Tento návod vysvetľuje špecifiká funkcie SUBTOTAL v programe Excel a ukazuje, ako používať vzorce Subtotal na sumarizáciu údajov vo viditeľných bunkách.

V predchádzajúcom článku sme sa venovali automatickému spôsobu vkladania medzisúčtov v programe Excel pomocou funkcie Medzisúčet. Dnes sa dozviete, ako si môžete sami napísať vzorce pre medzisúčet a aké výhody vám to prinesie.

Funkcia Excel Medzisúčet - syntax a použitie

Spoločnosť Microsoft definuje funkciu SUBTOTAL programu Excel ako funkciu, ktorá vracia medzisúčet v zozname alebo databáze. V tomto kontexte "medzisúčet" neznamená len sčítanie čísel v definovanom rozsahu buniek. Na rozdiel od iných funkcií programu Excel, ktoré sú určené len na jednu konkrétnu vec, je funkcia SUBTOTAL úžasne všestranná - môže vykonávať rôzne aritmetické a logické operácie, ako napríklad počítanie buniek, výpočet priemeru,hľadanie minimálnej alebo maximálnej hodnoty a ďalšie.

Funkcia SUBTOTAL je k dispozícii vo všetkých verziách aplikácie Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 a nižších.

Syntax funkcie SUBTOTAL aplikácie Excel je nasledujúca:

Kde:

• Function_num - číslo, ktoré určuje, ktorá funkcia sa má použiť pre medzisúčet.
• Ref1, Ref2, ... - jedna alebo viac buniek alebo rozsahov na medzisúčet. Prvý argument ref je povinný, ostatné (až 254) sú nepovinné.

Argument function_num môže patriť do jednej z nasledujúcich množín:

• 1 - 11 ignorujú odfiltrované bunky, ale zahŕňajú ručne skryté riadky.
• 101 - 111 ignorujú všetky skryté bunky - sú odfiltrované a skryté ručne.

V skutočnosti si nemusíte pamätať všetky čísla funkcií. Hneď ako začnete písať vzorec Medzisúčet do bunky alebo do panela vzorcov, program Microsoft Excel vám zobrazí zoznam dostupných čísel funkcií.

Napríklad takto môžete vytvoriť vzorec Medzisúčet 9 na sčítanie hodnôt v bunkách C2 až C8:

Ak chcete do vzorca pridať číslo funkcie, dvakrát naň kliknite, potom zadajte čiarku, zadajte rozsah, napíšte uzatváraciu zátvorku a stlačte kláves Enter. Dokončený vzorec bude vyzerať takto:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

Podobným spôsobom môžete napísať vzorec Medzisúčet 1 na získanie priemeru, Medzisúčet 2 na spočítanie buniek s číslami, Medzisúčet 3 na spočítanie buniek bez prázdnych miest atď. Nasledujúca snímka obrazovky ukazuje niekoľko ďalších vzorcov v akcii:

Poznámka: Keď použijete vzorec Medzisúčet so súhrnnou funkciou, ako je SUM alebo PRIEMER, vypočíta len bunky s číslami, pričom ignoruje prázdne miesta a bunky obsahujúce nečíselné hodnoty.

Keď už viete, ako vytvoriť vzorec medzisúčtu v programe Excel, hlavnou otázkou je, prečo sa ho učiť? Prečo jednoducho nepoužiť bežnú funkciu, ako je SUM, COUNT, MAX atď.? Odpoveď nájdete nižšie.

3 hlavné dôvody, prečo používať SUBTOTAL v programe Excel

V porovnaní s tradičnými funkciami programu Excel poskytuje SUBTOTAL tieto dôležité výhody.

1. Vypočítajte hodnoty vo filtrovaných riadkoch

Keďže funkcia Excel SUBTOTAL ignoruje hodnoty vo vyfiltrovaných riadkoch, môžete ju použiť na vytvorenie dynamického súhrnu údajov, v ktorom sa hodnoty medzisúčtov automaticky prepočítajú podľa filtra.

Ak napríklad vyfiltrujeme tabuľku tak, aby sa v nej zobrazovali len predaje za región Východ, vzorec medzisúčtu sa automaticky upraví tak, aby sa z celkového súčtu odstránili všetky ostatné regióny:

Poznámka: Pretože obe číselné sady funkcií (1-11 a 101-111) ignorujú odfiltrované bunky, môžete v tomto prípade použiť vzorec Medzisúčet 9 alebo Medzisúčet 109.

2. Vypočítajte len viditeľné bunky

Ako si pamätáte, vzorce medzisúčtu s číslom funkcie 101 až 111 ignorujú všetky skryté bunky - odfiltrované a skryté ručne. Keď teda používate funkciu Skryť programu Excel na odstránenie nerelevantných údajov zo zobrazenia, použite číslo funkcie 101 až 111 na vylúčenie hodnôt v skrytých riadkoch z medzisúčtov.

Nasledujúci príklad vám pomôže lepšie pochopiť, ako to funguje: Medzisúčet 9 vs. Medzisúčet 109.

3. Ignorovanie hodnôt vo vnorených vzorcoch medzisúčtu

Ak rozsah zadaný do vzorca medzisúčtu programu Excel obsahuje akékoľvek iné vzorce medzisúčtu, tieto vnorené medzisúčty sa budú ignorovať, takže tie isté čísla sa nebudú počítať dvakrát. Úžasné, však?

Na obrázku nižšie je vzorec Grand Average MEDZISÚČET(1, C2:C10) ignoruje výsledky vzorcov Medzisúčet v bunkách C3 a C10, ako keby ste použili vzorec Priemer s 2 samostatnými rozsahmi PRIEMER(C2:C5, C7:C9) .

Používanie medzisúčtu v programe Excel - príklady vzorcov

Keď sa prvýkrát stretnete s funkciou SUBTOTAL, môže sa vám zdať zložitá, komplikovaná a dokonca nezmyselná. Keď sa však dostanete k podstate, zistíte, že nie je až také ťažké ju zvládnuť. Nasledujúce príklady vám ukážu niekoľko užitočných tipov a inšpiratívnych nápadov.

Príklad 1. Medzisúčet 9 vs. medzisúčet 109

Ako už viete, Excel SUBTOTAL akceptuje 2 sady čísel funkcií: 1-11 a 101-111. Obe sady ignorujú vyfiltrované riadky, ale čísla 1-11 zahŕňajú ručne skryté riadky, zatiaľ čo 101-111 ich vylučujú. Aby ste lepšie pochopili rozdiel, zoberme si nasledujúci príklad.

Celkom filtrované riadky , môžete použiť vzorec Medzisúčet 9 alebo Medzisúčet 109, ako je znázornené na nasledujúcej snímke obrazovky:

Ale ak majú skryté irelevantné položky ručne pomocou Skryť riadky príkaz na Domov karta> Bunky skupina> Formát > Skryť & amp; Zrušiť skrytie alebo kliknutím pravým tlačidlom myši na riadky a potom kliknutím na položku Skryť a teraz chcete sčítať hodnoty len vo viditeľných riadkoch, jedinou možnosťou je medzisúčet 109:

Rovnakým spôsobom fungujú aj iné čísla funkcií. nevyplnené filtrované bunky , stačí vzorec medzisúčtu 3 alebo medzisúčtu 103. Ale iba Medzisúčet 103 dokáže správne počítať viditeľné neprázdne miesta, ak sú nejaké skryté riadky v rozsahu:

Poznámka: Funkcia Excel SUBTOTAL s číslom funkcie 101-111 zanedbáva hodnoty v skrytých riadkoch, ale nie v riadkoch skryté stĺpce Ak napríklad použijete vzorec ako MEDZISÚČET(109, A1:E1) na sčítanie čísel v horizontálnom rozsahu, skrytie stĺpca neovplyvní medzisúčet.

Príklad 2. IF + SUBTOTAL na dynamické sumarizovanie údajov

Ak vytvárate súhrnnú správu alebo ovládací panel, kde musíte zobraziť rôzne súhrny údajov, ale nemáte miesto na všetky, riešením môže byť nasledujúci postup:

• V jednej bunke vytvorte rozbaľovací zoznam obsahujúci názvy funkcií, napríklad Total, Max, Min atď.
• Do bunky vedľa rozbaľovacieho zoznamu zadajte vnorený vzorec IF s vloženými funkciami medzisúčtu, ktoré zodpovedajú názvom funkcií v rozbaľovacom zozname.

Napríklad za predpokladu, že hodnoty na medzisúčet sú v bunkách C2:C16 a rozbaľovací zoznam v A17 obsahuje Celkom , Priemer , Max a Min položiek je "dynamický" vzorec medzisúčtu nasledovný:

=IF(A17="spolu", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="priemer", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

A teraz, v závislosti od toho, akú funkciu používateľ vyberie z rozbaľovacieho zoznamu, príslušná funkcia Medzisúčet vypočíta hodnoty vo filtrovaných riadkoch:

Tip. Ak z pracovného hárka zrazu zmizne rozbaľovací zoznam a bunka vzorca, nezabudnite ich vybrať v zozname filtrov.

Nefunguje medzisúčet programu Excel - bežné chyby

Ak váš vzorec pre medzisúčet vráti chybu, je to pravdepodobne z jedného z nasledujúcich dôvodov:

#VALUE! - argument function_num je iné ako celé číslo v rozsahu 1 - 11 alebo 101 - 111; alebo niektorý z argumentov ref obsahuje 3-D referenciu.

#DIV/0! - nastane, ak zadaná súhrnná funkcia musí vykonať delenie nulou (napr. výpočet priemeru alebo štandardnej odchýlky pre rozsah buniek, ktorý neobsahuje jedinú číselnú hodnotu).

#NAME? - názov funkcie Subtotal je napísaný nesprávne - jednoduchšia chyba na opravu :)

Tip. Ak sa ešte necítite pohodlne s funkciou SUBTOTAL, môžete použiť vstavanú funkciu SUBTOTAL a nechať si automaticky vložiť vzorce.

Takto sa v programe Excel používajú vzorce SUBTOTAL na výpočet údajov vo viditeľných bunkách. Aby ste si príklady ľahšie vysvetlili, môžete si stiahnuť náš vzorový zošit uvedený nižšie. Ďakujeme za prečítanie!

Cvičný zošit

Príklady vzorcov Excel SUBTOTAL (.xlsx súbor)