บทช่วยสอนจะอธิบายคุณลักษณะหลักทั้งหมดของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel พร้อมตัวอย่าง คุณจะได้เรียนรู้วิธีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel เวอร์ชันใดก็ได้ ใช้กฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างมีประสิทธิภาพหรือสร้างกฎใหม่ แก้ไข คัดลอก และล้างการจัดรูปแบบ

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel เป็นคุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพมากเมื่อพูดถึง เพื่อใช้รูปแบบต่างๆ กับข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขบางประการ มันสามารถช่วยให้คุณเน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุดในสเปรดชีตของคุณและระบุความแปรปรวนของค่าเซลล์ได้อย่างรวดเร็ว

ผู้ใช้หลายคน โดยเฉพาะผู้เริ่มต้นพบว่ามันซับซ้อนและไม่ชัดเจน หากคุณรู้สึกกลัวและไม่สบายใจกับคุณสมบัตินี้ โปรดอย่าทำ! อันที่จริง การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel นั้นตรงไปตรงมาและใช้งานง่ายมาก และคุณจะแน่ใจได้ภายใน 5 นาทีเมื่อคุณอ่านบทช่วยสอนนี้จบ :)

เงื่อนไขคืออะไร การจัดรูปแบบใน Excel?

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel จะใช้การจัดรูปแบบบางอย่างกับข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขตั้งแต่หนึ่งข้อขึ้นไป เช่นเดียวกับการจัดรูปแบบเซลล์ทั่วไป วิธีนี้ช่วยให้คุณเน้นและแยกความแตกต่างของข้อมูลได้หลายวิธีโดยการเปลี่ยนสีเติม สีฟอนต์ รูปแบบเส้นขอบ ฯลฯ ความแตกต่างคือมีความยืดหยุ่นและเป็นไดนามิกมากกว่า เมื่อข้อมูลเปลี่ยน รูปแบบตามเงื่อนไข ได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลง

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสามารถนำไปใช้กับแต่ละเซลล์หรือทั้งแถวตามค่าของเซลล์ที่จัดรูปแบบเองหรือเซลล์อื่น ในการจัดรูปแบบข้อมูลแบบมีเงื่อนไข คุณสามารถใช้ กฎที่ตั้งไว้ล่วงหน้า เช่น สเกลสี แถบข้อมูล และชุดไอคอน หรือสร้าง กฎที่กำหนดเอง ที่คุณกำหนดเวลาและวิธีที่เซลล์ที่เลือกควรถูกเน้น

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel อยู่ที่ใด

ใน Excel 2010 ทุกรุ่นจนถึง Excel 365 การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะอยู่ที่เดียวกัน: หน้าแรก แท็บ > ลักษณะ กลุ่ม > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าจะหาการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel ได้จากที่ใด ต่อไปมาดูกันว่าคุณจะใช้ประโยชน์จากรูปแบบนี้ในงานประจำวันของคุณอย่างไรเพื่อให้เข้าใจถึงโครงการที่คุณกำลังทำอยู่มากขึ้น

สำหรับตัวอย่างของเรา เราจะใช้ Excel 365 ซึ่งดูเหมือนจะเป็นเวอร์ชันยอดนิยมในปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม โดยพื้นฐานแล้วตัวเลือกจะเหมือนกันใน Excel ทั้งหมด ดังนั้นคุณจะไม่มีปัญหาใดๆ ในการดำเนินการต่อไปนี้ไม่ว่าจะติดตั้งเวอร์ชันใดในคอมพิวเตอร์ของคุณ

วิธีใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel

หากต้องการใช้ความสามารถของรูปแบบตามเงื่อนไขอย่างแท้จริง คุณต้องเรียนรู้วิธีใช้กฎประเภทต่างๆ ข่าวดีก็คือว่ากฎใดก็ตามที่คุณจะใช้ กฎนั้นจะกำหนดสิ่งสำคัญสองประการ:

• กฎครอบคลุมเซลล์ใดบ้าง
• เงื่อนไขใดที่ควรเป็นไปตาม

นี่คือวิธีที่คุณใช้เงื่อนไขของ Excelการจัดรูปแบบ:

1. ในสเปรดชีตของคุณ ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ
2. ในแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สไตล์ ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข .
3. จากชุดกฎที่สร้างขึ้น ให้เลือกกฎที่เหมาะกับวัตถุประสงค์ของคุณ

ตามตัวอย่าง จะเน้นค่าที่น้อยกว่า 0 เราจึงคลิก เน้นกฎเซลล์ > น้อยกว่า...

เมื่อเสร็จแล้ว Excel จะแสดง คุณดูตัวอย่างข้อมูลที่จัดรูปแบบ หากคุณพอใจกับการแสดงตัวอย่าง ให้คลิก ตกลง

ในลักษณะที่คล้ายกัน คุณสามารถใช้ประเภทกฎอื่นๆ ที่เหมาะสมกับข้อมูลของคุณมากกว่า เช่น:

• มากกว่าหรือเท่ากับ
• ระหว่าง สองค่า
• ข้อความที่มีคำหรืออักขระเฉพาะ
• วันที่ที่เกิดขึ้นในช่วงที่กำหนด
• ค่าที่ซ้ำกัน
• ตัวเลข N บน/ล่าง

วิธีใช้กฎที่ตั้งไว้ล่วงหน้าด้วยการจัดรูปแบบที่กำหนดเอง

หากไม่มีรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่เหมาะกับคุณ คุณสามารถเลือกสีอื่นสำหรับพื้นหลัง แบบอักษร หรือเส้นขอบของเซลล์ มีวิธีการดังนี้:

1. ในกล่องโต้ตอบกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า จากรายการแบบเลื่อนลงทางด้านขวา ให้เลือก รูปแบบที่กำหนดเอง...
2. ใน หน้าต่างโต้ตอบ จัดรูปแบบเซลล์ สลับระหว่างแท็บ แบบอักษร , เส้นขอบ และ เติม เพื่อเลือกรูปแบบแบบอักษร ลักษณะเส้นขอบ และสีพื้นหลังที่ต้องการตามลำดับ เมื่อคุณทำเช่นนี้ คุณจะเห็นตัวอย่างรูปแบบที่เลือกทันที เมื่อเสร็จแล้ว คลิก ตกลง
3. คลิก ตกลง อีกครั้งเพื่อปิดหน้าต่างโต้ตอบก่อนหน้าและใช้การจัดรูปแบบที่กำหนดเองตามที่คุณต้องการ

เคล็ดลับ:

• หากคุณต้องการ สีเพิ่มเติม มากกว่าจานสีมาตรฐาน ให้คลิกปุ่ม สีเพิ่มเติม... บนแท็บ เติม หรือ ฟอนต์
• หากคุณต้องการใช้ สีพื้นหลังแบบไล่ระดับสี ให้คลิก เอฟเฟ็กต์เติม ปุ่ม บนแท็บ เติม และเลือกตัวเลือกที่ต้องการ

วิธีสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่

หากไม่เป็นไปตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ความต้องการของคุณ คุณสามารถสร้างใหม่ตั้งแต่เริ่มต้น ในการดำเนินการ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ แล้วคลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > กฎใหม่ .
2. ในกล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ ที่เปิดขึ้น ให้เลือกประเภทกฎ

ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการจัดรูปแบบเซลล์ด้วยเปอร์เซ็นต์ เปลี่ยนน้อยกว่า 5% ในทิศทางใดทิศทางหนึ่ง เราเลือก จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี จากนั้นกำหนดค่ากฎตามที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง:

คลิก ตกลง สองครั้งเพื่อปิดหน้าต่างโต้ตอบทั้งสองและการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของคุณก็เสร็จสิ้น!

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel ตามเซลล์อื่น

ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ เราเน้นเซลล์ตามค่า "ฮาร์ดโค้ด" อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี การพิจารณาเงื่อนไขของคุณตามค่าในเซลล์อื่นก็เหมาะสมกว่า ข้อดีของวิธีนี้คือไม่ว่าค่าเซลล์จะเปลี่ยนไปอย่างไรในอนาคต การจัดรูปแบบของคุณจะปรับโดยอัตโนมัติเพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างเช่น เรามาเน้นราคาในคอลัมน์ B ที่มากกว่าเกณฑ์ ราคาในเซลล์ D2 ในการดำเนินการนี้ มีขั้นตอนดังนี้:

1. คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > เน้นกฎเซลล์ > มากกว่า...
2. ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้วางเคอร์เซอร์ในกล่องข้อความทางด้านซ้าย (หรือคลิกไอคอน ยุบกล่องโต้ตอบ ) และเลือกเซลล์ D2
3. เมื่อเสร็จสิ้น ให้คลิก ตกลง .

ด้วยเหตุนี้ ราคาทั้งหมดที่สูงกว่าค่าใน D2 จะถูกเน้นด้วยสีที่เลือก:

นั่นเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด กรณีของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขตามเซลล์อื่น สถานการณ์ที่ซับซ้อนมากขึ้นอาจต้องใช้สูตร และคุณจะพบตัวอย่างมากมายของสูตรดังกล่าวพร้อมกับคำแนะนำทีละขั้นตอนที่นี่:

• สูตรการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel ตามเซลล์อื่น
• วิธีเปลี่ยนสีแถวตาม บนค่าของเซลล์
• วิดีโอ: สูตรการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขตามเซลล์อื่น

ใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหลายรายการกับเซลล์เดียวกัน

เมื่อใช้รูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel คุณจะ ไม่จำกัดเพียงหนึ่งกฎต่อเซลล์ คุณสามารถใช้กฎได้มากเท่าที่ตรรกะทางธุรกิจของคุณต้องการ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎ 3 ข้อเพื่อเน้นราคาที่สูงกว่า $105 เป็นสีแดง สูงกว่า $100 เป็นสีส้ม และสูงกว่า $99 เป็นสีเหลือง เพื่อให้กฎทำงานได้อย่างถูกต้อง คุณต้อง จัดเรียงตามลำดับที่ถูกต้อง หากวางกฎ "มากกว่า 99" ก่อน ระบบจะใช้รูปแบบสีเหลืองเท่านั้น เนื่องจากกฎอีกสองข้อจะไม่มีโอกาสทำงาน - แน่นอนว่าตัวเลขใดๆ ที่สูงกว่า 100 หรือ 105 ก็จะสูงกว่าเช่นกัน 99 :)

หากต้องการจัดเรียงกฎใหม่ คุณต้องทำดังนี้:

1. เลือกเซลล์ใดก็ได้ในชุดข้อมูลที่ครอบคลุมโดยกฎ
2. เปิด ตัวจัดการกฎ โดยคลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > จัดการกฎ…
3. คลิกกฎที่ต้องใช้ก่อน จากนั้นใช้ ลูกศรชี้ขึ้น เพื่อย้ายไปด้านบน ทำเช่นเดียวกันกับกฎลำดับความสำคัญรองลงมา
4. เลือกช่องทำเครื่องหมาย หยุดถ้าเป็นจริง ถัดจากกฎทั้งหมดยกเว้นกฎสุดท้าย เนื่องจากคุณไม่ต้องการให้กฎที่ตามมามีผลเมื่อ เป็นไปตามเงื่อนไขก่อนหน้า

อะไรคือ Stop if True ในเงื่อนไขของ Excelจัดรูปแบบหรือไม่

ตัวเลือก หยุดถ้าจริง ในการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะป้องกันไม่ให้ Excel ประมวลผลกฎอื่นๆ เมื่อตรงตามเงื่อนไขในกฎปัจจุบัน กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากมีการตั้งค่ากฎตั้งแต่สองกฎขึ้นไปสำหรับเซลล์เดียวกัน และ หยุดหากเปิดใช้งาน True สำหรับกฎข้อแรก กฎที่ตามมาจะถูกละเว้นหลังจากเปิดใช้งานกฎข้อแรก

ในตัวอย่างข้างต้น เราได้ใช้ตัวเลือกนี้เพื่อละเว้นกฎที่ตามมาเมื่อใช้กฎที่มีลำดับความสำคัญอันดับแรก การใช้งานนั้นค่อนข้างชัดเจน และนี่คือตัวอย่างอีกสองสามตัวอย่างที่การใช้ฟังก์ชัน หยุดหากจริง ไม่ชัดเจนนักแต่มีประโยชน์อย่างยิ่ง:

• วิธีแสดงเฉพาะบางรายการของชุดไอคอน
• ไม่รวมเซลล์ว่างจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

วิธีแก้ไขกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel

หากต้องการเปลี่ยนแปลงกฎที่มีอยู่ ให้ดำเนินการดังนี้:

1. เลือกเซลล์ที่ต้องการนำกฎไปใช้ แล้วคลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > จัดการกฎ…
2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎ คลิกกฎที่คุณต้องการแก้ไข จากนั้นคลิกปุ่ม แก้ไขกฎ…
3. ในหน้าต่างโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นและคลิก ตกลง เพื่อบันทึกการแก้ไข

   หน้าต่างโต้ตอบนั้นดูเหมือนมากกับกล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ ที่ใช้สำหรับสร้างกฎใหม่ ดังนั้นคุณจะไม่มีปัญหากับค่ะ

   ดูสิ่งนี้ด้วย: วิธีส่งออกผู้ติดต่อ Outlook

เคล็ดลับ หากคุณไม่เห็นกฎที่คุณต้องการแก้ไข ให้เลือก เวิร์กชีตนี้ จากรายการแบบเลื่อนลง แสดงกฎการจัดรูปแบบสำหรับ ที่ด้านบนของ ตัวจัดการกฎ กล่องโต้ตอบ นี่จะแสดงรายการกฎทั้งหมดในเวิร์กชีตของคุณ

วิธีคัดลอกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel

หากต้องการใช้รูปแบบตามเงื่อนไขที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้ากับข้อมูลอื่น คุณไม่จำเป็นต้อง เพื่อสร้างกฎที่คล้ายกันขึ้นมาใหม่ตั้งแต่ต้น เพียงใช้ Format Painter เพื่อคัดลอกกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่มีอยู่ไปยังชุดข้อมูลอื่น โดยมีวิธีการดังนี้:

1. คลิกเซลล์ใดก็ได้ที่มีรูปแบบที่คุณต้องการคัดลอก
2. คลิก หน้าแรก > Format Painter สิ่งนี้จะเปลี่ยนตัวชี้เมาส์เป็นพู่กัน

   เคล็ดลับ หากต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบไปยังเซลล์หรือช่วงที่ไม่ได้อยู่ติดกันหลายเซลล์ ให้ดับเบิลคลิก Format Painter .

3. หากต้องการวางการจัดรูปแบบที่คัดลอกไว้ ให้คลิกที่เซลล์แรกแล้วลากพู่กันลง ไปยังเซลล์สุดท้ายในช่วงที่คุณต้องการจัดรูปแบบ
4. เมื่อเสร็จแล้ว ให้กด Esc เพื่อหยุดใช้พู่กัน
5. เลือกเซลล์ใดก็ได้ในชุดข้อมูลใหม่ของคุณ เปิด ตัวจัดการกฎ และตรวจสอบกฎที่คัดลอกมา

หมายเหตุ หากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่คัดลอกใช้สูตร คุณอาจต้องปรับการอ้างอิงเซลล์ในสูตรหลังจากคัดลอกกฎ

วิธีลบกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ฉันได้บันทึกส่วนที่ง่ายที่สุดสำหรับ ล่าสุด:) หากต้องการลบกฎ คุณสามารถ:

• เปิด ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เลือกกฎแล้วคลิกปุ่ม ลบกฎ
• เลือกช่วงของเซลล์ คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > ล้างกฎ แล้วเลือกตัวเลือกที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

นี่คือวิธีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel หวังว่ากฎง่ายๆ เหล่านี้ที่เราสร้างขึ้นจะเป็นประโยชน์ในการทำความเข้าใจพื้นฐาน ด้านล่างนี้ คุณจะพบบทช่วยสอนเพิ่มเติมสองสามข้อที่สามารถช่วยให้คุณเข้าใจกลไกภายในและขยายการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในสเปรดชีตของคุณให้ไกลกว่าการใช้งานแบบเดิม

คู่มือฝึกปฏิบัติสำหรับการดาวน์โหลด

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel - ตัวอย่าง (ไฟล์ .xlsx)