บทช่วยสอนอธิบายวิธีเขียนสูตรใน Excel โดยเริ่มจากสูตรง่ายๆ คุณจะได้เรียนรู้วิธีสร้างสูตรใน Excel โดยใช้ค่าคงที่ การอ้างอิงเซลล์ และชื่อที่กำหนด นอกจากนี้ คุณจะเห็นวิธีการสร้างสูตรโดยใช้ตัวช่วยสร้างฟังก์ชันหรือป้อนฟังก์ชันโดยตรงในเซลล์

ในบทความที่แล้ว เราได้เริ่มสำรวจคำที่น่าสนใจของสูตร Microsoft Excel ทำไมถึงน่าหลงใหล? เนื่องจาก Excel มีสูตรสำหรับเกือบทุกอย่าง ดังนั้น ไม่ว่าปัญหาหรือความท้าทายใดที่คุณกำลังเผชิญอยู่ มีโอกาสที่ปัญหานั้นสามารถแก้ไขได้โดยใช้สูตร คุณแค่ต้องรู้วิธีสร้างสูตรที่เหมาะสม :) และนั่นคือสิ่งที่เรากำลังจะพูดถึงในบทช่วยสอนนี้

สำหรับผู้เริ่มต้น สูตรใดๆ ของ Excel จะขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะเขียนสูตรใดก็ตาม ให้เริ่มด้วยการพิมพ์ = ในเซลล์ปลายทางหรือในแถบสูตรของ Excel และตอนนี้ เรามาดูวิธีสร้างสูตรต่างๆ ใน ​​Excel กันดีกว่า

วิธีสร้างสูตร Excel อย่างง่ายโดยใช้ค่าคงที่และตัวดำเนินการ

ใน Microsoft สูตร Excel ค่าคงที่ คือตัวเลข วันที่ หรือค่าข้อความที่คุณป้อนโดยตรงในสูตร หากต้องการสร้างสูตร Excel อย่างง่ายโดยใช้ค่าคงที่ ให้ทำดังนี้:

• เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้ผลลัพธ์ออกมา
• พิมพ์สัญลักษณ์เท่ากับ (=) จากนั้น พิมพ์สมการที่คุณต้องการคำนวณ
• กดปุ่ม Enter เพื่อกรอกสูตรของคุณ เสร็จแล้ว!

นี่คือตัวอย่าง สูตรการลบ อย่างง่ายใน Excel:

=100-50

วิธีเขียนสูตรใน Excel โดยใช้เซลล์ การอ้างอิง

แทนที่จะป้อนค่าโดยตรงในสูตร Excel ของคุณ คุณสามารถ อ้างถึงเซลล์ ซึ่งมีค่าเหล่านั้น

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการลบค่า ในเซลล์ B2 จากค่าในเซลล์ A2 ให้คุณเขียนสูตรการลบต่อไปนี้: =A2-B2

เมื่อสร้างสูตรดังกล่าว คุณสามารถพิมพ์การอ้างอิงเซลล์โดยตรงในสูตร หรือ คลิกเซลล์ แล้ว Excel จะแทรกการอ้างอิงเซลล์ที่เกี่ยวข้องในสูตรของคุณ หากต้องการเพิ่ม ช่วง การอ้างอิง ให้เลือกช่วงของเซลล์ในแผ่นงาน

หมายเหตุ ตามค่าเริ่มต้น Excel จะเพิ่มการอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์ หากต้องการเปลี่ยนไปใช้การอ้างอิงประเภทอื่น ให้กดแป้น F4

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของการใช้การอ้างอิงเซลล์ในสูตร Excel คือเมื่อใดก็ตามที่คุณเปลี่ยนค่าในเซลล์ที่อ้างอิง สูตรจะคำนวณใหม่โดยอัตโนมัติ โดยที่คุณไม่ต้องอัปเดตการคำนวณและสูตรทั้งหมดในสเปรดชีตด้วยตนเอง

วิธีสร้างสูตร Excel โดยใช้ชื่อที่กำหนด

หากต้องการก้าวไปอีกขั้น คุณสามารถสร้างชื่อให้กับ เซลล์บางเซลล์หรือช่วงของเซลล์ จากนั้นอ้างอิงเซลล์นั้นในสูตร Excel ของคุณโดยเพียงแค่พิมพ์ชื่อ

วิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างชื่อใน Excel คือการเลือกเซลล์และพิมพ์ชื่อโดยตรงใน กล่องชื่อ ตัวอย่างเช่น นี่คือวิธีที่คุณสร้างชื่อสำหรับเซลล์ A2:

วิธีที่เหมือนมืออาชีพในการกำหนดชื่อคือการใช้แท็บ สูตร > ; ชื่อที่กำหนด กลุ่ม หรือทางลัด Ctrl+F3 สำหรับขั้นตอนรายละเอียด โปรดดูการสร้างชื่อที่กำหนดใน Excel

ในตัวอย่างนี้ ฉันได้สร้าง 2 ชื่อต่อไปนี้:

• รายได้ สำหรับ เซลล์ A2
• ค่าใช้จ่าย สำหรับเซลล์ B2

และตอนนี้ ในการคำนวณรายได้สุทธิ คุณสามารถพิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ใดก็ได้บนแผ่นงานใดก็ได้ภายใน เวิร์กบุ๊กที่สร้างชื่อเหล่านั้น: =revenue-expenses

ในลักษณะเดียวกัน คุณสามารถใช้ชื่อแทนการอ้างอิงเซลล์หรือช่วงในอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน Excel

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณสร้างชื่อ 2015_sales สำหรับเซลล์ A2:A100 คุณสามารถค้นหาผลรวมของเซลล์เหล่านั้นได้โดยใช้สูตร SUM ต่อไปนี้: =SUM(2015_sales)

แน่นอน คุณจะได้ ผลลัพธ์เดียวกันโดยการระบุช่วงให้กับฟังก์ชัน SUM: =SUM(A2:A100)

อย่างไรก็ตาม ชื่อที่กำหนดทำให้สูตร Excel เข้าใจได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถเร่งการสร้างสูตรใน Excel ได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณใช้ช่วงเซลล์เดียวกันในหลายสูตร แทนที่จะเลื่อนไปมาระหว่างสเปรดชีตต่างๆ เพื่อค้นหาและเลือกช่วง คุณเพียงแค่พิมพ์ชื่อลงในสูตรโดยตรง

วิธีสร้างสูตร Excel โดยใช้ฟังก์ชัน

ฟังก์ชัน Excel คือไม่มีอะไรอื่นนอกจากสูตรที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งดำเนินการคำนวณที่จำเป็นเบื้องหลัง

แต่ละสูตรจะขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยชื่อฟังก์ชันและอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันที่ป้อนภายในวงเล็บ แต่ละฟังก์ชันมีอาร์กิวเมนต์และไวยากรณ์เฉพาะ (ลำดับการอาร์กิวเมนต์เฉพาะ)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูรายการฟังก์ชัน Excel ที่ได้รับความนิยมสูงสุดพร้อมตัวอย่างสูตรและภาพหน้าจอ

ในสเปรดชีต Excel ของคุณ คุณสามารถสร้างสูตรตามฟังก์ชันได้ 2 วิธี:

สร้างสูตรใน Excel โดยใช้ตัวช่วยสร้างฟังก์ชัน

หากคุณไม่คุ้นเคยกับ Excel สูตรสเปรดชีต ตัวช่วยสร้าง แทรกฟังก์ชัน จะให้ความช่วยเหลือคุณ

1. เรียกใช้ตัวช่วยสร้างฟังก์ชัน

ในการเรียกใช้ตัวช่วย ให้คลิกปุ่ม แทรกฟังก์ชัน บนกลุ่ม สูตร > ไลบรารีฟังก์ชัน หรือ เลือกฟังก์ชันจากหมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่ง:

หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถคลิกปุ่ม แทรกฟังก์ชัน ทางด้านซ้ายของแถบสูตร

หรือพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ในเซลล์และเลือกฟังก์ชันจากเมนูแบบเลื่อนลงทางด้านซ้ายของแถบสูตร ตามค่าเริ่มต้น เมนูแบบเลื่อนลงจะแสดงฟังก์ชันที่ใช้ล่าสุด 10 ฟังก์ชัน หากต้องการดูรายการทั้งหมด ให้คลิก ฟังก์ชันเพิ่มเติม...

2 . ค้นหาฟังก์ชันที่คุณต้องการใช้

เมื่อวิซาร์ด แทรกฟังก์ชัน ปรากฏขึ้นคุณทำสิ่งต่อไปนี้:

• หากคุณทราบชื่อฟังก์ชัน ให้พิมพ์ลงในช่อง ค้นหาฟังก์ชัน แล้วคลิก ไป .
• หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณต้องการใช้ฟังก์ชันใด ให้พิมพ์คำอธิบายสั้นๆ ของงานที่คุณต้องการแก้ไขในช่อง ค้นหาฟังก์ชัน แล้วคลิก ไป . ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพิมพ์ข้อความดังนี้: " ผลรวมเซลล์" หรือ " นับเซลล์ว่าง" .
• หากคุณทราบว่าฟังก์ชันนี้อยู่ในหมวดหมู่ใด คลิกลูกศรสีดำเล็กๆ ถัดจาก เลือกหมวดหมู่ และเลือกหนึ่งใน 13 หมวดหมู่ที่แสดงอยู่ในนั้น ฟังก์ชันที่เป็นของหมวดหมู่ที่เลือกจะปรากฏใน เลือกฟังก์ชัน

คุณสามารถอ่านคำอธิบายสั้นๆ ของฟังก์ชันที่เลือกได้โดยตรงใต้ เลือกฟังก์ชัน กล่อง. หากคุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชันนั้น ให้คลิกลิงก์ ความช่วยเหลือเกี่ยวกับฟังก์ชันนี้ ใกล้ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ

เมื่อคุณพบฟังก์ชันที่คุณต้องการใช้แล้ว ให้เลือกฟังก์ชันนั้น แล้วคลิกตกลง

3. ระบุอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน

ในขั้นตอนที่สองของตัวช่วยสร้างฟังก์ชัน Excel คุณจะต้องระบุอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน ข่าวดีก็คือไม่จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับไวยากรณ์ของฟังก์ชัน คุณเพียงแค่ป้อนการอ้างอิงเซลล์หรือช่วงในช่องอาร์กิวเมนต์ แล้ววิซาร์ดจะจัดการส่วนที่เหลือเอง

หากต้องการ ป้อนอาร์กิวเมนต์ คุณสามารถพิมพ์การอ้างอิงเซลล์หรือช่วงโดยตรงในกล่อง หรือคลิกไอคอนการเลือกช่วงถัดจากอาร์กิวเมนต์ (หรือเพียงแค่วางเคอร์เซอร์ในช่องอาร์กิวเมนต์) จากนั้นเลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ในเวิร์กชีตโดยใช้เมาส์ ขณะทำเช่นนี้ ตัวช่วยสร้างฟังก์ชันจะย่อขนาดให้เหลือหน้าต่างการเลือกช่วงแคบๆ เมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์ กล่องโต้ตอบจะคืนค่าเป็นขนาดเต็ม

คำอธิบายสั้นๆ สำหรับอาร์กิวเมนต์ที่เลือกในปัจจุบันจะแสดงอยู่ใต้คำอธิบายของฟังก์ชัน สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ให้คลิกลิงก์ ความช่วยเหลือเกี่ยวกับฟังก์ชันนี้ ใกล้ด้านล่าง

ฟังก์ชัน Excel ช่วยให้คุณสามารถคำนวณโดยใช้เซลล์ที่อยู่ในแผ่นงานเดียวกัน แผ่นงานต่างๆ และแม้กระทั่งสมุดงานต่างๆ ในตัวอย่างนี้ เรากำลังคำนวณยอดขายเฉลี่ยสำหรับปี 2014 และ 2015 ซึ่งอยู่ในสเปรดชีตที่แตกต่างกันสองสเปรดชีต ซึ่งเป็นเหตุให้การอ้างอิงช่วงในภาพหน้าจอด้านบนรวมชื่อชีตไว้ด้วย ค้นหาเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีอ้างอิงชีตหรือสมุดงานอื่นใน Excel

ทันทีที่คุณระบุอาร์กิวเมนต์ ค่าหรืออาร์เรย์ของค่าในเซลล์ที่เลือกจะแสดงตรงช่องอาร์กิวเมนต์ .

4. กรอกสูตร

เมื่อคุณระบุอาร์กิวเมนต์ทั้งหมดแล้ว ให้คลิกปุ่ม ตกลง (หรือเพียงกดปุ่ม Enter) และสูตรที่กรอกแล้วจะถูกป้อนลงในเซลล์

เขียนสูตรโดยตรงในเซลล์หรือแถบสูตร

อย่างที่คุณเพิ่งเห็น การสร้างสูตรใน Excel โดยใช้ตัวช่วยสร้างฟังก์ชันเป็นเรื่องง่าย คิดว่าเป็นกระบวนการหลายขั้นตอนที่ค่อนข้างยาว เมื่อคุณมีประสบการณ์กับสูตร Excel มาบ้างแล้ว คุณอาจชอบวิธีที่เร็วกว่านี้ นั่นคือการพิมพ์ฟังก์ชันลงในเซลล์หรือแถบสูตรโดยตรง

ตามปกติ คุณจะเริ่มต้นด้วยการพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยฟังก์ชัน ชื่อ. เมื่อคุณทำเช่นนี้ Excel จะทำการค้นหาส่วนเพิ่มและแสดงรายการของฟังก์ชันที่ตรงกับส่วนของชื่อฟังก์ชันที่คุณพิมพ์ไว้แล้ว:

ดังนั้น คุณสามารถพิมพ์ชื่อฟังก์ชันให้เสร็จด้วยตัวคุณเองหรือเลือกจากรายการที่แสดง ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ทันทีที่คุณพิมพ์วงเล็บเปิด Excel จะแสดง เคล็ดลับหน้าจอฟังก์ชัน โดยเน้นอาร์กิวเมนต์ที่คุณต้องป้อนในลำดับถัดไป คุณสามารถพิมพ์อาร์กิวเมนต์ในสูตรด้วยตนเอง หรือคลิกเซลล์ (เลือกช่วง) ในแผ่นงาน แล้วเพิ่มการอ้างอิงเซลล์หรือช่วงที่สอดคล้องกันลงในอาร์กิวเมนต์

หลังจากที่คุณป้อนอาร์กิวเมนต์สุดท้ายแล้ว ให้พิมพ์วงเล็บปิดแล้วกด Enter เพื่อกรอกสูตร

เคล็ดลับ หากคุณไม่ค่อยคุ้นเคยกับไวยากรณ์ของฟังก์ชัน ให้คลิกชื่อฟังก์ชันและ หัวข้อวิธีใช้ Excel จะปรากฏขึ้นทันที

นี่คือวิธีที่คุณสร้าง สูตรใน Excel ไม่มีอะไรยากเลยใช่ไหม ในบทความถัดไป เราจะเดินทางต่อไปในสิ่งที่น่าสนใจขอบเขตของสูตร Microsoft Excel แต่นั่นจะเป็นเคล็ดลับสั้นๆ ที่จะทำให้การทำงานของคุณกับสูตร Excel มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น โปรดติดตาม!