Vse, kar morate vedeti o pogojnem oblikovanju praznih celic v Excelu

Poudarjanje praznih celic s pogojnim oblikovanjem je precej zapleteno, čeprav se morda sliši preprosto. V bistvu zato, ker se človeško razumevanje praznih celic ne ujema vedno z Excelovim. Posledično se lahko prazne celice oblikujejo, čeprav se ne bi smele, in obratno. V tem vodniku si bomo podrobno ogledali različne scenarije in delili nekaj koristnih informacij o tem, kaj se dogaja zain pokažejo, kako lahko pogojno oblikovanje praznih mest deluje točno tako, kot želite.

Zakaj pogojno oblikovanje označi prazne celice?

Povzetek : pogojno oblikovanje poudari prazne celice, ker ne dela razlik med praznimi in ničelnimi celicami. več podrobnosti sledi v nadaljevanju.

V notranjem sistemu Excel je prazna celica je enaka ničelni vrednosti . Torej, ko ustvarite pogojno obliko za celice, manjše od določenega števila, recimo 20, se poudarijo tudi prazne celice (ker je 0 manj kot 20, za prazne celice je pogoj TRUE).

Drug primer je poudarjanje datumov, ki so manjši od današnjega dne. V programu Excel je vsak datum celo število, večje od nič, kar pomeni, da je prazna celica vedno manjša od današnjega dne, zato je pogoj za prazne celice ponovno izpolnjen.

Rešitev : Ustvarite ločeno pravilo za ustavitev pogojnega oblikovanja, če je celica prazna, ali pa uporabite formulo za ignoriranje praznih celic.

Zakaj prazne celice niso označene s pogojnim oblikovanjem?

Razlogi za neizpolnjevanje praznih mest so lahko različni, na primer:

• Obstaja pravilo prednostne razvrstitve, ki zaustavi pogojno oblikovanje za prazne celice.
• Vaša formula ni pravilna.
• Vaše celice niso popolnoma prazne.

Če vaša formula za pogojno oblikovanje uporablja funkcijo ISBLANK, se zavedajte, da ta prepozna le resnično prazne celice , tj. celice, ki ne vsebujejo ničesar: nobenih presledkov, tabulatorjev, povratnih znakov, praznih nizov itd.

Če na primer celica vsebuje niz ničelne dolžine (""), ki jo vrne druga formula, se ta celica ne šteje za prazno:

Rešitev : Če želite vizualno poudariti prazne celice, ki vsebujejo ničelne nize, uporabite prednastavljeno pogojno oblikovanje za prazne celice ali ustvarite pravilo z eno od teh formul.

Kako označiti prazne celice v programu Excel

Excelovo pogojno oblikovanje ima vnaprej določeno pravilo za prazne celice, s katerim lahko zelo enostavno označite prazne celice v katerem koli podatkovnem nizu:

1. Izberite območje, v katerem želite označiti prazne celice.
2. Na Domov v zavihku Stili skupino, kliknite Pogojno oblikovanje> Novo pravilo .
3. V Novo pravilo za oblikovanje v pogovornem oknu, ki se odpre, izberite Oblikujte samo celice, ki vsebujejo vrsto pravila in nato izberite Prazni deli iz Oblikujte samo celice z spustite spustni seznam:
4. Kliknite na Format... gumb.
5. V pogovornem oknu Oblikuj celice preklopite na možnost Izpolniti izberite želeno barvo polnila in kliknite V REDU .
6. Kliknite . V REDU še enkrat zaprete prejšnje pogovorno okno.

Vse prazne celice v izbranem območju bodo označene:

Nasvet. Za poudarite neprazne celice , izberite Oblikujte samo celice, ki vsebujejo > Brez praznih mest .

Opomba: Vgrajeno pogojno oblikovanje za prazna mesta prav tako poudarja celice z nizi ničelne dolžine (""). Če želite označiti samo popolnoma prazne celice, ustvarite pravilo po meri s formulo ISBLANK, kot je prikazano v naslednjem primeru.

Pogojno oblikovanje praznih celic s formulo

Za večjo prilagodljivost pri označevanju praznih mest lahko določite lastno pravilo na podlagi formule. Podrobni koraki za ustvarjanje takega pravila so tukaj: Kako ustvariti pogojno oblikovanje s formulo. V nadaljevanju bomo obravnavali same formule.

Samo za poudarite resnično prazne celice ki ne vsebujejo ničesar, uporabite funkcijo ISBLANK.

Za spodnji nabor podatkov je formula naslednja:

=ISBLANK(B3)=TRUE

Ali preprosto:

=ISBLANK(B3)

Pri čemer je B3 zgornja leva celica izbranega območja.

Upoštevajte, da ISBLANK vrne FALSE za celice, ki vsebujejo prazne nize (""), zato take celice ne bodo označene. Če tega obnašanja ne želite, potem lahko:

Preverite prazne celice, vključno z nizi ničelne dolžine:

=B3=""

Ali preverite, ali je dolžina niza enaka nič:

=LEN(B3)=0

Poleg pogojnega oblikovanja lahko prazne celice v Excelu označite z uporabo VBA.

Ustavite pogojno oblikovanje, če je celica prazna

Ta primer prikazuje, kako iz pogojnega oblikovanja izključiti prazne celice z nastavitvijo posebnega pravila za prazne celice.

Recimo, da ste uporabili vgrajeno pravilo za označevanje celic med 0 in 99,99. Težava je v tem, da so označene tudi prazne celice (spomnite se, da je pri pogojnem oblikovanju v Excelu prazna celica enaka ničelni vrednosti):

Če želite preprečiti oblikovanje praznih celic, storite naslednje:

1. Ustvarite novo pravilo pogojnega oblikovanja za ciljne celice s klikom na Pogojno oblikovanje > Novo pravilo > Oblikujte samo celice, ki vsebujejo > Prazni deli .
2. Kliknite . V REDU brez nastavitve formata.
3. Odprite Upravitelj pravil ( Pogojno oblikovanje> Upravljanje pravil ), poskrbite, da bo pravilo "Prazno" na vrhu seznama, in označite Ustavi, če je true potrditveno polje poleg njega.
4. Kliknite . V REDU da shranite spremembe in zaprete pogovorno okno.

Rezultat je točno takšen, kot ste pričakovali:

Nasveti:

• Prazne celice lahko izključite tudi tako, da ustvarite pravilo pogojnega oblikovanja s formulo, ki preverja prazne celice, in izberete Ustavi, če je true možnost za to.
• Morda si boste z zanimanjem ogledali tudi videoposnetek, ki prikazuje, kako uporabiti pogojno oblikovanje, če je druga celica prazna.

Formula za pogojno oblikovanje za ignoriranje praznih celic

Če že uporabljate formulo za pogojno oblikovanje, vam v resnici ni treba ustvariti ločenega pravila za prazna mesta. Namesto tega lahko obstoječi formuli dodate še en pogoj, in sicer:

• Popolnoma praznih celic, ki ne vsebujejo ničesar, ne upoštevajte:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Ne upoštevajte vizualno praznih celic, vključno s praznimi nizi:

  A1""

Pri čemer je A1 najbolj leva celica izbranega območja.

Recimo, da želite v spodnjem naboru podatkov poudariti vrednosti, manjše od 99,99. To lahko storite tako, da ustvarite pravilo s to preprosto formulo:

=$B2<99,99

Če želite poudariti vrednosti, manjše od 99,99, in prezreti prazne celice, lahko uporabite funkcijo AND z dvema logičnima testoma:

=AND($B2"", $B2<99,99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99,99)

V tem primeru obe formuli ne upoštevata celic s praznimi nizi, saj je drugi pogoj (<99.99) za take celice enak FALSE.

Če je celica prazna, označite vrstico

Če želite označiti celotno vrstico, če je celica v določenem stolpcu prazna, lahko uporabite katero koli formulo za prazne celice. Vendar morate poznati nekaj trikov:

• Uporabite pravilo za celoten nabor podatkov in ne le en stolpec, v katerem iščete prazna mesta.
• V formuli, zaklene koordinato stolpca z uporabo mešanega sklica na celico z absolutnim stolpcem in relativno vrstico.

Na prvi pogled se to morda zdi zapleteno, vendar je veliko bolj preprosto, če si ogledamo primer.

Predpostavimo, da želite v spodnjem vzorčnem naboru podatkov označiti vrstice, ki imajo prazno celico v stolpcu E. Za to sledite naslednjim korakom:

1. Izberite nabor podatkov (v tem primeru A3:E15).
2. Na Domov kliknite zavihek Pogojno oblikovanje > Novo pravilo > S formulo določite, katere celice je treba oblikovati .
3. V Oblikovanje vrednosti, pri katerih je ta formula resnična vnesite eno od teh formul:

   Poudarjanje popolnoma prazne celice :

   =ISBLANK($E3)

   Poudarjanje prazne celice, vključno s praznimi nizi :

   =$E3=""

   Pri čemer je $E3 zgornja celica v ključnem stolpcu, ki ga želite preveriti za prazne prostore. Opazite, da v obeh formulah zaklenemo stolpec z znakom $.

4. Kliknite na Format in izberite želeno barvo polnila.
5. Kliknite . V REDU dvakrat zaprite obe okni.

Pogojno oblikovanje tako poudari celotno vrstico, če je celica v določenem stolpcu prazna.

Označite vrstico, če celica ni prazna

Na ta način se izvede pogojno oblikovanje v Excelu, ki označi vrstico, če celica v določenem stolpcu ni prazna:

1. Izberite nabor podatkov.
2. Na Domov kliknite zavihek Pogojno oblikovanje > Novo pravilo > S formulo določite, katere celice je treba oblikovati .
3. V Oblikovanje vrednosti, pri katerih je ta formula resnična vnesite eno od teh formul:

   Poudarjanje neprazne celice ki vsebujejo kar koli: vrednost, formulo, prazen niz itd.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Poudarjanje neprazne celice, razen celic s praznimi nizi :

   =$E3""

   Pri čemer je $E3 najvišja celica v ključnem stolpcu, v kateri se preveri, ali so v njej neprazna mesta. Za pravilno delovanje pogojnega oblikovanja ponovno zaklenemo stolpec z znakom $.

4. Kliknite na Format izberite najljubšo barvo za zapolnitev in kliknite V REDU .

Če celica v določenem stolpcu ni prazna, je tako označena celotna vrstica.

Excelovo pogojno oblikovanje za ničle, ne pa tudi praznih mest

Excelovo pogojno oblikovanje privzeto ne razlikuje med 0 in prazno celico, kar je v številnih situacijah zelo zmedeno. Za rešitev te težave obstajata dve možni rešitvi:

• Ustvarite 2 pravili: eno za prazne in drugo za ničelne vrednosti.
• Ustvarite 1 pravilo, ki preverja oba pogoja v eni sami formuli.

oblikujte ločena pravila za prazna mesta in ničle.

1. Najprej ustvarite pravilo za označevanje ničelnih vrednosti. Pogojno oblikovanje> Novo pravilo > Oblikujte samo celice, ki vsebujejo in nato nastavite Vrednost celice je enaka 0 kot je prikazano na spodnji sliki zaslona. Kliknite Format in izberite želeno barvo.

   To pogojno oblikovanje velja za če je celica prazna ali ničelna :

2. Ustvarite pravilo za prazna polja brez nastavljenega formata. Nato odprite Upravitelj pravil , premaknite pravilo "Prazna mesta" na vrh seznama (če ga tam še ni) in označite Ustavi, če je true Za podrobna navodila glejte Kako ustaviti pogojno oblikovanje v praznih celicah.

Zato bo vaše pogojno oblikovanje vključujejo ničle, vendar ne upoštevajo praznih mest. Ko je prvi pogoj izpolnjen (celica je prazna), se drugi pogoj (celica je nič) nikoli ne preveri.

Ustvarite eno pravilo za preverjanje, ali je celica nič, ne prazna

Drug način za pogojno oblikovanje 0, ne pa praznih mest, je ustvarjanje pravila s formulo, ki preverja oba pogoja:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Pri čemer je B3 zgornja leva celica izbranega območja.

Rezultat je popolnoma enak kot pri prejšnji metodi - pogojno oblikovanje poudari ničle, praznih celic pa ne upošteva.

To je način uporabe pogojnega oblikovanja za prazne celice. Zahvaljujem se vam za branje in se veselim, da se vidimo naslednji teden.

Praktični delovni zvezek za prenos

Pogojno oblikovanje programa Excel za prazne celice - primeri (.xlsx datoteka)