Ak ste pravidelnými návštevníkmi tohto blogu, pravdepodobne ste si všimli niekoľko článkov, ktoré sa zaoberajú rôznymi aspektmi podmieneného formátovania programu Excel. A teraz tieto znalosti využijeme a vytvoríme tabuľky, ktoré budú rozlišovať dni v týždni a víkendy, zvýrazňovať štátne sviatky a zobrazovať blížiaci sa termín alebo oneskorenie. Inými slovami, budeme aplikovať podmienené formátovanie programu Excel na dátumy.

Ak máte základné znalosti vzorcov programu Excel, potom pravdepodobne poznáte niektoré funkcie dátumu a času, ako napríklad TERAZ, DNES, DÁTUM, TÝŽDEŇ atď. podmienečné formátovanie dátumov v programe Excel tak, ako si želáte.

Podmienené formátovanie Excelu pre dátumy (zabudované pravidlá)

Microsoft Excel poskytuje 10 možností formátovania vybraných buniek na základe aktuálneho dátumu.

1. Ak chcete použiť formátovanie, jednoducho prejdite na Domov karta> Pravidlá podmieneného formátovania> Zvýraznenie buniek a vyberte Dátum, ktorý sa vyskytol .

   

2. Vyberte jednu z týchto možností možnosti dátumu z rozbaľovacieho zoznamu v ľavej časti okna v rozsahu od minulého mesiaca po nasledujúci mesiac.
3. Nakoniec si vyberte jeden z preddefinovaných formátov alebo si nastavte vlastný formát výberom rôznych možností na Písmo , Hranica a Naplňte stránku Ak vám štandardná paleta Excelu nestačí, môžete vždy kliknúť na Viac farieb... tlačidlo.

   

4. Kliknite na . OK a vychutnajte si výsledok! : )

   

Tento rýchly a jednoduchý spôsob má však dve významné obmedzenia - 1) funguje len pre vybrané bunky a 2) podmienený formát sa vždy aplikuje na základe aktuálneho dátumu.

Vzorce podmieneného formátovania programu Excel pre dátumy

Ak chcete zvýrazniť bunky alebo celé riadky na základe dátumu v inej bunke alebo vytvoriť pravidlá pre väčšie časové intervaly (t. j. viac ako mesiac od aktuálneho dátumu), budete musieť vytvoriť vlastné pravidlo podmieneného formátovania na základe vzorca. Nižšie nájdete niekoľko príkladov mojich obľúbených podmienených formátov Excelu pre dátumy.

Ako zvýrazniť víkendy v programe Excel

Microsoft Excel bohužiaľ nemá vstavaný kalendár podobný kalendáru v programe Outlook. Pozrime sa, ako si môžete vytvoriť vlastný automatizovaný kalendár s pomerne malým úsilím.

Pri navrhovaní kalendára programu Excel môžete na zobrazenie dní v týždni použiť funkciu =DATE(rok,mesiac,dátum). Stačí, ak niekde v tabuľke zadáte rok a číslo mesiaca a vo vzorci sa na tieto bunky odvoláte. Samozrejme, mohli by ste čísla zadať priamo do vzorca, ale to nie je veľmi efektívny prístup, pretože by ste museli vzorec upravovať pre každý mesiac.

Nasledujúci obrázok ukazuje funkciu DATE v akcii. Použil som vzorec =DATE($B$2,$B$1,B$4) ktorý je skopírovaný cez riadok 5.

Tip. Ak chcete zobraziť len dni v týždni, ako vidíte na obrázku vyššie, vyberte bunky so vzorcom (v našom prípade riadok 5), kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Formátovanie buniek.> Číslo> Vlastné . Z rozbaľovacieho zoznamu v časti Typ , vyberte buď dddd alebo ddd na zobrazenie úplných názvov dní alebo skrátených názvov.

Váš kalendár v programe Excel je takmer hotový a potrebujete už len zmeniť farbu víkendov. Samozrejme, že bunky nebudete vyfarbovať ručne. Víkendy necháme v programe Excel formátovať automaticky vytvorením pravidla podmieneného formátovania na základe TÝŽDEŇ vzorec.

1. Začnete výberom kalendára Excelu, v ktorom chcete tieňovať víkendy. V našom prípade je to rozsah $B$4:$AE$10. Nezabudnite začať výber so znakom 1. stĺpec s dátumom - Stĺpec B v tomto príklade.
2. Na Domov kliknite na kartu Ponuka podmieneného formátovania> Nové pravidlo .
3. Vytvorte nové pravidlo podmieneného formátovania na základe vzorca, ako je vysvetlené vo vyššie uvedenej príručke.
4. V " Formátovanie hodnôt, pri ktorých je tento vzorec pravdivý" zadajte nasledujúci vzorec WEEKDAY, ktorý určí, ktoré bunky sú soboty a nedele: =WEEKDAY(B$5,2)>5
5. Kliknite na tlačidlo Formát... a nastavte vlastný formát prepínaním medzi Písmo , Hranica a Naplňte stránku a hrať sa s rôznymi možnosťami formátovania. OK na náhľad pravidla.

Teraz mi dovoľte, aby som v krátkosti vysvetlil WEEKDAY(serial_number,[return_type]) vzorec, aby ste ho mohli rýchlo upraviť pre svoje vlastné tabuľky.

• Stránka serial_number Parameter predstavuje dátum, ktorý sa snažíte nájsť. Zadáte odkaz na prvú bunku s dátumom, v našom prípade B$5.
• Stránka [return_type] Parameter určuje typ týždňa (hranaté zátvorky naznačujú, že je nepovinný). Ako typ návratu zadáte 2 pre týždeň začínajúci od pondelka (1) do nedele (7). Úplný zoznam dostupných typov návratu nájdete tu.
• Nakoniec napíšete>5, aby ste zvýraznili iba soboty (6) a nedele (7).

Na nasledujúcom obrázku je znázornený výsledok v programe Excel 2013 - víkendy sú zvýraznené červenou farbou.

Tipy:

• Ak máte vo vašej spoločnosti neštandardné víkendy, napr. piatky a soboty, potom by ste museli vzorec upraviť tak, aby sa začal počítať od nedele (1) a zvýraznil dni 6 (piatok) a 7 (sobota) - WEEKDAY(B$5,1)>5 .
• Ak vytvárate kalendár v horizontálnej (horizontálnej) orientácii, použite v odkaze na bunku relatívny stĺpec (bez $) a absolútny riadok (s $), pretože by ste mali zamknúť odkaz na riadok - vo vyššie uvedenom príklade je to riadok 5, takže sme zadali B$5. Ak však navrhujete kalendár vo vertikálnej orientácii, mali by ste postupovať opačne, t. j. použiť absolútny stĺpec a relatívny riadok, napr. $B5, ako vidíte vobrázok nižšie:

Ako zvýrazniť sviatky v programe Excel

Ak chcete svoj kalendár v programe Excel ešte viac vylepšiť, môžete v ňom zatieniť aj štátne sviatky. Ak to chcete urobiť, musíte v tej istej alebo inej tabuľke uviesť zoznam sviatkov, ktoré chcete zvýrazniť.

Do stĺpca A som napríklad pridal nasledujúce sviatky ($A$14:$A$17). Samozrejme, nie všetky sú skutočnými štátnymi sviatkami, ale na demonštračné účely postačia : )

Opäť otvoríte Podmienené formátovanie > Nové pravidlo . V prípade dovolenky použijete buď MATCH alebo COUNTIF funkcie:

• =COUNTIF($A$14:$A$17,B$5)>0
• =MATCH(B$5,$A$14:$A$17,0)

Poznámka: Ak ste pre sviatky vybrali inú farbu, musíte pravidlo o štátnom sviatku presunúť na začiatok zoznamu pravidiel prostredníctvom Podmienené formátovanie> Správa pravidiel...

Nasledujúci obrázok zobrazuje výsledok v programe Excel 2013:

Podmienené formátovanie bunky pri zmene hodnoty na dátum

Nie je veľký problém podmienečne formátovať bunku, keď sa do nej alebo do akejkoľvek inej bunky v tom istom riadku pridá dátum, pokiaľ nie je povolený iný typ hodnoty. V tomto prípade by ste mohli jednoducho použiť vzorec na zvýraznenie neprázdnych miest, ako je opísané v časti Podmienené vzorce programu Excel pre prázdne a neprázdne miesta. Čo však v prípade, že tieto bunky už obsahujú nejaké hodnoty, napr. text, a vy chcete zmeniťfarba pozadia pri zmene textu na dátum?

Táto úloha môže znieť trochu zložito, ale riešenie je veľmi jednoduché.

1. Najprv musíte určiť kód formátu vášho dátumu. Tu je len niekoľko príkladov:
   • D1: dd-mmm-yy alebo d-mmm-yy
   • D2: dd-mmm alebo d-mmm
   • D3: mmm-yy
   • D4: mm/dd/rr alebo m/d/rr alebo m/d/rr h:mm

   Úplný zoznam dátumových kódov nájdete v tomto článku.

2. Vyberte stĺpec, v ktorom chcete zmeniť farbu buniek, alebo celú tabuľku v prípade, že chcete zvýrazniť riadky.
3. A teraz vytvorte pravidlo podmieneného formátovania pomocou vzorca podobného tomuto: =CELL("format",$A2)="D1" Vo vzorci je A stĺpec s dátumami a D1 je formát dátumu.

   Ak vaša tabuľka obsahuje dátumy v 2 alebo viacerých formátoch, použite operátor OR, napr. =OR(bunka("formát", $A2)="D1", bunka("formát",$A2)="D2", bunka("formát", $A2)="D3")

   Nasledujúci obrázok ukazuje výsledok takéhoto pravidla podmieneného formátovania pre dátumy.

   

Ako zvýrazniť riadky na základe určitého dátumu v určitom stĺpci

Predpokladajme, že máte veľkú tabuľku programu Excel, ktorá obsahuje dva stĺpce s dátumom (B a C). Chcete zvýrazniť každý riadok, ktorý má v stĺpci C určitý dátum, napríklad 13. mája-14.

Ak chcete použiť podmienené formátovanie programu Excel na určitý dátum, musíte nájsť jeho číselná hodnota Po prvé. Ako pravdepodobne viete, Microsoft Excel ukladá dátumy ako poradové čísla, počnúc 1. januárom 1900. 1. január 1900 je teda uložený ako 1, 2. január 1900 je uložený ako 2... a 13. máj 14 ako 41772.

Ak chcete zistiť číslo dátumu, kliknite pravým tlačidlom myši na bunku, vyberte Formátovanie buniek> Číslo a vyberte Všeobecné formát. Zapíšte si číslo, ktoré vidíte, a kliknite na tlačidlo Zrušiť pretože v skutočnosti nechcete meniť formát dátumu.

To bola vlastne hlavná časť práce a teraz stačí vytvoriť pravidlo podmieneného formátovania pre celú tabuľku pomocou tohto veľmi jednoduchého vzorca: =$C2=41772 Vzorec predpokladá, že vaša tabuľka má hlavičky a riadok 2 je váš prvý riadok s údajmi.

Alternatívnym spôsobom je použitie DATEVALUE vzorec, ktorý prevedie dátum na formát čísla, v ktorom je uložený, napr. =$C2=DATEVALUE("5/13/2014")

Nech použijete akýkoľvek vzorec, bude mať rovnaký účinok:

Podmienené formátovanie dátumov v programe Excel na základe aktuálneho dátumu

Ako pravdepodobne viete, Microsoft Excel poskytuje TODAY() funkcie pre rôzne výpočty na základe aktuálneho dátumu. Tu je len niekoľko príkladov, ako ju môžete použiť na podmienené formátovanie dátumov v programe Excel.

Príklad 1. Zvýraznite dátumy rovnajúce sa, väčšie alebo menšie ako dnes

Ak chcete podmienečne formátovať bunky alebo celé riadky na základe dnešného dátumu, použite funkciu TODAY takto:

Rovnaké ako dnes: =$B2=TODAY()

Väčšie ako dnes: =$B2>TODAY()

Menej ako dnes: =$B2

Na nasledujúcom obrázku sú uvedené pravidlá v praxi. Upozorňujeme, že v čase písania článku bol TÝŽDEŇ 12. júna 2014.

Príklad 2. Podmienené formátovanie dátumov v programe Excel na základe niekoľkých podmienok

Podobným spôsobom môžete funkciu TODAY použiť v kombinácii s inými funkciami programu Excel na riešenie zložitejších scenárov. Napríklad môžete chcieť, aby vzorec pre podmienené formátovanie dátumu v programe Excel zafarbil Faktúra stĺpec, keď Dátum dodania je rovná alebo väčšia ako dnes, ALE chcete, aby formátovanie zmizlo pri zadávaní čísla faktúry.

Pre túto úlohu by ste potrebovali ďalší stĺpec s nasledujúcim vzorcom (kde E je váš Dodávka stĺpec a F Faktúra stĺpec):

=IF(E2>=TODAY(),IF(F2="", 1, 0), 0)

Ak je dátum dodania väčší alebo rovný aktuálnemu dátumu a v stĺpci Faktúra nie je žiadne číslo, vzorec vráti 1, inak 0.

Potom vytvoríte jednoduché pravidlo podmieneného formátovania pre Faktúra stĺpec so vzorcom =$G2=1 kde G je váš ďalší stĺpec. Samozrejme, tento stĺpec budete môcť neskôr skryť.

Príklad 3. Zvýraznite nadchádzajúce termíny a meškania

Predpokladajme, že máte v programe Excel plán projektu, v ktorom sú uvedené úlohy, ich dátumy začatia a trvanie. Chcete, aby sa dátum ukončenia každej úlohy vypočítal automaticky. Ďalšou výzvou je, že vzorec by mal zohľadňovať aj víkendy. Napríklad, ak je dátum začatia 13. júna 2014 a počet dní práce (trvanie) je 2, dátum ukončenia by mal byť 17. júna 2014,pretože 14. jún a 15. jún sú sobota a nedeľa.

Na tento účel použijeme WORKDAY.INTL(start_date,days,[weekend],[holidays]) funkciu, presnejšie =WORKDAY.INTL(B2,C2,1) .

Vo vzorci zadáme ako 3. parameter 1, pretože označuje sobotu a nedeľu ako sviatky. Ak máte iné víkendy, môžete použiť inú hodnotu, napríklad Pia a So. Úplný zoznam hodnôt víkendov je k dispozícii tu. Voliteľne môžete použiť aj 4. parameter [sviatky], čo je súbor dátumov (rozsah buniek), ktoré majú byť vylúčené z kalendára pracovných dní.

A nakoniec môžete chcieť zvýrazniť riadky v závislosti od toho, ako ďaleko je termín uzávierky. Napríklad pravidlá podmieneného formátovania založené na nasledujúcich 2 vzorcoch zvýrazňujú blížiace sa, resp. nedávne termíny uzávierky:

• =AND($D2-TODAY()>=0,$D2-TODAY()<=7) - zvýrazniť všetky riadky, v ktorých je dátum ukončenia (stĺpec D) v rámci nasledujúcich 7 dní Tento vzorec je naozaj užitočný, keď ide o sledovanie blížiacich sa dátumov exspirácie alebo platieb.
• =AND(TODAY()-$D2>=0,TODAY()-$D2<=7) - zvýrazniť všetky riadky, v ktorých je dátum ukončenia (stĺpec D) v rámci posledných 7 dní . Tento vzorec môžete použiť na sledovanie posledných omeškaných platieb a iných oneskorení.

Tu je niekoľko ďalších príkladov vzorcov, ktoré možno použiť na vyššie uvedenú tabuľku:

=$D2 - zvýrazní všetky uplynulé dátumy (t. j. dátumy kratšie ako aktuálny dátum). Môže sa použiť na formátovanie predplatného, ktorého platnosť vypršala, oneskorených platieb atď.

=$D2>TODAY() - zvýrazní všetky budúce dátumy (t. j. dátumy väčšie ako aktuálny dátum). Môžete ho použiť na zvýraznenie nadchádzajúcich udalostí.

Samozrejme, v závislosti od konkrétnej úlohy môže existovať nekonečné množstvo variantov uvedených vzorcov. Napríklad:

=$D2-TODAY()>=6 - zvýrazňuje dátumy, ktoré sa vyskytnú za 6 alebo viac dní.

=$D2=TODAY()-14 - zvýrazňuje dátumy, ktoré sa vyskytli presne pred 2 týždňami.

Ako zvýrazniť dátumy v rámci rozsahu dátumov

Ak máte v pracovnom hárku dlhý zoznam dátumov, môžete tiež chcieť zvýrazniť bunky alebo riadky, ktoré spadajú do určitého rozsahu dátumov, t. j. zvýrazniť všetky dátumy, ktoré sa nachádzajú medzi dvoma danými dátumami.

Túto úlohu môžete opäť splniť pomocou funkcie TODAY(). Budete len musieť zostaviť trochu zložitejšie vzorce, ako je to demonštrované v príkladoch nižšie.

Vzorce na zvýraznenie minulých dátumov

• Pred viac ako 30 dňami: =TODAY()-$A2>30
• Pred 30 až 15 dňami vrátane: =AND(TODAY()-$A2>=15, TODAY()-$A2<=30)
• Pred menej ako 15 dňami: =AND(TODAY()-$A2>=1, TODAY()-$A2<15)

Aktuálny dátum a všetky budúce dátumy nie sú podfarbené.

Vzorce na zvýraznenie budúcich dátumov

• Nastane za viac ako 30 dní: =$A2-TODAY()>30
• Do 30 až 15 dní vrátane: =AND($A2-TODAY()>=15, $A2-TODAY()<=30)
• Za menej ako 15 dní: =AND($A2-TODAY()>=1, $A2-TODAY()<15)

Aktuálny dátum a všetky minulé dátumy nie sú podfarbené.

Ako zatieniť medzery a časové intervaly

V tomto poslednom príklade použijeme ďalšiu funkciu Excelu pre dátum - DATEDIF(start_date, end_date, interval) . Táto funkcia vypočíta rozdiel medzi dvoma dátumami na základe zadaného intervalu. Od všetkých ostatných funkcií, o ktorých sme hovorili v tomto návode, sa líši tým, že umožňuje ignorovať mesiace alebo roky a vypočítať rozdiel len medzi dňami alebo mesiacmi, podľa toho, čo si vyberiete.

Nechápete, ako by to mohlo fungovať? Zamyslite sa nad tým inak... Predpokladajme, že máte zoznam narodenín členov svojej rodiny a priateľov. Chceli by ste vedieť, koľko dní zostáva do ich ďalších narodenín? Navyše, koľko presne dní zostáva do výročia vašej svadby a ďalších udalostí, ktoré by ste nechceli zmeškať? Ľahko!

Potrebujete tento vzorec (kde A je vaša Dátum stĺpec):

=DATEDIF(TODAY(), DATE((YEAR(TODAY())+1), MONTH($A2), DAY($A2)), "yd")

Typ intervalu "yd" na konci vzorca sa používa na ignorovanie rokov a výpočet len rozdielu medzi dňami. Úplný zoznam dostupných typov intervalov nájdete tu.

Tip. Ak náhodou zabudnete alebo stratíte tento zložitý vzorec, môžete namiesto neho použiť tento jednoduchý: =365-DATEDIF($A2,TODAY(), "yd") Dá to presne tie isté výsledky, len nezabudnite v priestupných rokoch nahradiť 365 číslom 366 : )

A teraz vytvorme pravidlo podmieneného formátovania programu Excel na odtienenie rôznych medzier rôznymi farbami. V tomto prípade má väčší zmysel využiť farebné škály programu Excel, než vytvárať samostatné pravidlo pre každú periódu.

Výsledok je znázornený na nasledujúcom obrázku v programe Excel - trojfarebná gradientná škála s odtieňmi od zelenej cez červenú až po žltú.

Webová aplikácia Excel "Dni do ďalších narodenín"

Vytvorili sme túto webovú aplikáciu programu Excel, aby sme vám ukázali uvedený vzorec v praxi. Stačí zadať udalosti do 1. stĺpca a zmeniť príslušné dátumy v 2. stĺpci a experimentovať s výsledkom.

Poznámka: Ak chcete zobraziť vložený pracovný zošit, povoľte marketingové súbory cookie.

Ak vás zaujíma, ako vytvoriť takéto interaktívne tabuľky programu Excel, pozrite si tento článok o tom, ako vytvoriť webové tabuľky programu Excel.

Dúfajme, že aspoň jeden z podmienených formátov Excelu pre dátumy, o ktorých sme hovorili v tomto článku, sa vám osvedčil. Ak hľadáte riešenie na nejakú inú úlohu, radi vám napíšeme komentár. Ďakujeme za prečítanie!