan ng lahat ng mga cell sa loob ng pangalan ng Jan_sales na ginawa namin kanina, gamitin ang sumusunod na formula:

=SUM(Jan_sales)

Upang mag-reference ng lokal na pangalan ng worksheet-level sa isa pang sheet sa loob ng parehong workbook, kailangan mong unahan ang pangalan na may pangalan ng sheet na sinusundan ng tandang padamdam:

= Function ( Sheet_name ! name )

Halimbawa:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Kung ang mga pangalan ng sheet ay may kasamang mga puwang o mon-alphabetic char, tandaan na ilakip ito sa mga solong quote, hal.:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Pagre-refer ng pangalan sa isa pang workbook

Ang isang reference sa pangalan ng workbook-level sa ibang workbook ay binubuo ng pangalan ng workbook (kabilang ang ang extension) na sinusundan ng tandang padamdam, at ang tinukoy na pangalan (pinangalanang hanay):

Para sa halimbawa:

2 633

Upang sumangguni sa pangalan ng worksheet-level sa isa pang workbook, ang pangalan ng sheet na sinusundan ng tandang padamdam ay dapat ding isama, at ang pangalan ng workbook ay dapat na nakapaloob sa mga square bracket. Halimbawa:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Kapag nagre-refer ng pinangalanang hanay sa isang closed workbook , tandaan na isama ang buong path sa iyong Excel file, halimbawa:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Paano lumikha ng isangSanggunian ng pangalan ng Excel

Kung nakagawa ka ng ilang iba't ibang pangalan sa iyong mga Excel sheet, hindi mo kailangang tandaan ang lahat ng mga pangalang iyon nang buong puso. Upang maglagay ng reference ng pangalan ng Excel sa isang formula, gawin ang mga sumusunod na hakbang:

1. Piliin ang patutunguhang cell, ilagay ang equal sign (=) at simulang i-type ang iyong formula o kalkulasyon.
2. Pagdating sa bahagi kung saan kailangan mong maglagay ng sanggunian sa pangalan ng Excel, gawin ang isa sa mga sumusunod:
   • Kung tinutukoy mo ang isang pangalan na level-workbook mula sa isa pang workbook, lumipat sa ang workbook na iyon. Kung nasa isa pang sheet ang pangalan sa loob ng parehong workbook, laktawan ang hakbang na ito.
   • Kung gumagawa ka ng reference sa pangalan ng level-worksheet , mag-navigate sa partikular na sheet na iyon alinman sa kasalukuyang o ibang workbook.
3. Pindutin ang F3 para buksan ang Past Name dialog window, piliin ang pangalan na gusto mong i-refer, at i-click ang OK.

Ngayong alam mo na kung paano gumawa ng panlabas na sanggunian sa Excel, maaari kang makinabang mula sa ang mahusay na kakayahang ito at gumamit ng data mula sa iba pang mga worksheet at workbook sa iyong mga kalkulasyon. Salamat sa pagbabasa at umaasa akong makita ka sa aming blog sa susunod na linggo!